整体院や治療院において、顧客管理は重要な業務のひとつ。しかし、適切に管理できていない・管理に困っているという院もあるのではないでしょうか。しっかりと顧客管理を行うためには、専用のシステムを利用する方法がおすすめです。
今回は、整体院における顧客管理システムについて、概要やメリットなどを詳しくご説明します。業務の効率化や集客にもかかわるので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
顧客管理システムとは
顧客管理システムとは、氏名や連絡先、施術内容などの顧客情報を管理するシステムのことをいいます。管理している顧客情報を活用することで、既存客の維持やアプローチ、新規客獲得のための施策を考える際にとても役立つツールです。
顧客管理システムは、電子カルテと同じようなものとして扱われることもあります。さまざまな業界で活用されており、今後もその必要性は十分にあるでしょう。
整体院向けの顧客管理システム
顧客管理システムは、さまざまな業界で利用されていますが、それぞれ必要となる機能は少し異なります。整体院は、主に施術を目的としているため、カルテの作成・予約管理・メール送信などの機能が備えられている場合が多いです。
整体院の利用者が満足して施術が受けられる、そして顧客情報の分析によって整体院の集客アップや売上向上、業務効率化を図るために、顧客管理システムはおすすめです。
顧客管理システムの主な機能
整体院向けの顧客管理システムには、どのような機能が備わっているのか気になる方もいるのではないでしょうか。主に利用できる機能を5つ紹介します。
上記の機能のほかにも、既存システムとの連携や経営課題を発見するための分析機能が備わっているシステムもあります。
整体院で顧客管理システムの導入が進んでいる理由
では、整体院や治療院ではなぜ顧客管理システムが必要とされるようになったのでしょうか。3つの理由について解説します。
こまやかなデータ管理で他店と差別化
インターネットの普及につれて競合が増え、顧客はいろいろな店と比較してから選ぶようになりました。そのため、整体院でも提供するサービスの内容や質が一段と大切に。他店との明確な差別化も必要です。
そこで、顧客満足度を高めて自店を選んでもらうためには、顧客管理システムのようなものを活用して、顧客のデータをきちんと把握し管理することが重要です。
正当な請求を行える
治療院によっては施術に健康保険を適用し、請求を行っている場合もあります。しかし、保険請求を行う院のなかには、施術回数を水増ししたり不要な部位まで治療したりして不当請求を行っているところがあり、社会的な問題に。
一方、きちんとデータ管理をしておけば不正を行っていないことがわかり、万が一何らかの疑いをかけられても潔白の証明になるでしょう。
ペーパーレス化を実現
紙のカルテは、書くのに手間がかかり、探すのにも苦労し、顧客が増えるとかさばってしまって管理も大変。しかし、システム上でデータを管理できれば、ペーパーレスによって業務効率が向上します。
顧客管理システムは主に2種類に分かれている
顧客管理システムは、大きくクラウド型とパッケージ型の2種類に分かれています。それぞれ利用方法が異なるため、システム契約後に後悔しないように違いを知っておきましょう。それぞれの利用方法と特徴について紹介します。
クラウド型
クラウド型の顧客管理システムは、システム提供会社がネットワーク上で提供しているサービスで、整体院側はネット回線を通じてサービスを利用します。
クラウド型は、自社でサーバーを構築する必要がありません。そのため、初期費用を抑えられる上に導入までにかかる期間が短いです。
クラウド型を利用する際は、顧客情報が第三者に漏洩しないように、提供会社でセキュリティ対策がしっかりされているかをホームページ、もしくは電話で確認するようにしましょう。
パッケージ型
パッケージ型の顧客管理システムは、ソフトを購入してからパソコンにインストールすることで利用できます。クラウド型とは違い、自社サーバーの構築が必要です。そのため、専門知識が必要になるでしょう。
パッケージ型は、拡張性に優れているためカスタマイズができますが、専門知識を有していない方にはおすすめできません。
整体院が顧客管理システムを導入するメリット
顧客管理システムを整体院に導入することで、業務効率化・データベース管理・コスト削減の3つのメリットを得ることができます。どれも整体院の経営にとって重要な要素です。
