ジムの運営では、お客様からの予約受付もスタッフの仕事のひとつ。お客様が増えてくると管理が大変になり、よい方法はないものかと頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。
そのような場合にぜひ検討してほしいのが、予約システムの存在です。
予約システムを活用すれば、お客様から自動で予約を受け付ける仕組みを作れるため、スタッフの負担を大きく軽減できます。予約受付以外にも多くの機能を備えており、さまざまなシーンで効率的なジム運営をサポートしてくれる点も見逃せません。
本記事では、ジム運営に適した予約システムの機能や導入のメリット、おすすめの予約システムを紹介します。導入を検討する際の判断材料としてぜひ役立ててください。
目次
ジムにも予約システムは必要？
スポーツジム・フィットネスジム・パーソナルジムなどのフィットネス業界は、新型コロナウイルスの影響で非接触のニーズや人が集まることを避ける傾向が高まり、一時は売上が大きく落ち込みました。
経済産業省のデータによれば、コロナ禍前の2019年のフィットネスクラブの延べ利用者数は2億5,000万人であったのに対し、翌2020年には1億7,000万人まで落ち込んでいます。しかし2023年には2億2,000万人程度まで、ジムの利用者が戻ってきている状況です。
こうした情勢のなか、新規顧客の獲得やサービスの拡充のため、従来使われてきた電話・メール以外の新たな予約方法として、予約システムによるネット予約が注目されるようになりました。
特にパーソナルジムでは、マンツーマンでトレーナーが指導を行うため予約が必須。そこで、顧客に予約システムから予約してもらえば、すでに登録している名前やメールアドレスなどが自動で反映されるため、かんたんに予約を入れてもらえます。
システムの導入により、スタッフの業務負担も軽減できるでしょう。
引用元
経済産業省：あなたはする派？観る派？ ～スポーツ関連産業の動向
ジム運営に役立つ予約システムの機能を紹介
つづいて、ジムの予約システムに求められる機能にはどんなものがあるのかを見ていきましょう。
予約情報の管理
システム内では、ネットから利用者本人が入れた予約情報はもちろん、スタッフが電話などで受けて手入力した予約もまとめて管理できることが求められます。
定員に対する埋まり具合のほか、いつ誰がどのようなトレーニングメニューを予約しているのかも確認できなければなりません。
顧客管理機能
予約時に入力した顧客情報は、システム内に保存されるのが一般的。氏名・生年月日・住所などの個人情報だけでなく、ジムを利用する目的や利用履歴などのデータが蓄積されていけば、サービスの向上などに利用できるでしょう。
メッセージ配信機能
メッセージ機能がついているシステムも多いです。お客様にキャンペーンのお知らせやクーポンを送信するなど、マーケティングに活用することができます。
予約日前に自動でリマインドメールを送信し、お客様に予約日をお知らせする機能がついている場合もあるので、予約失念による無断キャンセルの防止に繋げられるでしょう。
決済機能
予約時にクレジットカードや電子マネーで決済ができるものもあります。事前決済を行うことで当日の会計がいらなくなり、お客様もジム側も楽です。すでに支払いが済んでいるため、キャンセル率の低下にも期待できます。
また、お客様に継続して通っていただくジムの場合、会費を自動で継続課金するように設定できる場合も。ジムにとっては徴収漏れがなく、お客様も毎回支払う手間が省けて便利です。
POSレジとの連携
会計・売上管理ができるシステム「POSレジ」と連携できる予約システムもあります。連携させることで、データを数字で確認でき、どのようなサービスやメニューに人気があるかなどを分析することが可能です。
物販を行っている場合は在庫管理もできるとよいでしょう。
キャンセル待ち機能
キャンセル発生時に、キャンセル待ちのお客様に空いている枠が自動的に割り当てられる機能を備えた予約システムがあります。キャンセル待ち機能の利点は、予約の取りこぼしによる機会損失を減らせる点です。
スタッフがキャンセルを待つお客様へ直接連絡を取る手間もなく、業務負担の軽減にもつなげられます。特に人気のトレーナーや時間帯においては、キャンセル発生時のリカバリーに大きな効果を発揮できるでしょう。
予約システムを導入するジム側のメリット
