エステサロンで使える顧客管理システムとは|メリット・デメリットや電子化する必要性など紹介

エステサロンが顧客管理ソフトを導入するメリット・デメリットは?選び方やおすすめのシステムも紹介
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エステサロンを経営するにあたって、お客様に満足していただき何度も通ってもらえるサロンを目指す経営者は多いのではないでしょうか。ではお客様に満足していただくために、改善するべきポイントは何でしょう。

サービスの品質や接客の丁寧さについて課題を持つ方も多いと思いますが、「案内のスムーズさ」も大切なポイントです。この記事では「案内のスムーズさ」を叶える顧客管理システムについて、電子化するメリット・デメリットを解説していきます。

エステサロン向けの「おすすめの顧客管理ソフトやシステム」も紹介しますので、参考にしてみてください。

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エステサロンの顧客管理ソフトとは

エステサロンの顧客管理ソフトとは
顧客管理システムとは、これまで紙カルテに手書きで記して管理していたお客様の氏名や性別・年齢・ご要望などの顧客情報を一元管理できるシステムです。

利用するツールによっては、メールマガジンの配信・アンケート実施・見込み客へのアプローチまでできるため、予約情報を管理するだけでなく顧客満足度の調査も行うことができます

POSシステム

顧客管理システムの1つであるPOSシステムを紹介します。 日常生活でよく目にする、POSレジと呼ばれるレジスターというとイメージしやすい方も多いのではないでしょうか。

このPOSシステムであれば、会計のみならず、商品管理や売上管理・顧客管理・経営分析まで可能になります。 つまり、このPOSシステム1つで「いつ・どこで・何が・誰に・いくつ・いくらで売れたか」を集計できるようになるのです。

これらのデータが集計できるようになれば、業務の効率化につながり、スキルアップや接客に時間を充てられるようになります。

エステサロンで顧客管理ソフトを導入する5つのメリット

エステサロンで顧客管理システムを導入する5つのメリット
顧客管理システムをエステサロンに導入する場合、紙カルテの削減やカルテの保管場所を確保しなくてよいなどの利点が挙げられますが、他にも様々なメリットが期待できます。 ここでは、エステサロンで顧客管理システムを導入する5つのメリットを解説していきます。

予約を一元化できる

顧客管理システムを導入することで、紙やエクセルなど手作業で処理していた予約管理業務の効率化につながります。予約管理を一元化することで、予約のダブルブッキングなどの人的ミスも防ぐことができます。

お客様にとって、行ったことのないお店に電話をして予約を取るのはハードルが高い方法であるため、予約のハードルを下げるという意味でも効果的です。

さらにお客様の属性や利用履歴などの情報もデータベース化して活用できるため、ビジネスの拡大につなげることも期待できます。

顧客情報の管理・分析が効率的になる

どのようなお客様がどれだけの頻度で来店されているか、どのような施術をしたかなどの顧客情報がすぐに確認できます。これにより、顧客情報の管理や分析を行い、似たような属性のお客様への提案に生かせるようになるでしょう。

また、スタッフごとの売上管理機能を活用すれば、お客様満足度のさらなる向上が目指せます。 多店舗展開しているサロンでは、店舗ごとの状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、一元管理も行えるため、本社で集中管理することも可能です。

iPadのみで店舗業務を行うこともできる

エステサロンでは、内装・インテリアなどのデザインや雰囲気にこだわっているサロンも多いのではないでしょうか。「サロンのコンセプトでもあり、洗練された印象を与えたい」という場合、できれば大きなレジは置きたくないと考える方もいるかもしれません。

顧客管理システムであれば、必要なのはスマートフォン、もしくはタブレットだけです。端末のカバーやスタンドをサロンのイメージに合わせたものにすることで、お店の雰囲気に馴染ませることができます。

