予約台帳は紙からデジタルへ!システム・アプリで管理するメリットや選び方を解説

予約台帳は紙からデジタルへ!システム・アプリで管理するメリットや選び方を解説
公開日
更新日

美容サロンなどでは、予約管理のために予約台帳が欠かせないもの。しかし、紙での管理に限界を感じている店もあるのではないでしょうか。時代の移り変わりにともない、昨今では、紙ではなくデジタル形式で予約台帳を管理する店も増えてきました。

そこで、予約台帳をデジタル化する方法として、おもにアプリやシステムについて見ていきます。メリットや業界ごとの有益性、機能、選び方を解説し、システムの例も挙げるので、利用を検討している人はぜひ最後までご覧ください。

クーポンサイト掲載中・検討している方
予約を一元管理して
ダブルブッキングを防止します
さまざまな経路の予約を一元管理
\無料!1分で完了/
予約一元管理の資料請求をする

予約台帳とは?

予約台帳とは?

予約台帳とは、インターネットや電話で受けた予約を記録する帳簿です。

従来は紙の台帳に記録するのが一般的でしたが、紙での管理は予約するお客様の人数が多いと大変になりがちです。そこで、効率よく予約管理をするために予約台帳システムやアプリが開発されました。

紙台帳からデジタル管理へ

紙の予約台帳には、さまざまな問題点がありました。手書きによる記入ミスの可能性・汚れや紛失の恐れ・字のクセや重ね書きなどによる読みづらさ・保管スペースが必要であることなどです。さらに、手書きの場合は記入や管理の際に手間と時間もかかります

このような紙台帳の問題点を解決するべく、デジタルでの管理が普及してきました。パソコンのExcelソフトで台帳を作成(またはテンプレートをダウンロード)し、入力・管理している店もあることでしょう。

また、さらなる業務の効率化を図るために、自動で管理できる予約台帳システムやアプリを利用する店も増えてきました。

システムで管理すれば業務負担減に

予約台帳システムやアプリではデータが自動管理されるため、紙台帳のように手動で管理する場合に比べて業務負担が減ることが大きなメリットです。

また紙台帳では、顧客の個人情報の管理においても大変な面がありましたが、システムやアプリでは万全なセキュリティ対策を行っていることが多く、顧客データを安全に保管できます。

予約台帳システム・アプリを使うメリット

予約台帳システム・アプリを使うメリット

前章の内容を踏まえながら、予約台帳のシステムやアプリを使用することで得られるメリット・効果を解説します。

1. 予約の取りこぼしを防げる

忙しくて手を離せないときや営業時間外などは、電話での予約受付が難しいことが多いです。しかし、自動で受付や管理ができるシステムなら、オンラインでいつでも予約を受けられ、予約の取りこぼしを防げます。

また、電話予約の自動受付に対応しているシステムもあるので、より便利に利用できるでしょう。

2. 業務の効率化

ホームページ・SNS・予約サイトなど、電話での予約以外にも複数の予約受付窓口を利用しているサロンも多いのではないでしょうか。紙台帳などの従来の方法では、すべて人の手で管理しなければならず転記などに手間がかかります。

一方、予約システムやアプリなら、自動で管理されるため効率的です。スタッフが管理する労力が軽減されます。

3. 紙台帳のマイナス面をカバーできる

手書きだとうっかりミスが発生したり文字が読みにくかったりすることがあるほか、水で濡れて台帳に書かれている文字がにじむ・紙が汚れる・紛失するといったトラブルが起きることもあります。

システムで管理すれば、このような問題は起こりません。人為的なミスが減り、お客様に迷惑をかけることも少なくなります。

4. 顧客データの収集・活用ができる

インターネット経由で予約してくれた顧客の情報を自動で保存できたり、電子カルテのように施術データを残せたりするシステムやアプリもあります。顧客の情報が蓄積されるので、次回の施術時に役に立てられることがメリットです。

