ジムの運営では、お客様からの予約受付もスタッフの仕事のひとつ。お客様が増えてくると管理が大変になり、よい方法はないものかと頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。
そのような場合にぜひ検討してほしいのが、予約システムの存在です。「予約システム」といっても、予約の受付管理以外に多彩な機能が搭載されているものもあり、導入のメリットもたくさんあります。気になる方はぜひ判断材料として役立ててください。
目次
ジムにも予約システムは必要？
スポーツジム・フィットネスジム・パーソナルジムなどのフィットネス業界は、新型コロナウイルスの影響で非接触のニーズや人が集まることを避ける傾向が高まり、一時は売上が大きく落ち込みました。しかし、2021年6月以降はまたゆるやかに売上が伸びてきています。
そのような情勢のなか、新規顧客の獲得やサービスの拡充のため、従来使われてきた電話・メール以外の新たな予約方法として、予約システムによるネット予約が注目されるようになりました。
特にパーソナルジムでは、マンツーマンでトレーナーが指導を行うため予約が必須。そこで、顧客に予約システムから予約してもらえば、すでに登録している名前やメールアドレスなどが自動で反映されるため、かんたんに予約を入れてもらえます。
システムの導入により、スタッフの業務負担も軽減できるでしょう。
ジムの予約システムに必要な機能とは
つづいて、ジムの予約システムに求められる機能にはどんなものがあるのかを見ていきましょう。
予約情報の管理
システム内では、ネットから利用者本人が入れた予約情報はもちろん、スタッフが電話などで受けて手入力した予約もまとめて管理できることが求められます。
定員に対する埋まり具合のほか、いつ誰がどのようなトレーニングメニューを予約しているのかも確認できなければなりません。
顧客管理機能
予約時に入力した顧客情報は、システム内に保存されるのが一般的。氏名・生年月日・住所などの個人情報だけでなく、ジムを利用する目的や利用履歴などのデータが蓄積されていけば、サービスの向上などに利用できるでしょう。
メッセージ配信機能
メッセージ機能がついているシステムも多いです。お客様にキャンペーンのお知らせやクーポンを送信するなど、マーケティングに活用することができます。
予約日前に自動でリマインドメールを送信し、お客様に予約日をお知らせする機能がついている場合もあるので、予約失念による無断キャンセルの防止に繋げられるでしょう。
決済機能
予約時にクレジットカードや電子マネーで決済ができるものもあります。事前決済を行うことで当日の会計がいらなくなり、お客様もジム側も楽です。すでに支払いが済んでいるため、キャンセル率の低下にも期待できます。
また、お客様に継続して通っていただくジムの場合、会費を自動で継続課金するように設定できる場合も。ジムにとっては徴収漏れがなく、お客様も毎回支払う手間が省けて便利です。
POSレジとの連携
会計・売上管理ができるシステム「POSレジ」と連携できる予約システムもあります。連携させることで、データを数字で確認でき、どのようなサービスやメニューに人気があるかなどを分析することが可能です。
物販を行っている場合は在庫管理もできるとよいでしょう。
ジムに予約システムを導入するメリット
ここからは、ジムに予約システムを導入するメリットをお伝えしていきます。
予約受付の業務を効率化できる
営業時間外にも予約を受け付けられるようになり、従来対応外だった時間帯での機会損失を減らすことができます。
ジム側で予約状況を把握できるのはもちろん、お客様も自分で予約状況を確認することが可能。さらに、スタッフが電話を受ける必要がなくなり、入った予約も自動で管理されるため、業務を効率化できるでしょう。
新規集客をしたりリピート率の向上につなげることができる
InstagramのようなSNSや自社の公式サイトなど、ネットから手軽に予約できるため、新規顧客を獲得しやすく、リピート率が向上しやすいというメリットも。
また、前でも触れたように、予約時に蓄積される顧客情報を分析すればマーケティングにも役立てられます。体重やBMI、体型写真などを記録できるシステムもあるので、適宜お客様と情報共有してトレーニングに対するモチベーションを高めましょう。
事前決済などでキャンセル率を下げることができる
予約時の事前決済や予約日前のリマインドメールを活用することで、直前のキャンセル、いわゆる「ドタキャン」を減らすことができます。
また、急な空きが発生した際に登録者にお知らせができる「キャンセル待ち」機能がついているシステムもあるので、活用してみてください。