使わない時には、見えない場所に収納しておくこともできるため、サロンの印象を壊すことなくサロン経営が可能になります。

店販商品の在庫管理がスムーズになる

お客様の情報管理や接客など、日々の業務に追われている場合、「商品の在庫管理が疎かになってしまい、気づいたら欠品していた」というサロンも多いのではないでしょうか。

顧客管理システムを導入することで、サロンで販売する商品の在庫管理も簡単になります。

商品管理機能を利用すると、会計時の販売状況と在庫管理が自動的に連動するようになるからです。 商品の在庫数がひとめで把握できるようになるため、在庫管理の手間・時間の削減につながります。

的確な在庫管理ができるようになるため、適切なタイミングで在庫補充が可能です。さらに、在庫を漏れなく補充できるようになるため、過剰在庫や機会損失の防止にもつながります。

どこからでも予約情報を把握できる

お客様の情報を見たいとき、わざわざカルテの保管場所に確認しに行くとなると、とても不便ではないでしょうか。せっかくのお客様との時間・対話を中断してしまうことにもつながります。

顧客管理システムを用いると、アカウント情報さえあれば、サロン内だけでなく店舗にいなくても把握できるようになります。例えばサロンの売上状況を帰宅後や通勤中に確認することも可能です。

エステサロンで顧客管理ソフトを導入するデメリット

エステサロンで顧客管理ソフトを導入するデメリット
会計・顧客管理・商品管理・予約管理など、顧客管理システムの様々な機能についてのメリットを5つ紹介しました。さっそく顧客管理システムの導入を検討している方もいるでしょう。

システムを導入して効果的に使うためにも、メリットだけではなくデメリットについても理解しておくことが大切です。ここからは、顧客管理システムについて、エステサロンに導入するにあたってのデメリットを解説していきます。

導入にコストがかかる

顧客管理システムは、イニシャルコスト(導入費用)に加えて、システムを稼働している間にランニングコスト(運用費用)が発生します

システムを利用している間は継続的に費用が発生するため、システムを有効活用できないと、集客につながらないどころか費用面でマイナスになってしまいます。

顧客管理システムの機能を勉強し、活用方法をきちんと検討した上で、ご自身のエステサロンに適したツールを導入するようにしましょう。

スタッフに定着するのに時間がかかる可能性がある

せっかく導入した顧客管理システムも、活用してもらえないと意味がありません。

スタッフが日々の業務に追われている場合、新しいシステムを導入したからといって使い方をすぐに覚えるのは困難かもしれません。使い方がわからないから手書きのほうが簡単と思わせてしまってはシステムの活用が進まないでしょう。

そのため、システムを活用するメリット・使用方法・お客様情報の活用方法について、マニュアルを作成するなど、有効活用してもらうための下準備が大切です。

顧客管理システムは、サロンをよい方向へ機能させるためにも、スタッフに理解してもらったうえでの導入をおすすめします。

集客や売上アップに繋がるまでに時間がかかる

顧客管理システムは、業務効率を高めることで、売上や顧客満足度の向上につながるものです。つまり顧客管理システムを導入したからといって、短期間で売上・顧客満足度が向上することは期待できません。

コストをかけ、マニュアルも整備し、顧客管理システムを導入したのに、なかなか思うように成果が出ないと、不安になることもあるでしょう。

成果につなげるためには、データ分析→反映・改善というようにPDCAサイクルを回しながら長期的な目線で運用していく必要があることを覚えておきましょう。

もし使い方のサポートや集客についても相談できるようなサービスをお求めなら、顧客管理システムである「リザービア」がおすすめです。

エステサロンで顧客管理を電子化する必要性

エステサロンで顧客管理を電子化する必要性
紙のカルテでお客様情報を管理しているサロンで、「カルテが見当たらない。お客様は来店されたことがあるのに、お客様情報も前回の施術内容もわからない…」と冷や汗をかいた経験はありませんか?

