予約管理は美容サロンの重要な業務のひとつですが、顧客が増えると手間がかかり、ミスの心配もあります。そこで、近年は予約管理システムを利用するサロンも増えてきました。予約管理システムとはどんなツールなのか、特徴・機能・メリットなどを押さえましょう。
また、比較するときのポイントを解説し、おすすめのシステムの例も挙げます。サロンの運営状況や必要な機能などを考えながら、自店に合ったものはどれなのか検討してみてください。
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目次
予約管理システムとは？3つのタイプ
予約管理システムとは、その名の通り、予約管理を行うためのシステムです。予約受付をはじめ予約変更、キャンセルなど、予約に関する管理を自動で一元管理することで、予約に関わる業務負担を軽減する役割があります。
予約システムのなかには、予約管理以外の、店舗を運営するにあたって便利な機能が搭載されているものもあります。予約管理以外の機能については、のちほど詳しく紹介します。
予約管理システムには、大きく分けて「ポータルサイト型」「オンプレミス型」「ASP型」の3つがあります。それぞれの特徴についてまとめました。
ポータルサイト型予約管理システム
ポータルサイト型には、ホットペッパービューティーのような会員制サイトがあります。ポータルサイトは、広告として店の情報を掲載するシステムです。
そのため掲載には審査が必要になるほか、掲載料が必要です。また、ポータルサイトはあくまでも会員制サイトの一角を「間借り」する形式になるため、店の情報は他店と競合します。
幅広い客層にアピールして集客できるというメリットがある一方、同じような美容室が大量に並ぶため、差別化が難しいというデメリットも。
また、ポータルサイトを利用して来客した場合リピーターになりづらいという問題もあります。初回クーポン利用を目当てに来店したお客様は、次もまた別のクーポンを利用できる店に行ってしまうからです。
オンプレミス型予約管理システム
オンプレミスとはソフトや機器を購入やリース、または自社開発して運用する方法です。機器の設置や開発など、初期投資は高くなります。保守や電気代などのコストに加え、災害やシステム障害の復旧など自社で対応しなければならないため、全体的にコストが高くなりやすいです。
さらに、店舗の引っ越しなど、ロケーション変更の対応にも時間と手間、費用がかかるという点に注意しましょう。
ただし、カスタマイズの自由度が高く、細かな要望にも対応可能で、既存のシステムとも連携できるというメリットがあります。
ASP型予約管理システム
ポータルサイト型とオンプレミス型のいいとこどりがASP。ASPとは、業務用アプリケーションソフトの機能をインターネット経由で提供する事業者やサービスのことを指します。
つまり、ASPは、インターネットさえあれば必要なソフトを使用できるサービスということ。最近は、インターネットが高速化したことで多様なサービスがネット上で使えるようになりました。
たとえば、Googleでは、文書作成のGoogleドキュメントや表計算ソフトのGoogleスプレッドシートをインターネット上で提供しています。
ほかにも、動画編集や画像加工などの高度なサービスを提供するASPもあります。
同じように、予約管理システムをインターネット上でASPとして提供するサービスも増えてきました。今記事では、主にこのASP型の予約管理システムについて解説します。
予約管理システムの主な機能
予約システムには、予約管理をはじめとした、さまざまな機能が搭載されています。どの機能も、店舗を経営していくにあたって便利な機能です。
ここからは、予約システムの機能のなかから、代表的なものをいくつか紹介します。
予約管理
まず欠かせないのが、予約管理機能です。予約システムでは予約が自動的に受け付けられ、リアルタイムで随時更新されるため、管理画面ではいつでも最新の予約状況を確認できます。
システムによっては、予約変更やキャンセル、キャンセル待ちなど、予約に関するさまざまな機能が利用できるものもあります。また、複数の店舗をまたいで予約管理できるシステムなら、すべての店舗の状況を管理者の手元で一元管理することも可能です。
顧客管理
予約受付時に送信されたお客様の情報を管理する機能です。氏名・住所・電話番号・年齢といった顧客情報をデータとして管理できるので、紙での管理と比較すると、顧客情報の抽出・確認の手間が非常に楽になるでしょう。
さらに、予約管理と紐付けることで、顧客の個人情報だけでなく来店履歴や頻度、利用メニューなどを記録し、電子カルテとして利用できる予約システムもあります。
