エステサロンを運営するにあたって、顧客の予約管理はとても重要となります。予約を効率よく埋めていかなければ、顧客獲得の機会を損失してしまう可能性もあるからです
近年ではスマートフォンやタブレットの普及にともない、手軽に予約ができる予約システムが導入されるようになりました。今回は、エステサロンが予約システムを導入する前に知っておきたいメリットや注意点などを解説します。
目次
エステサロン向けの予約システムとは？
予約の問い合わせやスケジュール管理を、手動ではなく自動的におこなえるシステムを予約システムといいます。さまざまな業種に特化した予約システムがありますが、エステサロンでの使用に特化したものも存在しているのが特徴です。
基本的にオンライン上で予約情報を一括管理できるという特徴があるため、エステサロン向けの予約システムを導入することで、予約業務を効率化できます。ただし、導入には多少なりともコストがかかるため、事前に注意すべきことも確認したうえで導入するかを決めたほうがよいでしょう。
予約システムにはどんな機能があるの？
予約システムには、予約管理以外にもさまざまな機能が備わっているのが特徴です。まずは、一般的な予約システムに搭載されるおもな機能をくわしくご紹介します。
1. 予約管理機能
予約管理機能は予約システムの代表的な機能で、この機能がついていないと予約システムとはいえません。顧客はオンライン上での予約が可能となり、いつでも予約ができます。予約枠は予約が埋まった時点で予約できない仕組みになっているので、ブッキングするミスも発生しません。
また、予約管理機能の中には空いている担当者の自動割り当てやキャンセル待ちの設定など、さまざまな機能が提供されていることもあります。
2. 顧客管理・分析機能
新規顧客やリピーターの獲得を狙ううえで、顧客の管理と分析機能が充実している予約システムを選択することはとても重要です。予約システムを利用することで、性別や年代ごとに顧客をカテゴリ分けするなど、顧客についての情報を詳細に表示できます。
また、それらのデータをもとに、顧客情報を分析することも可能です。ほかにも利用日時や単価といった情報を分析することで、品質の向上や改善に役立てられます。
3. メール送信機能
エステサロンでは予約ができたことをお知らせするためにメールを送信することが一般的ですが、メールを手動で送信するのは手間がかかります。しかし、メール送信機能を利用することで、メール送信の効率を上げられるでしょう。
メール送信機能では、予約システムで予約を完了した際などにメールを自動で送信できます。自動送信のため、スピーディに対応してくれますし、ミスもありません。予約完了時以外でも、予約日前日のリマインドメール・メルマガ配信・クーポン配信などのメールを送信することも可能なため、幅広い用途があります。
4. オンラインサービス連携機能
予約システムをインスタグラムなどのSNSと連携することによって、予約の操作をSNSサービス側で実施できます。顧客は慣れ親しんだSNSから予約ができるため、予約中の途中離脱が減り、予約率の向上が見込めるでしょう。
ほかのシステムと予約システムを連携することによって、顧客の利便性向上やデータの管理・分析が容易になります。さらには予約システムで一元管理できるため、管理コストの削減も期待できるでしょう。
5. 会計・決済機能
事前決済に対応した予約システムの場合は、予約システム上で決済を事前に済ませられるようになります。先払いができることで顧客は支払いをサロンでおこなう必要がなくなりますし、経営者側からすると売上の予測が立てやすくなるでしょう。
決済の種類はクレジットカード決済・QRコード決済・電子マネー決済・コンビニ決済などさまざまですが、導入する予約システムが対応している決済手段を事前に確認することも大切です。
エステサロンが予約システムを導入する10のメリット
予約システムを導入することによって、業務の効率化を図ることができますが、具体的にどんなメリットがあるのかはっきりわからないと、なかなか導入に踏み切れないことでしょう。
ここからは、エステサロンが予約システムを導入することによって得られるメリットについて解説します。
1. 予約状況を管理しやすくなる
エステサロンは、小規模で運営している店舗や、プライベートサロンと言った形式で運営している店舗もあります。そういった店舗では、スタッフも少人数で運営していることが多いでしょう。
