整体院で行う業務のひとつに、予約管理があります。予約管理は欠かせない業務ですが、施術中に予約の電話がかかってくると、施術を中断して対応しなければならないということに悩まんでいる人もいるのではないでしょうか。
そんな悩みも、予約システムを導入すれば解決できるかもしれません。今回は、整体院で使う予約システムに必要な機能や、予約システムを導入するメリットについて紹介します。
目次
予約システムとは？
まずは、予約システムとはどういうものなのかについて、概要を紹介します。予約システムとは、インターネット経由で予約を受け付け、管理するシステムのことです。
ウェブ予約だけでなく、来店したお客様から直接受けた予約や電話予約といった従来のとおりの予約も含め、さまざまな方法の予約を一元管理することができるようになります。
予約システムを導入すると、業務の効率化や、付随するさまざまな情報を管理することができるなど、たくさんのメリットを受けられます。予約システムを導入するメリットについては、のちほど詳しく紹介します。
整体院に必要な予約システムの機能とは？
予約システムは、予約管理だけでなく、さまざまな機能が搭載されているものが多いです。そこで、整体院で利用する予約システムには、どんな機能が必要なのかについて見ていきましょう。
予約管理機能
まず必須なのが、予約管理機能。これは予約システムの基本かつ、最も重要な機能です。空いている予約枠への予約を受け付け、顧客の来店時間をシステム上で管理します。システムによっては、自動でキャンセル待ち対応をしてくれるものもあります。
顧客情報管理機能
顧客情報の管理機能も、また重要な機能のひとつです。住所や氏名、電話番号といった個人情報だけでなく、来店履歴や利用したメニューの履歴といった、カルテ機能を利用できるものもあります。
メッセージの自動配信機能
来店後のフォローメールや、イベント・キャンペーンの告知といったDMを、前項の顧客情報に紐づけ、自動的に送信することができる機能が搭載されているものもあります。告知と一緒にクーポンを配信できるものもあり、来店促進の効果が期待できます。
外部サイトや他サービスとの連携
InstagramなどのSNSやGoogleといった外部のサービス・サイト、エキテンやホットペッパービューティーのようなポータルサイトと連携できると、SNSの投稿や検索結果を予約窓口にすることが可能になります。
メニュー管理機能
提供しているメニューを設定することができれば、お客様が予約時にあらかじめメニューを選択することができます。
メニューやコースによって施術時間が異なりますが、施術に必要な時間を設定し、それに応じた枠で予約を管理するといった機能があると、より使いやすいでしょう。
決済機能
予約システムのなかには、クレジットカードやQR決済、交通系ICカードなどのキャッシュレス決済が利用できるものもあります。キャッシュレス決済のニーズが高まってきているため、現金以外の支払い方法を用意することで、あらたな顧客を取り込める可能性があります。
また、予約をした時点で事前決済ができるとお客様の手間が減るだけでなく、無断キャンセルの防止にも役立ちます。
整体院が予約システムを導入すると得られる5つのメリット
ここからは、予約システムを導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。
1.予約管理業務の効率化
予約システムを導入することで得られる大きな恩恵のひとつに、予約管理業務の効率化が挙げられます。従来のように紙や表計算ソフトの予約台帳での予約管理で発生していた、アナログな予約枠の確認や記入といった手間が省けるようになります。
また、施術中に予約の電話があると、接客を一時中断して対応しなければなりません。しかし、予約システムでのウェブ予約はシステムが自動で対応してくれるため、目の前のお客様に集中することができます。
2.24時間365日予約を受け付けることができる
従来のような、直接来店して受け付ける予約や電話予約では、店舗の営業時間内しか予約を受け付けることができません。しかし、予約システムは24時間365日体制で予約受付ができるため、お客様が好きなタイミングで予約をすることができるようになります。
そのため、予約の取りこぼしがなくなり、機会損失を抑制することができるでしょう。
3.ヒューマンエラーによる予約ミスの防止
