理容室を経営するにあたって、お客様からどんな方法で予約を受け付けていますか？来店時に直接予約を受け付けたり、電話で予約を受け付けたりしている、という理容室も多いのではないでしょうか。
そんな理容室の予約管理には、予約システムの導入がおすすめです。そこで今回は、理容室が予約システムを導入することで得られるメリットや、予約システムに必要な機能、システムを選ぶポイントについて紹介します。
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目次
理容室向けの予約システムに必要な機能とは？
まずは、理容室が利用する予約システムにはどんな機能が必要なのかということについて、見ていきましょう。
予約の管理機能
まず必須なのが、予約の管理機能です。これはシステムを利用して予約を管理することで、予約の埋まった時間や空き時間をひと目で把握することができるようになるものが多いです。また、システムによっては、複数の店舗にまたがった管理も可能のため、多店舗を経営していても一つのシステムで対応できます。
理容室が予約システムを利用して予約管理をするためには、予約を受け付けることができる予約枠の設定や、営業日と曜日に合わせた営業時間の設定ができることが求められます。
顧客情報の管理
住所や氏名、電話番号といった、顧客情報の管理も必要です。連絡先のような個人情報だけでなく、来店履歴や利用したメニューの履歴など、カルテ機能が搭載されたシステムもあります。
こういった電子カルテ機能がある予約システムを利用すると、紙のカルテで管理する必要がなくなるので、保存場所に困らず省スペース化することができます。また、たくさんの顧客情報のなかから、必要な情報だけを検索して素早く表示することも可能です。
メッセージの配信機能
メッセージやメールの配信機能もあると便利です。来店後のフォローメールやイベント・キャンペーンの告知といったDMを、前項の顧客情報に紐づけ、自動で送信することができるため、集客効果が期待できます。
また、告知と一緒にクーポンを配信できるシステムもあり、お客様にお得感を感じてもらい来店を促せます。予約日時が近くなったら知らせるリマインダー通知にも利用できます。
外部サイトや他サービスとの連携
InstagramなどのSNSやGoogleといった外部のサービスやアプリ、ホットペッパービューティーやminimo・楽天ビューティーのようなポータルサイトと連携して、予約窓口にすることも可能です。
とくにInstagramやGoogleは、普段から使用しているという人も多いため、使い慣れたサービスから直接予約することができるようになると、予約までに離脱してしまうリスクをへらすことができます。
理容室が予約システムを導入するメリットは？
理容室が予約システムを導入すると、さまざまなメリットを得ることができます。ここから
は、予約システムを導入するメリットについて見ていきましょう。
業務が効率化できる
予約システムを導入していない店舗は、主な予約手段として電話を用いているのではないでしょうか。しかし、予約の電話を受けるたびに、施術の手を止めてお客様への対応を中止し、予約対応をしなければなりません。
予約システムを導入すると、システムが自動的に予約を受け付けてくれるため人の手による管理が必要なくなり、予約受付業務の効率化を図ることができます。
予約の取りこぼしがなくなる
来店して予約をすることや電話での予約は、店舗の営業時間内しか予約受付をすることができません。予約システムを導入すれば、24時間365日体制で予約受付ができるため、予約の取りこぼしがなくなり、機会損失を抑制することができるでしょう。
ヒューマンエラーによる予約ミスの防止
人の手で予約管理をしていると、日時の聞き間違いや書きとめミスなど、どうしてもヒューマンエラーが起きてしまいます。しかし、予約システムで予約を受け付ければ、すでに予約の入った枠は新たに予約を入れることができないため、予約の日時ミスやダブルブッキングといった人的トラブルを回避することができます。
顧客データの情報収集・分析ができる
システムによっては、情報収集や分析機能が搭載されているものもあります。予約管理と顧客情報を紐づけて、来店頻度や利用メニューの履歴などのデータを蓄積でき、世代や性別によるメニューの利用状況や、商品の売れ行きなど、収集したデータを分析することで、経営戦略に役立てることができます。
予約システムの導入にデメリットはあるの？
予約システムにはさまざまなメリットがある反面、デメリットも存在します。予約システムの導入は、メリットとデメリットをよく吟味して検討する必要があると言えるでしょう。
ここからは、予約システムのデメリットについて見ていきましょう。
コストが掛かる
予約システムを利用するには、少なからずコストがかかってしまいます。システムを導入する際の初期費用や、月額利用料など運営していく上でランニングコストが必要です。
また、こういったシステムは、ネット利用が前提となっています。そのため、現在理容室でインターネットを利用していない場合、まずはインターネット環境を整えなければならず、そこにも費用がかかってしまいます。
操作に慣れる必要がある