少人数のスタッフで運営する場合、業務の効率化は欠かすことができません。従来どおり、予約をスタッフの手で管理していると、その分作業時間を取られてしまいます。予約システムを導入することで、予約状況を一目で把握することができ、業務効率化や集客に役立たせることが可能です。
また、1対1での接客・施術を売りにしている店舗の場合、施術中に予約の電話がかかってきてしまうと施術を中断せざるを得なくなります。しかし、システムによって予約を管理すれば顧客への対応に集中することができ、提供するサービスの品質向上にもつなげることができるでしょう。
2. 顧客情報を管理しやすくなる
予約システムは、顧客の予約スケジュールだけではなく、一人ひとりの顧客情報も管理することができます。
エステサロンでは新規客とリピーターでは施術内容が違ったり、初回ではヒアリングの時間を多く取ったりと、顧客に合わせてサービスの内容が変わってきます。
予約システムにより新規客か、それともリピーターの顧客であるのかと把握できれば、顧客に合わせて担当者の割り振りを決めるなど、接客の手法を最適化することができるため、大きな業務効率化になるでしょう。
3. お客様が予約しやすくなる
予約システム導入は店舗側にだけではなく、お客様にとってもメリットがあります。エステサロンには幅広い年代が通いますが、その中でもとくに需要が高いと思われる大学生～社会人の若い年齢層は、電話やメールでの予約よりもスマホでかんたんに予約できることを好む傾向にあります。
多くの予約システムはスマホを通じてオンラインで予約を受け付けているため、時間や場所を選ばずに予約をすることができるのは、お客様にとって大きなメリットと言えるでしょう。
また、24時間365日いつでも受け付けできるため、営業時間外でも予約できたり、店舗へ問い合わせなくても予約の埋まり具合を確認できたりする点は、電話やメールでの予約よりも利便性が高いです。
4. 予約の取りこぼしを防げる
24時間365日予約をできるということは、予約の取りこぼしを防ぐことにもつながります。電話のみで予約を受け付けている場合、どうしても営業時間内に連絡をして頂く必要がありますが、お客様によって連絡をすることができるタイミングは違います。
仕事などでどうしても営業時間内に連絡ができない、折返し連絡をもらったが外出先で電話に出ることができなかった、といった理由で予約を先延ばしするお客様もいらっしゃることでしょう。
予約システムを導入すれば、店舗の営業時間に関わらずお客様の都合のよい時間に予約できるという、予約しやすい環境をつくることがでるため、予約を取りこぼさずホームページからの誘導が可能になります。
5. スタッフの業務負担を軽減できる
予約システムを導入することによって、予約管理にスタッフの手を使うことがなくなるため、スタッフの業務負担を軽減させることが可能になります。
前述したように、エステサロンによっては、小規模ならではの丁寧な接客を売りにしたり、プライベートサロンの形式で運営したりする店舗も少なくありません。そういった店舗では必然的にスタッフも少人数になりますが、予約管理をスタッフの手で行っていてはほかの業務が滞ってしまいます。
スタッフの業務負担の軽減はエステサロンを運営するうえで重要な要素のひとつ。業務負担を軽減することで、その分提供するサービスの質を向上させることにつなげることがでるでしょう。
6. より良い顧客関係を築ける
質の高いサービスを提供するためには、顧客との有意義な関係構築が必要です。お客様に関連する会員種別や誕生日、来店回数、利用したことのあるメニューや趣味思考など、顧客ごとの情報を記録しておくことでその構築が用意になります。
また、前述で例に出したように、少人数の店舗で予約の受け付けを電話のみにしていると、お客様の接客・施術をしている最中でも作業を中断して電話対応をせざるを得なくなってしまいます。
しかし予約システムの自動管理による予約制度を導入しておけば、目の前のお客様に集中してサービスを提供することができるため、顧客との関係構築にも役立てることができます。
7. リピートにつながる
新規で来店した顧客のリピートにもつなげることができます。
メールなど自動配信をすることができるシステムなら、施術した日から数日後にメッセージを送信するように設定しておくことができます。
来店のお礼のメッセージや、提供したサービスに関するフォローメッセージ、再来店の促進メッセージなどに自動配信メールを利用することで、前述のより良い顧客関係の構築にもつながり、リピート率や売上アップにもつなげることができるでしょう。
8. 新規客獲得にも有効
