予約管理は美容室などのサロン運営で最も重要で、最も面倒な業務ではないでしょうか。そのため、サロン運営の効率化と集客力アップには予約管理システムの導入が不可欠です。
また、ダブルブッキングや予約漏れも防ぐことができます。既にいくつかの方法を検討しているオーナー様もいらっしゃるでしょう。
一方で、大手ポータルサイトや予約アプリなど様々な予約管理システムがある中で、どれが自分のお店に最適なのか悩むポイントにもなります。
そこで、今回は予約管理システムの中でも予約管理ASPのメリットや選び方を解説します。
目次
予約システムとは？大きく分けて３種類
予約管理システムとは、その名の通り、予約管理をすることができるシステムです。予約受付をはじめ予約変更、キャンセルなど、予約に関する管理を自動で一元管理することで、予約に関わる業務負担を軽減する役割があります。
予約システムのなかには、予約管理以外の、店舗を運営するにあたって便利な機能が搭載されているものもあります。予約管理以外の機能については、のちほど詳しく紹介します。
予約管理システムには大きく、ポータルサイト型とオンプレミス型とASP型の3つがあります。それぞれの特徴についてまとめてみました。
ポータルサイト型予約管理システム
ポータルサイト型には、ホットペッパービューティーのような会員制サイトがあります。ポータルサイトは広告としてお店の情報を掲載するシステムになっています。
そのため掲載には審査が必要になるほか、掲載料が必要になります。また、ポータルサイトはあくまでも会員制サイトの一角を「間借り」する形式になるため、お店の情報は他のお店と競合することになります。
幅広い客層にアピールして集客できるというメリットがある一方、同じような美容室が大量に並ぶ中、差別化が難しいというデメリットもあります。
また、ポータルサイトを利用して来客した場合リピーターになりづらいという問題もあります。初回クーポン利用を目当てに来店したお客さまは、次もまた別のクーポンを利用できるお店に行ってしまうからです。
オンプレミス型予約管理システム
オンプレミスとはソフトや機器を購入やリース、または自社開発して運用する方法です。機器の設置や開発など、初期投資は高くなります。保守や電気代などのコストに加え、災害やシステム障害の復旧など自社で対応しなければならないため、全体的にコストが高くなるというデメリットがあります。
さらに店舗の引っ越しなど、ロケーション変更の対応にも時間と手間、費用がかかるという点も注意が必要です。
ただしカスタマイズの自由度が高く、細かな要望にも対応可能で、既存のシステムとも連携できるというメリットがあります。
ASP型予約管理システム
ポータルサイト型とオンプレミス型のいいとこどりがASP。
ASPとは、業務用アプリケーションソフトの機能をインターネット経由で提供する事業者やサービスのことを指します。
つまり、ASPはインターネットさえあれば、必要なソフトを使用することができるサービスなのです。最近はインターネットが高速化したことで様々なサービスがネット上で使えるようになりました。
例えばGoogleでは、文書作成のGoogleドキュメントや表計算ソフトのGoogleスプレッドシートをインターネット上で提供していますよね。
他にも動画編集や画像加工などの高度なサービスを提供するASPもあります。同じように、予約管理システムをインターネット上でASPとして提供するサービスも増えてきました。ASPは世の中のIT化とともに発展した最新のサービスなのです。
今記事では、このASP型の予約管理システムについて主に解説します。
予約システムの主な機能を紹介
予約システムには、予約管理をはじめとした、さまざまな機能が搭載されています。どの機能も、店舗を経営していくにあたって便利な機能です。
ここからは、予約システムの機能のなかから、代表的なものをいくつか紹介します。
予約管理機能
まず欠かせないのが、予約管理機能です。予約システムでは予約が自動的に受け付けられ、リアルタイムで随時更新されるため、管理画面ではいつでも最新の予約状況を確認することができます。
システムによっては、予約変更やキャンセル、キャンセル待ちなど、予約に関するさまざまな機能が利用できるものもあります。また、複数の店舗をまたいで予約管理できるシステムなら、すべての店舗の状況を管理者の手元で一元管理することも可能です。
予約枠の設定
予約システムでは、柔軟な予約枠の設定ができるものもあります。
たとえば、顧客が予約できる曜日や営業時間の設定のほか、席数に限りがある予約の残数、メニューに応じて必要な所要時間の時間設定などです。どのような店舗でも、業務内容に合わせたカスタマイズをして使用することができます。
メッセージ送信機能
予約受付時の確認メッセージや、予約日時が迫った時のリマインドメールなど、状況に応じたメッセージの自動配信機能が搭載されているものもあります。今まで人間の手で管理・送信していたメッセージを日時に応じて自動的に送信してくれるため、大幅な業務改善になるでしょう。
また、リマインドメールの重複送信や送信忘れといったミスを防止でき、お客様の予約忘れによるドタキャンを防ぐ効果も期待できます。
さらに、予約に関するメッセージだけでなく、顧客向けのDMやクーポンの送信など、さまざまな用途に利用が可能です。
顧客管理機能
