美容室・美容院には予約管理アプリの導入がおすすめ! 導入前に知っておきたい機能や特徴

美容室・美容院には予約管理アプリの導入がおすすめ! 導入前に知っておきたい機能や特徴
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美容師の仕事をしていて、予約管理や会計、顧客管理などの業務に困ったことはないでしょうか。お客様が増えることはうれしいことではありますが、そのぶん予約やカルテの数も増えてくるため、管理が大変になってしまうことがあります。

そこで今回は、上記のような悩みを解決するために美容室や美容院の業務の効率化を図ることが可能な予約管理アプリについてご紹介。実際に導入する前に、搭載されている機能や特徴を把握しておきましょう。

美容室・美容院向けの予約管理アプリってどんなアプリなの?

美容室・美容院向けの予約管理アプリってどんなアプリなの?

近年、予約管理アプリを導入して、業務の効率化を図る美容室や美容院が増えています。予約管理アプリは、予約の管理以外にも役に立つことがあるのでしょうか。まずは、美容室・美容院向けの予約管理アプリの仕組みと詳細をご紹介します。

そもそも予約管理アプリとは

予約管理アプリとは、WEBサイトやメール、電話など、あらゆる予約方法の情報をまとめて管理できるツールです。アプリをスマホやタブレットなどのデバイスにインストールするだけで、カンタンに利用できる手軽さから、誰でも使いやすいシステムとなっています。

また、美容室や美容院以外にも、エステサロンやネイルサロンなどでも多くの店舗が利用しているのが特徴です。そのほかにも、飲食店やパーソナルフィットネススタジオなど、予約管理が重要な接客業になくてはならないツールとなっています。

予約管理アプリに搭載されている代表的な機能を紹介!

顧客側の情報収集や予約行動がインターネットを使っておこなわれることが、現代では主流となりつつあります。そのため、予約や顧客管理に関する機能を持つ予約管理アプリは数多くの企業から提供されており、「どれを使ったらいいのか迷ってしまう」という店舗経営者は少なくありません。

業種や店舗の規模、受け入れ人数によっても使いやすいと感じる予約管理アプリは異なりますが、ここでは、一般的な美容室・美容院が使う予約管理アプリに搭載されている代表的な機能をご紹介します。

時間関係なく予約を受け付けられる

お店の電話で予約を受け付けている場合、営業時間内にしか受け付けることができません。営業時間外はメールなどで予約できるようにしたとしても、同じ時間帯にダブルブッキングが起きてしまう恐れがあります。また、お客様の希望の時間が空いていないことで、お互いに気まずい思いをすることもないでしょう。

予約管理アプリなら24時間365日の受け付けが可能であり、チャンスを逃さずに済みます。予約は随時処理され、複数の予約が重複してしまうこともありません。

顧客情報の管理ができる

美容室などのサービス業では、リピーターを増やすためにも顧客管理は重要となります。お店独自でパソコンを使ってカルテを作成することも可能ですが、表計算ソフトなどを使った作業は意外に煩雑なものです。

予約管理アプリにはお客様の名前や電話番号、来店回数、前回来店時に対応したスタッフ、前回来店時に利用したメニューなどを管理する機能が搭載。お客様それぞれのニーズに沿った働きかけができます。

またお店の予約管理アプリから、お客様のアプリへのプッシュ通知や来店時に利用できるクーポンの発行もおこなえるので、手軽にアピールできるでしょう。

関連記事:美容サロンの顧客データを紙で管理していませんか?顧客データの簡単な活用で売上げアップ

スタンプカードを紙からデジタルに変えられる

スタンプカードは貯めれば貯めるほどお得感があるので人気がありますが、来店時に忘れてしまったり、失くしてしまったりして、ポイントを獲得する機会を逃すお客様も少なくありません。しかし、予約管理アプリを導入すれば、スタンプカードをデジタル化させられます。アプリにも記録が残るため、お客様に確実に特典を利用してもらえるでしょう。

また、それぞれのお客様の過去の予約履歴からの予約もできるため、操作もカンタンにおこなえ、次回の来店の行動にも結びつきやすいです。

予約の集計ができる

予約管理アプリでは、予約の受付方法別に集計できるのが特徴です。どのような働きかけをしたお客様が再予約につながっているのかを分析することで、今後の集客の取り組みに活用できます。

また、新規予約なのか、2回目の予約なのか、コンスタントに来店するリピーターなのかも区別できるので、それぞれのお客様がどの予約形態を好むのかを確認でき、お客様に合わせた対応をおこなえるでしょう。

関連記事:美容サロンのお客様がリピートする理由とは?

