エステサロンを予約する際には、電話や来店時だけでなく、クーポンサイトやSNS、サロンのサイトなどさまざまな予約方法があります。しかし、ここまで予約方法が多いと、管理をするのも大変になってしまうでしょう。
そこで今回は日々の予約管理の負担を減らし、集客の悩みも解決してくれる予約管理システムとその機能についてくわしくご紹介します。
目次
エステサロンの予約システムってどんなもの？
エステサロンにおける予約システムの導入を検討する場合、その基本的な機能を理解しておくことが大事です。
エステサロンの利用客のほとんどは、予約をしたうえで来店します。店舗側はその管理を徹底することで予約時間の被りなどを回避し、効率的にサービスを提供できます。ここでは、予約システムの機能や導入するメリットについて見ていきましょう。
予約管理システムのおもな機能をご紹介
上述したように、エステサロン向けの予約管理システムは機能の多様化が進んでいます。そのため、目的に合うものを選ぶことが大切です。
ここでは予約管理システムを5つのタイプにわけ、それぞれのおもな機能について解説していきます。
顧客管理・カルテ機能
顧客管理・カルテ機能が備わった予約管理システムでは、個々の顧客の情報を管理できます。たとえば、名前や住所などの基本情報のほか、来店履歴や施術内容も記録できるため、電子カルテのように使用することも可能です。
このタイプの予約管理システムはペーパーレスでかさばらず、場所をとらないというメリットがあります。また、顧客情報の検索もしやすく、操作をしながらの電話対応などがスムーズにおこなえるといった点も大きなメリットでしょう。
予約管理・予約サイト一元管理機能
エステサロンによっては、複数の予約サイト（ホットペッパービューティー(サロンボード)・ミニモ・楽天ビューティー）を利用していることもあるでしょう。そのようなお店では、予約時間の被りが発生するかもしれません。
一元管理機能が搭載された予約管理システムを導入すれば、そのような危険も解消できるでしょう。
また、このタイプの予約管理システムでは、顧客側から予約状況を確認できるメリットもあります。それに加え、スタッフの指名状況や出退勤状況の管理も可能なため、より効率的な運営が可能です。
POSレジ・会計連携機能
エステサロンの予約管理システムには、施術後のお会計をスムーズにおこなえる POSレジ・会計連携機能がついているものもあります。
この機能がついている場合、iPadやスマートフォンと連携することが可能となるため、通常のレジを用意する必要がありません。予約管理システムがレジの機能を補完してくれます。
リザービアのPOSレジ会計連携については下記リンクからご覧ください。
リザービアのA’staff Cloud Smart
売上・集客分析機能
エステサロン向けの予約管理システムには、売上・集客分析機能が備わったものもあります。
このタイプのシステムでは、文字どおり売上データの管理や毎日の集客状況の分析などがおこなえるため、顧客管理と連携させれば、売上レポートや会計処理の自動化による業務の効率化も可能です。
また、スタッフの指名状況や日々の売上データを分析することによって、経営戦略の再考やサービス内容の改善などが可能になる点も、このタイプのシステムのメリットでしょう。
メール・メッセージ配信機能
顧客に対して、アプリやメールに適宜リマインダーやメッセージを送ることは、リピーターを増やすために有効な方法です。
この機能がついていることで、予約が完了したことを知らせたり、来店してくれたことの感謝を伝えたりする顧客に向けた連絡が送りやすくなります。
リザービアのメール配信機能の詳細は下記記事で詳しく紹介していますので、合わせてご覧ください。
リマインドメールとは？ 美容院・サロンが活用するメリット｜リザービアのメッセージ自動配信機能とは
エステサロンに予約システムを導入するメリットとは？
エステサロン向けの予約管理システムは機能の多様化も進んでおり、導入することでお店側が得られるメリットは非常に多いです。24時間予約可能となるシステムであれば、営業時間外の予約受付も可能となり、機会損失も防げます。
つづいてはエステサロンにおいて、このような予約システムを導入するメリットを確認しておきましょう。
予約サイトやシステムで一元管理
エステサロンにおいてより多くの予約を獲得するためには、複数の予約サイト（ホットペッパーやミニモなど）の利用や電話での直接予約に対応することなどが必須となります。しかし、このような方法をとるとダブルブッキングのリスクも高まることから、その対策も講じなければなりません。
予約管理システムでは、複数の予約サイトなどから入る予約状況を1カ所に集約できます。そのため、ダブルブッキングのリスクを回避できるうえに、顧客との予約スケジュールの共有も可能となるでしょう。
