Googleカレンダーは無料で利用できる上に共有が簡単で操作性も高いため、予約システムとして活用できないかと考えたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、Googleカレンダーを予約システムとして使う際のメリットとデメリット、利用する方法を解説します。また、より高度な予約システムを求める方に向けて、Googleと連携できるおすすめの予約システムも紹介しますので、是非参考にしてみてください。
目次
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーとは、オンライン上で管理できるカレンダーのことをいいます。Googleのアカウントを取得している方であれば、誰でも無料で使えるのが最大の特徴です。アカウントさえあれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末など、どの端末でも使用できます。
予定を書き込めるのはもちろん、当日にリマインダー通知を受け取ることも可能です。また、Googleアカウントを持っている人同士であれば予定の共有もできます。さらに予定の通知も受け取れるため、美容室やサロンだけでなく、一般企業などでも活用されることも多いです。
予約スケジュールと予約枠、何が違う？
予約スケジュールは、従来の予約枠でできなかったさまざまな機能が追加された別の機能です。
たとえば予約枠は、Googleカレンダーの機能の一部でしかなかったのに対し、予約スケジュールは個別に設定できる専用の予約ページで、自由度の高いカスタマイズができるのが特徴。
また、予約枠ではGoogleアカウントがない人は申し込みができませんでしたが、予約スケジュールはメールアドレスさえあれば、誰でも予約申し込みが可能です。
予約枠の機能をさらに充実させたものが予約スケジュール
予約枠の便利な機能をさらに使いやすく自由度の高いものとしてリリースされた予約スケジュールで使える機能の一部を紹介します。
- リマインダーメールが受け取れる
- 予約開始・締め切り時間の設定
- 一日に受け付ける予約数の上限を設定
さらに対面や電話など面談方法の選択ができたり、カレンダーと同期して予約ページが自動で更新されるなど、予定の重複を防ぐ仕組みも充実しているのが特徴です。
それぞれの機能を使いたい場合、切り替えて使える
自由度が高くなり、さまざまな機能が追加された予約スケジュールですが、実は予約枠の方が便利な機能もあります。
たとえば、予約スケジュールにチームメンバーを加えたい場合、予約スケジュールは予約後に手動でチームメンバーを加える必要があったり、事前の会議室予約ができないため、不便だと感じることもあるかもしれません。
その場合、設定で予約スケジュールをオフにすることで予約枠の機能を使えるようになります。切り替えてもそれまでに作成した予約スケジュールは有効なので、引き続き利用することが可能。必要に応じて予約枠と予約スケジュールを行き来して、柔軟に活用できます。
Googleカレンダーの「予約スケジュール」を使用する手順
予約スケジュールの機能を使って、Googleカレンダーを予約システムとして機能させることができます。
その方法を紹介します。
1.Google Workspace Individual（またはBusiness Standard以上のビジネスアカウント）に登録
予約スケジュールを使用するにはGoogleのビジネスプランに申し込むか、個人の場合はGoogle Workspace Individualに登録しなければなりません。
ビジネスプランではBusiness Standardプラン以上で予約スケジュールが利用でき、Business Starterでは利用できないので注意が必要です。
Google Workspace Individualは、小規模ビジネスオーナー向けのプランで、1TBのクラウドストレージが使用できるほか、Google MeetやGmailをビジネスに利用することも可能になります。
2.Google カレンダーで「+作成」→「予約スケジュール」をクリック
予約スケジュール作成の前にGoogleカレンダーの設定で、「予約枠の代わりに予約スケジュールを作成」にチェックを入れましょう。
