ネイルサロンの予約トラブル防止に予約表の使い方と予約アプリの選び方

ネイルサロン|予約アプリの選び方
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ネイルサロンでの予約トラブルは、リピーターを減らす要因となってしまいます。
予約に関するトラブルが起きてしまうと、1日のスケジュールが崩れてしまい、最悪のケースとしてお客様が離れてしまう可能性もあります。

予約は初めて来店されるお客様も行う信用に関わる仕事の1つであるため、できる限りトラブルを避けたいでしょう。サービス業をやっているとトラブルは必ず起きてしまいますが、ツールやアプリを活用してトラブルを減らしている店舗が増えてきています。
では早速、予約に関するトラブルを未然に防ぐ方法や、予約トラブルの事例をご紹介します。気に入ったツールやアプリを上手に活用して、気持ちのよい店舗作りをしてみてください。

ネイルサロンの予約表はシンプルに

ネイルサロンの予約表はシンプルに

予約表はシンプルにするのがおすすめです。何時から何時まで、どのスタッフが、どのメニューを、どのお客様に施術するのか、を一覧で見やすくしておきましょう。
紙特有の、折れてしまったり破れてしまったりするのを防ぎたい人は、予約システムを採用して業務の一括管理を行いましょう。

24時間365日いつでも受付ができるので、お客様にとっても予約がしやすく、お店としても自動でスケジュールの調整も行ってくれるので手間がかかりません。紙ではなく、電子での管理も視野に入れましょう。

予約ミスを防ぐには

予約ミスを防ぐには「原因」から突き止めなくてはなりません。
手書きで予約表を記入している場合は「なぜ記入漏れをしたのか」を追求します。
「忙しくて後回しにしてしまった」「忘れてしまった」など、それぞれの原因に応じてミスを防いでいかなければなりません。また、記入漏れによって起こるミスが起こると「予約がないと思っていたために別のお客様の予約が入ってしまった」「当日にキャンセルの連絡をしたら怒られてクレームになってしまった」などの別のトラブルも起こる可能性があります。
ダブルチェックを徹底したり、予約を最優先の業務としたりするなどの対策をして予約ミスを防ぎましょう。

予約アプリは高機能なタイプも

予約アプリの場合は、必要な機能が揃っているので予約トラブルは滅多に起こらないでしょう。
前述した通り、24時間365日いつでも予約できたり、全体的に手間がなくなったりと利点が豊富です。中には、オンラインでの決済に対応しているアプリもあるので、昨今のキャッシュレス決済の波に乗れます。
また、お客様にクーポンを配布したり、予約履歴から簡単予約できたりする機能もあります。お店側としても、売り上げアップのためのデータ集計ができたり、シフトの設定やスケジュールの登録ができたり、スタッフの設定を行って簡単に指名ができるため、これまで手間のかかっていた作業をすべて自動化できます。

ネイルサロンの予約トラブル事例

ネイルサロンの予約トラブル事例

予約が重なってしまったり、予約表に記載していなかったりとさまざまなトラブルがありましたが、その他にもネイルサロンの予約トラブルの事例がありますので、ご紹介します。

予約の電話を受けた人がわからない

よくあるのが「電話を受けた人がわからない」です。
電話で予約の対応をしたはずなのに、予約表がきちんと埋まっておらず、誰が予約の電話を受けたのかわからず、きちんと予約ができていない事例です。予約ができていないために、「別のスタッフに引き継いだ」等の認識の相違から、スタッフ間での責任転嫁してしまうケースもあります。

1つの予約ミスからお客様からのクレームだけではなく、スタッフ同士の雰囲気も悪くなってしまう可能性もあるので、解決策を見つけていく必要があります。

お客様との意思の疎通がうまくいかない

お店側の都合とお客様の都合に対して、電話越しであるがゆえに上手に折り合いがつけられず、結果として意思の疎通がうまくいかなくてトラブルになる事例です。予約可能な時間帯が複数あり、お店側が提示した時間帯でお客様が一度は納得したものの、実はお客様はもっと早い時間帯を希望していたなどのケースがあります。

電話で対応をする場合、すべて「口頭」で伝えなければならないため、互いの認識に相違が生まれてしまいます。予約可能な時間をすべて提示して、お客様に「時間を選んでもらう」などの対応をする必要があります。

予約管理アプリの選び方のコツ

選び方

予約管理アプリといっても提供している企業がさまざまなことから、アプリによって機能が異なります。そのため、どの予約管理アプリを入れるべきなのか、なかなか決められません。そこで、予約管理アプリの選び方のコツを3つ、ここではご紹介します。