予約状況やスタッフの空き状況が一目瞭然
エステサロン向けの予約管理システムには、予約台帳との自動連係が可能なものも数多くあります。このようなタイプのシステムでは、顧客の予約状況だけでなく店舗の混雑状況、スタッフの指名状況などの可視化が可能。
たとえば、顧客がお店の予約状況を見て予約時間を決めるといったことも可能です。
また、このタイプの予約システムの場合、24時間いつでも予約ができるため、顧客側がお店の営業時間を気にせず予約を入れられるという点もメリットでしょう。
電話予約受付時のスムーズな対応やwebのみの予約でサービスの質が向上
エステサロンにおいて予約管理システムを導入すると、画面上で顧客情報を素早く検索できます。たとえば、電話で予約を受けた際に、会話をしながら顧客情報を検索するといったことも可能です。迅速かつ適格な顧客対応に活かせるでしょう。
また、webサイトでの受付のみの予約システムを取り入れていた場合、電話対応に人員を割く必要ありません。電話がかかってくるたびに施術の手を止める必要もなく、サービスの質を向上させられるという点もメリットとなるでしょう。
顧客情報の分析に役立つ
エステサロンにとって顧客管理や顧客情報の分析は、サービス内容や販促活動を見直す際の有力な手がかりになります。
予約管理システムでは、予約をした際に顧客台帳にも記録が残り、顧客管理情報が整理された状態で自動的に蓄積されるので、分析をする際に改めて入力する必要がありません。
入力や分析の手間暇をかけずに、これまでよりも効果的な集客やマーケティングの方法を考えることが可能です。
オンライン決済ができる
予約管理システムの中には、オンライン決済機能がついているシステムやアプリもあります。オンライン決済であれば会計ミスが起きにくく、会計のためにかかる人員や手間を減らすことが可能。
手入力でおこなう決済に比べると、会計ミスが起きにくくなり、その日の売り上げを集計する負担も軽減します。
予約管理システムを使って予約をした際に決済をする「事前決済機能」を使えば、無断キャンセルを防止できるのも魅力です。
エステサロンに予約システムを導入する注意点とは？
エステサロンに予約管理システムを導入すると、予約・顧客情報・売り上げなどを一括管理できるだけでなく、経営分析をおこなえます。
あらゆる情報をマーケティングや集客に活かせるのは予約管理システムのメリットですが、気をつけなければならない点も多いです。ここでは、予約管理システム導入の注意点をご紹介します。
導入費用・維持コストがかかる
予約管理システムを導入すると、初期費用や維持コストがかかります。初期費用は、予約システムに必要な特別な機器だけでなく、通信環境がない場合にはネット環境を整えるための費用が必要です。
予約システムの月額利用料金は無料のものもあり、かかっても月数千円から数万円程度でしょう。無料お試し期間があるものもありますが、使用期間や機能、予約数の制限がある場合があります。
導入後に機能を増やすこと可能ですが、十分なサービスがあるかどうかを検討することが大切です。
ネット予約に抵抗のあるお客様もいる
エステサロンの予約システムは、操作自体はむずかしいものではありませんが、スマホを所持していなければならないなど、インターネットにアクセスできる環境がないと予約できません。エステサロンの客層によっては、ネット予約に抵抗を感じるお客様が多い場合もあります。
ネット予約に抵抗があったり、スマホなどの通信機器を使いこなせなかったりするお客様がいる場合には、予約システム導入時に電話予約を残すなどの配慮をしないと、顧客が減少してしまう原因になりかねません。
慣れるまでに時間がかかる
エステサロンのスタッフ側も、予約管理システムの操作方法に慣れるまでには一定の時間がかかるものです。
予約管理システムを扱う専任者を置く場合は問題ありませんが、予約管理システムをお客様のコミュニケーションやスタッフの勤怠管理に使う場合には、新しいスタッフが入る度にシステムを教えなければなりません。
導入する予約管理システムを選ぶ際には、使い方が感覚的にわかりやすく、スタッフが使いやすい予約管理システムかどうかを確認することが大切です。
キャンセルのハードルが下がる
予約システムでネット予約をする場合には、ネット上での操作になるためお互いの顔が見えない状態になります。そのため、日程変更やキャンセルをする際のハードルが低くなるので気軽に予約が可能です。
その反面、予約を入れたことを忘れてしまったり、直前にキャンセルしやすかったりするので、キャンセル率が高まる可能性もあります。予約時に前払いするシステムやリマインドメールなどを活用して、キャンセル防止対策を取ることも必要です。