プランの登録が済んだら、Googleカレンダーを開き、画面左上の「+作成」をクリックし、「予約スケジュール」を選びます。すると予約可能なスケジュールを設定する画面が開くので、予約の詳細を設定していきましょう。
3.予約枠の長さなどを設定
まず、予約のタイトルを入力します。タイトルは予約スケジュールのページに訪れたすべてのユーザーが目にするもので、カレンダー上にも表示されるため、誰にでもすぐにわかるものにしておくのがおすすめです。
ここで設定する項目は、予約枠の長さや予約の日時など。予約日時は繰り返しを設定することで、毎回設定する手間を省くことができます。
予約と予約の間に準備時間を設定したり、1日あたりの受付上限数を設定することも可能です。
4.写真や名前、説明の記載など詳細を設定
次に予約ページに表示される名前やアイコンになる写真を設定していきましょう。「説明」ではサービスの詳細や補足を入力します。この内容は予約ページや確認メールなどにも表示されるので、ユーザーにとって必要な情報を入力しておくのがおすすめです。
さらに予約フォームの設定で、予約を入れるユーザーが入力する内容を決めていきます。
より詳細な情報を入力してほしい場合は、「質問の追加」で項目を増やすことも可能。絶対に必要な情報には「必須」の横のチェックボックスをオンにすることで、入力しないと予約ができないようにする設定にすることもできます。
最後に「予約の確認とリマインダー」で、リマインドメールを送る日時などの設定をしたら「保存」を押して完了です。
予約システムとしてGoogleカレンダーを使うメリット
個人でGoogleカレンダーを活用する場合、予約スケジュールの利用であればコストはあまりかかりません。
Google Workspace Individual の月額料金はかかってしまうものの、月額1,130円（税抜き）、年払いの場合は月額944円（税抜き）で、それ以外の費用はかからないため、負担として重くのしかかるケースは少ないでしょう。
とくにサロンをスタートさせたばかりで、経済的にもまだ余裕がない場合には低コストで利用できる点が最大のメリットです。
予約受付と管理がカンタン！
実は一度Googleカレンダーの予約スケジュールを作ってしまえば、そのあとのGoogle カレンダーの予約スケジュールの作成・設定については非常にカンタンです。詳細の設定や予約の確認もシンプルな操作でできるので、すぐに活用できるでしょう。
システムを活用するのが苦手、機械操作に不慣れな方でもカンタンに操作を覚えられます。パソコン以外の端末でも見られるので、スタッフ全員で予約の管理ができ、予約状況を共有できる点もメリットでしょう。
ほかのGoogleの機能と連携できる
Googleカレンダーは、Gmailと連携させてリマインダー通知の設定ができたり、Google マップと連携させてスケジュールに場所の設定をしたりして、Googleのほかの機能と連携できます。
ほかの機能と連携できるのは、さまざまなサービスを展開しているGoogleならではの強みといえるでしょう。
Google以外のサービスとも連携可能
Googleカレンダーは、Google以外のサービスとも連携できます。同じGoogleが展開しているサービスだけでは管理しきれない高度な機能を補足できるので、予約管理がよりカンタンに、かつ使いやすくなるでしょう。
外部サービスと連携することでより、スタッフもお客様も双方に利用しやすい予約システムを構築できます。ただし、すべてのサービスがGoogleカレンダーと連携できるわけではないので、連携したいサービスを調べてから活用しましょう。
共有・公開範囲が選択できる
Googleカレンダーは、公開範囲や共有するメンバーを選択できます。そのため、大型店・小型店それぞれの特徴に合わせて柔軟にシステムを使いこなすことが可能です。
たとえば、店長などトップの人だけが予約情報を知ることも可能ですし、管理はできないけれどすべてのスタッフで予約状況を共有しておくこともできます。
プライバシー保護もしっかりとできるため、お客様の情報をすべての従業員に漏らすこともありません。店舗の規模に合わせて柔軟に管理できるシステムも、Googleカレンダーの魅力でしょう。
公開範囲を設定することで、スケジュールを誰でも閲覧可能な状態にしたり、リンクを知っている者だけが閲覧できるようにしたりといった使い方も可能です。
予約スケジュールの共有方法
