エステサロンでは、顧客情報を管理することも重要な仕事のひとつ。紙媒体で保存しているサロンもあるかもしれませんが、システムを使用してデジタルで自動管理すると便利です。
そこで、顧客管理システムの概要やメリットを解説し、エステサロンで使えるシステムの具体例も挙げます。ぜひ検討時の参考にしてみてください。
目次
エステサロンの顧客管理システムとは
エステサロンでは、「顧客管理」といって、お客様の氏名・性別・年齢・連絡先や悩み・ニーズなどの情報を記録して管理する必要があります。しかし、管理には手間がかかり、紙で保存する場合は保管スペースも必要です。
そこで、これまで紙カルテに手書きで記して管理していたその顧客情報を管理できる「顧客管理システム」を利用すると便利です。
利用するツールによっては、メールマガジンの配信・アンケート実施・見込み客へのアプローチまでできるため、予約情報を管理するだけでなく顧客満足度の調査も行うことができます。
予約管理やPOSレジ機能が付帯したものも
顧客管理システムには、予約管理ができるものやPOSレジ機能が搭載されたものもあります。システムを1台導入するだけで店舗の幅広い業務を効率化でき、時短になる上、人の手によるミスも起こりにくくなることがメリットです。
エステサロンで顧客管理システムを導入する5つのメリット
顧客管理システムをエステサロンに導入する場合、紙カルテのコストを削減できる・カルテの保管場所を確保しなくてよいなどの利点が挙げられますが、ほかにも様々なメリットがあります。
そこで、エステサロンで顧客管理システムを導入する5つのメリットを見ていきましょう。
予約を一元化できる
顧客管理システムを導入することで、紙やエクセルなど手作業で処理していた予約管理業務の効率化につながります。予約管理を一元化することで、予約のダブルブッキングなどの人的ミスも防ぐことができます。
お客様にとって、行ったことのないお店に電話をして予約を取るのはハードルが高い方法であるため、予約のハードルを下げるという意味でも効果的です。
さらに、お客様の属性や利用履歴などの情報をデータベース化して活用できるため、ビジネスの拡大にもつなげられるでしょう。
顧客情報の管理・分析が効率的になる
どのようなお客様がどれだけの頻度で来店されているか、どのような施術をしたかなどの顧客情報がすぐに確認できます。これにより、顧客情報の管理や分析を行い、似たような属性のお客様への提案に生かせるようになるでしょう。
また、スタッフごとの売上管理機能を活用すれば、お客様満足度のさらなる向上を目指せます。 多店舗展開しているサロンでは、店舗ごとの状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、一元管理も行えるため、本社で集中管理することも可能です。
スマホやタブレットのみで店舗業務を行うこともできる
エステサロンでは、内装・インテリアなどのデザインや雰囲気にこだわっているサロンも多いのではないでしょうか。「サロンのコンセプトでもあり、洗練された印象を与えたい」という場合、できれば大きなレジは置きたくないと考える方もいるかもしれません。
顧客管理システムであれば、必要なのはスマートフォン、もしくはタブレットだけです。端末のカバーやスタンドをサロンのイメージに合わせたものにすれば、お店の雰囲気になじみやすいでしょう。
使わないときは見えない場所に収納しておけるため、サロンの印象を壊すことなく運営できます。
店販商品の在庫管理がスムーズになる
お客様の情報管理や接客など、日々の業務に追われている場合、「商品の在庫管理がおろそかになってしまい、気づいたら欠品していた」というサロンも多いのではないでしょうか。
顧客管理システムを導入することで、サロンで販売する商品の在庫管理も簡単になります。
商品管理機能を利用すると、会計時の販売状況と在庫管理が自動的に連動するようになるからです。 商品の在庫数がひとめで把握できるようになるため、在庫管理の手間・時間の削減につながります。
的確な在庫管理ができ、適切なタイミングでの在庫補充が可能です。さらに、在庫を適切に保てれば、過剰在庫や機会損失の防止にもつながります。
どこからでも予約情報を把握できる
お客様の情報を見たいとき、わざわざカルテの保管場所に確認しに行くとなると、とても不便ではないでしょうか。せっかくのお客様との時間・対話を中断してしまうことにもつながります。
顧客管理システムを用いると、アカウント情報さえあれば、サロン内だけでなく店舗にいなくても把握できるようになります。例えばサロンの売上状況を帰宅後や通勤中に確認することも可能です。
エステサロンで顧客管理システムを導入する注意点
会計・顧客管理・商品管理・予約管理など、顧客管理システムの様々な機能についてのメリットを5つ紹介しました。さっそく顧客管理システムの導入を検討している方もいるでしょう。
