紙を使って手書きで予約管理をしていて、書き間違いや書き忘れで予約間違いやダブルブッキングといったミスが発生したことがある、という店舗は少なくないのではないでしょうか。
また、手書きで作成した予約管理表では、枠が足りなくなってしまったとき、枠を書き足して使用するにも手間がかかってしまいます。業務に使用しているパソコンがあれば、予約管理にも活用することで業務も効率化されるでしょう。
今回は表計算ソフトであるエクセルにスポットを当て、エクセルを使った予約管理表の作り方と、エクセルで予約管理をするメリット・注意点について解説。さらに、予約管理をより効率化することができる予約システムを紹介します。
目次
予約システムはエクセルでも作れる！ 3つの方法を紹介
まずはじめに、エクセルを利用した予約管理表の作り方を紹介します。
エクセルを利用して予約管理表を作成するには、以下の3つの方法があります。
- 自分で表を作成する
- テンプレートを利用する
- VBAを利用する
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
エクセルの予約管理表に必要な項目とは？
どの方法で予約管理表を作成するにせよ、作成に入るまえに、まずは予約管理表に必要な項目を確認しましょう。
- 顧客の氏名
- 予約の希望日時
- 予約の内容
- 担当スタッフ
- 顧客の連絡先
美容室やサロンなら、最低限この5つの項目が必要です。エクセルで作成する場合は、枠を増やすこともかんたんにできるので、はじめは必須項目だけのシンプルな表を作成するとよいでしょう。
1. 自分で表を作成する
店舗の規模が小さく予約数があまり多くないのであれば、かんたんな表を作成すればすぐにエクセルで予約管理できるようになります。
エクセルの行（横軸）に上記の項目を作成し、列（縦軸）に、予約が来た順に上から入力していくスタイルが管理しやすいのではないでしょうか。
なお、エクセルには、入力した文字列を数字順やアルファベット順などに並び替えることができる機能があります。予約の問い合わせがあった際に予約日時順で並べ替えれば、お客様の希望日時が空いているかどうかをすぐに確認することができるでしょう。
2. テンプレートを利用する
「自分で表を作成するのは難しい」「すでに入力するだけになっている表がほしい」という方は、配布されているテンプレートを利用してみてはいかがでしょうか。
インターネット上には、保存すればすぐに使えるテンプレートが公開されています。
すでに項目まで用意されているものから、表の枠組みだけを作成し、必要な項目だけを自分で作成して使用するものまで、用途に合わせたさまざまなテンプレートがあるので、目的に合わせて探してみてください。
エクセルのテンプレートを配布しているサイトを、2つ紹介します。
bizocean
bizoceanでは、エクセルだけでなく、ワードやパワーポイント用などビジネス向けのさまざまなテンプレートを配布しています。
フリーワードで検索することができるので、「予約 管理」や「予約 ◯◯（業種名）」などと検索して、用途に適したテンプレートを探すことができます。
bizroute
bizrouteは、業務に必要なさまざまなテンプレートを部門別に配布しているほかに、送付状や請求書など、印刷して使用する書類を作成することもできるビジネス支援サイトです。
予約用のテンプレートは、どんな業種でも利用できる汎用的なもの、サロン・美容室向け
のもの、飲食店・レストラン向けのものが用意されています。ダウンロードして使用するエクセル版と、印刷して使用するPDF版があります。
3. VBAを利用して構築する
エクセルに詳しい方やエクセルを使い慣れている方は、VBAやマクロを使用して予約管理表を構築することもおすすめです。
VBAやマクロを使用すれば、希望日時の予約がすでに埋まっている場合に警告メッセージを表示させるなど、予約管理業務を効率化する機能を追加することができます。
エクセル予約管理表のメリットと注意点
エクセルを利用した予約管理にはいくつかのメリットがありますが、一方で注意点もあります。メリットと注意点を紹介します。
エクセル予約管理表を利用するメリットとは？
まずは、エクセルでの予約管理のメリットから見ていきましょう。
エクセルはビジネスにおいて圧倒的なシェアを誇っており、表計算ソフトの利用者のうち8割以上がエクセルを利用している、と言われています。そのため、すでにパソコンにインストールされていれば、そのまま利用することができます。
また、新たに導入する場合にはサブスクリプションと買い切りの2つの方法があり、ソフトをインストールするだけなので、比較的コストが安く抑えられます。あまり予算をかけたくない、という店舗にとっては大きなメリットと言えるでしょう。
VBAを組んでデータ上で利用する場合は、操作が短時間で済むうえに紙よりも見やすく、デザインも好みにカスタマイズできるなど、操作性においてもさまざまなメリットがあります。
エクセル予約管理表を利用する際の注意点とは？
続いて、エクセルで予約管理をする際の注意点について見ていきましょう。
店舗によっては、作成した表をプリントアウトし、手書きで運用することもあるかもしれません。しかし、手書きでの利用は書き間違いや書き忘れなどの人為的ミスが起きやすいというリスクが考えられます。
データ上で利用する場合、エクセルにはオンライン上でファイル共有をする機能がなく、ひとつの端末でひとつのファイルしか開けないため、大勢で予約情報の共有をするのが難しい点が挙げられるでしょう。
さらに、VBAやマクロを利用したい場合は、エクセルの操作に慣れている人がいないと作成が難しい、といった悩みもあります。
エクセル予約管理表が向いている・向いていない場面とは？
前述のとおり、エクセルでの予約管理にはメリットと注意点が存在します。そのため、店舗や業種によって、エクセルでの予約管理が向いている・向いていないケースがあらわれるでしょう。
それぞれの例を紹介します。
向いている場面とは？｜社内ネットワーク上での利用
社内ネットワークが構築されていてファイル共有ができる環境が整っているなど、同じネットワーク内で複数人が同一のファイルにアクセスできる場合には、エクセルを利用することで利便性が向上するでしょう。