予約スケジュールはURLを取得して特定の相手に知らせたり、webサイトに埋め込んだりすることも可能です。共有の手順は以下です。
- パソコンでGoogleカレンダーを開く
- 共有したい予約スケジュールをクリック
- 「予約ページを開く」の横にある「共有」ボタンを押す
- 「リンク」または「ウェブサイトに埋め込む」を選ぶ
システムに慣れていない方でも簡単に利用できる
予約をする側にとっても使いやすいかどうかは重要です。予約スケジュールはシンプルな作りで、インターネットを使った予約に慣れていない方でも直感的に操作しやすい設計。
共有の仕方や予約の方法を説明するのもカンタンなので、初めての方にも利用してもらいやすいのがメリットです。
予約システムとしてGoogleカレンダーを使うデメリット
予約システムとしてGoogleカレンダーを活用するメリットは多いですが、一方でデメリットもあります。つづいては、予約システムとしてGoogleカレンダーを活用することのデメリットを確認しておきましょう。
予約スケジュール利用には有料契約が必要
Googleカレンダーをプロフェッショナルな予約ページとして使用するには、Google Workspaceの契約をして、予約スケジュールを作成する必要があります。
Google Workspaceは、最低でも月額944円（税抜き）が必要です。年払いのGoogle Workspace Individualプランに登録するか、年払いで月額1,360円（税抜き）のBusiness Standardプラン以上の契約をします。
もちろん、月ごとの契約もできますが、その場合月額料金は少し割高になることは覚悟しましょう。
費用としては安いかもしれませんが、月額でコストがかかる点はデメリットに感じる方もいるかもしれません。
Googleアカウントが必須
Googleカレンダーは、Googleアカウントがなければ使用できません。そのため、現時点でアカウントを持っていない場合は新たにアカウントを作らなくてはなりません。
アカウントを作る費用は無料ですが、面倒に感じることもあるでしょう。
予約スケジュール利用でGoogleアカウント不要？
ユーザー側はGoogleアカウントがなくても予約ができるので、手間がかからないと思うかもしれませんが、アカウントがないユーザーの場合、不正対策としてメールアドレスの確認が必要です。
そのため予約後、メールアドレスに届くPINを再度予約ページで入力するなどの手間はかかります。
このような操作はお客様にとっては予約のハードルがグッと高くなったと感じることもあるので、予約完了前に離脱される恐れがあることは否定できないでしょう。
詳しい予約情報まで管理できない
Googleカレンダーを利用した場合に、顧客情報として得られるのはアカウントに登録された名前とメールアドレスなどの基本情報のみ。予約フォームの編集で質問の追加をすることはできますが、メニューやコースなど詳細な設定をするのは難しいです。
そのリソースを確保するため、コース内容を知りたい方には、Googleカレンダーの使用はデメリットになる可能性があるでしょう。
また、お客様の年齢や性別といった細かい情報も事前に取得できません。お客様の年齢や性別によって、あらかじめ担当を決めておきたいと考えている美容室やサロンにはデメリットになるでしょう。
ひとつの予約枠に一人しか予約を受け付けることができない
ひとつの予約枠に対して、受け付けられるのは一人分のみなのがGoogleカレンダーの特徴です。そのため、1時間の間に数人の予約は受け入れられるというような店舗においても、一人が予約した段階で予約枠が埋まってしまいます。
大型店舗など多くのお客様を1時間の間に受け入れられる店舗の場合は、お客様を思いどおりの人数獲得できずにデメリットと感じてしまうかもしれません。
しかし、小型店など働く人数が少なく多くの予約を受け入れられないところにおいては、この予約枠がメリットになるでしょう。
高度な設定はできない
Googleカレンダー単独では、残念ながら高度な設定はできません。そのため、Googleカレンダーのみの予約システムでは物足りなさを感じることもあるでしょう。外部予約システムと連携することで、高度な設定も可能となります。
ただし、外部予約システムもすべてのシステムがGoogleカレンダーと連携できるわけではありません。そこで、おすすめなのがリザービアとの連携です。
