接骨院・鍼灸院などの治療院では、予約管理や顧客管理などの管理業務にも取り組む必要があります。これらの作業はお客様が増えるほど負担も大きくなり、受付のミスにつながりかねません。一方、予約管理システムを導入すれば管理業務が自動化され、負担軽減やミス防止に繋がります。
本記事では治療院で予約システムを導入すべき理由や、おすすめのシステム9選を紹介しています。初期費用や月額無料のシステムもあるため、ぜひ利用を検討してみてくださいね。
目次
治療院が予約管理システムを導入すべき理由とは？
整骨院や鍼灸院が予約管理システムを導入すべき理由は、治療院の急増による競争激化にあります。厚生労働省の統計によると、治療院の数は令和2年から4年までの2年間に約2万件増加しました。この背景には、テレワークの普及や高齢化に伴う健康意識の高まりが影響しています。
競争が厳しいなかで院の経営を安定させるためには、予約システムの導入が有効です。
顧客が予約しやすい環境が作られるのはもちろんのこと、クーポンや回数券の発行により継続利用の動機を生み出してくれます。また管理業務の効率化によりスタッフの負担が軽減され、施術に専念できるようになるのも強みです。サービスの質が上がれば顧客満足度は高まります。
顧客から選ばれる治療院になるためにも、予約管理システムの活用が推奨されるのです。
引用元
３ 就業あん摩マッサージ指圧師・はり師・きゅう師・柔道整復師及び施術所
ネット予約は治療院選びの重要な要素のひとつ
ホットペッパービューティの調査によると、リラクゼーションサロン（着衣施術）の予約にネットを利用する比率は、2024年8月までの過去1年間に男性56.1%、女性62.7%に達しています。整体院の利用率が高いとされる40代男性についても、約6割の方がネット予約を利用している状況です。
初回利用を決める理由については「口コミのよさ」や「自宅からの距離」が挙げられるものの、継続利用を決める理由としては「ネット予約できる（29.5%）」が、最も重視される結果になっています。
リピート率の向上は治療院の経営を安定させる上で不可欠なため、オンライン予約機能を備えているかどうかが、ますます重要な要素になるでしょう。
引用元
美容センサス データブック | 美容業界の調査はホットペッパービューティーアカデミー
治療院が予約システムを使う5つのメリット
つづいて、治療院において予約システムを導入するメリットを確認しましょう。
1. 自動で24時間受付
予約システムでは、インターネットでいつでも自動で予約を受付・管理できます。顧客が急な体の不調を感じたり痛めたりした際などに、時間を気にせず予約を入れられるため便利です。
24時間自動受付のため、営業時間外だからという理由による機会損失も減らせるでしょう。
2. 予約に関する業務負担の軽減
人の手による予約業務は、電話・対面での会話やメールでのやりとりなど手間がかかります。一方、システムを使えば自動で予約業務が完結するため、スタッフの負担が少ないです。
聞き間違いや書き間違い、記入漏れなどの人為的ミスも減ることは、大きなメリットといえるでしょう。
また、施術中に予約の電話がかかってくると、手を止めて対応しなければなりません。状況によっては電話応対のため本業に集中できず、施術を受けている顧客を待たせてしまい、満足度も下がる恐れがあります。
予約システムで予約を受け付けられれば、電話での対応が減って目の前の接客に集中できるようになり、充実したサービスを提供できるでしょう。
3. 顧客満足度の向上
前項のように施術の中断も減り、システム内で顧客情報が蓄積されることから、顧客のニーズや状態も把握しやすくなります。さらに、前章のようにネット予約があることを理由に来院する人も多いので、いろいろな面で顧客に喜んでもらいやすいです。
その結果、顧客満足度が高まることが期待できます。
4. リピーター獲得に繋がる
予約システムを導入すると、かんたんに空き状況をチェックでき、顧客の都合のよいタイミングで予約を入れられます。そのため順番待ちのストレスがありません。
さらに、システムによってはフォローメールやクーポン送付などができるものもあり、親身に対応していると感じてもらいやすいでしょう。前項のように顧客満足度も上がりやすいので、リピーターとしての囲い込みが期待できると考えられます。
5. 事前決済ができるシステムは無断キャンセル対策にも有効
予約した際に、決済まで行える予約システムもあります。オンライン決済ができれば来院時の会計の手間が省け、施術当日は身ひとつで行けるので顧客にとっても楽。支払い済みのため、無断キャンセルの防止にも役立つでしょう。
治療院が予約システムを導入する際の4つの注意点
接骨院などでの予約システム導入にはメリットがたくさんあることがわかりましたが、あわせて注意点も頭に入れておきましょう。
1. 操作に慣れる必要がある
予約システムは、スマホやパソコンといった機器での操作が必要です。そのため、機械が苦手な人は、スムーズに操作することに苦戦する可能性があります。使いこなせるようになるまでは、逆に効率が悪いかもしれません。