顧客管理を電子化すれば、このようなトラブルが未然に防げます。顧客管理を電子化することは、様々なメリットがあるだけでなく、お客様情報をマネジメントしていく観点からも重要なのです。

ここでは、エステサロンが顧客管理を電子化する必要性について解説していきます。

情報漏洩を防ぎやすくなる

顧客管理の電子化では、お客様の個人情報にセキュリティーをかけて管理できるため、情報漏洩を防止しやすくなります。個人情報漏洩は、お客様からの信頼を裏切ることになってしまうため、万全の対策で情報漏洩を起こさないように注意しましょう。

なお、内部からの漏洩が、個人情報漏洩発生の要因となることが多くあります。パスワードを設けるなど、より徹底して管理しましょう。 また、アクセスできる端末を制限することで、スタッフの退職時にお客様情報が漏洩してしまうことを防止できます。

少人数の個人サロンの場合

少人数で運営しているエステサロンの場合、施術・カルテ管理・予約管理・売上管理などに時間がさかれてしまい、もっと施術の腕を磨きたいけどスキルアップに時間をかける余裕がないというサロンもあるかもしれません。

せっかくエステサロンで働いているのに、エステスキルに関係ない事務作業ばかりに時間を費やすとなると、やりがいを感じられない方も出てくるのではないでしょうか。そんなサロンこそ、顧客管理を電子化することで、作業時間を効率化することが有効です。

電子化することで事務作業が効率よく進み、スキルアップのための時間捻出にもつながります。

エステサロンの顧客管理ソフトを選ぶポイント

エステサロンの顧客管理ソフトを選ぶポイント
エステサロン向けの顧客管理ソフトといっても、たくさんの種類がリリースされているため、いざ導入しようとしてもどれにすればよいのか迷ってしまうかもしれません。

エステサロンの顧客管理ソフトを選ぶ際に押さえておきたいポイントについて解説していきます。

1.必要な機能が搭載されているか

まず重要なのが、目的とする機能が搭載されているかどうかです。「顧客管理ソフトを導入して何をしたいのか」の目的を明確にして、その目的を達成するためにはどんな機能が必要なのかを把握しておくと選びやすくなるでしょう。

また顧客管理ソフトは、複数の機能が搭載されていることが一般的です。目的とする機能よりも必要ない機能のほうが多い、ということもありますので、機能性は事前によく調べておきましょう。

2.複雑な操作が必要ないかどうか

業務の効率化をするために顧客管理ソフトを導入したい、と考えるエステサロンも多いでしょう。業務の効率化を一番の目的として導入するなら、操作性も重要な要素です。

操作性が悪い顧客管理だと、導入することでかえって手間が増えてしまうリスクも考えられます。シンプルで見やすいか、使いやすい操作性であるかを確認しましょう。

実際に触って確かめられるものもある

顧客管理ソフトのなかには、契約して導入をする前に、無料プランやトライアル版を利用できるものもあります。

いわゆるお試し利用のため、利用期間が設けられていたり、機能に制限がかかっていたりしますが、デザインや操作性を実際のシステムと同じように使って試すことができます

気になるシステムに無料プランやトライアル版が用意されていれば、積極的に使ってみることをおすすめします。

3.導入・運用コストは予算内か

顧客管理ソフトを利用するには、導入の初期費用や月々の運用コストなど、さまざまな費用が必要です。一般的には、高機能のシステムであればあるほど、導入・運用コストも高くなる傾向にあります。

「いつか使うかもしれない」という理由で最初から高機能のシステムを導入してしまうと、導入・利用の費用で経営を圧迫してしまうリスクも考えられます。導入費用や利用料などのコストが、自分が使いたい機能とバランスが取れているかどうかを確認しましょう。

4.外部サイト・システムと連携できるかどうか

すでに他のシステムや外部サイト・アプリなどを利用しているエステサロンもあるかもしれません。その場合、新しくシステムを導入し、それぞれを独立したまま運用するとかえって手間が増えてしまうリスクが考えられます。