スタッフのシフトや受付枠の設定が可能

予約管理アプリでは、営業時間と受付数を設定できるのが特徴です。そのため、対応できる範囲内の件数だけの予約を取ることができます。さらに、時間帯によってスタッフのシフトに合わせた受付枠を設定できるので、お客様をお待たせすることがありません。

また基本のシフトパターンだけでなく、シフトが変わると自動更新される機能や、予約の空きができやすい時間帯にクーポンを発行するなどのこまかい機能も搭載。効率的に予約枠を回転させられます。

美容室・美容院の予約管理アプリは外部サービスとの連携も可能!

美容室・美容院の予約管理アプリは外部サービスとの連携も可能!

予約管理アプリはGoogleやLINE、Instagramなどの外部サービスとの連携させることで、より便利に予約を取ることが可能なシステムもあります。ここでは、上記3つの外部サービスそれぞれの特徴とその活用方法をご紹介します。

Googleマイビジネス

飲食業やイベントでおなじみのGoogleでの連携予約は、アプリからGoogleマイビジネスへ投稿する仕組みとなっています。このサービスを活用することで、他のサイトに移ることなく、人数と日付、時間を選ぶだけでスマホからも簡単に予約ができるのが特徴です。

さらに、Instagramと連携もできる予約管理アプリもあるので、Instagramに投稿した写真をあとからアプリに取り込んで、Googleマイビジネスへ投稿することも可能。通常、Googleのオンライン予約機能を利用する場合にはプロバイダーとの契約をしなければなりません。しかし、予約管理アプリを使えばスマホからでも活用できます。

関連機能:Googleマイビジネスと予約の連携

LINE公式

LINE公式アカウントとの連携が可能な予約管理アプリを利用すると、WEB予約をしたお客様に自動でお店のLINE公式アカウントへの登録をおすすめします。登録してもらえたお客様には、お店の公式アカウントからメッセージを送れるようになりますので、予約をきっかけにしてお客様と直接つながることが可能。

予約日のリマインダーやクーポンなどをプッシュ通知で伝えられるので、より効果的な集客効果が見込めます。また、予約が入ると、公式アカウントへもプッシュ通知がありますので、見逃してしまったり、予約を重複させてしまったりすることはありません。

関連機能:公式LINEと連携機能

Instagram

Instagramと連携できる予約管理アプリの強みは、素敵な写真で目を引いて、メニューを選んで予約行動に結びつけることです。また、スタッフそれぞれの予約ページを人数制限することなくつくれるので、美容室だけでなく、スタッフ別の空き状況を確認することも可能。

さらに、リザービアではハッシュタグ(#)と予約メニューの紐づけもできます。投稿のメイクや髪型などに魅力を感じたInstagramのユーザーに、その場ですぐにメニューを提示できるという特徴もあり、予約へのハードルを低くする構造といえるでしょう。

関連機能:インスタ連携予約

美容室・美容院の予約管理アプリはPOSシステムとの会計連携も可能!

美容室・美容院の予約管理アプリはPOSシステムとの会計連携も可能!

予約管理アプリだけでも業務はずいぶんとラクになりますが、実はさらに会計までラクにする方法もあることをご存知でしょうか。それは「いつ、なにを、いくらで、どのくらい販売したのか」を集計するPOSシステム。

このPOSシステムと予約管理アプリは、一体どのように関連しているのでしょうか。つづいては、POSシステムと連携することでお店の会計管理を効率化できる仕組みをご紹介します。

POSシステムとは?