予約受付時に送信されたお客様の情報を、管理する機能もあります。氏名や住所、電話番号、年齢やといった顧客情報を、データとして管理することができるので、紙での管理と比較すると、顧客情報の抽出・確認の手間が非常に楽になるでしょう。
さらに、予約管理と紐付けることで、顧客の個人情報だけでなく、来店履歴や頻度、利用メニューなどを記録し、電子カルテとして利用できる予約システムもあります。
データ収集・分析機能
予約受付で得た情報から、メニューの売れ行きや、利用が多い日時・曜日など、顧客の利用傾向や動向を、データとして収集・分析する機能が搭載されているものもあり、年代や性別ごとの利用傾向やリピート率、平均客単価などを可視化することが可能です。
データを活用して店舗の課題や問題点を洗い出し、目標や改善点の計画を立てることで、どんなサービスを打ち出せばよいのか、どんな集客活動を行うべきかなど、今後の経営戦略にも役立てることができるでしょう。
外部サイトやシステムとの連携機能
予約システムには、外部サイトや、POSシステムやアナリティクスシステムなどの経営ツールといった、他システムと連携することができるものもあります。
インターネットが広く普及した現在では、SNSやポータルサイトで集客・宣伝活動をしている、という店舗も多いのではないでしょうか。こういったSNSから店舗を知った、というユーザーが、そのままSNSを予約窓口にすることで予約導線を短くし、予約への意識のハードルを下げることで、予約数の増加効果が見込めます。
予約システムを導入するメリットとは？
予約管理システムを導入する一番のメリットは、簡単に導入できるという点にあります。そのほかにも、予約システムを導入することで、さまざまなメリットを得られます。
予約システム導入のメリットについて、見ていきましょう。
1.予約管理業務の効率化
予約システム導入で得られるメリットのひとつ目は、予約管理業務の負担を軽減し、効率化することです。
たとえば、電話予約だと、接客中に電話がかかってきてしまったら、接客を中断して電話対応しなければなりません。
予約システムなら、予約を自動的に受け付けてくれるため、電話対応をする必要がなくなります。接客を中断する必要がなくなるため、ひいてはお客様満足度の向上にもつながるでしょう。
2.ヒューマンエラーの防止
予約システムを利用した予約では、お客様が自分で空いている枠を確認して予約を取ります。
電話などでの予約受け付けでは、予約内容と希望日時をヒアリングし、その日時が空いているかを確認して記録し、お客様に予約の確定を伝える、といった過程が必要です。しかし予約数が多かったり、忙しい時間帯だったりすると、内容の確認漏れや予約の記録忘れ、日時を間違えるなど、ミスが発生してしまうこともありえます。
予約システムなら、こういった人的ミスによる予約の取り忘れや、ダブルブッキングといったヒューマンエラーの防止ができるでしょう。
3.予約数が増える可能性がある
「株式会社リクルート ホットペッパービューティーアカデミー」のデータによると、「サロンの認知経路」の1位が「予約・口コミサイト」、「サロンの継続理由」の1位が「ネット予約ができる」になっています。
さらに、「初回来店時の重視点」でも「ネットの口コミがよい」「ネット予約ができる」が上位にきており、ユーザーがサロン選びにネットを活用し、継続理由にネット予約ができるかを重視していることがわかります。
そのため、予約経路にネット予約を導入することで、予約数が増える可能性が高い、といえるでしょう。
引用元：株式会社リクルート ホットペッパービューティーアカデミー：美容センサス データブック
4.お客様の利便性も上がる
予約システムの導入でメリットを得られるのは、店舗側だけではありません。お客様側の利便性も向上するといえるでしょう。
たとえば、予約受付を自動化することで24時間365日、いつでもどこからでも予約することができるようになります。電話予約だと、店舗の営業時間内に電話をし、状況によっては折り返し連絡を待たなければならない、ということもあります。
予約システムを導入することで、お客様が店舗の営業時間などを気にせず、自分の好きなタイミングで、予定に合わせて予約することができるのは、予約の取りこぼしを防ぎ予約数の増加にもつながります。
予約システムのデメリット
多くのメリットがある予約管理システムですが、もちろんデメリットもあります。以下に解説していきます。
1.初期費用や月額料金がかかる
ASP型の予約管理システムでは、導入の際に初期費用が必要な場合や月額料金などの固定費が発生することがデメリットの一つです。
無料で使える予約システムもありますが、ネット予約成立時には別途費用が発生するなど、少なからず料金がかかるのは便利な機能を使える分、仕方がないといえます。
2.パソコンやスマホでの操作や設定に慣れる必要がある
インターネット上でのサービスであるASP型に限らず、システムを利用する場合には注意しないといけないことがあります。それは、「操作に慣れること」。
最初の設定や登録の仕方など、パソコンやスマートフォンでの操作に慣れる必要があることはデメリットの一つです。ただし、そこまで複雑な操作が必要なわけではないので、普段ネット予約をしたりSNSを利用するように、いつの間にか慣れるものです。
3.お客様の人物像がわかりづらい
