1日に多くのお客様が来店する美容サロンでは、予約台帳で予約状況を管理していることが一般的です。
もともとは紙の予約台帳が広く使われていましたが、近年はシステムやアプリで管理する方法が増えています。それぞれの特徴を知り、この機会にシステムを導入するのもおすすめです。選び方のポイントをチェックし、自店に合ったものを利用してください。
目次
予約台帳とは？
予約台帳とは、インターネットや電話で受けた予約を記録する帳簿です。従来は紙の台帳に記録するのが一般的でしたが、紙での管理は予約するお客様の人数が多いと大変になりがちです。
効率よく予約管理をするために予約台帳システムやアプリが開発されました。
紙台帳からシステム・アプリへ
紙の予約台帳には、さまざまな問題点もありました。手書きによる記入ミスの可能性・汚れや紛失の恐れ・字のクセや重ね書きなどによる読みづらさ・保管スペースが必要であることなどです。さらに、手書きの場合は記入や管理の際に手間と時間もかかります。
紙台帳の問題点を解決し、業務の効率化を図るために、自動で管理できる予約台帳システムやアプリを利用する店が増えてきました。
システムで管理すれば業務負担減に
予約台帳システムやアプリではデータが自動管理されるため、紙台帳のように手動で管理する場合に比べて業務負担が減ることが大きなメリットです。
また紙台帳では、顧客の個人情報の管理においても大変な面がありましたが、システムやアプリでは万全なセキュリティ対策を行っていることが多く、顧客データを安全に保管することができます。
予約台帳システム・アプリを使うメリット
前章の内容を踏まえながら、予約台帳のシステムやアプリを使用することで得られるメリット・効果を解説します。
1. 予約の取りこぼしを防げる
忙しくて手を離せないときや営業時間外などは、電話での予約受付が難しいことが多いです。しかし、自動で受付や管理ができるシステムなら、オンラインでいつでも予約を受けられ、予約の取りこぼしを防げます。
また、電話予約の自動受付に対応しているシステムもあるので、より便利に利用できるでしょう。
2. 業務の効率化
ホームページ・SNS・予約サイトなど、電話での予約以外にも複数の予約受付窓口を利用しているサロンも多いのではないでしょうか。紙台帳などの従来の方法では、すべて人の手で管理しなければならず転記などに手間がかかります。
一方、予約システムやアプリなら、自動で管理されるため効率的です。スタッフが管理する労力が軽減されます。
3. 紙台帳のマイナス面をカバーできる
手書きだとうっかりミスが発生したり文字が読みにくかったりすることがあるほか、水で濡れて台帳に書かれている文字がにじむ・紙が汚れる・紛失するといったトラブルが起きることもあります。
システムで管理すれば、このような問題は起こりません。人為的なミスが減り、お客様に迷惑をかけることも少なくなります。
4. 顧客データの収集・活用ができる
インターネット経由で予約してくれた顧客の情報を自動で保存できたり、電子カルテのように施術データを残せたりするシステムやアプリもあります。顧客の情報が蓄積されるので、次回の施術時に役に立てられることがメリットです。
また、新メニューの考案やサロンからのお知らせの送信など、リピート促進に活用することもできます。
5. サービスの向上
従来の紙台帳に比べて、システムやアプリを利用すると電話予約に対応して時間をとられてしまうことが減るなど、スタッフの予約管理に関する業務負担が軽減されます。その結果、これまで以上に接客に集中しやすくなり、提供するサービスの質が高められるでしょう。
予約台帳システム・アプリのおもな機能
つづいて、多くの予約台帳システムやアプリに備わっている機能を紹介します。
従業員の作業の効率化を行うことで、全体的な生産性が向上していきます。スタッフの人数が増えてきたり、従来の紙の予約台帳が使いにくかったりして予約台帳アプリの導入を検討している場合は、機能を確認して使いやすいかどうか確認してみてください。
1. 予約の自動受付管理
予約台帳の基礎になる、スケジュール機能です。入ってきた予約を自動で管理し、台帳情報を更新します。キャンセルや変更も可能です。
美容サロンでは、お客様が予約するときに、スタッフの指名やメニューの選択などを行いますが、予約台帳アプリにはこのような細かい項目も登録できます。電話で予約を受ける場合は、口頭で一つひとつ確認しなければなりません。
また、多数の受付窓口からの予約を一括管理できるシステムもあります。ひとつの台帳でまとめて管理できるため、ダブルブッキングの防止に役立つでしょう。
2. メッセージ送信
予約確認・予約のリマインダー・サンキューメール・メルマガやクーポンの配信など、メッセージを送れる機能がついているサービスも多いです。
たくさんのお客様が来店する店では、一人ひとりに手作業でメッセージを送るのは大変です。
その点、予約システムの機能を使えば、つながりを大切にできるメッセージをすべてのお客様に対して半自動で送れます。
メッセージによってお客様との関係をつくることで、また来たいなと思ってもらいやすくなるでしょう。
3. 顧客情報の管理
前述したように、顧客データを保存・管理できるシステムもあります。紙の予約台帳では記録を残しづらいですが、システムならデータベース化されるので、検索して探すこともでき、あとからでも確認しやすいです。