どのような用途で利用するのか

予約管理アプリは、どのような用途で利用するのかを考えたうえで選ぶことをおすすめします。

なぜなら、多くの企業が予約管理アプリを提供しており、アプリごとに強みが違うからです。曖昧な状態でインストールして利用してしまうと最悪の場合、予約トラブルが全く改善されない恐れがあります。
自店のネイルサロンの品質を上げるためにも、予約管理アプリを利用する際は用途をはっきりとさせましょう。

どのような機能が備わっているのか

予約管理アプリを選ぶ際は、どのような機能が備わっているのかといった点にも注目しましょう。

予約管理アプリとはいえ、他にもネイルサロンを経営していく中で必要となる要素があります。別のアプリと連携して運用するのも1つの方法ですが、単体で完結できる多機能なアプリのほうが管理もしやすいです。

どのようなアプリと連携できるのか

予約管理アプリを選ぶ際は、どのようなアプリと連携できるのかを確認しましょう。アプリによって集客に優れているものや売り上げに優れているものがあります。とくに大半の日本人が利用しているLINEと連携できるアプリなら、より管理がしやすくなるのでおすすめです。
お客様にとっても馴染みのあるアプリなので、抵抗感なく気軽に予約し

LINE連携予約
  • サロンのリピート率を増やしたい
  • クーポンサイトを脱却したい
  • LINEでの予約管理が大変
  • 予約はリザービアで一元管理


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てもらえるはずです。もちろんアプリが見つからない場合は、会計ソフトやPOSレジなどの管理システムと連携するのも1つの手です。

予約管理アプリを導入するメリット・デメリット

予約管理アプリを導入するメリットとデメリットを、それぞれご紹介します。

メリット

予約管理アプリを導入するメリットは、主に4つあります。1つ目のメリットが、予約管理業務の効率化が図れることです。

予約管理に必要なことを一本化できるため、電話やメールでのお客様とのやり取り、Excelや予約台帳への記入が不要となります。予約管理アプリを導入する最大のメリットといってもよいでしょう。
また、2つ目のメリットが、予約管理業務におけるトラブルを軽減できることです。
すべてのトラブルを防ぐことは難しいものの、予約管理アプリを導入することでトラブルへの発展を極力避けられます。

ダブルブッキングである二重予約や予約ができていなかったという事態をなくせるので、お客様からの信頼を獲得できます。3つ目のメリットは、機会損失を減らせることです。予約管理アプリなら24時間365日予約を受け付けられます。
お客様が予約したいときに予約できるため、見込み客を逃さずに済むのです。そして予約状況がすぐにわかることから、本来予定していた日時でなくても別日に予約してもらえる可能性があります。そして4つ目のメリットは、事前決済ができることです。

事前決済が備わった予約管理アプリであれば、お客様が予約する段階で必要となる料金を支払えます。事前に決済していることでキャンセルとなる可能性を下げることができ、お客様も予約当日に忘れることなく来店してくれるでしょう。事前決済以外にも後払いに対応しているアプリだと、幅広いニーズに対応できますね。

予約の一元管理
  • 複数の集客サイトを使っている
  • それぞれの媒体で設定が面倒
  • 予約のダブルブッキングが起こる
  • 既存集客がおろそか


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デメリット

予約管理アプリを導入デメリットは、主に2つあります。1つ目のデメリットが、無料アプリでは機能が制限されている場合があることです。
予約管理アプリには無料版と有料版の2種類が存在しますが、無料版でも機能性に優れたものが中にはあります。しかしすべての機能を無料では利用できないアプリもあり、痒いところで機能制限がかかってしまっているのです。
よって予約管理アプリを導入する際は、必要な機能の課金の有無を確認することが大切になってきます。

無料期間を設けているアプリも存在するため、注意が必要しましょう。2つ目のデメリットが、設定や操作の慣れに時間がかかることです。
多機能な予約管理アプリほど設定できることの多さが逆にデメリットとなり、スタッフが使いこなすまでに時間を有します。

反対に行える管理業務が少ないアプリのほうが、設定や操作が簡単であることも確かです。そのため、充実した内容の予約管理アプリは、設定や使いこなすまでに時間がかかることを念頭に入れて導入することをおすすめします。

まとめ:予約トラブル防止には予約表や予約管理アプリを活用しよう

使いやすい予定表や、便利な機能が備わったアプリを活用すれば予約に関するトラブルをなくせるので、可能であれば導入するのがおすすめです。お店としても業務が簡単になり、お客様も確実に予約ができるので、1日のスケジュール管理がスムーズになって、仕事を円滑に進められます。
予約機能だけではなく、お店にとって必要な機能を備えているので、導入のメリットが大きいのもポイントです。無料で試してから導入の検討ができるアプリもあるため、まずは試してみて使用感を比較しながら運用していくのがよいでしょう。

店舗に合った予約管理アプリを使えば、トラブルを防止するためだけではなく、日常の仕事にも余裕が生まれるので、導入してみてください。

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