エステサロンの予約表作りに！テンプレート3選【すべて無料】

予約表とは、エステサロンを運営する上で必要不可欠なツールです。予約表の種類には、Excelで作成されたテンプレートや、サロン用のノートタイプ（紙）などがあり、使い勝手や管理のしやすさによって、どちらかを長期的に使っている店舗が多いです。
しかし、手書きやパソコンを使っての管理方法だと、施術を止めて電話応対しなければならなかったり、ヒアリング漏れなどが起こったりと、どうしても管理や使い方に問題が生じてしまうこともしばしばあります。

この記事では、予約表の作成方法やテンプレートを使うメリット・デメリットと合わせて、最近メジャーとなりつつある「予約システム」について解説します。

予約表の作成は面倒

店舗で使用することの多い予約表。しかし、自分で0から作成するのは面倒な点が多く、手軽に作れる方法はないかなと考えていませんか？
では、自作での予約表はどのような点が面倒に感じてしまうのか、

• Excelを使える人でなければ作成できない
• Excelの関数やテーブルを使用するため時間が掛かる
• 印刷の際、範囲の指定やセルの大きさを調整しなければならない

の3つの懸念点について解説します。

Excelを使える人でなければ作成できない

まず、予約表と呼ばれるデータを作成するためには、パソコンを使える人でなければなりません。職場によっては、パソコンを扱える人が決まっていたり、重要なデータを作成する人があらかじめ決まっていたりと、環境によって簡単に作成できない場合があります。

また、そこまでパソコンに詳しくない方の場合だと、マイクロソフトが提供するOfficeソフト「Excel」を使いこなすことができないため、そういった観点からも作成することが困難といえます。

Excelの関数やテーブルを使用するため時間が掛かる

Excelを使用できるとしても、予約表データを作成するにあたり、関数やテーブルなど、Excelの操作方法を駆使して行うことにより、1つのデータを作るだけでも数時間かかってしまいます。
そうなると、勤務中に作成することはできないため、残業をして作成するか、または自宅のパソコンを使って作業しなければなりません。

職場で使う大切な予約表ではあるものの、そこまですることを考えると、どうしても億劫に感じてしまうのも無理はないといえるでしょう。

印刷の際、範囲の指定やセルの大きさを調整しなければならない

仮にExcelで予約表データを作成できたとしても、パソコンから印刷する場合、データの範囲指定やセルの大きさを毎回調整しなくてはなりません。

ここまで複雑な事情が絡んでしまうと、パソコンを使い慣れていない方は印刷がうまくできないといった不都合が発生してしまうため、作成者やパソコンを使える人の負担を増やしてしかねないといった懸念点もあります。

エステの予約に便利な予約表テンプレート3選

予約表を手作りするにはそれなりの労力と時間、手間を掛けなければならないことがわかりました。
しかし、インターネット上で予約表について検索すると、実はテンプレートと呼ばれる、すでに予約表のデータが作られたものを無料でダウンロードできることをご存じですか？

ここでは無料で使うことができる、エステ予約に便利な予約表テンプレートを、使いやすさから順に3つ紹介します。

株式会社EL-WORKS「エルデザイン」

株式会社EL-WORKSが提供する予約表テンプレート「エルデザイン」は、店舗ごとのオープン時間別でテンプレートがあることから、その使いやすさには定評があります。

集計機能はもちろんのこと、年間計画表など、エステ店を営業していくなかで必要不可欠な書類等もテンプレ化されているため、予約表のみならず必要なテンプレートが複数ある方にはおすすめのサイトといえます。
エルデザイン ダウンロードページ

株式会社エクシア

株式会社エクシアが提供するサロン・美容室向けの予約表テンプレートです。
予約時間に

• お客様名
• 担当
• 希望メニュー

などを書き込むことができるため、担当者とは別の従業員でも、すみやかに予約時間の管理や工程を確認できます。
株式会社エクシア ダウンロードページ

feedsoft

Excelを使って作成された予約表テンプレートを掲載しています。
上の表には日曜から土曜までの1週間が書けるタイプとなり、下の表は1時間単位で1週間分記入できるデータになっています。
Excelが使える方であれば、簡単にカスタマイズできるため、エステ店の雰囲気や使い勝手に合わせて随時加工することも可能です。
使用する際は、データが圧縮されているため、ダウンロード後に展開する必要があります。
feedsoft ダウンロードページ

予約表テンプレートを使用するメリット・デメリット

予約表テンプレートを使えば、自分で作成する手間が省けますし、Excelを使える方であれば、店舗にあった使い勝手のテンプレートにカスタマイズすることもできます。
しかし、パソコンを使って管理・作成・保管する予約評点プレートには、メリットもデメリットも混在しています。

ここでは、紙の予約表におけるメリット・デメリットについて解説します。

メリット

フォーマットができているからすぐに使え、カスタマイズもできる

0から作るよりも時間を掛けずに作成できるからこそ、今すぐ必要といった場合でも、印刷範囲や部数を指定してプリントアウトすることで簡単に使い回すことができます。
また、おすすめテンプレートの部分でも触れたように、予約表としてのフォーマットがすでに作成されていることにより、項目名や細かい部分を店舗用に変更したり、好きなデザインにカスタマイズしたりできる点もメリットといえます。

コストがかからない

テンプレート化された予約表は、そのほとんどが無料ダウンロードできるもの。
そのため、費用を掛けることなく、さまざまなテンプレートのなかから店舗に合う予約表を無料で探すこともできます。

パソコン初心者でもできる簡単な操作方法

ダウンロードできる予約表テンプレートは、パソコン初心者の方でも使うことができる、簡単なデザインで作られていることが主です。
パソコンの使い方にあまり詳しくない方でも、印刷方法さえ把握しておけば、必要なシーンごとに操作できるので、人を選ぶことなく、誰でも簡単に使えるといえます。

