多くのサロンが集客に利用しているホットペッパービューティーと、スケジュール管理の定番であるGoogleカレンダー。この2つを組み合わせて、予約管理をスムーズに行いたい、と考える人は少なくないでしょう。
本記事では、この2つのツールの連携についての現状や、サロンの予約管理をより効率的に管理するための方法を紹介します。
目次
ホットペッパービューティーとGoogleカレンダーは連携できる？
Googleカレンダーは、基本機能を無料で利用できるカレンダーアプリです。美容サロンの予約情報も管理でき、「予約スケジュール」機能を使えば予約システムとしても活用できます。
しかし残念ながら、ホットペッパービューティーなどの外部サイトとGoogleカレンダーを直接連携させることはできません。
Googleの「予約スケジュール」機能とホットペッパービューティーの両方で予約を受け付けた場合、各予約窓口からの予約やキャンセルは、それぞれ別の予約台帳に記録されます。
そのため、もう片方のスケジュールにも手動で反映させる必要があり、常に両方の空き状況を確認しなければなりません。
予約台帳が複数あると「困ること」とは？
ホットペッパービューティーやGoogleカレンダーを活用した予約受付など、予約窓口ごとに台帳が分かれていると、日々の業務に支障をきたす恐れがあります。
ここでは、予約台帳が複数あることで起こり得るトラブルを紹介します。
ダブルブッキングが発生する可能性が高い
予約台帳が複数存在することによる最大のリスクは、「ダブルブッキング」の発生可能性が高まることです。
予約台帳ごとにそれぞれのシステムが独立しているため、一方に入った予約情報は、もう一方のシステムには自動反映されません。その結果、一方のシステムでは「予約済み」の時間がもう一方では「空き」と表示され、同じ時間に予約が入ってしまう可能性があります。
ダブルブッキングが起きると、お詫びや日程変更の連絡が必要になります。これは単なる手間の問題にとどまらず、サロンの評判を落とすことにもなりかねません。
転記ミスのリスクがある
システム間の連携ができない場合、予約情報を手動で書き写したり入力したりする作業が発生します。
しかし、人の手による転記には、どうしてもミスのリスクが伴います。
例えば、予約の日付や時間を間違えて登録してしまった場合、来店されたお客様をスムーズに案内できないケースが発生するかもしれません。
こうしたミスは、お客様に迷惑をかけるだけでなく、サロンの信頼にも関わってくる重大な問題です。
予約管理が煩雑化する
複数の予約台帳が存在することで、予約管理は非常に複雑になります。
各ネット予約の情報を転記する手間がかかるだけでなく、電話や来店時の次回予約を受ける際も、すべての台帳を確認しなければなりません。さらに、施術メニューによる所要時間の違いや、スタッフごとのシフトも考慮しながら予約を受け付ける必要があります。
そのため、予約管理が煩雑になり、多くの時間と労力を費やすことになるでしょう。
予約台帳が複数あるなら「一元管理」しよう
複数の予約窓口を設けることによる管理の煩雑さやトラブル発生のリスクを解消する方法として、予約システムによる「一元管理」がおすすめです。
一元管理機能を備えた予約システムを導入することで、ホットペッパービューティーなどのポータルサイトからの予約や自社ホームページ、電話など、複数の窓口からの予約を一つの台帳でまとめて管理できます。
ただし、予約システムによって連携できるポータルサイトやSNSなどが異なります。そのため、予約システムを選ぶ際は、自店で使用したいサイトとの連携が可能かをしっかり確認しましょう。
予約システムの選び方については、以下の関連記事もぜひ参考にしてください。
予約を一元管理するメリット
「予約の一元管理」とは、複数の予約経路の予約をひとつにまとめて管理できる機能です。
ここからは、一元管理にはどのようなメリットがあるのかを紹介します。
ダブルブッキングを防止できる
一元管理機能を備えた予約システムを導入することにより、ひとつの予約窓口から入った予約情報が、ほかのすべての予約サイトの空き状況にリアルタイムで更新されます。
そのため、手動での調整が不要になり、どの予約窓口から見ても「予約済み」の状況が把握できるため、ダブルブッキングのリスクを大幅に減らすことができます。
機会損失を防げる
すべての予約枠がリアルタイムで更新されるため、常に正確な空き状況をお客様に提示できます。
手動での転記では、キャンセルの反映が遅れて、予約枠が埋まったままの状態で予約サイト上に表示されてしまうことが少なくありません。