また、新しいスタッフが入ったらそのたびに教育が必要になるでしょう。
フォロー体制が整っているシステムもあるので、不安な場合は契約の前にしっかり相談やサポート環境の確認をしておくことが大切です。
2. コストがかかる
無料の予約システムもありますが、多くの場合、初期費用やランニングコスト（システムの利用料）がかかります。コストの目安として、初期費用は数万円程度、利用料は月額固定の場合が多く、月に数千〜数万円程度です。
無料お試し期間がある・無料プランが用意されている場合もあるので、予算も考慮しつつ選ぶことが大切といえます。また、最低契約期間が設けられているシステムもあるため、事前に確認しておきましょう。
3. 予約者がどんな相手かわからない
店頭や電話で予約を受ける場合は、相手と会話するため、雰囲気や人柄をある程度つかめます。
しかし、ネット予約の場合は相手の顔も見えない・声も聞こえないため、人物像を想像しづらいです。当日来院するまで雰囲気がわからないので、特に少人数体制の院では不安を感じるかもしれません。
4. 無断キャンセルのリスク
予約システムを利用したネット予約は、気軽に予約を入れてもらえる反面、連絡なく来院しない「無断キャンセル」も起こりやすいという一面があります。前項のように人物像もわかりにくいため、キャンセルリスクは高めといえるでしょう。
前述したような事前決済を導入する、予約忘れのないようにリマインドメッセージを送るなどの対策が必要です。
治療院の予約システムの選び方
ここからは、治療院で利用する予約システムはどんなものがいいのか、選び方のポイントを押さえていきましょう。
1. 自院に必要な機能があるか
業種によって適切なシステムは異なります。治療院の場合は、時間帯を細かく区切って予約枠を設定できるか・施術スタッフ（担当者）を指名できるかなど、予約に関する機能をチェックすることが大切です。
また、システムによってはカルテ機能や決済機能などがついているものもあるので、自院で使いたい機能が備わっているかどうかも確認しましょう。
2. 導入しやすいか
システムが使いやすいかどうかも重要な点。機能面ばかりにこだわって操作がむずかしいものを選ぶと、スタッフも顧客も使いづらい可能性があります。
使う人みんながみんな、ITに詳しいわけではありません。かんたんに導入できて操作性の高いシステムであることも大事です。
3. 費用は無理なく支払えるか
前述したように、導入時やシステムの継続利用に料金がかかるものも多いです。治療院の運営において、必要なコストはきっちりと把握しておかなければなりません。そのため、費用がどのくらいかかり、無理のない範囲で支払えるかどうかを確認することも重要といえます。
4. セキュリティ体制は万全か
予約システム内では顧客の個人情報や健康状態などの重要なデータを扱うため、セキュリティ対策がしっかりしたものを選ぶことも大切です。
不正アクセス防止や個人情報保護など、第三者機関の認証を受けていると安心でしょう。代表的な認証には、「プライバシーマーク」や「ISMS」といったものがあります。
初期費用無料で導入できるおすすめ予約管理システム6選を紹介
接骨院や整骨院で利用するのに適した予約管理システムのうち、初期費用無料で使用できるものを6種類紹介します。
しんきゅう予約
出所：しんきゅう予約公式Webサイト
しんきゅう予約は鍼灸院専用の予約システム。予約以外に、顧客カルテや会計などの機能も備わっています。事前設定により、お礼メールやフォローメールなどのメッセージを自動送信でき、再来院の促進にも活用可能です。
国内最大級といわれる鍼灸院の口コミサイト、「しんきゅうコンパス」から直接予約できます。自院の口コミを見た顧客がそのまま予約を入れてくれる可能性もあるので、集客に役立つでしょう。
「しんきゅう予約」には4種類の料金プランが用意されており、月額料金は無料〜11,000円（税込）です。いずれのプランを選んでも同じ機能を利用できますが、予約件数の上限が異なります。
契約開始時に利用する「エントリープラン」は、予約件数の上限が30件までとやや少ない代わりに、月額無料で利用できるのが特徴です。
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らいらいリザーブ
出所：らいらいリザーブ公式Webサイト
治療院・エステ・ネイルサロン向けに作られた、ポータルサイト・顧客のマイページ・ネット予約を連携したシステム。かんたんステップで導入でき、シンプルな画面で操作しやすいのが特徴です。
お客様とメッセージでやりとりしたり、クーポンを配布したりすることもできます。ポータルサイト「らいらいネット」と連携して集客から予約に繋げられる点や、およそ20分で無料で始められる手軽さも魅力です。
「らいらいリザーブ」には4種類の料金プランが用意されています。月額料金は無料〜6,380円（税込）です。
