予約台帳とは？紙台帳と予約台帳アプリの違いやシステムを選ぶポイントを紹介

お客様から問い合わせがあったときに、記録する台帳はなにを利用していますか？
今まで紙やエクセルで管理していたけど、つかいにくいと感じたこともあるのではないでしょうか。

今回は、紙の予約台帳と最新の機能がそろったアプリの違いや、導入にあたってシステムを選ぶポイントをご紹介します。
サロン経営をしていて予約管理方法に悩まれている方や、予約台帳アプリを検討されている方はよりスムーズに運営していくヒントになります。ぜひ参考にしてみてください。

予約台帳とは？

予約台帳についてかんたんに説明します。予約台帳とは、お店が予約を受けたときに記録する帳簿です。今までは紙の台帳に記録するのが一般的でしたが、紙での管理は予約するお客様の人数が多いと大変になりがちです。

そこで、効率よく予約管理をするために開発されたのが予約台帳システムやアプリです。キャンセルのときも１クリックで変更できたり、紙がかさばったりすることもありません。
電話やインターネット経由の予約も簡単に管理することができます。

紙の予約台帳をつかう問題点について

紙の予約台帳をつかうときの問題点についてまとめてみました。サロン運営していて紙での予約記入に困ったこともあるのではないでしょうか。

大切なお客様の個人情報も書かれた資料なので、なくしたり間違えたりすると大変なことになりかねません。問題を振り返ることで、より良い管理方法をみつけるきっかけになるかもしれません。紙での管理の大変な部分についてみていきましょう。

1.手書きによる書き間違い

手書きでの記入は、書く人によって字の癖も違います。せっかく書いたけど、ほかのスタッフがみたら文字が読めない・・・なんてこともありがち。お客様の名前を読み間違えてしまうやりたくないミスだってあるかもしれません。

さらに電話でお客様と話しながらの記入で、書き間違いがおきることもあります。書き間違えてしまうと、予約管理台帳に二重線を引くなど見づらくなってしまいます。
予約を受ける時は正しい情報をわかりやすく記入することが大切。

紙での管理では、書き間違いや読み間違いなどのミスを起こしやすくなってしまいます。

2.汚れたり紛失したりする恐れがある

予約台帳は1日に予約する人数が多いとつかう回数も多くなります。
その場合、紙の台帳だとペンや摩擦で汚れてしまったり、破れてしまったりすることも。あとで振り返るときも、汚れでみえなくなって管理ができなくなってしまうこともあります。

その後管理していくなかで紛失してしまう恐れもあります。過去の台帳がどんどんかさばっていき、まとめる時間をつくる必要もでてきます。台帳を保存するための場所も必要です。

3.台帳が見づらくなることがある

紙の台帳の場合、人によって字のうまい下手もありますよね。文字の大きさの違いでもみづらかったり、まとまり感がなくなったりしてしまいます。ペンの種類によっても太さが変わることでみやすさに問題がでてくることもあるでしょう。

キャンセルがあった際には紙だと二重線を引いたり、書き込みが重なったりして見た目がごちゃごちゃしてわかりにくいことも。本来なら、誰がいつみても分かりやすい予約台帳が理想的なはずです。

4.電話しながらの記載でミスが起きやすい

電話をしながら予約を受けるときは、手元に予約台帳を置いておかなければなりません。前に書いた人が置き場を変えていた場合、予約台帳にパっと書き込めずに困ってしまいます。

どうしても、人の手をつかって手書きで記入する方法は人がおこしてしまうミスが生まれます。とくに急いで書くときはミスもおこりやすく、ちょっとしたミスでお客様との信頼関係が築けなかったり、従業員の管理の負担が増えたりするのは避けたいところです。

予約台帳アプリはどのようなサービス？

予約台帳アプリはどのようなサービス

では、予約台帳アプリは実際にどのようなサービスなのでしょうか。予約台帳システムは、電話やインターネット、メールでの問い合わせフォームからなどのいろんなところから受けた予約を1つの場所にまとめて管理できるシステムです。

予約台帳アプリは上のような一括管理をスマートフォンやタブレットなどのアプリのなかで利用できます。最新のツールをつかうことで、効率的に予約管理やミスを減らすことが期待できます。