たとえば、社内にある会議室などの施設の予約管理には、エクセルの利用は向いています。社内ネットワーク上で利用状況を記録することで、アクセスした時点で最新の状況を確認できるため、印刷して掲示するといった手間も省くことができます。
向いていない場面とは？｜オンライン上での利用
注意点でお話したように、エクセルはオンラインでの利用を想定していないため、オンライン上のファイル共有機能はありません。そのため、不特定多数のお客様がアクセスして予約をするのは困難と言えるでしょう。
オンライン利用でお客様も使いやすく！ 予約システムとは？
エクセルでの表作成を難しいと感じる方や、オンラインでも予約管理を利用したい方には、予約システムがおすすめです。予約システムのなかには利用料が必要なものもありますが、さまざまなメリットが存在します。
ここからは、予約システムとはどんなものなのか、どんなメリットがあるのかなど、予約システムの概要を解説します。
予約システムとは？
予約システムとは、予約受付・管理を自動的に行ってくれるシステムのことです。パソコンやスマートフォンなどの端末から、インターネットを通して不特定多数のユーザーがアクセスできるため、お客様がおのおので予約を取ることが可能になります。
おすすめの予約システムに、「リザービア」があります。ここからは予約システムの基本的な機能と、リザービアについて紹介します。
1. 予約管理機能
まずメインの機能として、予約管理機能があります。インターネットを通して予約を受け付け、予約管理表を自動的にリアルタイムで更新してくれ、いつでも最新の予約状況を確認することができる機能です。
リザービアにはBMS（ビューティーマネジメントシステム）という機能も搭載されています。BMSを利用すると、自社サイトやクーポンサイト、SNS、LINE、アプリなど、複数の予約経路から受け付けた予約をリザービアで一元管理することが可能です。
すべての予約をリザービアで一元管理することで、予約受付・管理業務の効率化を図ることができ、さらにダブルブッキングの防止効果も期待できるでしょう。
なお、BMSはオプション機能のため、別途契約が必要です。
リザービアの予約台帳とBMSについては、こちらをご覧ください。
美容サロン向け予約ダブルブッキング防止ができる予約システム
2. 顧客管理機能
予約を受け付けるにあたって、大切なのはお客様の情報です。氏名や住所、電話番号などの基本情報とあわせて、予約履歴や来店回数、今までの利用メニューなど、予約情報と紐づけた顧客情報の管理機能が搭載されている予約システムもあります。
リザービアでは、お客様の個人情報や来店履歴はもちろん、前回担当したスタッフやクーポンの利用履歴など、さまざまな情報を管理することが可能です。
登録した情報の項目ごとに情報を検索でき、そこからクーポン付きのDM配信、アプリへのプッシュ通知、スタンプの付与等を行えます。
リザービアの顧客管理機能については、こちらをご覧ください。
3. メール配信機能
メール配信機能があれば、予約システムで管理している顧客にメッセージを配信することができます。
予約受付時の確認メールや予約日時が近づいたリマインドメールなどを自動配信することができるため、予約管理表を確認しながらお客様にメール通知をする、という手間がなくなります。
リザービアでは、リマインドメールに加えて、来店後のお礼メールや数週間後のフォローメール、一定期間後の再来店促進メールなど、さまざまなメッセージを上限数なく送信することが可能です。
リザービアのメッセージ配信機能については、こちらをご覧ください。
4. アプリ連携機能
「予約システムを導入したい」と考えても、すでに他のシステムやアプリを使用していると、併用できるかどうか悩んでしまうこともあるでしょう。しかし、予約システムによっては、他のシステムやアプリと連携できるものもあります。
たとえば、リザービアでは、LINEと連携してトーク画面から予約やキャンセルを受け付けることができるオプション機能があります。同じくオプションで、Instagramと連携してハッシュタグとメニューを紐づけ、投稿を予約窓口にすることも可能です。
リザービアのLINE連携とInstagram連携については、こちらをご覧ください。
公式LINEと連携できる予約システム【リザービア】
インスタと連携可能なWEB予約システム【リザービア】
予約システムを導入するメリットと注意点とは？
紹介したように、予約システムにはたくさんの機能があるため、導入するとさまざまなメリットを得ることができます。しかし、その反面、気をつけなければならない注意点もあります。
ここからは、予約システムを導入するメリットと注意点について見ていきましょう。
予約システムについては別記事でも紹介していますので、あわせてご覧ください。
導入するメリット
まず、予約システムを導入するメリットについて見ていきましょう。
一番大きなメリットは、予約受付・管理が自動化されることです。自動化されることによって24時間365日、いつでも予約を受け付けられるようになり、予約の取りこぼしを防ぐことができます。
また、予約忘れや予約間違い、ダブルブッキングといった、ヒューマンエラーによる予約管理ミスを防ぐことにもつながります。
導入する際の注意点
一方で、注意点も存在します。たとえば、予約システムは機能を最大限利用しようと考えるとほとんどが有料となるため、導入にコストが必要です。
また、店舗のメインターゲット層がスマホやパソコンに慣れていない高齢者の場合、システムを使いこなせずかえって敬遠されてしまう恐れもあります。
リザービアなら予約管理以外の機能も充実！
予約管理表は、エクセルがあれば作ることができます。比較的かんたんな、表の枠組みを作成する方法もあれば、VBAやマクロを利用して便利な機能を追加することも可能です。
作成が難しい場合や、もっとたくさんの機能を使用したい、という場合は予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
リザービアには、予約管理や顧客管理、メッセージ送信のほかにも、集客できるお店づくりを支える機能が揃っています。資料請求もできるので、お気軽にお問い合わせください。