ここからは、ジムに予約システムを導入するメリットをお伝えしていきます。
予約業務の負担が減る
ジムに予約システムの導入により、予約業務の負担が確実に減ります。お客様自身で予約枠の空き状況を確認し予約を申し込む仕組みが作られ、電話やメールでのやり取りが不要になるためです。
加えて、各スタッフが予約システムを通じて最新のスケジュールをいつでも把握できるため、スタッフ間で予約に関する申し送りをする頻度も減らせます。予約業務の効率化により、スタッフはレッスン準備やお客様のフォローなどコア業務に多くの時間を使えるようになり、サービスの品質向上につなげられるでしょう。
集客やリピート率の向上につながる
InstagramのようなSNSや自社の公式サイトなど、ネットから手軽に予約できるため、新規顧客を獲得しやすく、リピート率が向上しやすいというメリットも。
また、前でも触れたように、予約時に蓄積される顧客情報を分析すればマーケティングにも役立てられます。体重やBMI、体型写真などを記録できるシステムもあるので、適宜お客様と情報共有してトレーニングに対するモチベーションを高めましょう。
予約の取りこぼしを防げる
電話でのみ予約を受け付ける場合、スタッフがお客様の対応をしている間は受付対応が難しく、機会損失につながるリスクがあります。
予約システムを導入すれば、24時間365日いつでも自動で予約を受け付けられます。たとえ営業時間外でも、新規入会を獲得する仕組みを作ることも可能です。さらにキャンセル待ち機能があれば、空きが出た際に、他のお客様との予約が自動的に成立できる仕組みも作れるため、他のジムへの流出を防げます。
このように予約の取りこぼしを最小限に抑え、ジムの業績に貢献できる点も予約システムを導入する強みです。
予約システムを導入するお客様側のメリット
予約システムの導入による恩恵は、ジム側だけでなくお客様にもあります。以下で主なメリットを紹介します。
予約の利便性が向上する
予約システムを導入することで、予約時の利便性が向上します。電話予約しかできない場合、お客様は、ジムの営業時間を調べるところから始めなければなりません。
営業時間内に電話をかけても必ずしもつながるわけではなく、何度もかけ直さなければならないケースもあります。こうした状況はお客様にとって大きなストレスとなりえるのです。
一方で、予約システムを導入しているジムであれば、24時間365日、スマートフォンやパソコンから簡単に予約やキャンセルが可能です。思い立ったときにいつでも操作できるため、お客様の利便性が高まり、満足度の向上にもつながります。
トレーナー別に予約の空き状況がわかる
ジムの利用者にとって、相性の良いトレーナーから継続して指導を受けられることは、モチベーションの維持に直結する重要な要素です。
その点、スタッフの指名機能を備えた予約システムを導入すれば、お客様は希望するトレーナーの空き状況を一目で確認できるようになります。
トレーナーのスケジュールと自身の都合を照らし合わせながら、じっくりと予約日を検討できる点は、お客様にとって大きな魅力といえるでしょう。
当日の支払いが不要になる
予約システムに事前決済や継続課金機能があれば、来店時の会計が不要になります。現金やカードを持ち歩かずに済むため、手ぶらでジムを利用したいお客様にとっては魅力的です。
トレーニング後に財布を取り出して支払う手間も省け、スムーズに帰宅できます。細かい点ではありますが、支払いがないことにより、快適な来店体験をお客様へと提供する一因になるでしょう。
ジムの予約システムを選ぶときのポイント
ジムで利用できる予約システムには、いろいろな種類があります。そこで、システムを選ぶときにどんな点をチェックすればいいのか、ポイントを押さえてみましょう。
ジムの運営に必要な機能は揃っているか
まず、ジムの予約に必要な機能を洗い出し、揃っているものを選ぶことが大切です。機能の例としては以下のようなものがあります。
- メニュー・コースの詳細な設定
- スタッフを指名しての予約
- 1人のスタッフに対して同日時に受け付けられる定員の設定
- スタッフのシフト状況
- 貸し出しできるマシンや道具の設定
- 顧客データの保存・管理
- 自由な予約枠
- キャンセル待ち など
自店に必要なものをピックアップして、適切なシステムを探しましょう。
コストが予算や機能性に見合っているか
