予約制で顧客に対応している治療院では、予約状況の把握や受付などの管理に手をわずらわせていることもあるのではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが、予約システムです。
今回は、治療院での予約システム導入について、すすめる理由やメリットなどを詳しく解説します。予約管理に頭を悩ませている方は、どうぞ最後までご覧ください。
目次
治療院が予約システムを導入したほうがよい理由
そもそもなぜ、治療院（あん摩マッサージ指圧師・はり師・きゅう師・柔道整復師による施術所）に予約システムを導入すべきなのでしょうか。
厚生労働省が公表している報告によると、治療院の数は、個別に見ると減っているものもありますが、全体としては増加傾向です。
引用元
就業あん摩マッサージ指圧師・はり師・きゅう師・柔道整復師及び施術所｜厚生労働省
そのぶん競争が激しく、廃業する院もあるので、他院との差別化が重要と考えられています。
そのようななかで、顧客がインターネットで予約することができるシステムを導入することは、顧客側の利便性を高めるとともに予約関連業務の負担減にもつながるためおすすめです。
予約システムには、クーポン・回数券の発行機能や電子カルテ機能などが使えるものもあるため、ぜひ有効活用してみましょう。
ネット予約は治療院を選ぶときの重要な要素のひとつ
治療院とイコールではありませんが、ホットペッパービューティーアカデミーの調査によると、リラクゼーションサロンにおける着衣の施術での女性の過去1年の予約方法では、ネット予約が60.7％と圧倒的に多いです。年代別で見ると、30代は71.1％と特に高いことがわかります。
さらに、そのサロンを継続して利用（リピート）する理由では、「ネット予約できる」が32.9％ともっとも多いです。年代別では30代が最多で、割合は40.5％でした。
この調査結果から、ネット予約をする人が増えている上、選ぶときの決め手にもなっていることがわかるでしょう。
引用元
美容センサス2023年上期資料編（詳細版） ＜リラクゼーションサロン編＞｜ホットペッパービューティーアカデミー
治療院が予約システムを使うメリット
つづいて、治療院において予約システムを導入することのメリットを確認しましょう。
自動で24時間受付
予約システムでは、インターネットでいつでも自動で予約を受付・管理できます。顧客が急な不調を感じた際などに、時間を気にせず予約を入れられるため便利です。24時間自動受付のため、時間外だからという理由による機会損失も減らせるでしょう。
予約業務に関する負担の軽減
人の手による予約業務は、電話での会話やメールでのやりとりなど手間がかかります。一方、システムを使えば自動で予約業務が完結するため、スタッフの負担が少ないです。
聞き間違いや書き間違い、記入漏れなどの人為的ミスも減るので、大きなメリットといえるでしょう。
施術中に対応する手間が減る
施術しているときに予約の電話がかかってくると、手を止めて対応しなければなりません。状況によっては電話応対のため本業に集中できず、施術を受けている顧客側の満足度も下がる恐れがあります。
そこで、予約システムで受け付けられれば、電話が減って目の前の接客に集中できるようになり、充実したサービスを提供できるでしょう。
顧客満足度の向上
前項のように施術を中断することも減り、また、システム内で顧客情報が蓄積されることから、顧客のニーズも把握しやすくなります。さらに、前章のようにネット予約があることを理由に来院する人も多いので、いろいろな面で顧客に喜んでもらいやすいです。
その結果、顧客満足度が高まることが期待できます。
リピーター獲得に繋がる
予約システムを導入すると、かんたんに空き状況をチェックでき、顧客の都合のよいタイミングで予約を入れられます。そのため、院での順番待ちのストレスがありません。
さらに、システムによってはフォローメールやクーポン送付などができるものもあり、親身に対応していると感じてもらいやすいでしょう。前項のように満足度も上がりやすいので、リピーターとしての囲い込みが期待できると考えられます。
事前決済ができるシステムも
予約した際に、決済まで行える予約システムもあります。オンライン決済ができれば当日の精算の手間が省け、施術当日は身ひとつで行けるので顧客にとっても楽。支払い済みのため、無断キャンセルの防止にもなるでしょう。
治療院の予約システムの選び方
ここからは、治療院で利用する予約システムはどんなものがいいのか、選び方のポイントを押さえていきましょう。