POSシステムは、コンビニ業界が先駆的に導入した店舗の売り上げをデータ化し、管理するためのシステムのことです。店舗が小さいコンビニで、在庫管理のコストを最小限に抑えつつ、品切れになる機会損失が起こらないようにするために導入されました。

その後、飲食店や美容室、美容院でも、予約の空き状況の管理がしやすく、お客様も予約しやすい仕組みとして活用するようになった経緯があります。

POSシステムの仕組み

インターネット上のクラウドサーバを利用したPOSシステムは、専用回線を使用するのでセキュリティ上も安全なシステムです。クラウド上に商品の在庫数を登録し、商品が売れたら、随時レジからクラウドへ情報を送信して、在庫を管理するというもの。

商品の価格なども登録されているので、在庫管理だけでなく売上や収支などの計算ができ、会計処理との連携をすることも可能です。さらに、消費者の購買行動などといったデータも集計できるため、経営に便利なシステムといえます。

POSシステムとPOSレジの違い

そもそもPOSシステムは、商品管理と売上情報、さらには消費者の購買行動などのあらゆるデータを集計するための仕組み全体を表す言葉です。これに対してPOSレジは、POSシステムが組み込まれているレジのこと。つまり、 これらのシステム全体のことをPOSシステムといいます。

POSレジは、いわゆるレジの形をしたものだけでなく、POSシステムの端末として使うパソコンやタブレットも含まれているのが特徴。このタイプのレジを使うメリットは、価格の入力間違いや計算ミス、ダブルブッキングを防ぐこと、顧客の動向などの情報が一元化されやすいことです。

POSシステムのおもな機能を紹介!

POSシステムには、売上登録や在庫管理以外にもさまざまな機能があります。POSシステムの基本機能は、以下の3つです。

・売上機能:売上登録、釣り銭計算、決済、レシート発行、売上分析、売上レポート
・商品管理機能:商品情報照会、在庫管理、発注依頼
・顧客管理機能:顧客情報登録、オーダー管理、予約管理

これらの基本機能のほかに、オプション機能として会計管理や経費管理、給与ソフトや会計ソフトとの連携機能が備わっているPOSもあります。

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美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|サロン側

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|サロン側

美容室・美容院などのサロンで予約管理アプリを導入すると、経営者やスタッフにとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

つづいては、サロン側が得られるメリットについて、効率化と顧客拡大、無断キャンセル防止の3つの視点から解説します。

予約対応の負担軽減・業務を効率化できる

インターネットの普及でコミュニケーション方法が多様になり、電話やメール、SNSなどさまざまな方法で並行して予約受け付けているサロンが増えてきました。しかし、この場合、作業が煩雑になりやすく、注意して受け付けていても、異なる予約方法で同時に予約が入った場合、ダブルブッキングが起こるリスクもあります。

予約管理アプリを導入して、電話予約もすぐに入力するようにして予約情報を一元化すれば、間違いは起きにくく、スタッフの負担が軽減し、業務を効率化させられるでしょう。

指名客やリピーターが増加

予約管理アプリには予約だけでなく、顧客の利用状況や属性、口コミなどを分析する機能もあります。これらの情報を分析して活用することで、セットにする施術を工夫したり、おすすめする商品を変えたりするなど、顧客の潜在ニーズに沿ったサービスを提供できるでしょう。

また、前回の来店から一定期間が過ぎたら、プッシュ通知機能でクーポンを発行して来店をうながしリピーターを増やすこともできますし、口コミなどから指名客が増える場合もあります。

無断キャンセルの防止

プッシュ通知ができる予約管理アプリなら、リマインダー機能もあるのでうっかり忘れてしまうことを防ぐことができ、無断キャンセルが生じにくくなるでしょう。

また、最近のキャッシュレス決済の普及により、予約した際にオンラインで事前決済ができるアプリも登場しています。予約しやすい反面、無断キャンセルが生じやすいWEB上の予約に事前決済のシステムを導入できれば、無断キャンセルを減らせるでしょう。

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|顧客側

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|顧客側

お店にとってはメリットいっぱいの予約管理アプリですが、お客様にはどのように受け止められるのでしょうか。

実は、手軽で便利な予約管理アプリの導入は、美容室・美容院のお客様にとってもメリットがあるようです。つづいては、予約の取りやすさと情報提供の2つの視点から解説します。

予約が取りやすくなる

美容室の予約を入れようと思っていたけれど、気づいたら営業時間が終わっていてできなかったというお客様は少なくありません。予約管理アプリなら、希望の時間帯が空いているかどうかをお客様自身で確認できるので、24時間365日、営業時間外でも予約受付が可能となります。

また、お客様が希望の時間帯をスタッフに伝えて、予約で埋まっていたら、別の日程を確認するという気まずい手間も省けるでしょう。好きな時間に、気兼ねなく自分の都合のよい時間帯を探して予約できるこのシステムは、お客様にとっても便利なシステムでもあります。