予約システムを導入するということは、スタッフにとっても新たな作業が発生する、ということになります。そのため、導入したての頃はどうしても手間取ってしまい、せっかく業務効率化を図っても、操作に慣れるまではかえって手間になってしまうことが考えられます。
営業外で練習時間を取ったり、研修を行ったり、あるいは操作マニュアルを作成したりすることで、ある程度周知することができます。
無断キャンセルが増える可能性がある
予約システムは、24時間365日、いつでもどこからでも予約することができます。しかし、お客様がスタッフと顔を合わせたり声を聞いたりする必要がないため、気軽に予約できる反面、無断キャンセルのハードルが下がりやすいリスクもあります。
機能で紹介したメッセージの自動送信機能を利用してリマインダーを通知する、事前決済システムを導入するなどで、ある程度は防ぐことができます。
理容室が予約システムを選ぶポイントは？
予約システムのメリット・デメリットについておわかりいただけたのではないでしょうか。続いては、理容室が予約システムを選ぶ際、どんなポイントに注目すればいいのかを紹介します。
そもそも美容業界用かどうか
まず大切なのは、そもそもその予約システムが美容業界用なのかどうか、ということです。予約システムのなかには、飲食店に特化したもの、医療業界に特化したものなど、特定の業界用に開発されたものがあります。
そういったシステムは、理容室用の設定がなかったり、メニューが対応していなかったりといったことも考えられます。美容業界用のものか、または汎用のシステムから選ぶようにしましょう。
操作性の確認
予約システムは、店舗側だけでなく、お客様も利用するものです。そのため、スタッフだけでなく、お客様にも使いやすいデザインがされているかどうか、複雑な操作が必要でないかといった、操作性を確認しましょう。
システムによっては、無料版があったりトライアル期間が設けられていたりと、実際のシステムを無料で利用できるものもあります。実際に操作できると確認しやすいため、こういった、お試しができるものから選ぶという方法もあります。
コストパフォーマンス
予約システムには、無料のものと有料のものがありますが、無料のものは高度な設定ができなかったり、予約数に上限があったりと、なんらかの制限がかけられていることが多いです。そのため、導入するなら有料の予約システムを選んだほうがよいですが、コストパフォーマンスも重要なポイントです。
機能に対して利用料が見合っているかどうか、ということをよく確認しましょう。また、いくら高性能でも、理容室の経営を圧迫するほど高額なものでは、運営が難しくなってしまいます。機能性とコストのバランスを考慮しましょう。
セキュリティ対策がされているか
前述したように、予約システムはお客様の個人情報や店舗の経営に関する情報といった、外部に流出しては問題になるデータを扱っています。そのため、セキュリティ対策がしっかりされているかどうかを確認しましょう。
パスワードが設定できるようになっていたり、通信が暗号化されるといった表示のほかにも、開発企業がプライバシーマークやISMSの認証を取得しているかどうかも目安になります。
理容室におすすめの予約システム「リザービア」を紹介！
ここからは、理容室におすすめの予約システム「リザービア」の紹介です。リザービアの機能を見ていきましょう。
美容業界に特化した予約システム
「リザービア」は、美容業界に特化して開発された予約システム。理容室はもちろんのこと、美容室やネイルサロン、エステサロンなど、あらゆる美容業界に対応しています。全国で4,500店舗を超える、多数の導入実績があります。
感覚的に操作できるシンプルなデザイン
せっかく予約システムを導入しても、操作に手間取ってしまっては意味がありません。「リザービア」は直感的に操作できるよう、視認性が高く使いやすいインターフェースにこだわりました。店舗はもちろん、お客様側にも見やすい画面表示です。
GoogleやLINEとも連携できる
GoogleやInstagram、LINEなどの外部サービスと連携して、予約窓口にすることも可能です。お客様が普段使用しているアプリやサービスを予約窓口とすることで、新たなアプリのインストールや会員登録をお願いする必要がありません。
なお、外部サービスと連携して予約窓口にするには、それぞれ別途オプション契約が必要です。
導入後も手厚いフォロー
導入時はもちろん、営業時間内の電話・メール・オンラインミーティングのほか、24時間のチャット対応でサポートを行っています。さらに、導入店のみが受講可能なセミナーを開催するなど、導入後も手厚いフォローを受けられます。
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理容室の予約システム導入はメリットが大きい！
予約システムにはデメリットも存在するものの、メリットのほうが大きいケースがほとんどです。理容室も例外ではなく、予約システムを導入することで予約管理業務の負担軽減ができるほか、顧客情報や売上をデータ化して収集し、分析することでマーケティングにも役立てることができます。
予約システム「リザービア」は、美容業界に特化したシステム。理容室にももちろん対応しています。予約システムの導入を考えている方は、「リザービア」を検討してみてはいかがでしょうか。