ただし、こういった経営向けのシステムのなかには、他のシステム・アプリや外部サイトなどと連携できるというものもあります。

連携して利用することでより効率的に運用できる可能性もあるので、他のシステムや外部サイトと連携できるシステムを選ぶのが望ましいと言えるでしょう。

エステサロン向けの予約システム・アプリ比較5選

エステサロン向けの予約システム・アプリ比較4選
実際にリリースされているエステサロン向けの予約システム・アプリのなかから、おすすめのシステムやアプリを5つ紹介します。

1.エステサロンの顧客管理におすすめのシステム「リザービア」

リザービアは美容業界に特化した予約システムで、美容室をはじめネイルサロンやアイラッシュサロン、もちろんエステサロンにも対応しています。

予約を自動的に受け付ける予約管理機能の他にも、顧客の住所や氏名、メニューを含めた利用履歴など、多彩な機能が搭載されています。

リザービアひとつでさまざまな業務の効率化をすることができるため、エステサロンに特におすすめしたいシステムです。

2.A’staff Cloud Smart

A’staff Cloud Smart(エースタッフクラウドスマート)は、ひとつ前で紹介したリザービアと会計・顧客管理POSシステム「アライド・システム」の連携から生まれたサービスです。 このツールでは、予約管理から会計管理、顧客管理まで一元管理できます。

便利な機能がそろっている一方で、迷わず直感的に操作できる仕組みになっていることも魅力の1つです。

さらに顧客情報を全店舗で一元管理できるため、店舗をまたいでの利用を希望されるお客様の情報管理も簡単です。複数店舗の経営をされているエステサロンには魅力的な機能ではないでしょうか。

お客様情報に応じて最適なDM配信もできるため、お客様の来店頻度増加も期待できます。

3.STORES予約

ネットショップを開設するサービスを提供している「STORES予約」では、顧客管理ができるシステムもリリースされています。STORES予約では予約履歴・支払履歴・顧客情報を一括して管理できます。

顧客情報と紐づけたネット予約やメールの自動配信など、サロン経営に便利な機能が揃っています。料金プランは複数あり、予約上限数が月に50件までの制限こそありますが、無料プランも用意されているため、「一度使ってみてから導入を決めたい」という方におすすめです。

4.Square(スクエア)予約

「Square(スクエア)」はアメリカ生まれのシステムで、「Square予約」は日本では2022年5月よりサービスが開始されました。アメリカと日本だけでなく、ヨーロッパでも利用されているため導入実績が数多くあります。どちらかというと決済に特化したシステムですが、顧客管理も可能です。

料金プランは3種類あり、無料プランでは機能に制限がかかっています。とはいえ、予約管理やビジネス運営をサポートする基本機能は利用できますので、「できるだけコストを抑えつつ事前決済もできる顧客管理システムを利用したい」エステサロンにおすすめです。

5.RE:RE

「RE:RE」は美容サロンやエステサロンなど、美容業界向けに開発された予約・顧客管理システムです。非常にシンプルな操作性で、誰でも簡単に操作することができるでしょう。

また、LINEの公式アカウントを使って予約を受け付け、顧客情報の登録・管理までを自動で行うことができ、LINE画面上だけで予約が完了するのも魅力のひとつです。

料金プランは、シンプルなワンプラン。期間限定で、初期費用0円や無料トライアルキャンペーンを行っていることもあるので、公式ホームページをチェックしてみてください。

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顧客管理システムを活用し業務を効率化していこう

顧客管理システムを活用し業務を効率化していこう
顧客管理システムについて、エステサロンで導入するメリットやデメリット、システムの活用方法、おすすめツールを解説してきました。

顧客管理システムについて、より理解を深めていただけたら幸いです。 顧客管理システムは、オプションなども活用することで業務をより効率化させられる便利なツールです。本記事を参考に、ご自身のサロンの現状を振り返り、最適な顧客管理システムを探してみましょう。

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