また、新メニューの考案やサロンからのお知らせの送信など、リピート促進に活用することもできます。

5. サービスの向上

従来の紙台帳に比べて、システムやアプリを利用すると電話予約に対応して時間をとられてしまうことが減るなど、スタッフの予約管理に関する業務負担が軽減されます。その結果、これまで以上に接客に集中しやすくなり、提供するサービスの質が高められるでしょう。

【業種別】予約台帳システム・アプリ導入の有益性

【業種別】予約台帳システム・アプリ導入の有益性

前章のメリットとも関連しますが、ここでは、予約台帳システムやアプリを導入する有益性を業種ごとにお伝えします。

美容室・美容サロン

美容業界では大手クーポンサイトが普及し、ネット予約の需要が高まっています。指名予約の受付ができるシステムも多く、スタッフごとの予約状況や売上がわかりやすいです。

また、施術中に手を止めて電話予約を受けたり手間をかけて煩雑な予約管理をしたりせずに済むため、業務負担を軽減できる上、接客や施術といった本来の業務に集中しやすくなるでしょう。

予約台帳システムに顧客情報の管理や分析機能が備わっていれば、売上向上・リピーター育成のための施策も行えます。ターゲットを絞ってアプローチを行い、客単価の向上や継続利用につなげましょう。

飲食店

飲食業界ではグルメサイトが台頭し、美容業界と同じく、ネット予約の需要が上昇しています。

システムを導入することで顧客の利便性が向上するとともに、とくにランチ・ディナーといった混雑しやすい時間帯の電話対応が減れば、顧客の待ち時間を減らせて回転率を上げやすくなるでしょう。

スタッフの予約業務の負担も減り、店側と顧客側の双方にとって有益です。

ホテル・宿泊施設

宿泊業界でも、旅行サイトが広く普及し、ネット予約が一般的になってきました。予約台帳システムがあれば、客室の空き状況が即座にわかるため、効率的に運営できます。また、自社でシステムを導入することにより、旅行サイトにかけていた手数料もコストカットに。

電話対応の機会も減るため、繁忙期や人手が足りないときにも助かるでしょう。

予約台帳システム・アプリのおもな機能

予約台帳アプリのおもな機能

つづいて、多くの予約台帳システムやアプリに備わっている機能を紹介します。

従業員の作業の効率化を行うことで、全体的な生産性が向上していきます。スタッフの人数が増えてきたり、従来の紙の予約台帳が使いにくかったりして予約台帳アプリの導入を検討している場合は、機能を確認して使いやすいかどうか確認してみてください。

1. 予約の自動受付管理

予約台帳の基礎になる、スケジュール機能です。入ってきた予約を自動で管理し、台帳情報を更新します。キャンセルや変更も可能です。

美容サロンでは、お客様が予約するときに、スタッフの指名やメニューの選択などを行いますが、予約台帳アプリにはこのような細かい項目も登録できます。電話で予約を受ける場合は、口頭で一つひとつ確認しなければなりません。

また、多数の受付窓口からの予約を一括管理できるシステムもあります。ひとつの台帳でまとめて管理できるため、ダブルブッキングの防止に役立つでしょう。

2. メッセージ送信

予約確認・予約のリマインダー・サンキューメール・メルマガやクーポンの配信など、メッセージを送れる機能がついているサービスも多いです。

たくさんのお客様が来店する店では、一人ひとりに手作業でメッセージを送るのは大変です。
その点、予約システムの機能を使えば、つながりを大切にできるメッセージをすべてのお客様に対して半自動で送れます

メッセージによってお客様との関係をつくることで、また来たいなと思ってもらいやすくなるでしょう。

3. 顧客情報の管理

前述したように、顧客データを保存・管理できるシステムもあります。紙の予約台帳では記録を残しづらいですが、システムならデータベース化されるので、検索して探すこともでき、あとからでも確認しやすいです。

電子カルテのように使えるものもあり、カルテのペーパーレス化につながるとともに、データの管理も楽になります。手書きのメモやイラストを残せるタイプなら、従来の紙カルテに慣れていた人も使いやすいでしょう。

