美容サロンや治療院など、さまざまな業種でオンラインの予約が当たり前になりつつあります。このような状況を受けて、多くの美容サロンや治療院では予約システムの導入が進んでいます。
しかし、予約システムの導入を検討している人のなかには、実際にどのようなことができるのか、そして何を基準に選べば良いかわからないという人もいるでしょう。
そこで本記事では、予約システムの代表的な機能や導入のメリット、選び方のポイントやおすすめの予約システムを紹介します。
目次
予約システムとは？
予約システムとは、インターネットで予約を受け付け、台帳上で管理してくれるシステムのこと。「予約管理システム」ともいいます。
お客様が自分の端末から予約ページにアクセスすると、予約の空き枠が表示され、希望日時に予約を入れられ、店側も容易に予約状況をチェックできる仕組みです。
従来は、電話や店頭での予約が一般的でした。しかし、予約システムが登場してからは、美容サロン・飲食店などの店舗利用や、イベント・セミナーへの参加、施設のレンタルなどでオンラインでの予約対応が一般的になってきています。
予約システムの代表的な機能
予約システムではどんな機能が使えるのか、一般的な例を挙げます。システムによって、ほかにもさまざまな機能がついているものもあれば、場合によっては下記で紹介する機能が備わっていないこともあるため、導入前によくチェックしましょう。
1.予約の受付管理
まずは基本機能である予約の受付管理です。予約をシステム内で24時間365日自動で受け付けられ、カレンダー上で情報が自動更新されます。予約をしたあとのキャンセルや変更も可能です。
予約枠やオプションの設定などができるものもあるので、自店の状況に応じて活用してみてください。
2.顧客の情報管理・分析
顧客情報を管理する機能もあります。予約を受け付ける際に入力してもらった顧客の氏名・住所・年齢・性別などのデータをシステム内に保存し、管理することが可能です。
どんな人物がどれくらいの頻度でどんなメニューを利用しているかなど、顧客の属性や動向がわかります。また、システムによっては、予約の流入経路（ポータルサイトやSNSなど）や利用頻度の高いクーポンを集計できるものもあります。
蓄積されたデータを分析して接客や施術などに反映させたり、リピートにつなげるためにアプローチしたりと、マーケティングに活かせるでしょう。
3.メッセージ送信
顧客に対して、予約の受付完了メール・リマインド通知・サンキューメール・アフターフォローなどのメッセージを送れる機能も一般的です。システムによってメッセージの送信手段にもバラエティがあり、メールのほかSMSやLINEなどでメッセージを送れるシステムもあります。
また、メッセージだけではなくクーポンを配布できるシステムもあり、リピーター施策に役立てられるでしょう。ほかにも、メッセージでキャンペーン情報を発信できるシステムもあるため、お客様の再来店のきっかけにつながる可能性があります。
さらに、来店日からの日数に応じて自動で送信できるシステムもあるため、来店サイクルなどを考慮しながら適切なタイミングで送ることで、リピート率向上につなげることも可能です。
4.外部サービスとの連携
SNSやクーポンサイト、決済システムなどの外部サービスと連携できるものもあります。
例えばPOSシステムと連携した場合、会計業務の効率化が図れます。予約システムとの連携により、会計時に金額などを打つ必要がなくなるため、打ち間違いなどの人為的なミスが減らせます。
さらに、売上が自動的に集計できるシステムの場合は、集計ミスの防止にもなるでしょう。
ほかにも、LINEと連携して予約やメッセージの送信などができるシステムもあります。
予約システムだけでも十分な機能が備わっているものも多いですが、外部サービスとの連携によって集客の強化や会計・売上管理などの業務効率化を狙えるので、ぜひ活用してください。
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予約システムを導入するメリット
予約システムの導入は、予約管理を円滑に進めるだけではありません。ほかにも、下記のようなメリットが挙げられます。
- 24時間予約を受け付けられる
- 業務を効率化できる
- スタッフの負担や人件費の軽減に役立つ
- 顧客管理にも利用できる
それぞれのメリットについて、順番に紹介します。
1. 24時間予約を受け付けられる
予約システムの導入によって、サロンの営業時間や定休日などに関係なく、24時間いつでも予約を受け付けられるようになります。そのため、閉店後や定休日などでも予約の取りこぼし・機会損失を防げて、予約の増加に期待できるでしょう。