それぞれのメリットの詳細を紹介するので、顧客管理システムを選ぶ際の参考として役立ててください。
1.業務効率化により負担が減る
顧客管理システムを導入することで、これまでの業務を効率化することができます。
たとえば、顧客情報とシステムを紐づけることで、自動で電子カルテが作成・更新されます。紙媒体のカルテの場合は、すべて手作業で作成しなければいけません。そのため、紙媒体のカルテ作成には、時間がかかります。
電子カルテを用いれば、作成にかける時間を必要最低限に抑えられる上、検索機能を使うことで、かんたんにカルテを探すことが可能に。このように、顧客管理システムを活用することで業務が効率化され、負担が減ります。
2.顧客情報をデータベースで管理することができる
使用するシステムによっては、顧客の名前や連絡先だけでなく、職業・性格・ニーズなどのこまかい情報を記録しておくことも可能。それに合った提案や施術などを行えます。内容次第では次回の来院時に活用したり、院の経営に役立てたりすることもできるでしょう。
3.コストを削減することができる
顧客管理システムを導入することで、あらゆるコストを削減することができます。たとえば、人件費や紙のカルテを整理するためのバインダーなどの消耗品費などです。
整体院では、施術はもちろんのこと、カルテの作成や電話対応など多くの業務を遂行します。そのため、従業員を多く雇っている整体院もあることでしょう。
顧客管理システムを活用することで、カルテの作成やその他業務をある程度効率化できるため、人件費の削減につなげられます。
4.顧客データを分析できる
顧客管理システム内では、個人個人の来院状況や全体的な予約の多い時期・曜日などを分析できます。分析したデータは、売上やリピート向上に役立てられるでしょう。
なお、整体院では新規顧客の獲得も大切ですが、さらに大事なのがリピーターの存在。一般的に、新規の集客には多くの広告費がかかります。しかし、一度来てくれた顧客に満足してもらい常連になってもらえれば、売上は安定し、そのわりに広告費もかかりません。
5.予約管理ができるシステムも
システムによっては、インターネット予約の受付ができるものもあります。ひとつのシステムで予約管理と顧客管理がまとめて行えて便利です。
6.導入済みのサービスと連携できればなお便利
すでにネット予約やPOSレジなどを導入している場合でも、その導入済みサービスを連携できるシステムもあります。既存サービスを使いつつ顧客管理もできれば、利便性が高いといえるでしょう。
整体院が顧客管理システムを導入するデメリット
整体院に顧客管理システムを導入することで業務効率などさまざまなメリットが得られます。しかし、デメリットも存在します。顧客管理システムを導入する際は、メリットだけではなく、デメリットも知っておきましょう。
1.初期費用や月額利用料がかかる
顧客管理システムは、整体院の業務を効率化するためにとても便利なシステムですが、利用するために初期費用や月額利用料がかかる場合が多いです。システム利用にかかる費用はさまざまで、高額になるケースもあります。
顧客管理システムを導入する際は、予算を組んだ上で慎重に選ぶようにしましょう。
2.効果を実感するまでに時間がかかる
顧客管理システムのなかには、保存しているデータを分析して、分析結果から整体院経営の課題や解決策を見つけることができる機能があります。
しかし、効果を得るためには、多くのデータを蓄積していなければいけません。1ヶ月だけのデータよりも1年間のデータを用いたほうが、明確な課題や解決策を見出すことができるでしょう。
顧客管理システムを導入してからすぐに顧客率が上がり、売上がアップするというわけではないことを覚えておきましょう。
3.システムの使い方に慣れるまでに時間がかかる
システムを利用するには、主にパソコンやタブレットを使用します。電子機器の使用が苦手な方や上手に使いこなせる方に限らず、システムに慣れるまでに時間がかかる可能性があることに注意しましょう。
なお、システムの使い方を理解するために、提供会社ではマニュアルやサポート体制があります。マニュアルだけで操作が難しいという方は、操作方法を教わるなど積極的にサポートを活用するといいでしょう。
顧客管理システムを選ぶ際のポイント