予約システムを用いることで新規客の獲得にもつながります。システムによってはクーポン機能が付いている場合があり、システムを通じてお客様が使用することのできるクーポンを発行することができます。
エステサロンに限らず、はじめて利用する店舗を選ぶ際に、クーポンがあり少しお得にサービスを受けられることが決め手になった、ということは少なくありません。先着クーポンなどがあれば限定感も出せるため、集客にプラスされるでしょう。
また、利用したお客様のレビューを記載できるシステムもあります。利用したことのない店舗のサービス内容や雰囲気を知るためには、すでに利用しているお客様の口コミが有効です。新規客にとって、口コミが来店するかどうかの後押しになる場合があります。
9. 予約忘れを防止することができる
予約を入れたものの、予約時間にお客様が来店しなかった…ということもときにはあると思いますが、最近の予約システムには、お客様の予約忘れ防止機能が付いているものもあります。
たとえば店舗で運用している公式LINEアカウントと連携することにより、予約忘れ防止のためのリマインダーがLINEを通じてお客様に通知される、といった機能です。こういった機能を使うことによってお客様のドタキャンや、予約を忘れてしまって来店しなかったといったことの防止につなげることができます。
10. 集計で改善施策を打ち出せる
集計機能のある予約システムなら、アプリからの予約かあるいは店舗での予約などどこからの予約が多かったのかということや、予約のうち既存の予約と新規の予約が何件か、あるいは何件キャンセルがあったのかといった予約比率のデータを確認することができます。
また、期間ごとの集計でどんなクーポンがどれだけ使われた、といったことも集計することができます。これらのデータは、売上げアップを図るための基本。エステサロンを運営するうえでPDCAを回しながら改善施策の打ち出しに大いに役立てることができるでしょう。
予約システムならこんな悩みが解消できる！
予約システムを導入するメリットは多いですが、実際に導入することでどんな悩みが解消できるのかが気になる方もいるでしょう。
ここからは、具体例をもとにして予約システムを導入することで、どんな悩みを解消できるのかをくわしく解説します。
施術中は留守番電話に切り替えている｜機会損失しているかも？
予約を電話のみで受付している場合、思わぬ機会損失を生んでいる可能性も。たとえば、施術中は集中するために予約の電話を留守番電話に切り替えているエステサロンがあるとします。
予約しようと思った顧客が留守番電話で予約ができなかった場合、そのまま別のエステサロンに予約が流れてしまうことがあるからです。留守番電話への切り替えによって、顧客の来店機会を減らしている可能性があります。
しかし、いつでも予約ができる予約システムを導入することで予約の離脱を解消することが可能です。
電話が鳴る度に施術を中断している｜お客様の満足度を下げているかも？
予約を電話で受け付けることで、予約の電話が鳴る度に施術の手を止めなければならないケースもあるでしょう。新たな予約は受けられるものの、そのぶん待ってもらっていた来店中の顧客の満足度が下がってしまう可能性があります。
しかし、予約システムを導入することで、この問題を解決させることが可能です。なぜかというと、予約システムを利用した場合、自動で予約が完了するため、施術を中断する必要もありません。
エステサロンが予約システムを導入する3つの注意点
予約システムは業務を効率化してくれるエステサロンにおすすめのシステムですが、いくつか注意点があることにも理解しておく必要があります。ここでは、予約システムを導入することで発生する注意点を確認しておきましょう。
1. 固定費がかかってしまう
予約システムを利用することで予約業務に携わる人件費の削減ができるものの、システム自体の利用料が固定費としてかかってしまいます。
たとえば、小規模のエステサロンで高額なプランを契約してしまうと、固定費が大きすぎて経営が厳しくなってしまうこともあるからです。そのため、費用効果に見合った予約システムを導入するように心がけましょう。
2. 新しいシステムをスタッフに共有する必要がある
予約システムに限らず、新しいシステムを導入するにあたっては、使用方法をスタッフ全員に共有する必要があります。しかし、スタッフ全員に共有するには勉強会や研修をおこなうなど一定の時間が必要になってしまい、どうしてもシステム導入直後はスムーズな運用ができない期間が出てきてしまいかねません。