データの収集・分析
予約受付で得た情報から、メニューの売れ行きや利用が多い日時・曜日などの顧客の利用傾向や動向を、データとして収集・分析する機能が搭載されているものもあります。年代や性別ごとの利用傾向やリピート率、平均客単価などを可視化することが可能です。
データを活用して店舗の課題や問題点を洗い出し、目標や改善点の計画を立てることで、どんなサービスを打ち出せばよいのか、どんな集客活動を行うべきかなど、今後の経営戦略にも役立てられるでしょう。
メッセージ送信
予約受付時の確認メッセージや、予約日時が迫った時のリマインドメールなど、状況に応じたメッセージの自動配信機能が搭載されているものもあります。今まで人間の手で管理・送信していたメッセージを日時に応じて自動的に送信してくれるため、大幅な業務改善になるでしょう。
また、リマインドメールの重複送信や送信忘れといったミスを防止でき、お客様の予約忘れによるドタキャンを防ぐ効果も期待できます。
さらに、予約に関するメッセージだけでなく、顧客向けのDMやクーポンの送信など、さまざまな用途での利用が可能です。
外部サービスとの連携
予約システムには、外部サイトやPOSシステムといった、他のシステムと連携できるものもあります。
インターネットが広く普及した現在では、SNSやポータルサイトで集客・宣伝活動をしている店舗も多いのではないでしょうか。
こういったSNSから店舗を知ったユーザーが、そのままSNSを予約窓口にすることで予約導線を短くし、予約への意識のハードルを下げることで、予約数の増加効果が見込めます。
予約管理システムを導入するメリット
予約管理システムを導入する一番のメリットは、簡単に導入できるという点にあります。そのほかにも多くのメリットがあるので、以下で見ていきましょう。
1.予約管理業務を効率化できる
ひとつ目は、予約管理業務の負担を軽減し、効率化することです。
たとえば、電話予約だと、接客中に電話がかかってきてしまったら、接客を中断して電話対応しなければなりません。
予約システムなら、予約を自動的に受け付けてくれるため、電話対応をする必要がなくなります。接客を中断する必要がなくなるため、ひいてはお客様満足度の向上にもつながるでしょう。
2.ミスの防止につながる
予約システムを利用した予約では、お客様が自分で空いている枠を確認して予約を取ります。
電話などでの予約受付では、予約内容と希望日時をヒアリングし、その日時が空いているかを確認して記録し、お客様に予約の確定を伝える、といった過程が必要です。
しかし、予約数が多かったり忙しい時間帯だったりすると、内容の確認漏れや予約の記録忘れ、日時を間違えるなどのミスが発生してしまうこともありえます。
予約システムなら、こういった予約の取り忘れやダブルブッキングのような人的ミスを防止できるでしょう。
3.お客様の利便性も向上する
予約システムの導入でメリットを得られるのは、店舗側だけではありません。お客様側の利便性も向上します。
たとえば、予約受付を自動化することで、24時間365日、いつでもどこからでも予約ができるようになります。電話予約だと、店舗の営業時間内に電話をし、状況によっては折り返し連絡を待たなければならないこともあります。
お客様が店舗の営業時間などを気にせず、自分の好きなタイミングで予定に合わせて予約できるので、予約の取りこぼしも防げます。
4.予約数が増える可能性がある
前項の内容を裏付けるようなデータもあります。「株式会社リクルート ホットペッパービューティーアカデミー」の調査結果によると、「サロンの認知経路」の1位が「予約・口コミサイト」、「サロンの継続理由」の1位が「ネット予約ができる」でした。
さらに、「初回来店時の重視点」でも「ネットの口コミがよい」「ネット予約ができる」が上位にきており、ユーザーがサロン選びにネットを活用し、継続理由にネット予約ができるかを重視していることがわかります。
そのため、予約手段としてネット予約を導入することで、予約数が増える可能性が高いといえるでしょう。
引用元
株式会社リクルート ホットペッパービューティーアカデミー：美容センサス データブック
予約管理システムの注意点
多くのメリットがある予約管理システムですが、注意したい点もあります。以下で見ていきましょう。
1.初期費用や月額料金がかかるものが多い
ASP型の予約管理システムでは、導入の際に初期費用が必要な場合や月額料金などの固定費が発生することが多いです。
