予約システムとは?機能や導入のメリット・注意点などを紹介

予約システムとは?機能や導入のメリット・注意点などを紹介
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近年、様々な業界で予約システムを導入しているサロンが増えています。

ユーザーのネット予約が一般的になってきた昨今、自店で導入したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

今回は予約システムの概要や機能に触れるとともに、導入のメリット・注意点・システムの選び方について解説します。ご興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

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予約システムとは

予約システムとは
予約システムとは、インターネットを通じて、予約の空き状況を確認したり事前予約を受け付けたりすることができるシステムのこと。「予約管理システム」ともいいます。

従来は電話やFAXなどでの予約が一般的でした。しかし、予約システムが登場してからは、美容系サロン・飲食店などの店の利用や、イベント・セミナーへの参加、施設のレンタルなど、幅広いシーンで活用されています。

予約システムの代表的な機能

予約システムの代表的な機能
予約システムではどんな機能が使えるのか、一般的な例を挙げます。システムによって、ほかにもさまざまな機能がついているものもあれば、場合によっては下記で紹介する機能が備わっていないこともあるので、よくチェックしましょう。

1. 予約の受付管理

まずは基本機能である予約の受付管理です。予約をシステム内で24時間365日自動で受け付けることができ、カレンダー上で情報が自動更新されます。予約をしたあとのキャンセルや変更も可能です。

予約枠やオプションの設定などができるものもあるので、自店の状況に応じて活用してみてください。

2. 顧客へのメール送信

顧客に対して、予約の受付完了メール・リマインド通知・サンキューメール・アフターフォローなどのメッセージを送れる機能も一般的です。メールでクーポンを配布できるシステムもあり、リピーター施策に役立てられます

3. 顧客の情報管理

顧客情報を管理する機能もあります。予約を受け付ける際に入力してもらった顧客の氏名・住所・年齢・性別などのデータをシステム内に保存し、管理することが可能です。

データをもとに接客やサービスの質の向上に役立てたり、属性などを分析し、マーケティングに活用したりすることもできます

4. オンライン決済・入金管理

システム内にお金の管理ができる機能が搭載されていることもあります。予約時に決済まで済ませてもらうことができるものや、来店時に支払ってもらった料金を記録できるものなど、入金情報をシステム内で自動管理できるため便利です。

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入するメリット
予約システムを導入するメリットを見ていきましょう。

1. 業務の効率化|取りこぼし防止も

前述したようにシステム内で予約受付の自動化ができるので、手作業で管理する手間が省けて業務負担が減り、効率的です。手動によるミスの軽減にもつながるでしょう。

さらに、24時間受付可能なため、営業時間外でも顧客のタイミングのよいときに予約を入れてもらえるので、取りこぼし・機会損失を防げて予約増加に期待できます。

2. 顧客データの一元管理

前章でも触れたように、顧客の情報をシステム内で管理できます。データベースとしてまとめて一括管理できるので、データの検索や抽出も容易。

属性や来店履歴などからキャンペーンやフォローアップなどの戦略を立てることができ、マーケティングにつなげられるでしょう。

3. リアルタイムで予約状況を確認できる

予約が入ったらその場で情報が更新されるので、いつでも最新の予約状況をチェックできます。変更やキャンセルが起きたときの確認もかんたん。スタッフ間での情報共有がしやすく、ダブルブッキングも起こりにくいでしょう。

予約システム導入の注意点

予約システム導入の注意点
予約システムは前章のようにメリットも多いですが、気をつけたい部分もあります。下記で3つの点を確認しましょう。

1. システムによって使える機能が異なる

前でも触れたように、使える機能はシステムごとに違います。そのため、自店に必要な機能がきちんと備わっているか、反対に不要な機能が多くないかを確認することが大切です。

また、機能の充実度によって利用プランが異なるシステムもあります。よく比較検討して、自店に合ったシステムやプランを選びましょう。

2. 費用がかかる場合がある

無料で使えるシステムもありますが、初期の導入費用や月額の利用料金が発生することも。自店の経営状況をかんがみ、予算も考慮しなければなりません。無理のない範囲で払えるものを選ぶことは、経営において非常に重要です。

3. 操作性も異なる

システムによって操作性も違います。UI(ユーザーインターフェース)、つまり使い勝手をよく確認することも大事です。基本はシンプルで、自分たちで必要な機能を追加してカスタマイズできるものがよいでしょう。