4. データ分析

システムによっては、予約状況や売上情報などのデータを記録したり分析したりできる機能もあります。

既存客・新規客・キャンセルの有無や、どのツールから予約があったのかを確認でき、PDCAを回しながら改善していくことが可能です。

なお、PDCAとは「Plan」「Do」「Check」「Action」の頭文字を取ったもので、計画・実行・評価・改善というサイクルを回しながら目標達成や業務改善を目指す手法です。

たとえば、どのSNSから予約があったのかを確認し、予約数が多かったSNSを強化するなど、マーケティングにおける課題の改善につなげやすくなります。

予約経路のほか、リピート率・利用されたメニュー・スタッフごとの売上などのデータをもとに、経営戦略などに活かしましょう。

予約台帳システム・アプリを選ぶポイント

予約台帳システム・アプリを選ぶポイント

予約台帳システム・アプリの特徴や機能がわかったところで、選び方のポイントを押さえましょう。

なお、事前に導入実績数や実績に関する詳しい事例を確認することが大切です。どの機能がどう役立っているのか、実例をしっかりと確認することで導入後のイメージがつきやすくなるので、ぜひチェックしましょう。

ちなみに、予約台帳システム「リザービア」を導入されたサロン様のなかには、
紙の予約台帳からリザービアを導入して3カ月で月間で約20時間の業務削減
という実績も出ています。

かんたんに操作できるか

サロンのスタッフにとっても顧客にとっても、操作しやすいかどうかは重要な点です。難しいと面倒になって離脱される可能性もあります。パッと見て直感的に操作できるものがよいでしょう。

お客様が予約しやすい環境を整えることは言うまでもありませんが、従業員の業務効率を上げることで、施術に集中でき、結果として売上にも反映されやすくなります。

他のサービスと連携できるか

使用したい予約台帳が、外部のサービスと連携できるかどうかもチェックしてください。すでにポータルサイトやSNSなどから予約受付を行っている場合、予約台帳システムと連携できたほうが便利でしょう。

また、会計・POSシステムを導入しているサロンは、予約台帳システムと連携できると会計管理もより楽になります

自社に適した機能があるか

システムごとにさまざまな機能が搭載されており、利用できる範囲も異なります。そこで、自社にとって必要な機能が備わっているか、逆に不要な機能はないかを確認することも大事です。

業種や目的を考慮し、システム同士を比較して、顧客管理や集客などの機能が備わっているものを選びましょう。

予約台帳システム・アプリ(有料/無料)の例を紹介

ここでは、人気の予約台帳システムやアプリの例を取り上げます。

リザエン

リザエン

出所:リザエン公式Webサイト

リザエンは、業種別にきめ細やかな設定が可能な予約画⾯を提供しているシステムです。美容・教室・医療・施設など、なんと200を超えるさまざまな業種や⽤途に対応。予約管理や顧客管理、データの集計・分析など、多数の機能も備わっています。

1ヶ月無料で試せるので、気になった人は使用感を確認してみてはいかがですか。

引用元
リザエン

関連記事
予約システムリザエンとは? 特徴と導入するメリット・注意点を紹介

GIL

GIL

出所:GIL公式Webサイト

GILはおもに美容サロン向けのサービスです。美容室・ネイル・脱毛・エステなどの店舗での予約管理に適した機能を装備しています。

SNSやGoogleマップと連携できるほか、集客サイトの予約を自動連携させ、一元管理することが可能です。顧客の使い慣れたアプリや窓口から予約できるため、取りこぼしの防止にもつなげられるでしょう。

引用元
GIL

Goope(グーペ)イベント予約

Goope(グーペ)イベント予約

出所:Goope(グーペ)イベント予約公式Webサイト

誰でもかんたんにホームページを作れるサービス「グーペ」には、「イベント予約」という予約台帳機能が備わっています。ホームページづくりとネット予約の受付管理を同時に実現できることが、大きな魅力といえるでしょう。