2. 業務を効率化できる
予約システムを導入することで、これまで手作業で行っていた予約管理を自動化できることで、人為的なミスの減少に役立つでしょう。
特に、紙やExcelによる予約管理を行っていた場合や、複数のポータルサイトやSNSからの予約を別々に管理していた場合、転記や入力ミスの可能性が常にあります。しかし予約システムを導入すれば、そのリスクを減らすことができます。
さらに、これまで予約業務に割いていた分の空き時間を、集客のための施策やサービスの向上に向けた取り組みなどを行う時間に充てることも可能です。
3. スタッフの負担や人件費の軽減に役立つ
予約システムの導入により、電話対応や予約管理といった業務負担の大幅な削減が見込めます。
予約システムを経由しての予約は、お客様自身が空き時間を確認して予約できるため、予約が重複した際の調整の手間が不要です。
また、予約システムの導入によって、電話対応のための施術中断も減らせます。このことから、業務負担の減少だけではなく、お客様の満足度アップにもつながることが期待できるでしょう。
予約の受付や管理のために割いていた時間や手間の削減は、そのためにかかっていた人件費の削減にも効果を期待できます。
4. 顧客管理にも利用できる
予約管理システムには、予約したお客様の氏名や連絡先・予約履歴といった顧客情報をデータベースのように蓄積していく機能があるため、顧客管理にも利用できます。
顧客情報はカルテの役目を兼ねているものも多く、前回の施術内容や要望などを簡単に確認できます。そのため、お客様一人ひとりに合わせた施術内容の提案など、よりきめ細やかなサービスの提供が可能になるでしょう。
また、来店周期や利用サービスの傾向を分析することで、最適なタイミングでのキャンペーン案内やクーポン配布が可能となり、再来店につながりやすい施策にも活用できます。
予約システムを選ぶときのポイントとは？
予約システムはさまざまなものが展開されているため、どれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、店に合う予約システムを選ぶにはどんなポイントに着目すれば良いのか、選び方を紹介します。
操作しやすいか
店舗側・お客様側双方にとっての使いやすさが重要です。スタッフが操作に慣れるのに時間がかかると、コストも余計にかかってしまいます。また、お客様が操作しにくいと離脱される恐れも。そのため、双方が直感的に使えるような設計のものがよいでしょう。
無料プランはあるか
予約システムには無料で利用できるものと有料のものがあります。一般的には、有料のもののほうが管理できる件数が多かったり、利用できる機能が多かったりする傾向が高いです。
とはいえ、いきなり契約をするのも不安なもの。とくに予約システムの利用が初めての方の場合、使い方がわからないかもしれないなど、さまざまな懸念が予想されます。
有料の予約システムのなかには、無料プランが選べるタイプや、無料のトライアル期間が設定されているものもあります。こういった無料プランや無料期間があるものを利用してみて、本格的に導入したいと思ったら契約をするというのもおすすめです。
サポート体制は充実しているか
予約管理システムを導入した当初は、システムの連携や操作のやり方などで分かりにくいことも出てくるでしょう。
そのため、導入後のサポートやトラブル時のサポート体制がしっかりしているシステムを選ぶようにしましょう。
「リザービア」では、営業時間内の電話・メール・オンラインミーティング・24時間のチャット対応の他、リザービア導入店のみが受講可能な「サロン経営を加速させるセミナー」の開催など、導入後もきめ細やかなサポートを行っています。
セキュリティ対策は万全か
予約管理システムには、顧客の個人データや店舗の売上に関する情報なども管理されているため、セキュリティ面の対策がきちんと取られているかも確認するようにしましょう。
「Pマーク」や国際規格の「ISMS」を取得しているかどうかも、情報漏洩や不正アクセス対策において重要なポイントです。
自店に合った機能があるか
予約システムは複数の機能が搭載されていることが多いですが、必要な機能がすべて搭載されているとは限りません。導入してから「使いたい機能がなかった」「使わない機能が多すぎる」と後悔しないよう、店舗で利用したい機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