無料で使える予約システムもありますが、ネット予約成立時には別途費用が発生するなど、少なからず料金がかかるのは、便利な機能を使えることを考えると仕方ないことでしょう。
2.操作や設定に慣れる必要がある
インターネット上でのサービスであるASP型に限らず、システムを利用する場合には注意すべきことがあります。それは、「操作に慣れること」。
最初の設定や登録の仕方など、パソコンやスマートフォンでの操作を覚えなければなりません。とはいえ、そこまで複雑な操作が必要なわけではないので、使っているうちにいつの間にか慣れるでしょう。
3.お客様の人物像がわかりづらい
予約システムでの予約受付は、対面や電話とは違い、お客様と言葉を交わす必要がありません。そのため、どんなお客様なのか、予約時では人物像がわかりづらいという注意点があります。
とくに、自宅でサロンや教室を開いている人にとって、相手がどんな人なのかわからないまま自宅に招くことは不安になってしまうかもしれません。
また、顔を合わさずに予約を入れるため、お客様側もキャンセルの心的ハードルが下がりやすくなってしまいます。
予約管理システムの比較ポイント
予約システムはいくつかの種類があり、搭載されている機能や特徴に違いがあります。ここからは、予約システムの導入を検討している人のために、予約システムを選ぶ際に注目すべき比較ポイントについてお伝えしていきます。
1.業種に合っているか
前述したように、予約システムにはいくつかの種類があり、ツールによって搭載されている機能が違ったり、同じ機能でも使い方に差があったりします。
機能の差は、その予約システムがどんな業種に向けて開発されたのかによります。予約システムには、どんな店舗でも使える汎用のものと、医療系や飲食店などの特定の業種に特化したものがあります。
たとえば、エステサロンなのに飲食店向けの予約システムを選んでしまっては、せっかく導入しても使い道がないということにもなりかねません。そのため、自分の店舗の業種に合っているものを選ぶようにしましょう。
2.操作性
予約システムは、システムによって操作性が違います。複雑な操作が必要なシステムだと、操作に慣れるのに時間がかかり、スタッフへの教育や研修が必要になってしまいます。それどころか、かえって負担が増えてしまうかもしれません。
スタッフだけでなく、お客様側も使いづらいと感じてしまうと、予約する前に離脱してしまうリスクも考えられます。できるだけシンプルな操作性のもので、多くの人が使いやすいと感じられるシステムを選びましょう。
3.機能とコストのバランス
予約システムを導入するには、多かれ少なかれコストが必要です。一般的には、高性能になればなるほどコストも高くなる傾向にあります。なるべく高性能なシステムを導入したいと思っても、高額すぎては店舗の経営を圧迫してしまう恐れも。
予約システムにかけられる予算を計算し、必要な機能とコストのバランスを確認しましょう。
4.セキュリティ性
予約システムでは、お客様の個人情報などの大切な情報を扱います。万が一悪意のある第三者から不正なアクセスを受けたり、情報漏洩してしまったりすると、店舗の信頼を損なってしまうかもしれません。
そのため、予約システムを比較する際には、どんなセキュリティ対策がされているのか、しっかりと確認しましょう。たとえば、プライバシーマークやISMS認証などがあると比較的安心です。
【パソコンで設定】おすすめの有料予約管理システム
メリットや比較ポイントがわかったところで、つづいては、有料のおすすめ予約管理システムのうち、設定などを主にパソコンで行うタイプのものを紹介します。ただし、かかる費用は、公開されているものと要問い合わせのものがあります。
無料で使える予約管理システムをまとめた記事もあるので、気になる人はご覧ください。
PeakManager（ピークマネージャー）
出所：PeakManager（ピークマネージャー）公式Webサイト
エステサロンや整体院などの業界で11,000店舗以上に導入されている、ピークマネージャー。自動で予約管理を行えるのはもちろん、顧客管理や売上管理などもできます。
「株式会社EPARKリラク＆エステ」が運営しているので、集客サポート機能として、同予約サイトへの掲載が可能です。メールの自動配信機能もあり、しばらく来ていない休眠顧客へのアプローチも行えます。
引用元
ピークマネージャー
機能『カンタン操作！管理画面』| ピークマネージャー
機能『スマートフォン対応』| ピークマネージャー
EPARKリラク＆エステ
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KANZASHI（かんざし）