しかし、システムを導入して効果的に使うためには、メリットだけでなく注意点も理解しておくことが大切です。ここからは、顧客管理システムをエステサロンに導入するにあたって注意したい点を解説していきます。
導入にコストがかかる
顧客管理システムは、イニシャルコスト（導入費用）に加えて、使い続けるためのランニングコスト（運用費用）が発生します。
システムを利用している間は継続的に費用が発生するため、システムを有効活用できないと、集客につながらないどころか費用面でマイナスになってしまいます。
顧客管理システムの機能を勉強し、活用方法をきちんと検討した上で、ご自身のエステサロンに適したツールを導入するようにしましょう。
スタッフに定着するのに時間がかかる可能性がある
せっかく導入した顧客管理システムも、活用しないと意味がありません。
スタッフが日々の業務に追われている場合、新しいシステムを導入したからといって使い方をすぐに覚えるのは困難かもしれません。使い方がわからないから手書きのほうが簡単と思わせてしまっては、システムの活用が進まないでしょう。
そのため、システムを活用するメリット・使用方法・お客様情報の活用方法について、マニュアルを作成するなど、有効活用してもらうための下準備が大切です。
顧客管理システムは、サロンをよい方向へ機能させるためにも、スタッフに理解してもらった上での導入をおすすめします。
集客や売上アップにつながるまでに時間がかかる
顧客管理システムは、業務効率を高めることで、売上や顧客満足度の向上につながるものです。つまり顧客管理システムを導入したからといって、短期間で売上・顧客満足度が向上することは期待できません。
コストをかけ、マニュアルも整備し、顧客管理システムを導入したのに、なかなか思うように成果が出ないと、不安になることもあるでしょう。
成果につなげるためには、データ分析→反映・改善というように、PDCAサイクルを回しながら長期的な目線で運用していく必要があることを覚えておきましょう。
もし使い方のサポートや集客についても相談できるようなサービスをお求めなら、顧客管理機能を利用できる予約管理システム「リザービア」がおすすめです。
エステサロンの顧客管理システムを選ぶポイント
エステサロン向けの顧客管理システムはたくさんの種類がリリースされているため、いざ導入しようとしてもどれにすればよいのか迷ってしまうかもしれません。
そこで、エステサロンの顧客管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。
1.必要な機能が搭載されているか
まず重要なのが、目的とする機能が搭載されているかどうかです。「顧客管理システムを導入して何をしたいのか」という目的を明確にして、その目的を達成するためにはどんな機能が必要なのかを把握しておくと選びやすくなるでしょう。
また、顧客管理システムには複数の機能が搭載されていることが一般的です。目的とする機能よりも必要ない機能のほうが多い、ということもあるため、機能性は事前によく調べておきましょう。
2.複雑な操作が必要ないかどうか
業務の効率化をするために顧客管理システムを導入したい、と考えるエステサロンも多いでしょう。業務の効率化を一番の目的として導入するなら、操作性も重要な要素です。
操作性が悪い顧客管理だと、導入することでかえって手間が増えてしまうリスクも考えられます。シンプルで見やすいか、使いやすい操作性であるかを確認しましょう。
お試しができるものもある
顧客管理システムのなかには、費用をかけずに無料プランやトライアル版を利用できるものもあります。
お試し感覚で使えるもののため、利用期間が設けられていたり、機能に制限がかかっていたりすることもありますが、デザインや操作性を実際に体験することが可能です。
気になるシステムに無料プランやトライアル版が用意されていれば、ぜひ積極的に使ってみましょう。
3.導入・運用コストは予算内か
顧客管理システムを利用するには、導入の初期費用や月々の運用コストなど、さまざまな費用が必要です。一般的には、高機能のシステムであればあるほど、導入・運用コストも高くなる傾向にあります。
「いつか使うかもしれない」という理由で最初から高機能のシステムを導入してしまうと、導入・利用の費用で経営を圧迫してしまうリスクも考えられます。導入費用や利用料などのコストが、自分が使いたい機能とバランスが取れているかどうかを確認しましょう。
4.外部サイト・システムと連携できるかどうか
すでに他のシステムや外部サイト・アプリなどを利用しているエステサロンもあるかもしれません。その場合、新しくシステムを導入し、それぞれを独立したまま運用するとかえって手間が増えてしまうリスクが考えられます。
