美容サロンや治療院など、さまざまな業種でオンラインの予約が当たり前になりつつあります。このような状況を受けて、多くの美容サロンや治療院では予約システムの導入が進んでいます。
しかし、予約システムの導入を検討している人のなかには、実際にどのようなことができるのか、そして何を基準に選べば良いかわからないという人もいるでしょう。
そこで本記事では、予約システムの代表的な機能や導入のメリット、選び方のポイントやおすすめの予約システムを紹介します。
目次
予約システムとは？
予約システムとは、インターネットで予約を受け付け、台帳上で管理してくれるシステムのこと。「予約管理システム」ともいいます。
お客様が自分の端末から予約ページにアクセスすると、予約の空き枠が表示され、希望日時に予約を入れられ、店側も容易に予約状況をチェックできる仕組みです。
従来は、電話や店頭での予約が一般的でした。しかし、予約システムが登場してからは、美容サロン・飲食店などの店舗利用や、イベント・セミナーへの参加、施設のレンタルなどでオンラインでの予約対応が一般的になってきています。
予約システム導入が注目される理由とは？
予約システム導入は、予約業務を効率化し、コストや人的リソース削減を可能にするため、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。特に、インターネット予約の普及により、顧客は24時間いつでもどこからでも予約できるようになり、利便性が大幅に向上しました。
顧客満足度を高め、リピーター獲得にもつながる予約システムは、集客アップを図る上で非常に有効な手段として、業種を問わず急速に導入が進んでいます。
さらに、予約システムは、顧客情報の一元管理を可能にし、マーケティング戦略にも活用できます。顧客の予約履歴や属性を分析することで、ターゲットを絞った効果的なプロモーションが可能です。。
また、予約状況をリアルタイムで把握できるため、人員配置の最適化や在庫管理の効率化にも貢献します。
このように、予約システムは、業務効率化・コスト削減・顧客満足度向上・集客アップなど、多岐にわたるメリットをもたらすことから、現代のビジネスにおいて欠かせないツールとなっています。
予約システム導入で得られる6つのメリット
予約システムの導入は、予約管理を円滑に進めるだけではありません。ほかにも、下記のようなメリットが挙げられます。
- 24時間予約を受け付けられる
- 業務を効率化できる
- スタッフの負担や人件費の軽減に役立つ
- 顧客管理にも利用できる
それぞれのメリットについて、順番に紹介します。
1. 24時間予約を受け付けられる
予約システムの導入によって、サロンの営業時間や定休日などに関係なく、24時間いつでも予約を受け付けられるようになります。そのため、閉店後や定休日などでも予約の取りこぼし・機会損失を防げて、予約の増加に期待できるでしょう。
2. 業務を効率化できる
予約システムを導入することで、これまで手作業で行っていた予約管理を自動化できることで、人為的なミスの減少に役立つでしょう。
特に、紙やExcelによる予約管理を行っていた場合や、複数のポータルサイトやSNSからの予約を別々に管理していた場合、転記や入力ミスの可能性が常にあります。しかし予約システムを導入すれば、そのリスクを減らすことができます。
さらに、これまで予約業務に割いていた分の空き時間を、集客のための施策やサービスの向上に向けた取り組みなどを行う時間に充てることも可能です。
3. スタッフの負担や人件費の軽減に役立つ
予約システムの導入により、電話対応や予約管理といった業務負担の大幅な削減が見込めます。
予約システムを経由しての予約は、お客様自身が空き時間を確認して予約できるため、予約が重複した際の調整の手間が不要です。
また、予約システムの導入によって、電話対応のための施術中断も減らせます。このことから、業務負担の減少だけではなく、お客様の満足度アップにもつながることが期待できるでしょう。
予約の受付や管理のために割いていた時間や手間の削減は、そのためにかかっていた人件費の削減にも効果を期待できます。
4. 顧客管理にも利用できる
予約管理システムには、予約したお客様の氏名や連絡先・予約履歴といった顧客情報をデータベースのように蓄積していく機能があるため、顧客管理にも利用できます。
顧客情報はカルテの役目を兼ねているものも多く、前回の施術内容や要望などを簡単に確認できます。そのため、お客様一人ひとりに合わせた施術内容の提案など、よりきめ細やかなサービスの提供が可能になるでしょう。
また、来店周期や利用サービスの傾向を分析することで、最適なタイミングでのキャンペーン案内やクーポン配布が可能となり、再来店につながりやすい施策にも活用できます。
5.予約情報の一元管理・リアルタイム更新
予約システムを導入すると、ダブルブッキングや予約ミスを防ぐことができます。スタッフ間で予約状況をリアルタイムで共有できるため、予約の重複や取りこぼしをなくし、無駄のない予約管理を実現します。