4. データ分析
システムによっては、予約状況や売上情報などのデータを記録したり分析したりできる機能もあります。
既存客・新規客・キャンセルの有無や、どのツールから予約があったのかを確認でき、PDCAを回しながら改善していくことが可能です。
たとえば、どのSNSから予約があったのかを確認し、予約数が多かったSNSを強化するなど、マーケティングにおける課題の改善につなげやすくなります。
予約経路のほか、リピート率・利用されたメニュー・スタッフごとの売上などのデータをもとに、経営戦略などに活かしましょう。
予約台帳システム・アプリを選ぶポイントとは
予約台帳システム・アプリの特徴や機能がわかったところで、選び方のポイントを押さえましょう。
なお、事前に導入実績数や実績に関する詳しい事例を確認することが大切です。どの機能がどう役立っているのか、実例をしっかりと確認することで導入後のイメージがつきやすくなるので、ぜひチェックしましょう。
ちなみに、予約台帳システム「リザービア」を導入されたサロン様のなかには、
紙の予約台帳からリザービアを導入して3カ月で月間で約20時間の業務削減
という実績も出ています。
かんたんに操作できるか
サロンのスタッフにとっても顧客にとっても、操作しやすいかどうかは重要な点です。難しいと面倒になって離脱される可能性もあります。パッと見て直感的に操作できるものがよいでしょう。
お客様が予約しやすい環境を整えることは言うまでもありませんが、従業員の業務効率を上げることで、施術に集中でき、結果として売上にも反映されやすくなります。
他のサービスと連携できるか
使用したい予約台帳が、外部のサービスと連携できるかどうかもチェックしてください。すでにポータルサイトやSNSなどから予約受付を行っている場合、予約台帳システムと連携できたほうが便利でしょう。
また、会計・POSシステムを導入しているサロンは、予約台帳システムと連携できると会計管理もより楽になります。
顧客情報を管理・分析できるか
せっかく紙ではなくシステムを使うので、あわせて顧客データを管理できるものがおすすめです。
美容サロンではリピーターが多いため、一度でも来店した顧客の情報は、店の財産としてぜひ残したいもの。また、集めたデータを分析できれば、前述したようにマーケティングやリピート集客にも役立つでしょう。
予約台帳システム・アプリ（有料/無料）の例を紹介
ここでは、人気の予約台帳システムやアプリの例を取り上げます。
リザエン
リザエンは、業種別にきめ細やかな設定が可能な予約画⾯を提供しているシステムです。美容・教室・医療・施設など、なんと200を超えるさまざまな業種や⽤途に対応。予約管理や顧客管理、データの集計・分析など、多数の機能も備わっています。
1ヶ月無料で試せるので、気になった人は使用感を確認してみてはいかがですか。
GIL
GILは主に美容サロン向けのサービスです。美容室・ネイル・脱毛・エステなどの店舗での予約管理に適した機能を装備しています。
SNSやGoogleマップと連携できるほか、集客サイトの予約を自動連携させ、一元管理することが可能です。顧客の使い慣れたアプリや窓口から予約できるため、取りこぼしの防止にもつなげられるでしょう。
Goope（グーペ）イベント予約
誰でもかんたんにホームページを作れるサービス「グーペ」には、「イベント予約」という予約台帳機能が備わっています。ホームページづくりとネット予約の受付管理を同時に実現できることが、大きな魅力といえるでしょう。
イベント予約機能では、日時・メニュー名・写真・説明文・価格などを設定できます。飲食・美容・医療などさまざまな業界で利用されており、イベントやセミナーなどの予約受付にも便利です。
美容サロンの予約台帳には「リザービア」がおすすめ
前章でもいくつかのシステムを挙げましたが、美容室・脱毛サロン・まつエクサロンなどの美容サロンには、お大手サロンから個人サロンまで、全国5,000店以上の導入実績を持つ予約システム「リザービア」がおすすめです。
リザービアの予約台帳機能は、パソコン・タブレット・スマホとマルチデバイスに対応しており、見やすさや使いやすさにこだわったシンプルな設計になっています。
既存のクーポンサイトやGoogleからの予約、ホームページ・SNS経由の予約などを一元管理できるオプションサービスもあります。各管理画面を見比べる必要がなく、ダブルブッキングも防げるでしょう。
前述した顧客情報の管理機能やメッセージ自動配信機能なども搭載しているほか、Google・LINEと連携できる機能もあり、集客にも大いに役立てられます。
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機能一覧
予約台帳システム・アプリを活用して上手にサロン運営をしよう
今や予約台帳は、紙で手動で受付・管理するのではなく、システムやアプリで自動化する方法が普及してきました。システムやアプリによって管理の手間が軽くなるほか、さらにサロンワークを効率化できるさまざまな機能も備わっています。
美容サロンが予約台帳システムを導入するなら、ぜひリザービアを検討してみてください。機能が豊富に揃っている上、それぞれのサロンの状況に合わせた柔軟な設定ができて非常に便利です。
