エステサロンを経営するなら入れておきたいカルテ管理アプリの特徴とは?

エステサロン カルテ管理の特徴
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美容サロンのPOSシステム
  • 紙カルテを辞めたい
  • 在庫管理を自動化したい
  • レジ締めを楽にしたい
  • リピート率を上げたい


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紙のカルテで顧客を管理している場合「新人がカルテを見つけるのに時間がかかる」「記入に時間がかかりお客様をお待たせしてしまう」などの問題が発生することがあります。

カルテの管理で悩んでいる人は、カルテ管理アプリの導入を検討してみてください。カルテ管理アプリはアプリ上で顧客情報を管理するため、スペースを取らずに多くの情報を管理できます。

アプリによってはLINE連携や分析機能が付いているものもあり、経営・マーケティングにおいても有用となるでしょう。この記事では、そんなカルテ管理アプリの使える機能や注意点なども含めてご紹介します。

エステサロンのお客様カルテ、埋めるべき内容は?

エステサロンを経営していく中で、お客様カルテには何を埋めるべきなのか、その内容を確認していきます。

お客様の個人情報

カルテという名前である以上、まず埋めるべき内容として必須ともいえるのが、お客様の個人情報です。初来店時に名前や住所を記録することはもちろん、職業、好み、趣味といった内容まで記録することが大切になってきます。
やはり、いかにお客様に心地よく店舗を利用してもらうかが重要なので、必要最低限の個人情報しか記録していないとなると、それ以上のサービスを提供できません。

お客様に期待以上の価値を提供できず、リピートしてもらうことも難しいでしょう。そうならないためにも、カルテにはお客様の個人情報を詳細に記録しておく必要があります。

施術・商品販売の記録

カルテには、施術や商品販売に関することも記録すべき内容の1つです。施術あれば、初回来店時に行った1回のみではなく、お客様が毎回来店して施術を行う度に記録することを心掛けましょう。

何回目の施術なのか、そのときはどういった施術を行ったかなど。また、商品販売であれば、お客様が購入した商品を記録します。記録しておくことによって、お客様の今の状況を把握できたり、次に何を提供すべきなのかがわかるため、最適なサービスの案内が可能です。

お客様のご要望

カルテには、お客様の要望を記録することも大切です。経営側だけの視点では見えなかったことがお客様からの要望により初めて見えてくる可能性があります。

つまり要望を取り入れることで、そのお客様の満足度が向上し、店舗全体で提供するサービスの品質を高められるのです。カウンセリングや施術を通して、お客様の肌の状態やどのような自分になりたいのかといった理想をカルテに記録しておけば、より要望を叶えやすくなるでしょう。

とくに他店から訪れたお客様の場合、不満があり今の店舗に来ていることが考えられ、そういったお客様の要望を叶えられれば、根強いリピーターとなってくれます。

カルテ管理の基本

カルテ管理の基本として、エステサロンの経営を開始したときから電子カルテを導入するのも1つの方法ですが、初めの1年間は紙カルテでの管理がおすすめです。どうしても経営し始めたばかりの頃は色々と課題が多く、電子カルテも慣れるまでに時間がかかります。

しかし紙カルテであれば、ちょっとしたことを簡単に書き留められたり比較的自由にカスタマイズできたりと、記録する以外の手間がほとんどありません。手書きのため記憶にも残りやすく、少し考えただけで記録した内容を思い出せることが多いです。よって従業員が確保できていない場合、初めの間は紙カルテで記録を取ることがよいでしょう。

カルテ管理アプリとは

カルテ管理アプリとは、スマートフォンやタブレットでお客様の個人情報や施術内容、商品販売を記録できるアプリケーションのことです。電子カルテの1つでもあり、予約管理アプリ、顧客管理アプリなど、さまざまな呼び名があります。

また無料版と有料版、2種類のアプリが存在しますが、無料版でも有料版に劣らない機能を搭載しているものもあるほどです。エステサロンを問わず、各業界の店舗で利用することを想定されたアプリが多い傾向にあり、中にはエステサロン向けのカルテ管理アプリを提供している企業も存在します。

カルテ管理アプリでは何ができるの?