予約の確認や調整に人員を割く必要もなくなり、常に最新の予約状況を把握できるため、お客様をお待たせすることなく、スムーズなサービスを提供できます。
6.顧客データ活用によるマーケティング力強化
予約履歴や顧客情報を蓄積・分析することで、顧客一人ひとりの行動パターンや好みを把握し、パーソナライズされたマーケティング施策が可能になります。
例えば、過去の購入履歴や閲覧履歴に基づいて、顧客が興味を持ちそうな商品やサービスを提案したり、最適なタイミングでクーポンや割引を提供したりすることで、リピート購入を促進することができます。
また、顧客属性や行動データを分析することで、ターゲット顧客層を明確にし、より効果的な集客施策を展開することも可能です。
特定の年齢層や地域にターゲットを絞った広告配信や、顧客の興味関心に合わせたコンテンツマーケティングを行うことで、新規顧客の獲得に繋げられるでしょう。
さらに、蓄積されたデータは、顧客満足度の向上にも役立ちます。顧客からのフィードバックや問い合わせ内容を分析することで、サービスの改善点や顧客ニーズを把握し、より質の高いサービス提供につながります。
このように、予約履歴や顧客情報を活用したデータドリブンマーケティングは、効率的なリピート促進と集客施策を実現し、ビジネスの成長に大きく貢献します。
予約システム導入前に理解すべき3つのタイプと導入パターン
予約システムには、主に3つのタイプがあります。ASP型は、低コストで導入できるクラウド型です。パッケージ型は、買い切り型のパッケージです。オンプレミス型は、自社独自の仕様を追求できるオーダーメイド型です。
それぞれの特徴を理解し、自社の規模やニーズに合ったものを選びましょう。
1.ASP型（クラウド型）
ASP型は、クラウド上で提供される予約システムです。初期費用や導入期間を抑えられるため、小規模事業者でも手軽に利用できます。
ただし、機能が限定的であったり、利用規模が大きくなると費用が高くなる可能性もあります。
2.パッケージ型
パッケージ型の予約システムは、買い切り型で初期費用のみで利用できます。サブスクリプション型と比べて機能は少ないですが、ランニングコストがかからず、費用を抑えられます。
ITに詳しくない方でも比較的簡単に導入できるため、小規模サロンに向いています。ただし、現在あまりパッケージ型の販売がないため、選択肢は少なくなります。
3.オンプレミス型・オーダーメイド型
オンプレミス型は、自店のサロンに合わせて細かくカスタマイズできます。ただ、費用と時間がかかり、専門知識も必要です。
そのため、ITに詳しくない場合は、導入や運用が難しいかもしれません。複数の店舗があり連携する必要があるなど、大規模なサロンや、独自のこだわりがある場合にのみ検討しましょう。
失敗しない予約システム導入手順
美容サロンの予約システム選びで失敗しないためには、まず導入目的と改善したい業務を明確にすることが重要です。
その上で、機能、料金、使いやすさ、サポート体制を比較し、無料トライアルやデモで使い勝手を確認しましょう。導入にあたっては予約枠やメニュー設定などの初期設定を行い、スタッフへの説明や研修も必要になります。
本格稼働前にテスト運用を行い、問題点を修正することで、スムーズな予約管理の導入を実現できます。
ステップ1：目的・要件の明確化
予約システムを導入する前に、予約管理で「何に困っていて」「何を改善したいのか」を明確にしましょう。
目的がはっきりすると、必要な機能や料金がわかり、システム選びがスムーズになります。導入したい理由や運用目的を整理すれば、最適なシステムを見つけられます。
ステップ2：自店に合う予約システムを選定
予約システムを選ぶときは、機能・料金・使いやすさ・サポート体制を比較しましょう。無料トライアルやデモで実際に触ってみることもおすすめします。機能表では十分に思えても、実際に使ってみると想像と違ったというケースは少なくありません。
また、比較表などを見て、候補を絞り込んでいくことも大切です。自店と同じ規模の店舗の導入事例も確認しましょう。
ステップ3：システム導入と初期設定
予約システムを導入する際には、アカウント作成・サロン情報・メニュー・予約受付・支払い方法・予約通知の設定・スタッフのアカウント作成が必要です。
初期設定では、営業時間や定休日・メニュー・スタッフの権限・予約通知・顧客情報の取り扱いに注意が必要です。
わからない点については、利用しているサービスのサポート窓口や担当者に連絡して説明して貰いましょう。
ステップ4：テスト運用と本格稼働
予約システムを本格的に使い始める前に、たくさんの人が同時にアクセスしたときにちゃんと動くか・セキュリティは大丈夫か・お客様からの問い合わせにちゃんと対応できるかを確認する必要があります。
使い始めてからも、システムが問題なく動いているか、セキュリティトラブルが起きていないか常にチェックし、お客様の意見を聞いてシステムをより良くしていくことが大切です。
予約システム導入の比較・検討で必ず確認すべきポイント