人の手で予約を管理すると、日時の聞き間違いや書きとめミスなど、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。予約システムでの予約管理は、そういった予約ミスを減らすことができます。
また、手違いで発生してしまうダブルブッキングのリスクも抑制できるようになります。
4.顧客データの情報収集・分析ができる
予約情報と顧客情報を紐づけて管理することで、お客様の来店頻度、どんな客層にどんなメニューが多く利用されているか、どの時間帯に来客が多いのか、といった情報収集にも利用可能です。
蓄積したデータを分析することで、新たなメニューの考案やサービスの改善といった、今後のマーケティングに役立てることができます。
5.お客様の利便性が上がる
予約システムは、店舗側だけでなく、お客様にもさまざまなメリットがあります。
たとえば、「24時間365日予約を受け付けることができる」と前述したように、営業時間を気にすることなく、いつでもどこからでも予約をすることができるようになります。
ほかにも、混雑している曜日や時間帯の把握、施術スタッフの指名とメニューの指定を予約時にできるようになるなど、お客様の利便性も大きく向上します。
整体院におすすめの予約システム「リザービア」
整体院で予約システムを導入するメリットについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。ここからは、予約システムの導入を検討している人に向けて、おすすめの予約システム「リザービア」について紹介します。
整体院に適した予約システム
予約システム「リザービア」は、どんな店舗でも利用できる汎用的なシステムではなく、美容業界に特化したシステムです。まつエクならまつげ本数の指定、ネイルサロンならネイルオフのありなしなど、細かなメニュー設定が可能。
もちろん、整体院のようなリラクゼーションサロンにも適しており、メニュー時間や、対応クーポンなどが設定できます。
導入後も手厚いサポート体制
導入時にサポートを受けられるのはもちろんですが、導入後の手厚いサポート体制も整えられています。営業時間中の電話やメール以外にも、24時間のチャット対応で、いつでも問い合わせが可能。導入店舗のみが参加できる、イベントやセミナーの開催も行われています。
外部サイトや他アプリとの連携も
「リザービア」は、ホームページやポータルサイトからの予約だけでなく、GoogleやLINE、Instagramを予約窓口にすることも可能です。
お客様のなかには、新たなアプリのインストールや新規会員登録をしたくない、という人も少なからずいます。
そこでお客様が普段から使用しているサービスやサイトを予約窓口にすることで、予約のハードルを下げることができ、複数のページを変遷するうちに予約までたどり着かず離脱してしまう、といったことを防ぐ効果も期待できます。
なお、GoogleやLINE、Instagramと連携するには、それぞれ別途オプション契約が必要です。
POSシステムと連携可能
「リザービア」とPOSシステム「A’staff Cloud Smart」と連携することで、予約管理と会計管理・顧客管理の一元管理が可能になります。
経費の管理といった会計業務をはじめ、勤怠管理や集計・分析機能で、「リザービア」と「A’staff Cloud Smart」のそれぞれの強みを生かし、業務効率化を実現します。
電子カルテ、分析、会計ができるリザービアと連携可能なPOS【A’staff】
お客様の利便性も向上
予約アプリ「サロンカード」を利用してもらえば、過去の予約履歴からの再予約が簡単にできるようになります。さらに、スタンプカードのデジタル化、クーポンの受信、口コミ機能、友だち紹介など、お客様にとっても利便性が高い機能が搭載されています。
整体院には予約システムの導入がおすすめ！
予約システムは、従来なら来店時や電話で受け付けていた予約を、システム上で自動的に管理してくれるシステムのことです。
営業時間内でしか受け付けられなかった予約を24時間365日受けられるようになったり、顧客情報とあわせて管理したりと、さまざまなメリットを得ることができます。
予約が埋まっている時間帯をひと目で把握できたり、あらかじめメニューを決めておいたりと、お客様にとっても利便性が大きく向上する予約システム。整体院の円滑な運営のために、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