ただし、こういった経営向けのシステムのなかには、他のシステム・アプリや外部サイトなどと連携できるものもあります。
連携して利用することでより効率的に運用できる可能性もあるので、他のシステムや外部サイトと連携できるシステムを選ぶのが望ましいと言えるでしょう。
【汎用型】エステサロンにおすすめの顧客管理システム
ここからは、業界を問わず使える顧客管理システムのおすすめサービスを紹介していきます。
STORES予約
出所：STORES予約公式Webサイト
ネットショップを開設するサービスを提供している「STORES」では、顧客管理ができるシステムもリリースされています。「STORES予約」は、予約履歴・支払履歴・顧客情報を一括して管理できるサービスです。
顧客情報と紐づけたネット予約やメールの自動配信など、サロン経営に便利な機能が揃っています。料金プランは複数あり、予約上限数が月に50件までの制限こそありますが、無料プランも用意されているため、「一度使ってみてから導入を決めたい」という方におすすめです。
引用元
STORES予約
Square（スクエア）予約
出所：Square予約公式Webサイト
「Square（スクエア）」はアメリカ生まれのシステムで、「Square予約」は日本では2022年5月にサービスが開始されました。アメリカと日本だけでなく、ヨーロッパでも利用されているため、世界中に導入実績が数多くあります。どちらかというと決済に特化したシステムですが、顧客管理も可能です。
料金プランは3種類あり、無料プランでは機能に制限がかかっています。とはいえ、予約管理やビジネス運営をサポートする基本機能は利用できるので、「できるだけコストを抑えつつ事前決済もできる顧客管理システムを利用したい」というエステサロンにおすすめです。
引用元
Square予約
tol
出所：tol公式Webサイト
「tol」は、スマホやタブレットでアプリをダウンロードし、必要な設定を行うだけで使えるサービス。ネット予約の受付・管理ができるアプリですが、予約情報から顧客データを蓄積でき、自動でデータ解析や分類まで行ってくれます。
エステサロンやネイルサロンなどの美容業界はもちろん、100以上もの業種で利用されているので、多角的に経営を展開したい方にも向いているでしょう。
引用元
freee予約（旧：tol）
Airリザーブ
出所：Airリザーブ公式Webサイト
「Airリザーブ」は、シンプルな画面で使いやすい予約システム。どんな業種でも無料で気軽に始められ、予約の受付管理や顧客管理を1台でスマートに行えます。顧客の氏名や電話番号などの個人情報・メモ・予約履歴などを記録でき、データの検索も可能です。
キャッシュレスサービスの「Airペイ」やPOSサービスの「Airレジ」といった系列サービスとも連携でき、より便利に使えます。
引用元
Airリザーブ
予約情報を変更する（自由受付タイプ）｜Airリザーブ
スマレジ
出所：スマレジ公式Webサイト
「スマレジ」は、各種iOSで使えるPOSレジアプリです。POSシステムなのでレジや売上管理などの金銭的な機能がメインですが、顧客データの管理も行えます。
顧客ごとに過去の売上履歴や合計金額などの確認ができるため、ニーズや好みを把握して提案・お知らせなどを行うことも可能です。会員ランクをつけたりポイント付与を行ったりすることもでき、効果的なマーケティングを行えるでしょう。
引用元
スマレジ
顧客管理 | スマレジ
【業界特化型】エステサロンにおすすめの顧客管理システム
つづいて、美容サロン業界に特化しておりエステサロンにもなじみやすい顧客管理システムを紹介します。
A’staff Cloud Smart
出所：A’staff Cloud Smart公式Webサイト
A’staff Cloud Smart（エースタッフクラウドスマート）は、予約システム「リザービア」とPOSシステム「A’staff Cloud」の連携によって生まれたサービスです。 予約情報から会計、顧客データまで一元管理できます。
さらに、顧客情報を全店舗で一元管理できるため、店舗をまたいで利用するお客様の情報管理も簡単です。複数店舗の経営をされているエステサロンには魅力的な機能ではないでしょうか。
お客様情報に応じて最適なDM配信もできるため、お客様の来店頻度増加にも期待できます。また、このように便利な機能がそろっている一方で、迷わず直感的に操作できることも魅力のひとつです。
引用元
予約システム × 高機能POSシステム A’staff Cloud Smart
RE:RE
出所：RE:RE公式Webサイト
「RE:RE」は美容サロンやエステサロンなど、美容業界向けに開発された予約・顧客管理システムです。非常にシンプルな操作性で、誰でも簡単に操作することができるでしょう。
また、LINEの公式アカウントを使って予約を受け付け、顧客情報の登録・管理までを自動で行うことができ、LINE画面上だけで予約が完了するのも魅力のひとつです。
