「予約管理システムを導入するメリットは？」「注意点や比較ポイントも知りたい」と気になっている方もいるでしょう。
「予約管理システム」という言葉を聞いたことはあっても、導入することでどのようなメリットがあるのかわからないという意見もあります。
そこで本記事では、予約管理システムを導入する5つのメリットや注意点・7つの比較ポイントを解説していきます。
記事を最後まで読むことで、予約管理システムについて理解を深められるため、ぜひご覧になってみてください。
目次
予約管理システム導入はなぜおすすめ？ 5つのメリットを解説！
予約管理システムとは、予約制の各種サービスを提供する企業（美容室やエステサロン・飲食店など）が、オンライン予約を可能にするシステムです。
スマホやパソコンなどから、オンライン予約を希望する顧客に対して、受付や管理などを行ってくれます。
ここでは、予約管理システムを導入するメリットとして、下記の5つを解説していきます。
- 24時間予約受付が可能に｜サロン営業時間外でもOK
- スタッフの負担も軽減｜人件費削減にも効果的
- スケジュール管理を任せられる｜人為的トラブル削減
- 顧客管理にも利用できる｜戦略的な集客のツールにも
- 集客をサポートする機能・オプションでさらに売上UPを狙える
1つずつ順番に解説していきますので、予約管理システムを導入するメリットについて知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
1. 24時間予約受付が可能に｜サロン営業時間外でもOK
予約管理システムを導入することで、お客様はスマホやパソコンから24時間、オンラインで予約することが可能になります。
例えば、仕事の休憩時間や家事の合間など、少しの空き時間で、いつでも予約が可能になるのです。
また、お客様側からすれば店舗の予約状況が確認できたり、電話をする手間が省けたりなど、さまざまなメリットがあります。
店舗側からしても、営業時間外でも予約管理システムが自動で予約管理を行ってくれるため、顧客を取りこぼすリスクを減らすことが可能です。
2. スタッフの負担も軽減｜人件費削減にも効果的
予約受付や顧客の情報管理・スケジュール管理など、予約業務に関する作業をすべて自動で行ってくれるのも、導入するメリットです。
また、電話予約の対応など、予約業務に掛ける手間や時間を削減できるため、スタッフの負担も軽減できる他、人件費削減にも効果的だと言えます。
そして、これまで予約業務に徹していた人材を、他の業務に集中させられるため、生産性の向上にも期待できるでしょう。
3. スケジュール管理を任せられる｜人為的トラブル削減
予約管理システムが自動でスケジュールを管理してくれるため、予約の登録漏れやケアレスミスなど、トラブルを防ぐことが可能です。
また、予約の状況がリアルタイムで反映されるため、スタッフ同士の共有ミスによるダブルブッキング（二重予約）といった人為的なトラブルも起きづらくなります。
手作業による入力ミスや予約の有無を心配する必要も無いので、不安やストレスを感じずに業務へ集中できるようになるでしょう。
4. 顧客管理にも利用できる｜戦略的な集客のツールにも
予約管理システムには、予約したお客様の氏名や連絡先・予約履歴といった顧客情報をデータベースのように蓄積していく機能があるため、顧客管理にも利用できます。
前回利用した際のメニューも記録しているため、期間が空いてサービスを利用した顧客に対しても、すぐに顧客用にカスタマイズされたメニューの提供が可能です。
また、蓄積した顧客情報に基づいて、戦略的な集客を行うことも可能になります。
5. 集客をサポートする機能・オプションでさらに売上UPを狙える
予約管理システムには、予約管理機能だけでなく、集客をサポートする機能やオプションが備わっている場合もあります。
例えば、予約管理システム「リザービア（reservia）」には、「LINE連携オプション」があるため、LINE公式アカウントへの登録を自動で促進できたり、サロン予約を入口としてお客様とつながりを構築したりすることが可能です。
また、導入前は使用に関する研修や勉強会を行っており、導入後も電話やメール・チャットでの問い合わせが可能なので、安心して利用できます。
その結果、より効果的な集客が期待できる上、さらに売上UPを狙えるようになるでしょう。
押さえておきたい！ 予約管理システム導入の2つの注意点とは
ここまで予約管理システムを導入するメリットについて解説してきましたが、導入する際には、以下の注意点に気を付けましょう。
- 初期費用・維持費用が掛かる
- シニア層には敬遠されることもある
予約管理システムを導入する際の注意点を理解して、スムーズに使用できるようにしておきましょう。
1. 初期費用・維持費用が掛かる
予約管理システムを導入する際には、初期費用や維持費用がかかります。サービスにもよりますが、月額2万円〜3万円が相場です。
高いものだと10万円前後のものもあるので、運営資金に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。
ただし、長期的な目で見ると、スタッフの負担や人件費削減にもつながるので、先行投資だと考え、導入を検討してみるのもおすすめです。
2. シニア層には敬遠されることもある
シニア層には、「スマホやパソコンを使いオンライン予約をする」といった操作を十分に使いこなせない方も多いため、敬遠される可能性があります。