カルテでできる事

カルテ管理アプリでは「カルテの管理」だけでなく、仕事の効率を上げる、売上アップにつながる機能が充実しています。アプリによって機能に違いはあるものの、共通して利用できる機能もあります。カルテ管理アプリで使える機能についてご紹介するので、参考にしてみてください。

24時間予約受付フォームを作成できる

来店時に次回の予約をするだけでは、お客様をリピーター化するのは困難です。しかし、24時間予約受付フォームを作成すれば、お客様が好きなタイミングで予約できます。

「サロンの予約状況を見て決めたい」といったお客様でも安心して利用できるので、リピーターになってくれる確率がグッと上がるでしょう。

自動メール配信で来店意欲向上につなげられる

お客様の誕生日や記念日などに、来店催促メールを送れる機能です。条件を作って自動で配信すれば、手間がかからないで催促メールを送れるので、売上アップを狙えます。サンキューメールやイベント実施メールも送れるので、様々なアプローチができます。

スタッフや顧客などの「人」の分析ができる

スタッフ分析では、スタッフが持っている長所や短所、顧客をどれだけ確保できているのか確認できます。1人1人の能力を可視化できるので、データに基づき長所を伸ばし、短所を改善してスキルアップが可能です。顧客の分析は、提供しているメニューの人気率から、お店の強みと弱みを分析できるので、お客様が本当に求めているサービスを発見できます。

POSレジシステムで売上管理ができる

カルテ管理アプリには、POSレジシステムと売上管理機能が実装されています。POSレジシステムでは、直感的な操作で会計処理ができるので、メニューの追加や削除、レジ閉めが簡単にできるので、レジ業務がスムーズに。売上管理機能では、会計別売上、商品別、担当別などのレポートが閲覧可能です。また、2つを連携させれば、売上管理をより効率的にしてくれます。

多言語にも対応しているので色々なお客様を集客させられる

日本語だけではなく、英語、中国語、韓国語などにも対応しているカルテ管理アプリがあります。インバウンドユーザーの獲得や、海外で出店する時に活用できるので、あらゆるお客様が利用しやすくなります。

カルテをお客様と共有できる

サロンの場合、テキストだけでは施術内容を表現するのが困難です。しかし、管理アプリを活用すれば、カメラ機能を使ってカルテ内で管理できます。また、お客様に仕上がりのイメージを共有できるので「思っていた施術と違った」などのトラブルが起こる心配もありません。また、必要に応じて画像を使ったり、書き込みやイラストを使ったりもできます。

お客様からの信頼されるようになる

手間のかかる作業を全て効率化すれば、お客様の施術に充てられる時間が増えます。そして、システムを通じて顧客一人一人の情報を正確に把握できるので「しっかりと寄り添ってくれるサロン」だと認識してもらえます。以上の理由から、サロンが信頼されるようになるので、よい印象を与えられます。

カルテ管理アプリを利用する際の注意点

カルテ管理アプリを利用する際の注意点をご紹介します。以下、ご紹介する注意点を意識して導入するアプリを選ぶのがおすすめです。店舗に必要な機能と、不必要な機能をあらかじめまとめておくと、カルテ管理アプリが選びやすくなりますよ。

月謝管理や会費徴収が行えるか

月謝管理や会費徴収ができると、手間の多い事務作業や処理を効率化できます。また、クレジットカード決済登録やリマインドの送付が可能であるため、未払いリスクの軽減も可能です。そして、用途に合わせた決済方法を提供すれば、幅広い層の顧客が獲得できるほか、機会損失を防げます。

会員制のサロンの場合、月謝管理や会員徴収が行えるかどうかをチェックしましょう。

カルテの予約枚数や契約管理が必要か

サロンで運営しているカルテの量がどれくらいなのか、契約サイン業務があるかどうかをチェックした上で、現場に必要なシステムを導入しましょう。せっかく導入したのに、使わない機能があると無駄なコストを支払わなければならないためです。

外部ツールとの連携は行えるか

現在の管理アプリは、ほとんどが外部ツールやサイトと連携できるようになっています。実際に、自社の予約サイトだけではなく、外部のサロン予約サイトを利用している人も多いでしょう。既に利用している外部システムと連携できなければ、業務効率が上がらなくなってしまいます。また、余計な作業が増えてしまうケースもあるかもしれません。外部ツールとの連携はお客様にとっても重要であるため、絶対に確認しておきましょう。

カルテ管理の重要性や活用術

エステサロンを経営していく中で紙カルテや電子カルテ問わず、カルテはとても重要な役割を果たします。なぜなら、記入すべき内容をカルテに記録しておけば、お客様が次回以降に来店した際にも有効に活用でき、信頼関係を築くことができるからです。

しかしなかなかお客様の本音を聞き出すのは難しいことでもあります。ここでは実際、お客様の本音をカルテに記録するための活用術を見ていきましょう。

来店してくれた理由を質問する

1つ目の活用術が、お客様に来店してくれた理由を質問することです。なぜ自店を利用しようと思ったのか、理由を聞くことによってお客様の目的が見えてきます。前の店舗では効果が得られなかった、スタッフの対応がよくなく不快な思いをした、お店の全体的な雰囲気が合わず居心地が悪かったなど。