料金プランは、シンプルなワンプラン。初期費用0円や無料トライアルといったお得なキャンペーンを行っていることもあるので、公式ホームページをチェックしてみてください。
引用元
RE:RE
KaruteKun
出所：KaruteKun公式Webサイト
カルテも予約も売上もスマートフォン1台で一括管理できる「KaruteKun」。iPhoneでもAndroidでも使えます。
カウンセリングシートもアプリ内で自由に作成でき、データをもとにカルテを作成することが可能です。お客様の名前・性別・年齢などの個人情報と、サービス内容や写真などの施術履歴を残せて、検索も簡単に行えます。
30日間無料で試せるので、気になった方は使い心地を体験してみてはいかがでしょうか。
引用元
KaruteKun
Treasure Box
出所：Treasure Box公式Webサイト
「Treasure Box（トレジャーボックス）」は、マルチデバイスに対応した美容サロン向けの顧客管理システム。予約管理や売上管理、メール配信なども行えて、1台で店舗業務を広範囲にサポートします。
店舗にいないときでもリアルタイムで情報を確認できるため、外出時や休日も安心です。多店舗展開しているサロンも本部と各店に分けて管理でき、分析を行ったり戦略を立てたりするのに役立ちます。
引用元
Treasure Box
BeSALO
出所：BeSALO公式Webサイト
「BeSALO」は、美容サロンや整体院などのために開発された予約システムです。予約管理はもちろん、顧客管理・勤怠管理・POSレジ・売上管理などの機能を標準搭載。オプションで、独自サイトでのネット予約の受付も可能です。
顧客管理では、お客様の氏名・住所・生年月日・カウンセリングデータ・施術時の会話などとともに、施術の記録も残せます。売掛残高やポイント累計などのデータもわかって便利です。
引用元
BeSALO（ビサロ）
ネット予約システム | BeSALO
顧客管理・予約管理 | BeSALO
パワーナレッジPOS
出所：パワーナレッジPOS公式Webサイト
POSシステムでありながら、予約・顧客・スタッフ・役務など幅広い情報を管理できる「パワーナレッジPOS」。お客様のプロフィールや来店履歴、チケット残数などのデータもスマートに管理できます。
また、電子カルテで写真や手書きメモなどのより詳細なデータを残すことも可能。お客様自身に入力してもらう問診票の機能もあり、カルテの内容はお客様と共有できます。
顧客動向を分析してメールやアンケートの配信などのマーケティングに活用することもでき、集客につなげられるでしょう。
引用元
パワーナレッジPOS
機能一覧 | パワーナレッジPOS
Bionly
出所：Bionly公式Webサイト
「Bionly」は、POSレジでありながら電子カルテ機能にも力を入れたサロン向けシステムです。顧客情報や施術履歴を残せる電子カルテは、データの取り出しが簡単でフォローアップやマーケティングにも役立ちます。
予約の一元管理もでき、クーポンサイトや自社サイトなど複数の経路から予約を受け付けているサロンも安心。また、予約や顧客、売上などのデータは表やグラフで「見える化」され、適切な施策に活用できます。
引用元
Bionly（ビオンリー）
coming-soon
出所：coming-soon公式Webサイト
予約台帳や売上アップ機能において特許を取得しているシステム、「coming-soon」。ムダな空きを減らして効率的に予約枠を埋めたり、来店間隔が適切になるよう自動でフォローしたりしてくれます。
顧客情報は、「coming-soon KARTE」で電子カルテとして保存。慣れ親しんだ紙カルテのレイアウトをそのまま利用でき、手書き入力や写真の保存もできます。カウンセリングシートや同意書も電子化され、ペーパーレスでスマートな管理が可能です。
引用元
coming-soon（カミングスーン）
coming-soon KARTE
エステサロンの顧客管理には「リザービア」もおすすめ
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名前や電話番号などの個人情報に加え、過去の施術履歴を写真付きで保存したり、メモを残したりすることも可能です。前述した「A’staff Cloud Smart」とも連携させられるため、予約管理や顧客管理はもちろん、POSシステムと電子カルテも併用して活用できます。
システムを活用して上手に顧客管理を行おう
顧客管理システムについて、エステサロンで導入するメリットや注意点、選び方のポイントを解説し、おすすめツールを紹介しました。
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