イベント予約機能では、日時・メニュー名・写真・説明文・価格などを設定できます。飲食・美容・医療などさまざまな業界で利用されており、イベントやセミナーなどの予約受付にも便利です。

引用元
グーペ
グーペ イベント予約

Airリザーブ

Airリザーブ

出所:Airリザーブ公式Webサイト

Airリザーブは、リクルート社が展開する業務支援サービス「Air」シリーズの商品で、幅広い業界で利用できる予約台帳システムです。

予約枠には、顧客側が好きな時間帯を選べる「自由受付タイプ」と、運営側が予約枠を設定してそのなかから顧客に選んでもらう「事前設定タイプ」があります。前者はサロンや施術院などに、後者は講座やイベントなどに向いているでしょう。

引用元
Airリザーブ

関連記事
予約システムAirRESERVEとは? 特徴と導入メリット・注意点を紹介

トレタ

トレタ

出所:トレタ公式Webサイト

飲食店を中心に利用されている予約台帳システム「トレタ」。見やすい画面表示で直感的に操作でき、お客様が予約する際もかんたん入力で完了します。

自社専用の予約ページを作れて集客に活用でき、入った予約は台帳に自動登録。予約時に入力された顧客情報も管理でき、台帳に来店回数が表示されるため、接客時に活用できます。

引用元
トレタ
トレタ予約管理システム
予約管理 / 顧客管理|トレタ予約管理システム

STORES予約

STORES予約

出所:STORES予約公式Webサイト

累計15万以上もの導入実績を持つSTORES予約。スタッフごとの予約受付が可能で、スタッフ別で予約状況を確認することもできます。また、回数券の残り枚数や期限の管理ができて便利です。

顧客データも管理でき、対象を絞って、もしくは一斉に、メッセージの配信ができます。キャンペーンや最新情報のお知らせなどを送り、リピート促進につなげましょう。

引用元
STORES予約

関連記事
STORES予約ってどんな予約システム? 機能や料金、導入するメリットを紹介

美容サロンの予約台帳には「リザービア」がおすすめ

前章でもいくつかのシステムを挙げましたが、美容室・脱毛サロン・まつエクサロンなどの美容サロンには、大手サロンから個人サロンまで、全国5,000店以上の導入実績を持つ予約システム「リザービア」がおすすめです。

リザービアの予約台帳は、パソコン・タブレット・スマホとマルチデバイスに対応しており、見やすさや使いやすさにこだわったシンプルな設計になっています。自動で予約が管理され、色分けされて台帳に表示される仕組みです。

リザービア管理画面例

また、事前に設定したメッセージを自動配信し、顧客のフォローやリピート促進に活用できる機能や、顧客情報を蓄積・管理して次回来店時やマーケティングに活かせる機能、予約データを集計・分析する機能などもあり、サロンの経営に大いに役立ちます。

関連ページ




クーポンサイト掲載中・検討している方
予約を一元管理して
ダブルブッキングを防止します
さまざまな経路の予約を一元管理
\無料!1分で完了/
予約一元管理の資料請求をする

予約台帳システム・アプリを活用して上手にサロン運営をしよう

予約台帳システム・アプリを活用して上手にサロン運営をしよう

今や予約台帳は、紙で手動で受付・管理するのではなく、システムやアプリで自動化する方法が普及してきました。システムやアプリによって管理の手間が軽減されるほか、さらにサロンワークを効率化できるさまざまな機能も備わっているものが多いです。

予約台帳システム・アプリの選び方のポイントや、実例も紹介しました。ストレスなく業務改善に活かすためには、自社に合うものを使うことが重要です。

美容サロンが予約台帳システムを導入するなら、ぜひリザービアを検討してみてください。機能が豊富に揃っている上、それぞれのサロンの状況に合わせた柔軟な設定ができて非常に便利です。

Reservia資料請求フォーム

名前を決めていない場合は未定と入力してください

リピート予約を増やし、集客コストを減らす

説明を聞きたい方もこちらからご相談ください