予約システム・顧客管理アプリを選ぶポイント
エステサロンに予約システムや顧客管理アプリを導入しようと思っても、いろいろなシステムがあるため、どれを選べばよいかわからなくなる方は少なくありません。
ここでは、予約管理システムを選ぶ際に、チェックしたいポイントをご紹介します。
無料か月額制か
エステサロン向けの予約システムには、クラウドサービスやアプリなどのタイプがあります。これらを導入する場合、初期費用の金額や月額制かどうか、さらには無料アプリで課金が必要かどうかといった点で比較するのがよいでしょう。
また、その際には予算と最低限必要な機能を明確にしておくことも必須となります。
無料アプリ・システムのメリットと注意点
無料で使えるアプリやシステムは、小さな規模で気軽に使えるのが魅力です。無料なら、いつでも好きなときに利用をやめられるので、予約管理システム自体がどのようなものなのかを試してみて、実際にほしい機能を精査していくのにも向いています。
ただし、予約管理システムの無料プランは、無料期間が決まっていたり、機能が制限されていたりすることも多いです。規模が大きなサロンなどでは、システム入れ替えの際に教育コストがかさんでしまうこともあるので注意しましょう。
既存のサービスと連携できるか
これまで使っていた既存の集客サイトやメッセージアプリがある場合には、そのサービスと連携可能な予約管理システムを選ぶことも大切です。LINE公式アプリ、POSシステム、ミニモなどのお客様が慣れているサービスと連携することで、離脱することを防げます。
予約システムと既存サービスの連携の際には、オプションの追加機能として設定する必要がある場合もありますので、導入前によく比較して選ぶことが大切です。
操作がしやすいか
ネット予約では、システムの操作性が悪いと予約をあきらめて離脱してしまうお客様がでてきます。既存サービスとの連携だけでなく、お客様にとって使いやすいシステムを選びましょう。
エステサロンのスタッフにとっても、操作性は業務効率と密接に関連します。予約システムを使うのがはじめてのスタッフでも、使えるものを選ぶことが大切です。
設備の制御ができるかどうか
多くのエステサロンでは、設備管理をサロン内でおこなっています。このようなお店の場合、エステマシンなどの設備の予約制御ができるかどうかという点も、システム選びでは重要なポイントになります。
予約タイプに合ったシステムを選ぼう
予約管理システムは、予約の仕方によって、「時間タイプ」「時間割タイプ」「日付タイプ」「イベント・セミナータイプ」の4つのタイプがあります。エステサロンの場合には、タイムライン上で空きを埋めていく時間タイプと、枠が設定されていて枠ごとに予約をする時間割タイプが向いているでしょう。
お客様が予約しやすいのは、タイムライン上で空きを埋めていくタイプです。自分のスケジュールと、空き状況を確認しながら予約できます。
メニューと連動させたオプションの設定機能の有無
エステサロンで提供する施術は、メニューによって必要なスタッフやかかる時間や機器が異なります。そのため、メニューを選ぶことで必要な時間と空間、機器の空きを確認して、予約台帳に一元化できるオプション設定がある予約システムを選ぶと、ダブルブッキングが防げて安心です。
予約管理システムによっては、スタッフのシフトや休憩時間とマッチングすることも可能なので、指名にも対応できます。
サポート体制は充実しているか
はじめて予約管理システムを利用する場合に、わからないことを聞けずにうまく使えなくて、結局今まで通りの予約システムに戻ってしまうこともあります。エステサロンでスタッフが施術する合間でも気軽に確認できる、サポート体制があるかどうかを確認することが大切です。
導入後のサポート体制が多彩で手厚く、サロンに合ったコミュニケーションが取れる予約管理システムアプリを選ぶようにするのがおすすめ。「リザービア」なら、営業時間内の電話だけでなく、メール・チャット・オンラインミーティングなどの対応が可能です。
主要なデバイスに対応しているか｜パソコン・スマホ・タブレット
予約管理システムによっては、スマホやタブレットで使えてもパソコンで使えないものやパソコンがないと利用できないものなど、必要なデバイスが異なる場合があるので注意しましょう。
多くの予約システムでは、インターネットにさえ繋がればお客様側からはどのデバイスからも予約可能ですが、アプリの場合にはパソコンでは予約できない場合もあります。お客様側からどのデバイスでも予約できるシステムを選ぶことが重要で、機会損失を防げるでしょう。
システム以外の予約も一元管理できるか