無料で使えるフリープランの場合、1日の予約件数が3件、登録できる施術担当者の人数が1名までと機能に制限があります。一方、月額4,180円のスタンダード以上のプランを契約すれば、予約件数や担当者の登録人数が無制限になるため、治療院の規模に合わせてプラン選びする必要があるでしょう。
からだケア
出所：からだケア公式Webサイト
治療院・サロン向けの予約システム。かんたんな操作で予約・顧客管理ができ、売上の集計やデータの可視化・分析なども行えます。
5分単位での予約管理や10分単位での予約枠設定、詳細なメニューの設定など、便利な使い方が可能です。即日利用も可能なので、試してみたい方は気軽に問い合わせてみてはいかがでしょうか。
「からだケア」の料金プランは月額2,500円（税込）のライトプランと、月額3,500円（税込）のスタンダードプランの2種類です。注意点として施術者1名追加につき、1,000円が月額料金に加算されます。
予約件数や顧客登録数はどちらのプランも無制限です。しかしスタンダードプランに限り、顧客分析や売上分析を詳細に行える機能を利用できます。
リーズナブルな料金の上に1ヶ月間の無料体験も設けられており、非常に利用しやすいシステムです。
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ワンモアハンド
出所：ワンモアハンド公式Webサイト
「ワンモアハンド」は、接骨院・整体院・リラクゼーションサロンなど向けに開発された予約システムです。およそ4,000店の導入実績を持ち、治療院の業務をサポートします。
指名予約・施設や機械と予約の紐づけ・英語表記・日報や月報の集計・Web同意書・メルマガ配信・各種データのダウンロードなど、幅広い機能を搭載。ホットペッパービューティーやSNSなどの外部サービスとも連携できます。
「ワンモアハンド」の料金プランは、月額10,780円（税込）のスタンダードプランと月額17,380円（税込）のバリュープランの2種類です。それぞれのプランで利用できる機能に違いはありませんが、スタンダードプランに限り、予約データが月101件以上の場合、保守費用が1件につき10円かかるため、院の規模に応じて、プランを選ぶ必要があります。
現在、初期費用無料キャンペーンが開催されており、非常に導入しやすい状況です。
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RESERVA（レゼルバ）
出所：RESERVA公式Webサイト
累計26万以上の導入数を誇る「RESERVA（レゼルバ）」。政府・自治体・大学・新聞社・大手企業など、名だたる組織や会社が名を連ねます。かんたんな設定ですぐに使えるほか、予約受付・決済・顧客管理・集客という一連の業務をシステム内で完結できることが特徴です。
多店舗展開している院や店も、まとめて一括管理できます。350以上もの業種に対応しており、マルチなシーンで使えることも強みでしょう。
「RESERVA」には6種類のプランが用意されており、月額は0〜61,600円（税込）です。月払いの他に、1ヶ月あたりの料金が割安になる年払いも選べます。
プランに応じて月間予約件数、登録顧客件数、利用できる機能の数が異なるため、お問い合わせを通じてご自身の院に適した利用プランを決めていくのがよいでしょう。
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COCKPIT（コックピット）
出所：COCKPIT公式Webサイト
「COCKPIT」は自費治療院に特化した予約システムです。顧客管理や数値分析機能など、集客や売上アップにつながる機能が充実しています。
また専用コミュニティを有している点も大きな特徴です。会員限定でマーケティングセミナーが開催されていたり、操作方法を質問する場が用意されていたりと、利用開始後のサポート体制が充実しています。
料金プランは月額7,480円（税込）のライトプランと、月額12,980円（税込）のスタンダードプランの2種類です。注意点としてライトプランは顧客管理と数値分析に機能が制限されており、ネット予約機能が利用できません。ネット予約を備える場合には、スタンダードプランの契約が必要です。
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フリープランもあり！ おすすめ予約管理システム2選を紹介
ここではフリープランを有する、おすすめの予約管理システムを2種類紹介します。
AirRESERVE（Airリザーブ）
出所：AirRESERVE公式Webサイト
シンプルな画面表示でスムーズに使いやすい予約システム「Airリザーブ」。仮予約の受付や予約のキャンセル待ちができたり、予約情報へのメモ記録・予約検索・顧客検索などが行えたりと、予約管理や顧客管理に役立ちます。
スタッフの登録やスタッフごとの権限の設定などもできるため、スタッフが多い院などでは管理画面にアクセスできる人員を限定するなどして、情報漏えいや不正操作のリスクを軽減することも可能です。
「Airリザーブ」には4種類のプランが用意されており、無料で利用できるフリープランもあります。フリープランは初期費用・月額が無料ながらも、予約件数が無制限な点が魅力です。