また、システムには「汎用型」と「業種特化型」の2つのタイプがあります。汎用型は、幅広い業界・業種の店舗に対応しており、どんな業種でも使いやすいような機能を幅広く搭載していることが多いです。
一方、業種特化型は、その業種ならではの設定や使い方ができる傾向があります。汎用型と比較すると機能構成が「狭く深い」傾向にあり、かゆいところに手が届くような細かいサポートが得意です。
【汎用型】おすすめ予約システム
さまざまな業種に対応している汎用型の予約システムのなかから、おすすめの予約システムを2つ紹介します。
Square（スクエア）予約
出所：Square（スクエア）予約公式Webサイト
Square予約はシンプルな予約機能と、決済機能や顧客管理機能、在庫管理やネット販売といった物販管理などさまざまな機能が搭載されており、店舗業務を幅広くサポートしてくれる予約システムです。
無料で利用できるフリープランの他、有料のプランが2つ用意されています。無料でも基本的な予約機能と決済機能を利用できるため、予約システムを利用するのが初めての方や、実際に試してから有料プランに移行したい人におすすめです。
ただし、決済機能は手数料が必要で、フリープランでも決済手数料はかかるため注意しましょう。
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Square予約
STORES（ストアーズ）予約
出所：STORES（ストアーズ）予約公式Webサイト
STORES予約は累計導入社数15万以上を誇る予約システムで、対応業種は180を越えるとうたわれています。業種別にテンプレートが用意されているため、システムの操作に自信がないという人も、かんたんに予約ページを作成することが可能です。
決済機能では事前決済の他に、月謝・会費の課金機能、サブスクなどの月額課金、オンライン回数券の発行など、さまざまな決済に対応しています。
無料のフリープランをはじめ、4つの有料プランが用意されていますので、利用したい機能や月間予約件数によって最適なプランを選択してみてください。
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STORES予約
【業種特化型】おすすめ予約システム
さまざまな業種に対応している汎用性の高い予約システムがある一方で、特定の業種に特化した予約システムもあります。
ここでは、サロンなどの美容関連の業種や整体院などの治療院の予約管理に特化した予約システムを紹介します。
Kalonade（カロネード）
出所：Kalonade（カロネード）公式Webサイト
Kalonadeは、美容サロンや自由診療を行う治療院向けの予約システムです。予約管理はもちろん、POSシステムとの連携や電子カルテの管理など、サロンや治療院の運営に必要な機能がまとまっています。
予約完了後、来店前のお客様にデジタル問診票やアンケートを自動的に送る機能も搭載。来店前の回答を促すことで受付時間の短縮にも役立ちます。
さらに、システム内のデータはSSL暗号化通信で安全に管理されている上、スタッフの役職ごとにシステム内の閲覧や編集の権限を設定できるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
引用元
Kalonade（カロネード）
Salon Connect（サロンコネクト）
出所：Salon Connect（サロンコネクト）公式Webサイト
Salon Connectは、美容サロンの予約管理を一元化する便利なシステムです。ミニモやホットペッパービューティーなどの主要な美容系ポータルサイトと連携しており、各サイトでの予約状況やスタッフのシフトを一括で管理できます。
予約キャンセルがあった場合も、連携しているポータルサイトに自動的に反映されます。
オプション機能も充実しており、ネット予約機能を追加すれば、サロンのホームページやInstagramなどからの予約受付も可能です。さらにPOSレジ機能を追加することで、スタッフごとやメニューごとなどの集計データを細かく分析することができます。
また、複数店舗で導入する場合は、無料オプションとして、顧客情報を店舗間で共有する機能などの追加も可能となっています。
saloriza（サロリザ）
出所：saloriza（サロリザ）公式Webサイト
salorizaはLINEと連携した予約・顧客管理システムです。
予約のリマインドメッセージを自動で送信したり、お客様の誕生日に合わせてバースデーメッセージを予約配信したりできます。