予約システムはさまざまなものが展開されているため、どれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、店に合う予約システムを選ぶにはどんなポイントに着目すれば良いのか、選び方を紹介します。
1.機能性
予約管理システムを選ぶ際は、お客様がスマホで簡単に予約やキャンセルができるか、キャンセル料の設定やキャンセル待ちのお客様への連絡が自動でできるかなどの機能の充実が大切です。
クレジットカードなどさまざまな方法で支払いができるか、お客様の情報を安全に管理し、個々のお客様に合わせたお知らせを送れるか、といった自店に必要な機能があるか確認しましょう。
2.コスト（料金体系）
料金プランを比較する際には、初期費用・月額費用・手数料体系など、さまざまな要素を考慮する必要があります。
初期費用や月額費用を抑えたい場合は、初期費用が低いプランや無料プランがあるサービスを選ぶのがおすすめです。
また、契約期間・解約条件・プラン変更・オプション料金などについても比較する必要があります。
3.使いやすさ（操作性）
予約システムを選ぶ際は、機能や料金だけでなく、使いやすさも重要です。予約ページがわかりやすいか、操作に迷うことはないか、実際に触って確認しましょう。サポート体制も重要です。導入後の疑問やトラブルに対応してもらえるか、事前に確認しておくと安心です。
4.セキュリティ体制
美容サロンが予約システムを導入する際は、個人情報保護の観点から、プライバシーポリシーの明確化、個人情報の適切な収集・利用・保管、アクセス管理の徹底が必須です。
また、顧客の個人情報や決済情報を保護するために利用したいサービスがマルウェア対策などのセキュリティ対策、脆弱性診断やアップデートの実施を小まめに行っているかは重要なポイントになります。
【汎用型】おすすめ予約システム
さまざまな業種に対応している汎用型の予約システムのなかから、おすすめの予約システムを2つ紹介します。
Square（スクエア）予約
出所：Square（スクエア）予約公式Webサイト
Square予約はシンプルな予約機能と、決済機能や顧客管理機能、在庫管理やネット販売といった物販管理などさまざまな機能が搭載されており、店舗業務を幅広くサポートしてくれる予約システムです。
無料で利用できるフリープランの他、有料のプランが2つ用意されています。無料でも基本的な予約機能と決済機能を利用できるため、予約システムを利用するのが初めての方や、実際に試してから有料プランに移行したい人におすすめです。
ただし、決済機能は手数料が必要で、フリープランでも決済手数料はかかるため注意しましょう。
引用元
Square予約
STORES（ストアーズ）予約
出所：STORES（ストアーズ）予約公式Webサイト
STORES予約は累計導入社数15万以上を誇る予約システムで、対応業種は180を越えるとうたわれています。業種別にテンプレートが用意されているため、システムの操作に自信がないという人も、かんたんに予約ページを作成することが可能です。
決済機能では事前決済の他に、月謝・会費の課金機能、サブスクなどの月額課金、オンライン回数券の発行など、さまざまな決済に対応しています。
無料のフリープランをはじめ、4つの有料プランが用意されていますので、利用したい機能や月間予約件数によって最適なプランを選択してみてください。
引用元
STORES予約
【業種特化型】おすすめ予約システム
さまざまな業種に対応している汎用性の高い予約システムがある一方で、特定の業種に特化した予約システムもあります。
ここでは、サロンなどの美容関連の業種や整体院などの治療院の予約管理に特化した予約システムを紹介します。
Kalonade（カロネード）
出所：Kalonade（カロネード）公式Webサイト
Kalonadeは、美容サロンや自由診療を行う治療院向けの予約システムです。予約管理はもちろん、POSシステムとの連携や電子カルテの管理など、サロンや治療院の運営に必要な機能がまとまっています。
予約完了後、来店前のお客様にデジタル問診票やアンケートを自動的に送る機能も搭載。来店前の回答を促すことで受付時間の短縮にも役立ちます。
さらに、システム内のデータはSSL暗号化通信で安全に管理されている上、スタッフの役職ごとにシステム内の閲覧や編集の権限を設定できるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
引用元
Kalonade（カロネード）
Salon Connect（サロンコネクト）
出所：Salon Connect（サロンコネクト）公式Webサイト
Salon Connectは、美容サロンの予約管理を一元化する便利なシステムです。ミニモやホットペッパービューティーなどの主要な美容系ポータルサイトと連携しており、各サイトでの予約状況やスタッフのシフトを一括で管理できます。
予約キャンセルがあった場合も、連携しているポータルサイトに自動的に反映されます。
オプション機能も充実しており、ネット予約機能を追加すれば、サロンのホームページやInstagramなどからの予約受付も可能です。さらにPOSレジ機能を追加することで、スタッフごとやメニューごとなどの集計データを細かく分析することができます。