このような理由であれば、満足度を上げられるチャンスかもしれません。その場でカルテを記入している姿勢を示すだけでも、悩みを真剣に聞いてくれていると認識してもらえます。そして今後の集客にも上手く活かせることでしょう。

理想を質問する

2つ目の活用術が、お客様の理想を質問することです。理想を質問することによって、そこから逆算して最適なコースや解決法を導き出せます。結果的に高品質なサービスを提供できるようになり、お客様も満足してくれるのです。

また質問した内容をカルテに記録しておくことによって、他のスタッフとも共有できます。そのため次回訪れもらったときは、前回よりもよいサービスの案内が可能となり、お客様が思っていた以上の価値を提供できるのです。質問する際は共感を入れると、なおよいですね。

電子カルテのメリット

電子カルテのメリット

エステサロンに電子カルテを導入することで得られるメリットを3つご紹介します。

カルテ情報に正確性がある

電子カルテには、記録したカルテ情報に正確性があります。紙カルテだとすべて手書きで記録しなくてはいけないことから、誤字や脱字、誤った情報を記入してしまう恐れがゼロではありません。業務が滞っているときに余裕がない状態で記録したとなれば、記入ミスも増え、直すのに一苦労です。

そんな中、電子カルテはある程度のテンプレートが決まっており、選択式で記入できることもあるため、正確に記録を残せます。間違っていたとしても容易に修正することができ、紙カルテ以上に手間がかからないのです。

カルテ情報をスムーズに共有できる

電子カルテには、カルテ情報をスムーズに共有できるメリットがあります。ネットワークの環境さえ整っていれば、PCからタブレットといった異なる端末からカルテ情報を共有したり閲覧したりすることが可能です。

リアルタイムな情報をスムーズに伝達できることから、ミスが起こる心配も紙カルテより低いといえます。また、お客様の紙カルテが見つからずに業務が停滞するリスクもありません。

業務全般の効率化が図れる

電子カルテを導入すると、業務全般の効率化が図れます。これは紙カルテと違い電子カルテは管理しやすいため、紙カルテを管理するために必要だった労力が不要となるためです。その分の労力を別の業務に充てたり、お客様とのコミュニケーションに充てたりできます。

必然的に回遊率もよくなるので、今までより多くのお客様に利用してもらいやすくなるのです。そして同時に効率化を図ったことによって、お客様満足度が向上します。

電子カルテのデメリット

エステサロンに電子カルテを導入したことによって発生するデメリットを3つご紹介します。

初期費用やランニングコストがかかる

電子カルテを導入したことによって発生する一番のデメリットが、初期費用やランニングコストです。カルテ管理アプリであれば無料で利用できるがあるものの、本格的に導入するとなれば多くのPCや専用システムには費用が発生します。

導入するサービスによって料金はさまざまですが、それでもサロン経営に影響を及ぼさないとはいい切れません。費用が発生するため、導入する場合は電子カルテの維持費を考慮した経営が必要となります。

ネットワーク環境に左右される

電子カルテはインターネット回線を利用しての管理となることから、そのときのネットワーク環境に左右されます。したがってお客様が来店しているときにネットワークの不備やシステムがダウンすると、すべてのカルテが見られなくなります。

そうなるとお客様へのサービスが通常通りに行えなくなり、満足度も低下する恐れがあります。そのため電子カルテを導入する際は、大前提として店舗のネットワーク環境に問題がないかを確かめたうえで決めましょう。安定したネットワーク環境を確保してから、電子カルテは導入することをおすすめします。

顧客情報の漏洩リスクがある

電子カルテはオンライン上で管理する必要があるため、少なからず顧客情報が漏洩するリスクがつきまといます。従業員がUSBを使用してPCから顧客情報を持ち出したり、第三者のハッキングによって情報を盗まれたりする恐れもあります。

無料で導入可能な電子カルテシステムも増えてきているので、そういったシステムはとくに顧客情報の取り扱いに注意すべきです。導入する場合は、顧客情報を外部に漏らさないようなクラウド型の電子カルテシステムか、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選択しましょう。

まとめ

今回はカルテ管理アプリや電子カルテについてご紹介しました。カルテ管理アプリを導入する際は、店舗に合った機能があるかどうかは利用する上では欠かせません。スタッフが使えて、お客様も使える理想的なアプリを導入するためにも、上記で紹介した特徴を踏まえて導入を検討してください。無料で試せるアプリも存在しているので、試してから検討するのもおすすめです。せっかく導入したのに、使いこなせなかったり使わない機能があったり、お客様が使えなくては意味がありません。誰でも使いこなせるアプリを見つけて導入し、日々のタスクを効率化して、仕事に専念できるようにしていきましょう。

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