しかし、予約を一元管理していれば、常に最新の空き状況が公開されるため、「本当は予約できたはずのお客様」を逃す機会損失を防げます。
予約管理にかかる手間を減らせる
予約を一元管理することで、ダブルブッキングが発生したときの調整やお客様への連絡、予約情報の転記作業などが一切不要になります。
これにより、予約管理に割いていた時間や人件費を大幅に削減できるでしょう。
予約管理に関する負担が減ることで、スタッフは接客や施術といった本来の業務に集中でき、サロン全体の生産性向上につながります。
データ集計がしやすくなる
一元管理システムには、予約経路ごとの件数や売り上げ、利用されたクーポンの内訳などを自動で集計できるものもあります。
個別の台帳からデータを拾い集めて計算する必要がなくなり、集計にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。データ集計に費やす時間と手間を削減できる分、集客戦略や経営判断を効率的に行えるようになります。
予約を一元管理する際の注意点
業務効率化に大きく貢献する一元管理ですが、システムの導入にはコストや準備も必要です。
メリットとあわせて、事前に知っておくべき注意点も押さえておきましょう。
費用がかかる
予約システムは有料のものが多く、初期費用や月額料金がかかる可能性が高いです。さらに、一元管理機能が有料オプションであるケースもあるため、予算を考慮して決めましょう。
操作を覚える必要がある
一元管理機能を含め、予約システムをスムーズに使いこなすために、操作を覚えなければならないことにも注意しましょう。慣れるまでスタッフ教育が必要な場合もあるので、操作性の高いシステムを選ぶことが大切です。
美容サロン予約の一元管理なら「リザービア」がおすすめ
美容サロンの予約を一元管理できるシステムなら、美容サロンでの導入事例が豊富にある「リザービア」がおすすめです。ホットペッパービューティーなどのポータルサイトに加え、LINEや「Googleで予約」とも連携でき、予約情報を一ヶ所にまとめて管理できます。
サロン内の設備情報やスタッフのシフトも予約と紐づけて管理できるため、円滑なサロン運営に役立つでしょう。
さらに、スマートフォンからいつでも予約台帳を確認できるため、出先での予約状況チェックもかんたんにできます。
さらに「Googleで予約」経由の予約なら、お客様自身のGoogleカレンダーに予定が自動反映されるため、お客様の利便性向上と来店忘れの防止にもつながります。
予約の一元管理についてのよくある質問
ここからは、予約の一元管理が可能なシステムについてのよくある質問とその回答を紹介します。
Q. ホットペッパービューティー以外、どのようなサイトと連携できますか？
A. 美容系ポータルサイトであれば、ホットペッパービューティーのほかに「minimo（ミニモ）」や「楽天ビューティ」などと連携できるシステムが一般的です。
ただし、予約システムによって対応しているサイトが異なるため、必ず事前に問い合わせて確認しましょう。
Q. 電話予約や来店時の次回予約も一緒に管理できますか？
A. はい、管理可能です。基本的には、電話予約やお会計時の次回予約など、直接受けた予約情報を管理画面に入力するだけで、すべての台帳に反映されます。
入力した瞬間に各ポータルサイトの予約枠も自動で「受付終了」に切り替わるため、ネット予約とのダブルブッキングを心配する必要はありません。
ただし、システムによっては仕様が異なる可能性もあるため、導入予定のシステムが対応しているか必ず確認してください。
Q. スマホから予約状況を確認できますか？
A. 多くの予約システムは、スマートフォンやタブレットから予約台帳にアクセス可能です。そのため、サロンにいないときでも、手元のスマホですぐに空き状況や予約の詳細を確認できます。
ただし、システムの種類やセキュリティ設定によっては、接続できるデバイスの台数やIPアドレスに制限を設定しているケースもあります。そのためスマートフォンからシステムへの接続については、導入前に機能や設定をよく確認しましょう。
予約情報を一元管理して業務を効率化しよう
ホットペッパービューティーとGoogleカレンダーの直接連携はできませんが、予約管理の方法を見直すことで、業務の効率化は図れます。
そのための方法として、複数の台帳を管理することで引き起こされるミスや手間をなくすには、予約情報を一元管理できる環境を整えるのがおすすめです。
一元管理によって、ダブルブッキングや転記ミスのリスクを解消し、業務効率化と売上アップを実現しましょう。