お客様にもメリットがある
予約システムを導入すると、好きなときに自分で予約状況を確認して都合のいい日時に予約を入れられる、事前決済をしておけば当日現金を持って行く必要がなくなるなど、お客様にもメリットとなることが多いです。
ジムの予約システムを選ぶときのポイント
ジムで利用できる予約システムには、いろいろな種類があります。そこで、システムを選ぶときにどんな点をチェックすればいいのか、ポイントを押さえてみましょう。
ジムに必要な機能は揃っているか
まず、ジムの予約に必要な機能を洗い出し、揃っているものを選ぶことが大切です。機能の例としては以下のようなものがあります。
- メニュー・コースの詳細な設定
- スタッフを指名しての予約
- 1人のスタッフに対して同日時に受け付けられる定員の設定
- スタッフのシフト状況
- 貸し出しできるマシンや道具の設定
- 顧客データの保存・管理
- 自由な予約枠
- キャンセル待ち など
自店に必要なものをピックアップして、適切なシステムを探しましょう。
導入や運用に必要なコスト
予約システムの導入時に必要な初期費用や運用時の月額費用などのコストが、自店の予算やシステムの機能性と見合っているかどうかも確認しなければなりません。
システムによってはいくつかの料金プランが設定されていることもありますが、安価なプランでは月にできる予約数や使える機能などに制限があることも。安いからと飛びつかず、よく吟味することも重要です。
スマートフォンでも手軽に利用できるかどうか
システムのなかには、使えるデバイスがパソコンのみなどに限定されているものもあります。そのため、予約時にスマートフォンで利用できるかどうかをチェックしましょう。
また、かんたんに予約の操作ができることもポイント。画面表示がスマートフォンに対応しているか、デザインは見やすいかなども確認してみてください。
「リザービア」はジムの予約システムにも便利
「リザービア」は、スマートフォンからも手軽に予約ができるシステムです。メニューやクーポンの柔軟な設定、メニューに紐づいた設備管理など、ジムにとって便利な機能が揃っています。
以下でその他のリザービアのおすすめ機能をご紹介します。
LINEやInstagramと連携して予約を受け付けられる
リザービアには、オプションでLINEやInstagramと連携できる機能が備わっています。自店のLINEやInstagramアカウントを活用しているジムは、連携させてアプリから予約を受け付けるとよいでしょう。
LINEのトーク画面から手軽に予約できたり、Instagramのスタッフページから指名予約を入れられたりと、お客様の利便性が高くおすすめです。
関連ページ
LINE連携予約オプション｜予約システム「リザービア」
Instagram連携予約｜予約システム「リザービア」
お客様の情報を管理してメッセージ配信もできる
リザービアのシステム内には、お客様の名前や誕生日といった情報だけでなく、前回利用したメニューや来店回数などいろいろな方法でデータが蓄積されます。それぞれの項目で検索して、該当者にメッセージを送信することも可能です。
また、メッセージの自動配信機能では来店後のお礼メールやフォローメールなども送信でき、お客様との関係構築に役立ちます。
関連ページ
顧客管理 | 予約システム「リザービア」
メッセージ自動配信｜予約システム「リザービア」
POSレジと連携して会計をスムーズにできる
リザービアは、POSレジの「A’staff Cloud Smart」と連携することも可能。会計時には、リザービア画面からスムーズにA’staff Cloud Smartに移行して処理ができます。売上などのデータを集計して分析できるようになるため便利です。
さらに、A’staff Cloud Smartはキャッシュレス決済端末「stera pack」との連携ができるので、現金以外の支払い方法にも対応することで、よりスマートなレジ業務を実現してくれるでしょう。
関連ページ
A’staff Cloud Smart｜予約システム「リザービア」
運営するジムに最適な予約システム導入を検討しよう
ジムに予約システムを導入すると、予約に関する業務負担が軽減される上、集客に役立つ・お客様にとっても便利など、メリットがたくさんあります。
システムにはさまざまな機能も備わっているので、自店に必要な機能や使いやすさを持った適切な予約システムを導入し、運営に役立てましょう。
なお、「リザービア」はジムの予約管理に便利な機能があり、集客にも活用できるシステム。ご紹介したほかにも多彩な機能を搭載しているため、これから予約システムを導入したいジムにもおすすめです。