出所：KANZASHI（かんざし）公式Webサイト
かんざしは、ヘアサロン・ネイルサロン・アイラッシュサロンなどの業種での予約を一元管理できるシステム。自社の予約ページ・クーポンサイト・Google・Instagramなどからの予約をまとめられ、電話や店舗で受けた予約もかんたんに登録できます。
月額料金はオプション費用なしの5,500円と明朗です。ただし、POSと連携する場合は料金が変わります。店舗側は基本的にはパソコンからの利用が推奨されていますが、最新版のブラウザを使えばスマートフォンやタブレットでもアクセスできます。
引用元
かんざし
よくある質問｜かんざし
ヘアサロン：かんざしとは？｜かんざし
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予約システム「かんざし」とは？特徴・機能・メリットを解説
CSNEXT
出所：CSNEXT公式Webサイト
株式会社ノーマリズムと有限会社Wishが共同運営しているサロン向け予約システム、CSNEXT。こまかな予約設定やスタッフごとの設定、顧客情報の管理、予約完了や来店お礼などのメール送信といったように、とくに中小規模の美容サロンの運営に役立つ機能が豊富です。
オプションでPOS機能も利用でき、レジの管理・精算や売上データの管理・分析などを行えます。2週間の無料お試しが可能で、以後は月額5,500円（POS使用の場合は11,000円）です。
引用元
CSNEXT（株式会社ノーマリズム）
CSNEXT（有限会社Wish）
よくある質問 | CSNEXT
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CSNEXTとは？ 特徴と導入メリット・評判を紹介
BeSALO（ビサロ）
出所：BeSALO（ビサロ）公式Webサイト
ビサロは、エステや整体院など向けの管理システムです。予約管理・勤怠管理・売上管理・顧客管理・メール配信・POSレジ・チケット管理などを行えます。また、オプションでネット予約システムの利用が可能です。
チケットや回数券機能が不要なサロンには、姉妹品「BeEXTE（ビエクステ）」もあります。自店に合った機能のものを選んでみてください。
引用元
BeSALO（ビサロ）
動作環境・製品仕様 | BeSALO
美容室・美容院・ネイルサロン 予約管理・顧客管理ソフト | BeEXTE
ワンモアハンド
出所：ワンモアハンド公式Webサイト
ワンモアハンドは、整骨院やリラクゼーションサロンなど向けに開発された予約管理システムです。名前のとおり、オーナーのもうひとつの手になるような便利な機能が備わっています。
最短即日で利用できることが大きな武器。パソコン操作が苦手な人に助かるサポート体制で、電話・メール・リモートでサポートしてもらえるほか、初期設定の代行もしてもらえます。
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ワンモアハンドとは？特徴・費用・使用におけるメリットや注意点を解説
【LINEに特化】おすすめの有料予約管理システム
次に、LINEに特化したタイプの有料予約管理システムを紹介します。
予約onライン
出所：予約onライン公式Webサイト
「予約onライン」は、名前どおりLINE上で予約を行えるシステムです。今や生活インフラとして普及しているLINEは、お客様とコミュニケーションを取ったり店舗からのお知らせを配信したりと便利に使えるので、活用しない手はありません。
契約後、店舗のLINE公式アカウントと予約onラインを連携すれば、予約を受けられるようになります。予約以外にポイントカードやクーポンなどの機能もあるので、顧客の囲い込みに役立てましょう。
引用元
予約onライン
RE:RE
出所：RE:RE公式Webサイト
サロンやジム、クリニックなど、さまざまな業種の予約をLINEと連携して受付管理できるシステム、RE:RE。
これまで予約の電話応対や予約サイトへの対応にかかっていた時間とコストを大幅に削減しつつ、システム内で予約管理・カルテ管理・回数券管理などの業務をまとめて行えることが特徴です。
物販やオンライン決済の受付も可能で、店舗側にとって便利なだけでなく顧客の利便性も向上させられます。
引用元
RE:RE
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Repitte（リピッテ）
出所：Repitte（リピッテ）公式Webサイト