スタッフ全員がスムーズに予約システムを利用できるようになり、メリットを最大限に享受するまでは業務効率や生産性が低下してしまう恐れもあるということを考慮しましょう。
3. ネット予約の導線を考える必要がある
予約システムを導入しても、顧客に認知してもらえなければ意味がありません。ホームページ上にネット予約システムを設置する場合、どこのページに配置し、どのように予約ページまで誘導させるか、といった動線を考える必要があります。
導線によってコンバージョンは大きく変わってくるため、導線については慎重に考えなければいけません。より精度を上げるためには、バナーや広告文などを最適化するABテストを行っていく必要があります。
場合によってはホームページのデザインやリンクボタンの配置を大幅に変更する必要があるなど、改修するコストがかかってしまいます。これらのコストも、前述の初期費用や毎月の利用料とともに、導入コストとして考慮しておく必要があります。
エステサロンの予約システム導入はメリットが多い
予約システムは導入までのハードルは低くないものの、導入の苦労を上回るさまざまなメリットがあります。メリットはすべてのエステサロンに共通するものから、店舗によってはメリットにならないものもあるでしょう。
このようなことから自店舗にとってメリットと感じる部分を見つけ、その機能に特化した予約システムを導入することをおすすめします。
エステサロンの予約システムを選ぶうえでの8つのポイント
エステサロンが予約システムを導入する際に失敗しないために、予約システムを選ぶうえで大切なポイントを押さえておく必要があります。ここでは、予約システムを選ぶ際の8つのポイントを確認しておきましょう。
1. 導入実績がどれぐらいあるか？
まず、導入したい予約システムが、どれくらい導入実績があるかを見てみましょう。
単純に導入している店舗が多ければ多いほどよいということではありませんが、やはりどれだけの導入実績があるか、と数字で把握することは大切です。これまでどのような歩みをしてきたかが実績として現れるので、とても重要な指針になります。
また、導入実績が多いということは、それだけノウハウを積み重ねてきているということにもなります。美容業界の傾向を把握し、導入後のサポート体制なども充実していると考えることができるでしょう。
2. 操作性
利用率を上げるためには、利用者が使いやすいシステムである必要があります。操作性が悪いものだと、予約までたどり着かずに離脱してしまう恐れがあるからです。また、管理する側の操作性がよい点も、業務効率化に役立つ大事なポイントとなります。
3. お客様が予約しやすいシステムか？
予約システムの操作性は、運用する店舗側だけでなく、お客様にとっても重要です。実際にシステムを使用して予約をするのはお客様ですから、お客様が使用しやすいシステムでなければいけません。
複雑なシステムだったり、画面が見づらかったりすると予約するのが面倒だな、と感じてしまうお客様もいらっしゃることでしょう。一度面倒と感じてしまえば予約まで到達することなく離脱してしまう可能性も考えられます。
運用がしやすいかどうかだけではなく、予約画面が見やすく内容がわかりやすいか、お客様が予約しやすいシステムかどうかの見極めも大切です。
4. 求める機能の充実性
予約システムによって各機能の充実具合は変わってくるため、自分のエステサロンに必要な機能が充実しているかを確認しましょう。
たとえば、決済は来店前に済ませておきたいという考えがある場合は、会計・決済機能に特化した予約システムを導入する必要があるからです。このように、予約管理機能以外の機能にも目を向けてみることをおすすめします。
5. 候補システムの比較
導入実績や操作性、機能の充実性でいくつかの候補を選んだら、それらのシステムを徹底的に比較することが必要です。とくにエステサロンでは、業務効率化が求められるため、その点に重点を置いて比較するとよいでしょう。
クラウド型の予約システムのなかには、機能を押さえて無料で使えるフリープランがあるものや、期間を限定して無料で使える試用版などが用意されているものも少なくありません。
製品版と同じデザインで使用してみることで実際の操作性を確認でき、製品仕様などを読んだだけではわからなかった点も確認することができます。また、使用している際に疑問点や不満点が出てきたときにどんなサポートが受けられるのかということや、マニュアルが充実しているかどうかなども確認しておくとよいでしょう。
6. 連携機能がついているか？
顧客が普段使っているツールから予約ができることで、顧客が予約を完了するまでのハードルが下がります。予約率を上げるために、導入予定の予約システムに連携機能がついているかを確認するようにしましょう。