予約システムの導入時に必要な初期費用や運用時の月額費用などのコストが、自店の予算やシステムの機能性と見合っているかどうかも確認しなければなりません。
システムによってはいくつかの料金プランが設定されていることもありますが、安価なプランでは月にできる予約数や使える機能などに制限があることも。安いからと飛びつかず、よく吟味することも重要です。
ブラウザからの予約に対応しているか
ジムの予約システムを選ぶ際は、ブラウザからの予約に対応しているかどうかを確認することが重要です。
アプリ専用のシステムではパソコンから予約ができず、スマートフォンやタブレットでの利用が前提となる場合があります。またスマホユーザーであっても、アプリのダウンロードが必要になると手間に感じて、利用にいたらない可能性もあります。
利用者が予約を申し込む際のハードルを下げるためには、アプリに加えてブラウザからもアクセス可能な予約システムを選ぶのがおすすめです。
ジムの運営におすすめな予約システム5選
ここではジムの運営におすすめな予約システムを5種類紹介します。
1.freee予約
出所：freee予約公式Webサイト
「freee予約」は、2025年2月に「tol」から名称変更された予約システムです。
スマホアプリをインストールするだけで、難しい設定なしに予約サイトを作成でき、ネット予約を開始できます。無料プランでも予約件数に制限がないため、個人事業主のトレーナーにも最適です。事前決済にも対応しており、当日の金銭授受が不要になるのも魅力といえます。
月額3,180円（税込）のビジネスプランにアップグレードすれば、顧客管理機能も利用可能に。予約を受けた顧客情報は自動で顧客台帳に蓄積され、参加履歴や利用回数もアプリ上で確認できます。加えてお客様に喜ばれやすいトレーナーの指名予約機能も、ビジネスプランでのみ利用可能です。
注意点として「freee予約」はスマホ・タブレット専用の予約システムです。お客様はパソコンから予約を申し込めるものの、店舗がパソコンで予約管理を行うことはできません。
引用元
freee予約
2.SelectType（セレクトタイプ）
出所：SelectType（セレクトタイプ）公式Webサイト
「SelectType」は、初期費用なしで予約サイトをすぐに開設できる予約システムです。170種類以上の業種別テンプレートが用意されており、フィットネスジム向けのレイアウトも用意されています。
ジムの運営に役立つ機能として、体験レッスン向けの一般予約フォームに加えて、ログインを必要とする会員専用フォームも作成可能です。また、リアルタイムで予約枠の残席を表示させる機能や、お客様の情報を自動で保管できる、顧客管理機能も備えられています。
加えてサブスク機能も利用でき、継続的な利用につなげやすい仕組みがある点も強みです。
「SelectType」の料金プランは4種類あり、メンバープラン（サブスク）の登録数と顧客情報の保管上限数が異なるため、以下の表でご確認ください。
多くの機能はすべてのプランで利用可能ですが、Googleカレンダー連携はベーシック以上、LINE連携はプレミアムのみ対応です。レッスン数や会員数・提供したいサブスク数に応じて最適なプランを選ぶことをおすすめします。
引用元
SelectType
3.hacomono（ハコモノ）
出所：hacomono（ハコモノ）公式Webサイト
「hacomono」は、フィットネスジムやスポーツクラブの運営に特化した予約システムです。
24時間いつでも入会手続きをWebで受け付けられる仕組みを作れるため、接客中や営業時間外でも機会損失を防げます。顧客ごとの会員情報・トレーニング履歴はオンライン上で一元管理され、トレーナー間の情報共有もスムーズです。
さらには、ジムでの利用に特化して設計されたシステムのため、回数券やサブスク経由での予約受付において細やかな管理ができる点で、他の予約システムに比べ優位性を持ちます。サブスクプランごとの予約回数・回数券の有効期限の設定・未消化分の繰越など、詳細な管理が可能です。
システムの導入には初期費用165,000円（税込）と、月額費用が1店舗あたり38,500円（税込）かかります。
引用元
hacomono
4.STORES（ストアーズ）予約
出所：STORES（ストアーズ）予約公式Webサイト
「STORES」は、ジムやパーソナルトレーニング施設にも適した多機能なレッスン予約システムです。トレーナー指名予約・レッスン時間ごとのインターバル設定・予約受付・キャンセル日の締切制御など、ジムの運営にとって役立つ機能が充実しています。
