お客様の予約受付・管理は、業種に限らずどんな店舗でも必要な業務の一つ。窓口で予約を受け付けたり、電話やFAX、メールなどで対応したりと、さまざまな予約方法があります。
そんな予約方法のなかで、近年注目を集めているのが、インターネットを利用したネット予約です。お客様にも広まり一般的になってきたため、ネット予約を受け付けられるようにしたい、と考える人も増えてきているのではないでしょうか。
そこで今回は、ネット予約に必要不可欠な「予約システム」に焦点を当て、予約システムのメリット・注意点や選び方を解説し、おすすめの予約システムも紹介します。
目次
予約システムとは？ 導入のメリットと注意点を紹介
ネット予約には必須の予約システム。予約システムとは、パソコンやスマートフォンなどの端末から、インターネットを介した予約を受け付けることができるようになるシステムのことです。
お客様が自分の端末から予約ページにアクセスし、予約の空き枠などを確認して予約を入れると、システムが自動的に予約を受け付けてくれます。
以下で、予約システムを導入することで得られるメリットと、気をつけなければならない注意点について見ていきましょう。
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予約システムを導入するメリットとは？
まず、予約システムを導入することで得られるメリットを紹介します。最大のメリットは、24時間365日、いつでも予約受付が可能になることでしょう。
従来の予約方法では、店舗の営業時間内でなければ予約を受け付けることができませんでしたが、ネット予約があればたとえ夜中であっても、お客様の好きなタイミングで予約をいれることが可能になります。これにより、顧客獲得の機会損失を防ぐことにつながるでしょう。
また、受け付けた予約はシステムが自動的に予約台帳に反映してくれます。手書きで予約管理表を管理するよりも業務の負担を軽減し、効率化を図ることが可能です。
予約システムを導入する際の注意点とは？
予約システムの導入にはメリットが多い一方で、気をつけたい注意点も存在します。どんな点に注意するべきか見ていきましょう。
ネット予約では、スタッフとお客様が直接やり取りせずに予約を確定します。そのため、直接顔を合わせたり電話をかけたりするよりも、キャンセルへの心理的ハードルが下がってしまい、キャンセルが増えるリスクが考えられるでしょう。
また、電話予約など従来の予約方法と併用する場合、管理表への転記などが遅れてしまうと、ダブルブッキングが発生してしまうリスクにも注意する必要があります。
店に合った予約システムを選ぶ3つのポイントとは？
予約システムの導入には注意点はあるものの、それを上回るメリットを得られます。しかし、予約システムはさまざまなものが展開されているため、どれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、店に合う予約システムを選ぶにはどんなポイントに着目すれば良いのか、選び方を紹介します。
1. タイプで選ぶ
予約システムには、さまざまなタイプがあります。大きく分けると、どんな業種でも利用できる汎用型と、特定の業界・業種特化型の二つです。
汎用型と業界・業種特化型、それぞれどんなものなのかを見ていきましょう。
汎用型
汎用型とは、その名の通り、幅広い業界・業種の店舗に対応しているタイプです。予約管理に必要な機能を幅広く搭載していることが多いため、どんな業界・業種でも利用することができます。
ただし、どんな業界・業種でも利用できる一方で、「この業界だからこそ欲しい機能」など、細かい点には対応しきれないこともあります。
業界・業種特化型
汎用型に対して、一つの業界や業種に向けてリリースされているのが、業界・業種特化型です。たとえば、美容業界や飲食業界など特定業種向けの予約システムだと、その業界ならではの予約設定ができるなどの機能が搭載されています。
汎用型と比較すると機能構成が「狭く深い」傾向にあり、業務を全体的にカバーするよりも、かゆいところに手が届くような細かいサポートが得意です。
2. 必要な機能で選ぶ
予約システムは複数の機能が搭載されていることが多いですが、必要な機能がすべて搭載されているとは限りません。導入してから「使いたい機能がなかった」「使わない機能が多すぎる」と後悔しないよう、店舗で利用したい機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
ここでは、予約システムに搭載されている主な機能について紹介します。
予約管理機能
予約システムの根幹ともいえるのが、予約機能です。ただ予約を受け付けるだけでなく、受け付けたあとの予約を管理できる機能が充実しているかどうか、よく確認しましょう。
たとえば、予約経路がいくつもある店舗では、全体の予約を一元化させることができれば便利。複数店舗を展開している場合、店舗ごとの予約管理が可能かどうかも大切です。
決済機能
近年では、キャッシュレス決済が広く普及してきています。予約システムのなかには、カード決済やQRコード決済といった、キャッシュレス決済機能が搭載されているものもあります。
また、事前決済が可能かどうかも確認しましょう。事前決済が可能であれば予約時に会計を済ますことも可能になるため、お客様の退店時にレジでの会計業務を削減することができます。
顧客管理機能
予約を受け付けるにあたって、送信された顧客データの管理機能も必要です。予約システムのなかには、顧客データを蓄積して分析できるものもあります。管理データを保存するだけでなく、どんな管理ができるのか、機能の充実度をチェックしましょう。
集客機能
集客に役立てることができる機能があるかどうかを確認しましょう。たとえば、外部アプリやシステムと連携することでデータを共有することができるものがあります。また、SNSなどの集客をそのまま予約に結び付けられると便利です。
無断キャンセル対策機能
予約日時が近づいたらお客様に通知をすることができる、リマインドメール機能があると無断キャンセル対策になります。また、前述した事前決済機能も、無断キャンセルの防止効果が期待できるでしょう。
3. 無料プランの有無で選ぶ
予約システムには無料で利用できるものと有料のものがあります。一般的には、有料のもののほうが管理できる件数が多かったり、利用できる機能が多かったりする傾向が高いです。
とはいえ、いきなり契約をするのも不安ですよね。とくに予約システムの利用が初めての方の場合、使い方がわからないかもしれないなど、さまざまな懸念が予想されます。