顧客管理システムは、提供している会社によって機能や料金、サービス内容が異なります。さまざまな顧客管理システムのなかから、どのシステムを選べばいいのかわからないという方もいることでしょう。そんな方へ向け、顧客管理システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
1.シンプルで使いやすいシステムを選ぶ
システムを選ぶ上で、使いやすさは重要なポイントのひとつです。操作が複雑なシステムを選んでしまうと、慣れるまでにたくさんの時間を費やさなければいけません。
システムは、できるだけシンプルで使いやすいものを選ぶようにしましょう。そうすることで、システムに慣れるまでの時間を短縮・ストレスなく利用することができます。
2. ほかのシステムと連携ができるかどうか
整体院ですでにPOSレジを使用している方やこれからPOSレジの導入を検討している方は、顧客システムと連携が可能かどうかを必ずチェックしておきましょう。
そのほかにも、予約機能が付いている場合は、SNS・Google・LINEと連携が可能かどうかを確認しておくといいでしょう。
3. 整体院に必要な機能が備わっているか
整体院の業務効率化・顧客増加・売上向上のために、電子カルテや予約に関する機能は必須と言えるでしょう。整体院向けの顧客管理システムの多くは、これらの機能を装備しています。しかし、機能の詳細はシステムによって異なります。
たとえば、1度の来店で作成できるカルテの枚数・分単位の予約・顧客の項目別管理など、システムによってできる機能や設定に違いがあります。備えている機能を他のシステムと比較しながら、最も自社に適している顧客管理システムを選びましょう。
4.セキュリティ対策がされているかどうかを確認する
整体院では、顧客の大切な個人情報を扱います。第三者に個人情報が漏洩しないために、情報を保護しなければいけません。これに関しては、セキュリティ対策をしている顧客管理システムを選ぶことをおすすめします。
セキュリティ対策の有無は、プライバシーマークやISMSを取得しているかどうかを確認するといいでしょう。
経営をサポートする予約システム「リザービア」
予約システムの「リザービア」では、顧客や予約の管理はもちろんのこと、整体院の経営に役立つ機能を豊富に備えています。
たとえば、各種ポータルサイトなど、さまざまな場所から受ける予約の一元管理や予約を自動で集計して、項目別で予約比率のデータを見ることができます。さらに、LINEやInstagramと連携して活用することも可能です。
これらの機能は、オプション契約で利用できるため、必要に応じてオプションを追加してください。
充実した顧客管理機能
リザービアでは、顧客情報を記録・管理できるのはもちろん、会員種別・前回の施術メニュー・前回担当したスタッフなどから顧客を検索することも可能です。
検索した対象者に対し、まとめてクーポン付きのDMを送ったり、スタンプを付与したりすることもできます。このように、ただデータを管理するだけでなく、リピートのための施策に役立てられるでしょう。
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顧客管理
会計・顧客管理POSシステムと組み合わせることで業務効率化が図れる
「リザービア」では、予約・会計・顧客をまとめて管理ができる「A’staff Cloud Smart」を提供しています。「A’staff Cloud Smart」が持つ大きな特長は以下の3つです。
- スムーズで使いやすい操作
- 顧客情報を全店舗で一元管理
- お客様へ最適化されたDM配信
予約システムとPOSシステムを組み合わせることで業務効率化を図り、集客アップを実現するために整体院をサポートします。
顧客管理システムを活用して整体院の売上アップを目指そう
顧客管理システムの導入は、これまでの業務を効率化・集客アップのために役に立つシステムです。他店との差別化やペーパーレス化を行うために、整体院や治療院に限らずさまざまな業界で導入が進んでいます。
顧客管理システムを活用することは、整体院側に限らず、予約がかんたんにできる・完了した予約の情報をメッセージで受け取れるなど利用者にとってのメリットもあります。
必要な機能を備えているかどうかをチェックするほか、今回紹介した選び方のポイントなども参考に、自社に合った顧客管理システムで整体院の売上アップを目指しましょう。