連携できる場合についても、連携対象のツールも予約システムによって異なりますので、どのシステムと連携できるかを確認することも大切です。
7. 集計機能の有無
集計機能は確認する時間がもったいないので必要ないと思われがちですが、集計したデータを分析することは集客をするうえで非常に重要です。
とくに大規模で来店数が多いエステサロンの場合は分析するデータが豊富なため、顧客管理や分析機能が豊富な予約システムにすることで高い集客効果を得られます。小規模のエステサロンであっても今までのやり方やキャンペーンの反応を確認できるため、集計機能がついている予約システムの導入が好ましいです。
8. サポート体制は整っているか？
予約システムの導入後、さまざまなトラブルに遭遇することがあります。システムにくわしくない人でも、サポートを活用することでトラブルを回避できるでしょう。
サポート体制が整っていない場合はそれらのトラブルを自身で対処する必要があるため、施術以外の時間に追われてしまいます。顧客への対応に集中するためには、予約システム自体のサポート体制が整っているかが重要です。
プランによってサポート体制が変わってくる場合もありますので、プランの内容を確認することを忘れないようにしましょう。
エステサロンに予約システムを導入するならリザービア
予約システムにはさまざまな種類がありますが、おすすめできる予約システムのひとつが「リザービア」です。リザービアには豊富な機能が提供されているため、上記でご紹介した機能はすべて兼ね備えています。
ここでは、リザービアの実績や搭載されている機能などをご紹介しますので、導入を検討する際にお役立てください。
導入実績はどれくらい？
リザービアは、全国4,500店舗以上のエステサロンが導入している予約システムです。業界をけん引する大手から急成長中のサロンなど、幅広い業種業界で利用されています。
対応業種は、エステサロン・ネイルサロン・トータルビューティーサロン・治療院などさまざまです。導入後の成功事例も数多く掲載されているため、導入後のイメージを判断する際にも役立ちます。
オンラインサービスとの連携は可能？
リザービアでは、オンラインサービスとの連携も可能です。Google検索やGoogleマップでは「オンラインで予約」というボタンが表示され、検索から予約までスムーズに進められます。オンライン上で予約ができるため、利用者にとってはとても便利な機能でしょう。
事業者側の視点では、目立つ位置に「オンラインで予約」ボタンを表示できることで、他店との差別化が図れます。
予約管理機能にはどんなものがあるの？
顧客はエステサロンのLINE公式アカウントから予約もできますが、電話で予約した場合も含めて予約の一括管理ができます。
予約状況を確認するための予約台帳は初期状態でも見やすい画面構成になっていますが、管理画面からの設定によって事業者側で自由に画面をカスタマイズすることも可能。また、リザービアはスマホにも対応しているため、いつでもどこでも予約の確認や管理ができます。
どんなサポートが受けられるの？
リザービアには、導入時から導入後まで手厚いサポート体制が整っていることも人気の秘訣です。営業時間内の電話・メール・オンラインミーティングや24時間対応可能なチャットなど、バリエーションも豊富です。
さらには、リザービアを導入しているお店のみが受講できる「サロン経営を加速させるセミナー」を開催するなど、有人のサポートもおこなっています。
リザービアは集客できる店づくりを支える
上記でご紹介した機能以外にも、リザービアには回数券をアプリから利用できるチケットクーポンやメッセージの自動配信といったさまざまな機能を用意しているのが特徴です。
リザービアを導入することで、集客をアップさせる効果もありながら、事業者側の業務を効率化することで従業員が顧客対応に集中できるというメリットがあります。
エステサロンの運営には予約システムを活用しよう
エステサロン向けの予約システムには、予約時間を管理するだけでなく、顧客情報の管理やポイントシステム、クーポンの発行など、さまざまな機能があります。さらにLINEなどの外部ツールとの連携や、事前決済システムなども活用すれば、スタッフの業務負担を軽減し業務改善につなげることができるでしょう。
新しいシステムを導入することにはデメリットも存在しますが、それを遥かに上回るメリットを得ることができます。充実した機能の予約システムの導入をぜひご検討ください。