Googleで予約を使うなら、「リザービア」との連携がおすすめ
Googleの機能と一緒に使える外部の予約システムを探しているなら、サロン予約システムのリザービアの活用がおすすめです。ここでは、なぜGoogleの機能とリザービアと連携するのがおすすめなのかを具体的に解説します。
予約管理システムで一元管理
リザービアとGoogleの機能を連携することによって、予約管理システムで予約を一元管理できます。
予約台帳での予約管理はもちろん、シフトの受付枠や顧客情報などすべての情報を管理できるのは、リザービアならではの機能です。
関連記事：予約システム導入で予約を一元化！便利機能とメリットを紹介｜外部システムとの連携機能も解説
Googleからの予約はもちろん、ポータルサイトやSNSなどの予約も一括管理
リザービアと連携すればGoogleカレンダーとの連携に加え、ポータルサイト、SNSなどの予約も一元管理できます。
予約台帳で予約情報管理ができるので、Googleカレンダー以外にも予約システムを持っているところではダブルブッキングを防ぐことが可能です。そのため、お客様に迷惑をかけずに効率よく予約を入れられます。
また、電話予約の確定もカンタンですし、状況をスマホから手軽に確認できるので、使いやすい点もリザービアとの連携ならではです。
Googleビジネスプロフィールで集客管理
Googleビジネスプロフィールを活用すれば、集客管理もカンタンです。「Googleで予約」を活用することで、 お客様はボタンひとつクリックするだけで予約ができます。手軽に予約ができるので、集客しやすいのがポイントです。
さらに、予約ボタン横にある「キャンセル」を選択すれば、オンライン上でキャンセルも可能。すべてがオンライン上で完結するので、予約の管理がしやすいだけでなく、予約に関する業務負担も減らせます。
ただし、キャンセル時には電話で連絡してほしいこともあるでしょう。そんな場合はキャンセルポリシーを設定すれば、直前の予約やキャンセルの場合の電話連絡も可能です。自分の好みに合わせて柔軟に対応できます。
関連記事：【まとめ】「Googleで予約」で新たな集客導線を作りませんか？始め方～設定方法まで詳しくご紹介します！
Google検索でポータルサイトよりも優位に
普通の検索では大手ポータルサイトが強いので、自サイトよりそちらに流れてしまう傾向があります。とくに大手のクーポンサイトは上位に組み込みやすい傾向にあるので、そちらにお客様が流れることもあるでしょう。
しかし、「Googleで予約」にすれば、クーポンサイトよりも上位に組み込めるので、ポータルサイトより先にユーザーの目に入れられ、集客に有利となります。また、MEOでマップ検索からも流入が期待できるのも特徴です。
リザービアのアカウントがあれば無料で使える
これらのお得な機能、お金がかかると思われるかもしれませんが、リザービアのアカウントがあればすべて無料で使えます。
リザービアでGoogleとの連携は基本機能なので、リザービアと契約すればGoogleに自動で反映されるため、設定などの手間も省けるでしょう。
手厚いフォローでしっかりサポート！システムに疎くても安心
ここで紹介した機能を自分のサロンでも取り入れたいけれど、システムに疎いから使いこなせないと諦めてしまう方もいるでしょう。しかし、リザービアではフォロー体制が充実しているため、安心して導入できます。
たとえば、導入前のレクチャーはもちろん、導入後のサポート体制も万全なため、使い方に不安がある方でも安心です。導入を迷っている方も自サロンがシステムを使いこなせるかも含めて、まずは相談してみてもよいでしょう。
低コストの予約システムとして運用できるGoogleの予約スケジュールを活用しよう
Googleカレンダーはコストがかからず、ほかの機能と連携して使えるメリットがある一方で、Googleアカウントが必要となったり、高度な設定もできなかったりするデメリットもあります。
より高度な設定ができるものがいいという方やカスタムの自由度がほしいという場合は予約システムの導入がおすすめです。
美容系サロンに選ばれてきた実績があるリザービアならば操作もカンタンで、フォロー体制も充実しているので、システムの活用が苦手な方でも安心して利用できるでしょう。
現在の予約システムに悩んでいる、高度なシステムを利用したい方はぜひリザービアの導入を検討してみてください。