その結果、予約管理システムを導入したのはいいものの、シニア層をターゲットにしているサロンの場合だと、若年層に比べて思ったような集客効果が出ないこともあります。
サロンに合った予約管理システムを選ぶには？ 7つの比較ポイントを解説
最後に、予約管理システムのメリット・デメリットを押さえた上で、選ぶ際にチェックしたいポイントとして、以下の7つを解説していきます。
- 導入コスト・運用コスト
- 使いやすさ・操作感｜フリープラン・無料お試し
- 機能｜集客に役立つ機能は充実しているか
- サポート体制｜メール・チャットなど
- セキュリティ｜不正アクセス防止など
- 口コミ・評判｜実際の評価をチェック
- 多店舗管理にも利用できるか｜複数経営の場合
それぞれのポイントを押さえておき、予約管理システムを使いこなせるようになりましょう。
選ぶ前に｜予約システム導入の目的とゴールを決めておこう
予約管理システムを比較検討する前に、まず自サロンにどのような課題があり、システム導入でどう解決したいのかといった目的とゴールを考えておきましょう。
なぜなら、予約管理システムを導入する目的とゴールを決めずに、システムを比較しても、システムに関する情報が多過ぎて、何がいいのか分からなくなってしまうからです。
また、導入した後に、自サロンが必要としていた機能が使えなければ、導入した意味がなくなってしまいます。
そのため、予約管理システムを選ぶ際には、しっかりと導入する目的とゴールを決めてから選ぶようにしましょう。
1. 導入コスト・運用コスト
前述した通り、予約管理システムには、初期費用や維持費用が掛かります。そのため、各種サービスに掛かる導入コストや運用コストを比較しておきましょう。
なぜなら、予約管理システムを導入した後に、「高額で導入したのに、自サロンと相性が良くなかった」「システムを導入しても操作性が難しく、使いこなせなかった」といったケースもあるからです。
導入前には操作性などもしっかりと吟味した上で、予約管理システムを選ぶようにしましょう。
2. 使いやすさ・操作感｜フリープラン・無料お試し
予約管理システムを導入したのはいいものの、忙しい業務の中で、操作が難しく使いにくいものでは導入した意味がありません。
そのため、考えなくても直感的に操作ができるなど、使いやすさも選ぶ際のポイントです。スタッフだけでなく、顧客の立場にも立って、選ぶようにしましょう。
また、フリープランや無料お試しを設けているサービスもあるので、いきなり導入することに抵抗を感じる方は、一度利用してみることをおすすめします。
3. 機能｜集客に役立つ機能は充実しているか
予約管理システム以外にも、外部サイトとの連携や集客分析など、集客やサロンの業務に役立つ機能があるのかも選ぶ際のポイントです。
例えば、予約管理システム「リザービア」には、「リマインドメール機能」があります。
リマインドメールとは、美容室やサロンで予約を受け、前日などに来店日時を再度お知らせするメールのことです。
リマインドメールを送ることで、お客様が来店日や時間を間違えることが減り、お客様は、再度確認することで、安心感を持って来店が可能になります。
参考記事：
4. サポート体制｜メール・チャットなど
予約管理システムを導入した当初は、システムの連携や操作のやり方などで分かりにくいことも出てくるでしょう。
そのため、導入後のサポートやトラブル時のサポート体制がしっかりしているシステムを選ぶようにしましょう。
「リザービア」では、営業時間内の電話・メール・オンラインミーティング・24時間のチャット対応の他、リザービア導入店のみが受講可能な「サロン経営を加速させるセミナー」の開催など、導入後もきめ細やかなサポートを行っています。
5. セキュリティ｜不正アクセス防止など
予約管理システムには、顧客の個人データや店舗の売上に関する情報なども管理されているため、セキュリティ面の対策がきちんと取られているかも確認するようにしましょう。
「Pマーク」や国際規格の「ISMS」を取得しているかどうかも、情報漏洩や不正アクセス対策において重要なポイントです。
6. 口コミ・評判｜実際の評価をチェック
実際に、予約管理システムを使ったサロンが、どのような評価をしているのか、口コミや評判をチェックしておきましょう。
サービスの使用感は、実際に使った人の口コミからが一番イメージしやすいので、機能が充実しているかや値段に見合ったサービスかどうかも参考にしながら、選ぶようにしましょう。
7. 多店舗管理にも利用できるか｜複数経営の場合
複数のサロンを経営している場合は、多店舗管理にも利用できるか、機能が充実しているかをチェックするようにしましょう。
例えば、「リザービア」には、顧客情報を全店舗で一元管理できるPOSレジ会計連携（オプション）があります。
POSレジ会計連携では、店舗を跨ぐ利用をされるお客様のデータや、複数経路から予約いただいた場合でも、すべて一元管理が可能です。
参考記事：電子カルテ、分析、会計ができるリザービアと連携可能なPOS【A’staff】
比較ポイントを押さえてサロンに合った予約管理システムを導入しよう！
今回は、予約管理システムについて解説してきました。
予約管理システムを導入することで、24時間受付が可能になったり、スタッフの負担も削減されたりします。その結果、人件費削減や人為的なトラブルが避けられるといったメリットがあります。
一方で、初期費用・維持費用が掛かったり、シニア層には敬遠されたりする場合があることを覚えておきましょう。
本記事で紹介した比較ポイントも押さえつつ、自サロンに合った予約管理システムを導入してみてください。