顧客カルテ機能も備えており、施術ごとのメモや写真も残せます。管理画面はスマートフォンにも対応しているため、スタッフは施術直後にその場で記録を簡単に残すことも可能です。
導入時のサポート体制も整っており、管理画面の初期設定やLINE公式アカウントの作成など、システムの導入に必要な作業はすべておまかせできます。すでにLINE公式アカウントを持っている場合は、そのアカウントと連携することも可能です。
引用元
saloriza（サロリザ）
RE:RE（リリ）
出所：RE:RE（リリ）公式Webサイト
RE:REは、LINE公式アカウントでの予約受付に特化した予約システムです。
顧客管理機能も充実しており、来店ごとにカルテページが自動で作成されます。1回の来店につき最大7枚の写真を保存できるため、ヘアスタイルの変化や施術のビフォーアフターなども詳しく記録できます。
オンライン決済機能も搭載しているため、予約時の事前決済が可能です。これにより、予約当日キャンセル防止にも役立つでしょう。
さらにオプションとして、ホットペッパービューティーやGoogleカレンダーとの連携も可能となっています。
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美容サロン・治療院の予約システムなら「リザービア」がおすすめ
リザービアは美容サロンや治療院での使用に特化した予約システムです。サロンや治療院の運営に必要なさまざまな機能を搭載しており、予約管理だけではなく集客や顧客情報の管理にも役立ちます。
ここでは、リザービアに搭載されている機能のなかから、サロンなどの運営や業務効率化に役立つ機能を紹介します。
予約の一元管理
「予約の一元管理」機能を活用し、予約管理にかかる業務負荷を減らすことができます。
予約窓口をひとつに限定せず、ポータルサイトやSNSなど、複数設置しているサロンが一般的です。しかし、それぞれの予約窓口ごとに確認していては、手間がかかる上に、予約時間が被るダブルブッキングが起こる可能性もあります。
しかし「予約の一元管理」機能があれば、複数の経路からの予約も一カ所に集めての管理が可能です。たとえばLINEから予約が入った枠は、他のポータルサイトでも予約済みの枠として表示されるため、同じ時間にさらに予約が入ることはありません。
LINE連携予約
「LINE連携予約」を活用することで、お客様に新たなアプリ等をダウンロードしてもらう手間なく、LINE内で予約を完結できるため、予約に対する心理的ハードルを下げられるでしょう。
また、予約完了の連絡や予約のリマインドメッセージなどもLINEのトークとして送ることができるため、直前でのキャンセル防止にも役立ちます。
さらに、クーポンやスタンプカードもLINEのアプリ内で発行できるため、リピーター獲得に活用することも可能です。
スタッフ設定
「スタッフ設定」機能を活用することで、スタッフごとに異なるメニューの設定をしたり、スタッフの個人名義のSNSなどからの導線を作ることも可能になります。
また、スタッフ紹介ページに指名予約につながる予約導線も作れるため、指名売上を増やす効果も期待できます。
予約ページへの表示の有無についてもスタッフごとに設定できるため、リピーターのみ対応しているスタッフは予約ページに表示しない、などの細かな設定が可能です。
設備管理
「設備管理」は、施術に使用する設備を使うタイミングが被らないよう予約を受け付けられる機能です。個室や施術に使用する美容機器など同じタイミングで使用することがないよう、提供するメニューと紐づけることができます。
たとえば1時間の施術のうち15分だけ設備を使う場合は、1時間すべて設備の利用枠を埋めるのではなく、15分だけ埋めるといった細かな設定も可能です。
また、施術に使用する設備に限らずキッズスペースや駐車場なども登録できます。
自店に合った予約システムを利用しよう
予約システムの導入はサロンの業務効率を上げスタッフの負担を減らすだけではなく、お客様にとっても時間を気にせず予約できるなどのメリットをもたらします。
ただし、予約システムによって搭載している機能や連携できる外部システムが異なります。また、業種によって必要とする機能も異なるため、導入前にしっかりと検討し、自店に合ったシステムを選ぶことが重要です。
そのなかで、美容関連のサロンや整体院・鍼灸院などの治療院向けには、予約管理システム「リザービア」がおすすめです。
サロンや治療院の予約管理だけではなく、集客に役立つ機能を搭載している上、POSシステムと連携することで予約から会計までを一元管理することも可能です。
ぜひ「リザービア」を活用して、円滑なサロン運営につなげましょう。