デメリット

パソコンなどの周辺機器が使えないと作成できない

予約表テンプレートは、Googleスプレッドシートと呼ばれる専用ツールや、マイクロソフトOfficeを使わなければカスタマイズできません。
テンプレート内容の些細な変更を行いたくても、パソコンに詳しい人以外は操作できない点はデメリットとなります。

Web予約には未対応

Web予約は顧客が予約の際に入力してくれるため、店舗での入力の必要はありませんが、店舗での電話受付の際には、テンプレート上の項目を漏れなくヒアリングしながら書き込む必要があります。

そのため手間も掛かりますし、営業時間以内でしか受け付けることができないため、電話の混雑を引き起こしてしまう可能性があります。
Web予約に対応していれば24時間予約は受け付けているため、お客様が予約したいときに予約をする事ができる点が多きな差となります。

リピーターの顧客情報との連動ができない

エステを運営していくなかで、最も重要なのがリピーターを増やし、来店を維持させること。そのためには、好みのメニューや来店する曜日、時間帯について把握しておく必要があります。
しかし、紙の予約表を使っている場合、リピーターの細かな情報を毎回更新させていく必要があるため、その都度手間が掛かりリピーターが多ければ多いほど、その手間も掛かる時間も比例して多くなってしまいます。

このように、メリットとデメリットを天秤に掛けて考慮すると、予約表テンプレートには、手間や時間が掛かり、さらには操作する人を選ぶといった部分が浮き彫りになり、デメリットの方が強く作用するといえるでしょう。

効率的に確実な管理をしたいなら予約システムがおすすめ

効率よく予約管理と確実な顧客管理を行いたいのであれば「予約管理システム」がおすすめです。簡単な使い方を覚えるだけで顧客データを管理でき、さらには多くの便利機能があるシステムばかり。

そのためエクセルの予約テンプレートよりもメリットは多いといえます。

ここでは、

• 予約システムとはなにか
• 予約システムの導入によって解消できる悩み
• 予約システムの選び方のポイント

について解説します。

予約システムとは

予約システムを有効に活用するとWEBやアプリから24時間予約受付が可能となり、予約枠を一元管理できるため、ダブルブッキングなどのトラブルを防止することもできます。
リアルタイムの状況を確認できるため、状況に合わせた柔軟な対応が可能です。

予約内容は自動で予約台帳に反映されるため、即座に顧客の予約内容をチェックできます。
決済やカルテの管理、クーポンサイトとの予約枠相互連動など予約システムで一元化できるものもあるため、エステサロンのあらゆる業務を予約システムで一括管理できるようになります。

予約システムで解消できる悩み

予約システムの導入によって解消する悩みとして、まず、24時間受付に対応できることから、スタッフの手を止めて対応する必要がないことが挙げられます。また、従来では営業時間内での予約対応しかできなかったのも、予約システムを導入することにより、24時間いつでも予約を受け付けられるようになります。

予約情報も自動で反映してくれるので、スタッフの負担を増やすことなく集客アップにつなげやすくなります。
ほかにも、顧客自身で空席確認ができるようにもなりますから、店舗の回転数を効率よくあげることも可能です。

さらに、スタッフが手動で作成・送信していたダイレクトメールや予約のリマインドメールなども、予約システムを導入することで自動で行ってくれるのが一般的です。これにより、スタッフの労力を減らしたうえで集客につなげやすくなります。

予約システムの選び方のポイント

予約システムの導入を検討する場合は、

• コスト
• サポート
• 利便性や操作性
• 安全性

上記の4つのポイントを考慮する必要があります。

予約システムのコスト

予約システムの導入に際して、最低限掛かるコストを知る必要があります。
高額な予約システムを導入しても、エステサロン専用の項目が少なかったり、安全性に不満があったりすると、経費が無駄になってしまいます。

予約システムのサポート

予約システムのサポートについてもチェックする必要があります。
電話受付やリアルタイムチャット機能のある運営会社であれば、万が一のトラブルにも、安心して質問できますので、必ずチェックしましょう。
もしパソコンの操作などに不慣れなスタッフが多い場合、電話やオンラインミーティングなどによるサポートがあった方が安心して導入する事ができます。

予約システムの利便性や操作方法

機能が豊富でも多くのスタッフが使うことを考えると、使い方が覚えにくかったり、利便性がよくなかったりすると、導入しても使いこなせないまま経費だけが無駄になってしまいます。
できる限り、スタッフ全員が使いこなせるよう、簡単な機能・どんなスマホでも使える利便性に長けた予約システムを選ぶとよいでしょう。

予約システムの安全性

予約システムは、大切な顧客の個人データを取り扱うアプリケーションです。
個人情報の漏洩対策がしっかりとされているか、導入実績やサービスの運用年数などから信頼のできるメーカーを選ぶ事をおすすめします。

サロン運営において、顧客情報の管理や予約状況の確認、集客アップにつなげるためのツールは、予約表テンプレートでは担うことができません。

パソコンがなければ操作できない、予約表をカスタマイズしたくても、パソコンを使える人でなければできないといったデメリットを考慮すると、メリットよりもデメリットの方が気になる点といえるでしょう。

しかし、予約システムを導入することで、スタッフのスマホから予約状況をチェックしたり顧客管理できたりするため、パソコンを触る必要がなく、そのうえ回転率もリアルタイムで確認できるようになるため、自動的に集客しやすくなるといえます。
また、LINE公式アカウントやインスタグラム、Googleビジネスプロフィールなどとの連携している予約システムであれば、拡張性にも優れていて様々な経路の予約を一元化する事が可能です。

現状予約表テンプレートを使用している方は、この機会に予約システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。