一方の有料プランは、月額料金のみならず初期費用も設けられています。有料プランを契約するメリットは、顧客の来店忘れを防止するための「リマインドメール」や、予約が入ったときの「通知メール」など便利な機能が利用できる点です。
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SELECTTYPE（セレクトタイプ）
出所：SELECTTYPE公式Webサイト
「SELECTTYPE（セレクトタイプ）」は、治療院や美容サロンだけでなく、飲食・各種スクールや教室・施設・駐車場・イベントなど、多種多様な業界での予約管理を楽にしてくれる予約システムです。業種に合わせて使いやすいテンプレートが用意されています。
マルチデバイス対応で、パソコンからもタブレットやスマホからも操作可能。予約管理や顧客管理はもちろんのこと、回数券・自動メール・データ出力などの機能も備わっています。こまかいデザイン設定ができるので、魅力的な予約ページを作りましょう。
「SELECTTYPE」には機能の異なる4種類のプランが用意されており、月額料金は無料〜11,000円（税込）です。
無料で利用できるフリープランは、予約受付件数が無制限であるものの、予約受付期間が7日後まで、顧客登録の人数は100人までなど制限が設けられています。この制限を解除するためには、有料プランへの契約が必要です。
なお、公式サイトには初期費用についての記載がないため、問い合わせを通じて、導入時にいくらかかるのかを確認しておくことをおすすめします。
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治療院の予約システムには「リザービア」がおすすめ
接骨院・整骨院のような治療院で導入する予約システムとして、最後に強くおすすめしたいのが「リザービア」。美容サロンに特化した予約システムですが、予約台帳やメニュー・クーポンのこまかい設定などが利用でき、治療院でも多数の導入実績があります。
集客に活用できる機能や、複数の予約経路からの予約を一元管理できる機能も備わっているので、ぜひ活用してください。
Google検索からの流入を見込める
リザービアには「Googleで予約」というGoogleとの連携機能があり、Googleビジネスプロフィールの予約ボタンから予約システムに遷移させて予約を受け付けることが可能です。
たとえば、GoogleやGoogleマップで接骨院を探した顧客が、検索結果に表示された自院のビジネスプロフィールを見て予約したいと思ったら、そのままの流れでスムーズに予約してもらえます。
「予約したい」と思ってもらうためにも、営業やメニューの情報・写真など、ビジネスプロフィールの院情報を充実させて、見た人に存分にアピールしましょう。
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LINE連携で集客を強化
リザービアには、オプションで、自院のLINE公式アカウントと連携してLINEから予約を受け付けられる機能があります。LINEは分母のユーザー数が多いため、LINEから予約できることは、顧客にとって使い勝手がよいです。さらに、お知らせやクーポンの配信なども可能です。
もちろんLINEで受け付けた予約も、サイトからの予約と同様に、自動でリザービアの予約台帳に反映されます。リザービア導入にともなってLINEでの集客を強化し、上手に活用している院もあるので、下記の事例をぜひ参考にしてみてください。
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Google・LINE・クーポンサイトなどの予約を一括管理
上記のようにたくさんの窓口から予約を受けられるのは便利でも、ひとつひとつバラバラに管理するとなると、ダブルブッキングなどのミスが発生するかもしれません。そこで便利なのが、オプションの「BMS」という一元管理機能。
BMSを利用すれば、自社サイト・Google・LINE・クーポンサイトなどの複数経路からの予約をひとつに集約して一括管理できます。新しい予約が入るごとに自動更新されるため、重複の心配が少なく、別々に管理する手間もかかりません。
治療院に予約管理システムを導入して業務に活用しよう
今やネット予約は必須のため、予約制の治療院なら予約システムを導入したほうがよいでしょう。操作性やコストなどの注意点はありますが、顧客の利便性が高まるとともに、治療院側の管理も楽になり、業務の効率化に繋がります。
さまざまな種類のシステムを紹介しましたが、「リザービア」の導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
GoogleやLINEとの予約連携や一元管理のほか、メッセージの自動配信・クーポン配信・予約集計など、治療院でも利用しやすい便利な機能が豊富に揃っています。検討の際は、以下の活用事例をぜひご覧ください。