また、複数店舗で導入する場合は、無料オプションとして、顧客情報を店舗間で共有する機能などの追加も可能となっています。
saloriza（サロリザ）
出所：saloriza（サロリザ）公式Webサイト
salorizaはLINEと連携した予約・顧客管理システムです。
予約のリマインドメッセージを自動で送信したり、お客様の誕生日に合わせてバースデーメッセージを予約配信したりできます。
顧客カルテ機能も備えており、施術ごとのメモや写真も残せます。管理画面はスマートフォンにも対応しているため、スタッフは施術直後にその場で記録を簡単に残すことも可能です。
導入時のサポート体制も整っており、管理画面の初期設定やLINE公式アカウントの作成など、システムの導入に必要な作業はすべておまかせできます。すでにLINE公式アカウントを持っている場合は、そのアカウントと連携することも可能です。
引用元
saloriza（サロリザ）
RE:RE（リリ）
出所：RE:RE（リリ）公式Webサイト
RE:REは、LINE公式アカウントでの予約受付に特化した予約システムです。
顧客管理機能も充実しており、来店ごとにカルテページが自動で作成されます。1回の来店につき最大7枚の写真を保存できるため、ヘアスタイルの変化や施術のビフォーアフターなども詳しく記録できます。
オンライン決済機能も搭載しているため、予約時の事前決済が可能です。これにより、予約当日キャンセル防止にも役立つでしょう。
さらにオプションとして、ホットペッパービューティーやGoogleカレンダーとの連携も可能となっています。
引用元
RE:RE
美容サロン・治療院の予約システムなら「リザービア」がおすすめ
リザービアは美容サロンや治療院での使用に特化した予約システムです。サロンや治療院の運営に必要なさまざまな機能を搭載しており、予約管理だけではなく集客や顧客情報の管理にも役立ちます。
ここでは、リザービアに搭載されている機能のなかから、サロンなどの運営や業務効率化に役立つ機能を紹介します。
予約の一元管理
「予約の一元管理」機能を活用し、予約管理にかかる業務負荷を減らすことができます。
予約窓口をひとつに限定せず、ポータルサイトやSNSなど、複数設置しているサロンが一般的です。しかし、それぞれの予約窓口ごとに確認していては、手間がかかる上に、予約時間が被るダブルブッキングが起こる可能性もあります。
しかし「予約の一元管理」機能があれば、複数の経路からの予約も一カ所に集めての管理が可能です。例えばLINEから予約が入った枠は、他のポータルサイトでも予約済みの枠として表示されるため、同じ時間にさらに予約が入ることはありません。
LINE連携予約
「LINE連携予約」を活用することで、お客様に新たなアプリ等をダウンロードしてもらう手間なく、LINE内で予約を完結できるため、予約に対する心理的ハードルを下げられるでしょう。
また、予約完了の連絡や予約のリマインドメッセージなどもLINEのトークとして送ることができるため、直前でのキャンセル防止にも役立ちます。
さらに、クーポンやスタンプカードもLINEのアプリ内で発行できるため、リピーター獲得に活用することも可能です。
スタッフ設定
「スタッフ設定」機能を活用することで、スタッフごとに異なるメニューの設定をしたり、スタッフの個人名義のSNSなどからの導線を作ることも可能になります。
また、スタッフ紹介ページに指名予約につながる予約導線も作れるため、指名売上を増やす効果も期待できます。
予約ページへの表示の有無についてもスタッフごとに設定できるため、リピーターのみ対応しているスタッフは予約ページに表示しない、などの細かな設定が可能です。
設備管理
「設備管理」は、施術に使用する設備を使うタイミングが被らないよう予約を受け付けられる機能です。個室や施術に使用する美容機器など同じタイミングで使用することがないよう、提供するメニューと紐づけることができます。
例えば1時間の施術のうち15分だけ設備を使う場合は、1時間すべて設備の利用枠を埋めるのではなく、15分だけ埋めるといった細かな設定も可能です。
また、施術に使用する設備に限らずキッズスペースや駐車場なども登録できます。
自店に合った予約システムを利用しよう
予約システムの導入はサロンの業務効率を上げスタッフの負担を減らすだけではなく、お客様にとっても時間を気にせず予約できるなどのメリットをもたらします。
ただし、予約システムによって搭載している機能や連携できる外部システムが異なります。また、業種によって必要とする機能も異なるため、導入前にしっかりと検討し、自店に合ったシステムを選ぶことが重要です。
そのなかで、美容関連のサロンや整体院・鍼灸院などの治療院向けには、予約管理システム「リザービア」がおすすめです。
サロンや治療院の予約管理だけではなく、集客に役立つ機能を搭載している上、POSシステムと連携することで予約から会計までを一元管理することも可能です。
ぜひ「リザービア」を活用して、円滑なサロン運営につなげましょう。