予約管理システムや連携サービス以外からの予約がある場合には、予約の一元管理を徹底しないとダブルブッキングが生じます。お客様の中には、来店した際に次の予約をする方や電話で予約する方、またSNSから予約する方などもいるでしょう。
このような、予約管理システム以外からの予約もまとめて一元管理ができるかどうかは、予約管理システムをエステサロンでスムーズに運用していくうえで重要なポイントです。
マーケティングに活かせる機能はあるか
エステサロンの経営や集客を効率的におこなうためには、顧客情報の管理や分析を使ったマーケティングが欠かせません。
予約管理システムを導入すると、個々のお客様の予約方法や来店間隔、希望する施術、対応スタッフがわかるだけでなく、サロンが混みあう時期や時間帯による希望施術の変化などもわかります。
また、キャンペーンやクーポンなどの効果も数字で分析してレポートを作成できるので、より集客に効果的です。
キャンセル防止に活かせる機能はあるか
予約システムを使ってネット上でエステサロンの予約をする際には、クリックしたり、タップしたりするだけで手軽に予約できます。ただ、その手軽さゆえに、自分で電話をかけたり、来店した際に予約したりした場合と比べると、記憶に残りにくいのが難点です。
来店数日前と当日のリマインドメール送信をすることで来店忘れを防ぎ、予約完了時に事前決済できるシステムを導入することで無断キャンセルを防止できます。
お店に合ったデザインに調整できるか
エステサロンなど美容関係の予約システムのサイトやアプリは、お店のコンセプトに合わせたデザインであることも大切です。とくにネットでの集客で来店するお客様を増やそうと考えている場合には、サロンのイメージに合わせたデザインが印象を左右します。
予約サイトやアプリのデザインで「一度行ってみようかな」と思ってもらい、実際に来店したとき予約サイトやアプリのデザインと実際の店舗の雰囲気が繋がると、覚えてもらいやすくなるでしょう。
連携できる外部サービス・SNSにはどんなものがある？
LINEやInstagramといったSNSを利用している方は、エステサロンの予約をインターネット上でおこなおうと考える方が多いです。
ここでは、予約管理システムと連携できる外部サービスやSNSをいくつかご紹介します。
Googleサービスとの連携
ユーザーの多いGoogle検索やGoogleマップなどと連動したビジネスプロフィールを活用すると、Googleの画面から直接予約を入れることが可能です。
ビジネスプロフィールに、記事投稿などが可能な予約管理システムなら、情報の発信もカンタンにできます。
リザービアのGoogleとの連携については下記リンクからご覧ください。
リザービアのGoogleで予約
LINEと連携でメッセージ一斉配信
チャットアプリでもっとも多くの人に使われているLINE。このLINEと連携することで、クーポンや予約した顧客に対するメッセージを配信することが可能です。また、LINEを使うことで、エステサロンの予約をより気軽におこなえるようになります。
リザービアのLINEとの連携については下記リンクからご覧ください。
リザービアのLINE連携予約オプション
Instagramで指名予約
エステサロン向け予約システムには、Instagramとの連携ができるものもあります。Instagramとの連携により、サロンの施術メニューの紹介が可能。
ちなみにリザービアの場合では、スタッフページの作成などもカンタンにおこなえるため、サロンの情報を広く発信するために導入されるケースも少なくありません。
また、このタイプの予約システムを導入するとInstagram上での予約も可能となり、集客だけでなくスタッフの指名率の向上においても多くのメリットが得られます。
複数の集客サイトの予約情報を集約
ホットペッパービューティーなどの集客サイトに掲載し、そのシステムを利用している場合、新たな予約システムの導入において予約台帳も複数になってしまうことを懸念される方
も多いでしょう。
エステサロン向けの予約システムには、複数の予約サイトの情報を集約できるものもあります。複数のサイトの予約状況を一画面で確認することや、一元管理によるダブルブッキングの防止も可能です。
そのため、このような予約システムはシステムの乗り換えや改善を検討されている方にもおすすめです。
エステサロンに予約システムを導入して顧客管理を効率化しよう
エステサロン向け予約システムは機能の多様化が進んでおり、予約情報の管理以外の業務でも活用できます。一方で予約システムには各々に機能上の特徴の違いもあることから、目的に合うものを選ぶことも大切です。
予約情報や顧客情報の管理、ほかのサービスとの連携などが可能な予約システムを導入して、さらなる業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