また月額課金や回数券の販売・管理に対応しており、継続利用に結びつけやすい仕組みを構築できる点も強みです。
加えてQRコードを受付に設置すれば、利用者はスマホでチェックインできるため、受付の混雑を防ぎ、スムーズな来館体験を提供できます。来館記録は自動で蓄積されるため、無断キャンセルの把握や利用傾向の分析にも役立ちます。
プランは全5種類で、予約件数やスタッフ登録数が異なるため、以下の表でご確認ください。
また、選ぶプランによって利用できる機能に違いがあります。
例えば回数券・月謝による予約受付はスモールプラン以上で対応しています。休憩時間の自動設定・スタッフ指名予約はチームプラン以上、キャンセル待ち機能を使いたい場合はビジネスプラン以上が必要です。
プラン内容がやや複雑なため、利用したい機能を軸にしつつ、サービス担当者とも相談しながら最適なプランを選ぶとよいでしょう。
引用元
STORES 予約
5.Air リザーブ
出所：Air リザーブ公式Webサイト
「Airリザーブ」は、リクルートが提供するコストパフォーマンスに優れた予約システムです。
電話・ネット・店頭での予約を一元管理でき、ダブルブッキングや伝達ミスのリスクを大幅に軽減できます。クレジットカードによる事前決済にも対応しており、無断キャンセルの抑止や当日のトラブル防止にも効果的です。
キャンセル待ち機能も備えており、空きが出た際は自動で次のお客様に予約が移行されるため、予約の取りこぼしも防げます。また顧客情報は予約と同時に自動で登録され、来店履歴やトレーナーごとの利用状況も一元管理が可能です。
料金プランには以下の3種類が用意されています。
「フリー」でも予約管理やオンライン決済、顧客管理など大まかな機能は利用できますが、有料のプランでのみ使える機能もあります。「ベーシック」ではGoogleカレンダーとの連携やリマインドメール機能が利用でき、「スタンダード」ではアンケート収集や効果測定まで対応可能です。
引用元
Airリザーブ
「リザービア」はジムの予約システムにも便利
「リザービア」は、スマートフォンからも手軽に予約ができるシステムです。メニューやクーポンの柔軟な設定、メニューに紐づいた設備管理など、ジムにとって便利な機能が揃っています。
以下でその他のリザービアのおすすめ機能を紹介します。
LINEと連携して予約を受け付けられる
リザービアには、オプションでLINEと連携できる機能が備わっています。自店のLINEアカウントを活用しているジムは、連携させてアプリから予約を受け付けるとよいでしょう。
LINEのトーク画面から手軽に予約でき、お客様の利便性が高くおすすめです。
お客様の情報を管理してメッセージ配信もできる
リザービアのシステム内には、お客様の名前や誕生日といった情報だけでなく、前回利用したメニューや来店回数などいろいろな方法でデータが蓄積されます。それぞれの項目で検索して、該当者にメッセージを送信することも可能です。
また、メッセージの自動配信機能では来店後のお礼メールやフォローメールなども送信でき、お客様との関係構築に役立ちます。
POSレジと連携して会計をスムーズにできる
リザービアは、POSレジの「A’staff Cloud Smart」と連携することも可能。会計時には、リザービア画面からスムーズにA’staff Cloud Smartに移行して処理ができます。売上などのデータを集計して分析できるようになるため便利です。
さらに、A’staff Cloud Smartはキャッシュレス決済端末「stera pack」との連携ができるので、現金以外の支払い方法にも対応することで、よりスマートなレジ業務を実現してくれるでしょう。
まずは資料をご覧ください
運営するジムに最適な予約システム導入を検討しよう
ジムに予約システムを導入すると、予約に関する業務負担が軽減される上、集客に役立つ・お客様にとっても便利など、メリットがたくさんあります。
システムにはさまざまな機能も備わっているので、自店に必要な機能や使いやすさを持った適切な予約システムを導入し、運営に役立てましょう。
なお、「リザービア」はジムの予約管理に便利な機能があり、集客にも活用できるシステム。紹介したほかにも多彩な機能を搭載しているため、これから予約システムを導入したいジムにもおすすめです。