プッシュ通知で予約を確認できる

予約管理アプリの多くは、LINEなどのSNSとの連携が可能です。相互のやり取りが可能となることで、予約のリマインダーをプッシュ通知で受け取れます。そのため、少し先の予約をしても忘れてしまう心配をする必要がありません。

また、新規クーポンの発行やキャンペーンのお知らせ、おすすめ情報などを受け取ることで、来店時の選択肢も広がります。

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美容室・美容院に予約管理アプリを導入するデメリット

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するデメリット

予約管理アプリを導入すると集客しやすく、美容室や美容院の運営上でもメリットがたくさんあります。しかし、メリットにはデメリットがつきものです。ここでは、予約管理アプリを導入する際のデメリットについて、経費面とデジタルならではの問題について解説します。

導入にはまとまったお金が必要

予約管理アプリのなかには無料で利用できるものもありますが、そのほとんどは使用期間が限られていたり、顧客情報の制限があったりするため、不自由に感じてしまうことがあります。予約管理アプリを本格的に導入すれば、制限なく経営や顧客管理に活かすことができ、成果を上げやすいです。

しかし、初期費用や月額料金として、まとまったお金が必要となることもないわけではありません。プランによって基本機能にSNSとの連携がつく場合、オプションで別料金になる場合もあるので、安いからという理由だけで決めないようにしましょう。

予約管理アプリの費用相場

予約管理アプリの初期費用は数万円から10万円、月額の料金は数千円から3万円と相場にも幅があります。そのため、価格だけでなく、基本・オプションそれぞれの機能をよく比較した方がよいでしょう。

リザービアの場合、Googleマイビジネスと連携が可能なGoogleで予約は基本機能としてあり、月額予約数やメニュー登録数、クーポン登録数などは無制限に利用できる機能です。スタッフ指名や予約アプリのサロンカードもついているので、業務をカンタンにできるでしょう。

  • Googleマップに予約ボタンが表示される
  • 予約ボタンから3タップで予約完了
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予約管理アプリのシステムを理解するのに時間がかかる

スタッフ全員がオンラインの操作に抵抗がなければ問題ありませんが、スマホやタブレットの操作にも自信がないという人が一定数存在します。受付業務に関わる人全員がシステムを理解してスムーズに操作できるようになるためには、多少の工夫と時間が必要になるでしょう。

「機械が苦手」という人でも、直感的に使える予約管理アプリを選ぶと気持ちの抵抗が少なくなり、早く慣れてもらえるかもしれません。

スタッフがITにあまり詳しく無いのであれば、導入後のサポートが手厚いサービスを選択すると安心できます。

無断キャンセルが増加する可能性がある

WEB上の予約やアプリでの予約は、ふと思い立ったときに気軽に予約できることがメリット。しかし、裏を返せば寝ぼけているような状態でも予約できてしまうため、「よく考えたら予定があった」「予約したこと自体を忘れていた」などということも生じやすいです。

そのため、予約とキャンセルを繰り返す人がいたり、キャンセルの手続きをせずに来店しなかったりする人が増えてしまったりする可能性があります。とくに無断キャンセルは、売上に大きく影響しますので、プッシュ通知のリマインダーや事前決済を同時に導入するなど、対策が必要です。

どのようなお客様が来店するかわからない

電話で予約を取った場合は、そのお客様が急いでいるのか、丁寧にしてもらいたいのかなどの要望は電話の声の雰囲気からわかることがあります。しかし、予約管理アプリでは予約だけか、コミュニケーションがあっても文字のみでのやり取りになってしまうため、予約前にお客様の雰囲気を知ることができません。

そのため、特にはじめてのお客様の場合には、サービスの方向性などを予測して準備することがむずかしくなる傾向があります。

予約管理アプリを導入して、美容室・美容院の集客を増やそう!

予約の受付業務や顧客管理、集客など、施術以外にも煩雑な業務が多い美容室や美容院。予約管理アプリを導入することで、美容師が施術に集中できるようになり、それぞれの美容師の得意分野をお客様に知ってもらい、リピーターを増やすことができます。

お客様からも、「いつでも気軽に予約ができる」「通知がくるので予約を忘れない」と好評の予約管理アプリ。業務も効率化できるほか、集客アップにもつながるので導入してみるのがおすすめです。

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