ヘアサロン・まつげサロン・治療院・スクール・レンタルスペースなど、多彩な業界で活用できるLINE予約システム、リピッテ。フリーランスや個人店など1人で活動している場合、基本の月額利用料は2,000円（税別）と、比較的良心的な価格設定です。
最大1ヶ月間無料で試せるので、本導入してから「うちには合わなかった」と後悔する心配が軽減されます。導入サポートや問い合わせ対応もしてもらえるので、使いこなせるか不安な人も気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
引用元
リピッテ
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Liny（リニー）
出所：Liny（リニー）公式Webサイト
LinyはLINE公式アカウントを活用するためのマーケティングツールで、予約機能やセグメント配信機能などもあります。お客様が予約を入れたらリマインドが送られ、変更やキャンセルも可能です。
セキュリティ対策も厳重に行われており、官公庁や自治体、大手企業などさまざまな団体・企業に利用されています。データの保存・管理はもちろん、分析やアプローチといった面でも活躍してくれるシステムです。
美容業界に特化した予約管理システム「リザービア」もおすすめ
予約システムのメリットや導入する際のポイントについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。ここからは、予約システム「リザービア」について紹介します。
「リザービア」は、美容室やエステサロン、ネイルサロンなど、美容業界に特化した予約システム。予約管理や自動メッセージ送信機能はもちろん、美容サロンに役立つ機能が揃っています。
リザービアの予約台帳は、シンプルで見やすい設計なのが特徴です。予約が色分けされ、スタッフごとに表示されるので、予約状況のチェックもかんたん。電話や店頭で受けた予約も素早く登録できます。
メニューに合わせた時間やクーポンの設定が可能
リザービアでは、メニューを詳細に設定できます。メニューの所要時間や担当スタッフはもちろん、それぞれのメニューで所要時間が異なる場合の予約枠も柔軟に設定が可能。
さらに、登録するメニューごとに画像を挿入できるため、テキストだけでは伝わりづらい仕上がりのイメージも、お客様とかんたんに共有できます。
また、メニューに対応したクーポン機能も。クーポンは新規客と再来店客向けのほか、学割など、自由にターゲットを設定し、対象者限定のクーポンの発行が可能です。
LINEでの予約受付も可能
リザービアは、オプションで「LINE連携予約」を利用できます。店舗のLINE公式アカウントとリザービアを紐づけることで、LINEから予約してもらえるようになり、顧客の利便性を高められるでしょう。
リマインド・クーポン・口コミ・スタンプカードなどの機能もあり、予約忘れへの対策やリピート、集客に役立ちます。LINE連携予約の導入により、電話予約が43％減少した・予約数が369％アップしたという店舗もあるので、見逃せない機能のひとつです。
導入後も強力にサポート
リザービアは導入時だけでなく、導入後も電話・チャット・メールで活用方法を相談できます。アフターフォローにも手厚いサポート体制が充実しているため、悩みや不安、わからないところがあっても、すぐにお問い合わせいただけます。
また、他サロンにお話をうかがった成功事例も公開しています。実際に、リザービアを導入したサロン様のインタビューを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
まずは資料をご覧ください
予約管理システムを比較して自社に合ったものを選ぼう
予約業務を自動化してくれる「予約管理システム」を導入することで、業務負担の軽減はもちろん、メッセージの自動送信や顧客管理など、さまざまな機能が利用できるようになります。
業務の効率化だけでなく、手作業によるミスの防止や予約数の増加など、多くのメリットがある反面、コストがかかることや、新しいシステムの操作に慣れる必要があるなどの点には注意しましょう。
気をつけたい点があるといえど、予約管理システムは、サロンの運営を円滑に進める上では非常に便利です。システムの例も紹介したので、よく比較検討して選んでください。
紹介したなかでも、美容サロンには、美容業界に特化した予約システム「リザービア」がおすすめです。今回紹介した機能性や事例を参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