予約システムを導入するときの選び方

予約システムを導入するときの選び方
次に、予約システムを選ぶときはどんな点をチェックすればいいのか、選び方のポイントを解説します。

1. 決済機能がついているか

システム内で決済ができるかどうかもチェックしましょう。前もって決済してもらえれば、予約は入っているのに連絡なく来店されない「無断キャンセル」が起こりにくい、というメリットがあります。また、身軽に来店できるので顧客にとっても便利です。

手動で入金管理をする手間も省けるので、業務負担軽減につながります。

2. セキュリティ面もチェック

予約システム内では、顧客の個人情報や入金情報など多くのデータを管理するため、セキュリティも重要です。不正アクセス防止・データの暗号化(SSL)・データ漏えい対策などがきちんと行われているものを利用しましょう。

3. 業界に適しているか

美容系サロンで予約システムを導入する場合は、美容業界に特化したシステムがおすすめです。サービス内容や業務形態などに合わせて利便性を高めたものが多いので、自店に合ったシステムを見つけやすいでしょう。

予約管理機能

「予約管理機能」と一言でいっても、内容が異なります。顧客が予約時にスタッフを指名できる・サロン側が予約枠を状況に応じて設定できる・オプションの設定が可能など、美容系サロンに適したものにしましょう。サロンと顧客の両方が使いやすいものがベストです。

顧客管理機能

美容系サロンを運営しているとリピーターも多くなってくるので、顧客の情報を蓄積・管理できると便利です。基本的な情報だけでなく、施術中の気づきなどをメモしたり写真を残せたりと、電子カルテのように使えるシステムもあります

導入実績

これまでに予約システムの利用経験がないサロンでは、機能面での比較がしづらいかもしれません。そこで、初めての場合、使いたいシステムの過去の導入実績もチェックするとよいでしょう。同業界で多く利用されているものは、自店にも適している可能性が高いためです。

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美容系サロンには予約システム「リザービア」の導入がおすすめ

美容系サロンには予約システム「リザービア」の導入がおすすめ
さまざまな予約システムがあるなかで、美容系サロンに特化した「リザービア」をご提案しましょう。リザービアをすすめる理由として、特徴やサロン運営に役立つ機能の一部をお伝えします。

4,500店以上の導入実績

リザービアは、美容室やエステサロンなど、全国で4,500以上の店舗に導入されています。美容系サロンにとっての使いやすさを重視しているのが特徴です。

リザービアを導入してから「業務効率が向上した」「広告費などの経費が削減できた」などの喜びの声を上げてくださるサロンも多く、継続してご利用いただいています。

導入・成功したサロンの事例は、下記ページの一覧からチェックしてみてください。
成功事例|予約システム「リザービア」

複数サイトからの予約を一元管理

複数のサイトから予約を受け付けているサロンの場合、各サイトの予約管理を別々に行わなければならず、手間を感じているかもしれません。

しかし、リザービアの場合、複数の予約窓口から受けた予約をシステム内で一元管理できる「BMS(ビューティー・マネジメント・システム)」というオプション機能があります。まとめて管理できて便利な上、ダブルブッキング対策にもなるためおすすめです。

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集客にも役立つ

リザービアでは、クーポンの発行・Googleとの連携・メッセージ自動配信など、集客に繋がる機能も豊富に標準装備されています。

クーポンは、新規顧客向けか既存顧客向けかに分ける、利用できる曜日・時間帯・期間などをこまかく設定するなどが可能。また、Google連携では、Googleでの検索結果に予約ボタンを設置でき、スムーズに予約まで繋げられます。

メッセージ自動配信は、来店から最大60日後まで、事前に設定したメッセージが顧客に自動的に送られる機能です。いずれも大変便利にリピーター施策に活用できるでしょう。

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適切な予約システムを導入しよう

適切な予約システムを導入しよう
予約システムを導入するメリット・注意点・選び方をお伝えしました。システムごとにいろいろな特徴があるので、状況を考慮しながら選んでみてはいかがでしょうか。

また、美容系サロンでは、候補としてリザービアもぜひ検討してほしいところ。紹介したような特徴や機能があるほか、オプションでLINEやInstagram、外部のPOSレジなどのサービスと連携することも可能で、さらに便利に活用できます。

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