1. 自院に必要な機能があるか
業種によって適切なシステムは異なります。治療院の場合は、時間帯をこまかく区切って予約枠を設定できるか・施術スタッフ（担当者）を指名できるかなど、予約に関する機能をチェックすることが大切です。
また、システムによってはカルテ機能や決済機能などがついているものもあるので、自院で使いたい機能が備わっているかどうかも確認しましょう。
2. 導入しやすいか
使いやすいかどうかも重要な点。機能面ばかりにこだわって操作がむずかしいものを選ぶと、スタッフも顧客も使いづらい可能性があります。使う人みんながみんな、ITに詳しいわけではありません。かんたんに導入できて操作性の高いものであることも大事です。
3. 費用は無理なく支払えるか
導入時やシステムの継続利用に料金がかかるものも多いです。治療院の運営において、コストはきっちりと把握しておかなければなりません。そのため、費用がどのくらいかかり、無理のない範囲で支払えるかどうかを確認することも重要といえます。
4. セキュリティ体制は万全か
予約システム内では顧客の個人情報や健康状態などのデータを扱うため、セキュリティ対策がしっかりしたものを選ぶことも大切です。
不正アクセス防止や個人情報保護など、第三者機関の認証を受けていると安心でしょう。代表的な認証には、「プライバシーマーク」や「ISMS」といったものがあります。
治療院の予約システムにはリザービアがおすすめ
治療院で予約システムを導入するなら、まずおすすめしたいのが「リザービア」。美容系サロンに特化した予約システムですが、予約台帳やメニュー・クーポンのこまかい設定などが利用でき、治療院でも導入実績があります。
集客に活用できる機能も備わっているので、ぜひ活用してください。
LINE連携で集客を強化
リザービアには、オプションで、自院のLINE公式アカウントと予約を連携させられる機能があります。LINEは分母のユーザー数が多いため、LINEから予約できることは、顧客にとって使い勝手がよいです。
もちろんLINEで受け付けた予約も、サイトからの予約と同様に、自動で台帳に反映されます。リザービア導入にともなってLINEでの集客を強化し、上手に活用している院もあるので、下記の事例をぜひ参考にしてみてください。
LINE予約システムを活用する開業20年以上の治療院。『港北マッサージ 楽鎮接骨院』のファン獲得の秘訣とは？｜予約システム「リザービア」
また、LINE連携予約の詳細は、下記でご覧いただけます。
LINE連携予約オプション｜予約システム「リザービア」
LINE連携予約｜予約システム「リザービア」
その他の治療院向けおすすめ予約システム
治療院で利用しやすいその他の予約システムとして、下記で3つ紹介します。
しんきゅう予約
しんきゅう予約は鍼灸院専用の予約システム。予約以外に、顧客カルテや会計などの機能も備わっています。事前設定により、お礼メールやフォローメールなどのメッセージを自動送信でき、再来院の促進にも活用可能です。
国内最大級といわれる鍼灸院の口コミサイト、「しんきゅうコンパス」から直接予約できます。自院の口コミを見た顧客がそのまま予約を入れてくれる可能性もあるので、集客に役立つでしょう。
らいらいリザーブ
治療院・エステ・ネイルサロン向けに作られた、ポータルサイト・顧客のマイページ・ネット予約を連携したシステム。かんたんステップで導入でき、シンプルな画面で操作しやすいのが特徴です。
お客様とメッセージでやりとりしたり、クーポンを配布したりすることもできます。
からだケア
治療院・サロン向けの予約システム。かんたんな操作で予約・顧客管理ができ、売上の集計やデータの可視化・分析なども行えます。
5分単位での予約管理や10分単位での予約枠設定、詳細なメニューの設定など、便利な使い方が可能です。即日利用も可能なので、試してみたい方は気軽に問い合わせてみてはいかがでしょうか。
予約システムを治療院の運営にうまく活用しよう
今やネット予約は必須のため、予約制の治療院なら予約システムを導入したほうがよいでしょう。顧客の利便性が高まるとともに、治療院側の管理も楽になり、業務の効率化に繋がります。
システムにはさまざまな種類がありますが、紹介した「リザービア」の導入もぜひ検討してみてはいかがでしょうか。LINE連携オプション以外にも、Google・Instagramとの予約連携やメッセージの自動配信など、治療院でも利用しやすい便利な機能が豊富に揃っています。