このようなシステムはお金がかかるのでは？と考える方も多いでしょう。現在では、予約台帳システムやアプリはクラウド上で提供されています。費用に関しても新しく導入するのに負担がかかりづらい価格帯のものがたくさんあります。

紙の予約台帳と予約台帳アプリの違い

紙の予約台帳と予約台帳アプリの違いについてまとめていきます。今まで紙の予約台帳をつかっていて、予約台帳アプリを導入したいけど、むずかしそう・・・と考えている方は、こちらっを見て解決していきましょう。

1.紛失の有無

紙の予約台帳だと、紛失のリスクがあります。予約台帳アプリの場合は、そもそも紛失することは起こりえません。クラウド上で管理ができるので、万が一スマートフォンやタブレットをなくしてしまっても大丈夫。別のものからアクセスしたらよいので、紛失のリスクを避けることができます。

予約台帳アプリは、汚れる心配もしなくてよくなります。サロンワークでは手が汚れることがよくあります。紙だと一回汚れてしまうと大変なので手の汚れをしっかり落としたり、置く場所にも気を使ったり、管理にも気をつかわなくてはなりません。

クラウド上で管理できる台帳はスマートフォンやタブレットなのでサッと吹けば大丈夫です。その点でも管理がしやすく、お客様への対応をスムーズにおこなうことができます。

2.予約対応にかかる時間

紙での予約台帳を使う場合、電話やメールで予約を受けるため、お客様から聞いた情報をスタッフが紙に書き写す手間が必要です。目の前にいるお客様をおいて、電話対応をおこなうのは、お客様に心細い思いをさせてしまう時間になってしまいます。

その点、予約台帳アプリの場合、お客様がインターネットをつかって予約枠に入力します。従業員が電話に出る時間を減らすことができるため、サロンワークのなかでわざわざ予約を受けるために移動する時間が最小限になります。

さらに電話やメールで受けた予約も、システムで一元管理できるので、わかりやすく予約の管理が可能。うれしい機能満載で、忙しいサロンワークのなかでまさに一石二鳥の管理方法だといえますね。

3.ミスの発生

前述したように、紙の予約台帳は、ミスがおこりやすいのが問題点です。その点、予約台帳アプリは、従業員の記入する手間がはぶかれることで、ミスがおこりにくいのが特徴。

お客様がインターネットやスマホを通じて予約したものが、そのまま自動で反映されます。こうすることで、漢字の書き間違いなどのミスがおこりにくくなります。また、一括でまとめて管理するので、見やすくわかりやすい管理台帳になります。

人の手によるミスがおきると、従業員の士気も下がってしまいがち。ミスしないで良い環境づくりが大切ですね。最新のアプリを導入することで、従業員がミスしづらい環境がつくられ、モチベーションを保ちやすくなります。

4.複数人での閲覧

紙の管理台帳では、物理的に原本管理になるため、別の場所にいる人が複数人で閲覧することは難しくなります。忙しいなかで、予約状況を確認したいのに、先輩が今みているからみられない・・なんて遠慮して時間をロスするのは、生産性の向上にはなりません。

その点でも、予約台帳アプリは、クラウド上で管理するため、一度に複数人で閲覧が可能なものが多いです。パッとみたいときに予約状況を確認できて、モヤモヤすることも少ないでしょう。お客様に対しても予約を空いた時間にしっかりと確認することで、スムーズにご案内することができます。

5.見やすさ

予約台帳アプリは、デジタルでの管理のため、つねに見やすく、字体も統一されています。紙の予約台帳では、人によって筆圧や字体がちがうのでみづらくなってしまうことも。字が汚い・・・なんて細かいことで注意されるのはいやですよね。

紙の台帳では、汚れたり、やぶれたりしてしまうことが問題でした。デジタルでの管理では、汚れること自体ありません。予約台帳アプリは、過去のデータもパッとみることができ、知りたい情報をいつでも閲覧することが可能です。

つねに見やすい状態で閲覧できるのは管理するうえで大切なポイント。字がきれい、見づらいなど関係なく、誰がいつみてもわかる予約台帳が求められています。

6.当日キャンセルの防止

お店にとって、お客様からの当日キャンセルは避けたいところですよね。紙の予約台帳の場合は、ただ予約を管理するための台帳になります。当然のことですが、当日キャンセルを防ぐまでの機能は紙の台帳にはありません。