有料の予約システムのなかには、無料プランが選べるタイプや、無料のトライアル期間が設定されているものもあります。こういった無料プランや無料期間があるものを利用してみて、本格的に導入したいと思ったら契約をするというのもおすすめです。
【タイプ別】予約システム6選を紹介！
予約システムがどういうものなのかおわかりいただいたところで、ここからはおすすめの予約システムをタイプ別に紹介します。
汎用型の予約システム3選
まず、どんな業種でも利用できる、汎用型の予約システムを3つ紹介します。
Square予約
Square予約はシンプルな予約機能と、決済機能や顧客管理機能、在庫管理やネット販売といった物販管理などさまざまな機能が搭載されており、店舗業務を幅広くサポートしてくれる予約システムです。
無料で利用できるフリープランの他、有料のプランが2つ用意されています。無料でも基本的な予約機能と決済機能を利用することができるため、予約システムを利用するのが初めての方や、実際に試してから有料プランに移行したい人におすすめです。
ただし、決済機能は手数料が必要で、フリープランでも決済手数料はかかるため注意しましょう。
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STORES予約
STORES予約は累計導入社数15万以上を誇る予約システムで、対応業種は180を越えるとうたわれています。業種別にテンプレートが用意されているため、システムの操作に自信がないという人も、かんたんに予約ページを作成することが可能です。
決済機能では事前決済の他に、月謝・会費の課金機能、サブスクなどの月額課金、オンライン回数券の発行など、さまざまな決済に対応しています。
無料のフリープランをはじめ、4つの有料プランが用意されていますので、利用したい機能や月間予約件数によって最適なプランを選択してみてください。
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ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは地方銀行や保険の窓口、クリニック、スクール・教室など、幅広い業種の導入実績がある汎用型の予約システム。特徴の一つに、導入前から運用開始後の併走サポートまで、手厚いフォロー体制があります。
5つある料金プランで利用できる機能はすべて同じで、異なるのは月間予約数のみ。予約数に応じた最適なコースを提案してくれるので、一度相談してみてはいかがでしょうか。
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業界・業種特化型の予約システム3選
次に、業界・業種特化型の予約システムを、それぞれの業界から3つ厳選して紹介します。
ワンモアハンド
ワンモアハンドは整骨院や鍼灸院などの治療院、マッサージ・リラクサロン、エステサロンなど、リラクゼーション業界向けの予約システムです。通常の予約受付に加え、「指名予約・指名料の設定」といった、リラクゼーション業務に適した機能が搭載されています。
スタンダード・アドバンス・マスターの3つの料金プランがあるため、利用したい機能に応じてプランを選びましょう。
2024年4月現在は、初期費用無料キャンペーンが行われています。なお、このキャンペーンは期日が掲載されていないため、導入前に確認してください。
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hacomono
hacomonoはフィットネスジムやスクールといった、ウェルネス業界特化型の予約システムです。レッスンごとの予約枠設定が可能なほかに、お客様がシステムを通じて入会手続きができる機能もあります。さらに、入会金や会費の決済もオンラインで可能です。
基本料金は1店舗あたり35,000円/月（税抜）で、業種や規模に応じてさまざまなオプションを追加することができます。最適な料金プランの相談にも乗ってもらえるので、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。
WTE
WTEは、オンラインスクールに特化した予約システム。予約管理だけでなく、月謝や会費の決済やレッスン教材のダウンロードなどにも活用できます。また、生徒だけでなく講師専用の管理ページもあり、レッスンの進捗状況の共有なども可能です。
利用料金はホームページでは公開はされていないため、オンラインスクールを運営しているまたは運営を考えている方は、一度問い合わせてみてください。
予約管理にも集客にも強いリザービアとは？
美容室やネイルサロン、エステサロン、まつエクサロンなど、美容業界に特化した予約システムなら、リザービアがおすすめです。ここからは、リザービアについて紹介します。
1. 予約の一元管理機能｜BMS
リザービアにはBMS（ビューティーマネージメントシステム）という機能があります。この機能では、各ポータルサイトや店舗ホームページ、アプリやSNSなど、複数の予約経路から受け付けた予約を一元管理することが可能。
すべての予約を手元で一元管理することができるので、ダブルブッキングや転記ミスといった予約ミスの防止や、スタッフの業務負担も軽減できます。
2. 外部予約連携機能｜LINE連携予約
リザービアは、LINEと連携も可能です。LINEは国内で高いシェア率を誇るトークアプリで、月間ユーザー数は9,500万人（2023年6月末時点）です。
お客様のほとんどが利用しているといえるLINEと連携できる予約システムなら、LINE利用層にリーチできるので、集客にも役立ちます。
リザービア導入で店の運用をよりスムーズに
予約システムは、ネットを利用して予約受付・管理が可能になるシステムです。予約受付を自動化することができるため、24時間いつでも予約受付が可能になるだけでなく、スタッフの業務負担軽減にもつながるでしょう。
予約システムは大きく分けると汎用型と業界・業種特化型があるため、店舗にあっているかどうか、使いたい機能が搭載されているかなどを確認してから導入しましょう。
また、無料で利用できるものと有料のものがあり、同じシステムでも無料プランと有料プランがあるものもありますので、どういった点で異なるのか、コストはどれくらいなのかも確認してください。
美容室やネイルサロンなど、美容業界の店舗なら予約システム「リザービア」がおすすめ。予約管理を自動化して業務を効率化し、集客できるお店づくりができるリザービアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