予約システムでの予約受付は、対面や電話とは違い、お客様と会話を交わす必要がありません。そのため、どんなお客様なのか、予約時では人物像がわかりづらいというデメリットがあります。
とくに、自宅でサロンや教室を開いている、という人にとって、どんな人なのかわからないまま自宅に招かなければならない、というのは不安になってしまうかもしれません。
また、顔を合わさずに予約を入れるため、お客様側もキャンセルの心的ハードルが下がりやすくなってしまいます。
予約システムを選ぶときのポイントは？
予約システムはいくつかの種類があり、搭載されている機能や特徴に違いがあります。ここからは、予約システムの導入を検討している人のために、予約システムを選ぶ際にはどのような点に注目すべきかお伝えします。
1.業種に合っているかどうか
前述したように、予約システムはいくつかの種類があり、ツールによって搭載されている機能が違ったり、同じ機能でも使い方に差があったりします。
機能の差は、その予約システムが、どんな業種に向けて開発されたのかによります。予約システムには、どんな店舗でも使える汎用のものと、医療系や飲食店などの特定の業種に特化したものがあります。
たとえば、エステサロンに飲食店向けの予約システムを選んでしまっては、せっかく導入しても使い道がない、ということにもなりかねません。そのため、自分の店舗の業種に合っているものを選ぶようにしましょう。
2.操作性の良さ
予約システムは、システムによって操作性が違います。複雑な操作が必要なシステムだと、操作に慣れるのに時間がかかり、スタッフへの教育や研修が必要になってしまいます。それどころか、かえって負担が増えてしまうかもしれません。
スタッフだけでなく、お客様側も使いづらいと感じてしまうと、予約する前に離脱してしまうリスクも考えられます。できるだけシンプルな操作性の、多くの人が使いやすいと感じられるものを選びましょう。
3.機能とコストのバランス
予約システムを導入するには、多かれ少なかれコストが必要です。一般的には、高性能になればなるほど、コストが高くなる傾向にあります。なるべく高性能なシステムを導入したいと思っても、高額すぎては店舗の経営を圧迫してしまう恐れも。
予約システムにかけられる予算を計算し、必要な機能とコストのバランスを確認しましょう。
4.セキュリティ
予約システムでは、お客様の個人情報などの大切な情報を扱います。そのため、万が一悪意のある第三者から不正なアクセスを受けたり、情報漏洩してしまったりすると、店舗の信頼を損なう恐れがあります。
予約システムを選ぶ際には、どんなセキュリティ対策がされているのか、しっかりと確認しましょう。目安として、プライバシーマークやISMSの認証が取得されているか、というものがあります。
美容業界に特化した予約システム「リザービア」を紹介
予約システムのメリットや導入する際のポイントについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。ここからは、予約システム「リザービア」について紹介します。
「リザービア」は、美容室やエステサロン、ネイルサロンなど、美容業界に特化した予約システム。予約管理や自動メッセージ送信機能はもちろん、美容サロンに欲しい機能が揃っています。
リザービアの特徴を見ていきましょう。
メニューに合わせた時間やクーポンの設定が可能
リザービアでは、メニューを詳細に設定できます。メニューの所要時間や担当スタッフはもちろん、それぞれのメニューで所要時間が異なる場合の予約枠も柔軟に設定。
さらに、登録するメニューごとに画像を挿入することが可能なため、テキストだけでは伝わりづらい仕上がりのイメージも、お客様とかんたんに共有することができます。
また、メニューに対応したクーポン機能も。クーポンは新規客と再来店客向けのほか、学割など、自由にターゲットを設定し、対象者限定のクーポンの発行が可能です。
導入後も手厚いサポート
リザービアは導入時だけでなく、導入後も電話・チャット・メールで活用方法を相談することができます。アフターフォローにも手厚いサポート体制が充実しているため、悩みや不安、わからないところがあっても、すぐにお問い合わせいただけます。
また、他サロンにお話をうかがった成功事例も公開しています。実際に、リザービアを導入したサロン様のインタビューを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
coyoli (コヨリ)様／神奈川県
Ruff cutters(ラフカッターズ)様／神奈川県
予約システムは予約業務の効率化が期待できる！メリットとデメリットをよく検討しよう
予約システムは、予約管理を自動化してくれるシステム。予約システムを導入することで、予約管理業務の負担軽減はもちろん、メッセージの自動送信や顧客管理など、さまざまな機能が利用できるようになります。
業務の効率化だけでなく、ヒューマンエラーの防止や予約数の増加など、さまざまなメリットがある反面、コストがかかることや、新しいシステムの操作に慣れる必要があるなどのデメリットもあります。
しかし、サロンの運営を円滑に進める上で、予約システムから得られるメリットは、デメリットを上回ると考えてよいでしょう。
美容サロンには、美容業界に特化した予約システム「リザービア」がおすすめ。今回紹介した内容を参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