予約台帳アプリは、予約管理にプラスしてさまざまなうれしい機能がついています。たとえば、そのなかの１つとして、予約してくださったお客様に対してリマインドのメッセージが送られる機能があります。

リマインドのメッセージを送ることでお客様のうっかり忘れ防止になります。予期せぬ当日キャンセルを防ぎやすくなり、お店としてもうれしい影響があります。このようなつかいやすい便利な機能が予約台帳アプリには搭載されているのです。

7.閲覧場所

紙の予約台帳では、手元に予約台帳がないと見ることができません。その場でしか確認できないので、台帳がある場所へ行ったり来たりする必要があります。もちろん、お店以外の場所にいるときは見ることができません。

予約台帳アプリは、スタッフが自宅にいても予約状況が確認できます（意図的にサロン内以外からアクセスさせない等の制御も可能）。出勤前に事前に予約状況を確認してシュミレーションすることができるので仕事もやりやすく、お客様の立場でも、しっかりと事前に把握してもらえるので安心です。

閲覧場所にしばられないのは、好きなタイミングで予約が確認できるので従業員にとって便利で効率的です。ほかのスタッフの予約状況もひと目で確認できるので、今日一日の優先順位をたてて行動することができてスムーズに動きやすくなります。

予約台帳アプリのおもな機能

ここからは、予約台帳アプリの主な機能についてご紹介します。前項までで挙げた機能のほかにもサロンワークがスムーズに行えるようなうれしい機能がたくさんついています。一つひとつ確認して、自分のお店に合うかどうか考えてみましょう。

従業員の作業の効率化をおこなうことで全体的な生産性が向上していきます。スタッフの人数が増えてきたり、従来の紙の管理台帳がつかいにくかったりと予約台帳アプリの導入を検討している場合は機能を確認してつかいやすいのかどうか確認してみてくださいね。

1.予約・受付管理

美容院の場合、お客様が予約するときに、スタイリストを指名したり、メニューを選ぶ必要があったりします。このような細かい項目も予約台帳アプリには搭載されています。電話で予約を受ける場合は、口頭で一つひとつ確認しなければなりませんよね。

予約台帳アプリの場合は、細かい予約内容もお客様が項目を選ぶだけで入力できます。予約が入った時点で必要な情報がまとめて管理されるのでとても便利。サロンによって異なる予約の受付項目にも対応しています。

細かい情報が一括で管理できるのは予約台帳アプリの強みです。電話での聞き逃しなどのミスもなく、一目で見てわかりやすいように予約情報がまとめられています。

2.メッセージ配信機能

お客様の次の来店に繋がるうれしい機能がある場合も。具体的には、来店後のサンクスメールや、再来店の促進、誕生日おめでとうメールなどの配信ができます。たくさんのお客様が来店する店では、なかなか一人ひとりに手作業でメッセージを送るのは大変ですよね。

その点、お客様の誕生日の情報などが一括管理することができるので、つながりを大切にできる配信をすべてのお客様に対して半自動で行えます。
メッセージの配信などで、お客様との関係をつくることで、また来たいなと思ってもらえるきっかけになります。

このようなちょっとした工夫もシステムで一括管理できるので、お客様の情報をいつでも閲覧でき、お店側の負担も減ります。お客様にも喜んでもらえてメリットがあると言えるでしょう。

3.集計・分析

予約台帳アプリは予約受付だけでなく、マーケティング活動にも活用することができます。既存客・新規客・キャンセルの有無や、どのツールから予約があったのかを確認でき、ＰＤＣＡを回しながら改善していくことが可能です。

たとえばどのＳＮＳから予約があったかのかを確認することは大切です。予約数が多かったＳＮＳを強化していくことなど、マーケティング課題の改善につなげやすくなります。紙の台帳で、どこから予約があったかを管理する為には予約時にお客様へヒアリングしなければなりませんし、それらを集計するのにも膨大な時間がかかってしまいます。

予約台帳アプリでは、このような分析もすぐにおこなうことができます。インスタやLINEからの予約も増えてきているため、新しい動きに対して、柔軟に対応できるように分析していくことが大切ですね。