美容サロンでは予約管理が欠かせません。そこで、予約システムを導入する店も増えてきました。
しかし、予約システムとは何なのか、どんな機能があり、導入するとどんなメリットがあるのかなどを知りたい人も多いはず。さらに、たくさんある予約システムのなかから自店に適したものを選ぶためのポイントも押さえましょう。
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目次
予約システムとは？
予約システムとは、インターネットで予約を受け付け、台帳上で管理してくれるシステムのこと。「予約管理システム」ともいいます。
お客様が自分の端末から予約ページにアクセスすると、予約の空き枠が表示され、希望日時に予約を入れられ、店側も容易に予約状況をチェックできる仕組みです。
従来は、電話や店頭での予約が一般的でした。しかし、予約システムが登場してからは、美容サロン・飲食店などの店の利用や、イベント・セミナーへの参加、施設のレンタルなど、幅広いシーンで活用されています。
予約システムの代表的な機能
予約システムではどんな機能が使えるのか、一般的な例を挙げます。システムによって、ほかにもさまざまな機能がついているものもあれば、場合によっては下記で紹介する機能が備わっていないこともあるので、よくチェックしましょう。
1. 予約の受付管理
まずは基本機能である予約の受付管理です。予約をシステム内で24時間365日自動で受け付けられ、カレンダー上で情報が自動更新されます。予約をしたあとのキャンセルや変更も可能です。
予約枠やオプションの設定などができるものもあるので、自店の状況に応じて活用してみてください。
2. 顧客の情報管理・分析
顧客情報を管理する機能もあります。予約を受け付ける際に入力してもらった顧客の氏名・住所・年齢・性別などのデータをシステム内に保存し、管理することが可能です。
どんな人物がどれくらいの頻度でどんなメニューを利用しているかなど、顧客の属性や動向がわかります。蓄積されたデータを分析して接客や施術などに反映させたり、リピートにつなげるためにアプローチしたりと、マーケティングに活かせるでしょう。
3. メール送信
顧客に対して、予約の受付完了メール・リマインド通知・サンキューメール・アフターフォローなどのメッセージを送れる機能も一般的です。メールでクーポンを配布できるシステムもあり、リピーター施策に役立てられます。
来店日からの日数に応じて自動で送信できるシステムも。前項の分析により、来店サイクルなどを考慮しながら適切なタイミングで送れるので、うまくリピート率向上につなげましょう。
4. 外部サービスとの連携
SNSやクーポンサイト、決済システムなどの外部サービスと連携できるものもあります。予約システムだけでも十分な機能が備わっているものも多いですが、外部サービスとの連携によって集客の強化や会計・売上管理などの業務効率化を狙えるので、ぜひ活用してください。
予約システムを導入するメリット
予約システムの機能がわかったところで、ここからは、予約システムを導入するメリットを見ていきましょう。
1. 業務を効率化できる
前述したように、システム内で予約の受付管理を自動化できるので、手作業で行う手間が省けて業務負担が減り、効率的です。手動によるミスの軽減にもつながるでしょう。
さらに、これまで予約業務に割いていた分の空き時間を、集客のための施策やサービスの向上に向けた取り組みなどを行う時間に充てられ、有効活用できます。
取りこぼし防止にも
システムを導入すると24時間予約の受付が可能になり、営業時間外でも顧客のタイミングのよいときに予約を入れてもらえます。そのため、閉店後や定休日などでも予約の取りこぼし・機会損失を防げて、予約の増加に期待できるでしょう。
2. 顧客データの管理や分析ができる
前章でも触れたように、顧客の情報をシステム内で管理できます。データベースとしてまとめて一括管理できるので、データの検索や抽出も容易です。
貴重な情報はムダにせずしっかり分析を行い、キャンペーンやフォローアップといった戦略を立てるなど、マーケティングに役立てましょう。
3. リアルタイムで予約状況を確認できる
予約が入ったらその場で情報が更新されるので、いつでも最新の予約状況をチェックできます。変更やキャンセルが起きたときの確認もかんたん。スタッフ間での情報共有がしやすく、ダブルブッキングも起こりにくいでしょう。
予約システム導入の注意点
予約システムは前章のようにメリットも多いですが、気をつけたい部分もあります。下記で3つの点を確認しましょう。
1. システムによって使える機能が異なる
前でも触れたように、使える機能はシステムごとに違います。そのため、自店に必要な機能がきちんと備わっているか、反対に不要な機能が多くないかを確認することが大切です。
また、機能の充実度によって利用プランが異なるシステムもあります。よく比較検討して、自店に合ったシステムやプランを選びましょう。
2. 費用がかかる場合がある
無料で使えるシステムもありますが、初期の導入費用や月額の利用料金が発生することも。自店の経営状況をかんがみ、予算も考慮しなければなりません。無理のない範囲で払えるものを選ぶことは、経営において非常に重要です。
3. キャンセルされやすいリスクがある
ネット予約では、スタッフとお客様が直接やり取りせずに予約を確定します。そのため、直接顔を合わせたり電話で話したりする場合に比べて、相手の人物像がわかりにくいという一面も。
そのぶん顧客のキャンセルへの心理的ハードルが下がってしまい、キャンセルされやすくなってしまうというリスクが考えられるでしょう。
予約システムを選ぶときのポイントとは？
予約システムの導入には注意点はあるものの、それを上回るメリットを得られます。しかし、予約システムはさまざまなものが展開されているため、どれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、店に合う予約システムを選ぶにはどんなポイントに着目すれば良いのか、選び方を紹介します。
自店に合った機能があるか
予約システムは複数の機能が搭載されていることが多いですが、必要な機能がすべて搭載されているとは限りません。導入してから「使いたい機能がなかった」「使わない機能が多すぎる」と後悔しないよう、店舗で利用したい機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
また、システムには「汎用型」と「業界・業種特化型」の2つのタイプがあります。汎用型は、幅広い業界・業種の店舗に対応しており、どんな業種でも使いやすいような機能を幅広く搭載していることが多いです。
一方、業界特化型は、その業界ならではの設定や使い方ができる傾向があります。汎用型と比較すると機能構成が「狭く深い」傾向にあり、かゆいところに手が届くような細かいサポートが得意です。
操作しやすいか
店舗側・お客様側双方にとっての使いやすさも重要です。スタッフが操作に慣れるのに時間がかかると、コストも余計にかかってしまいます。また、お客様が操作しにくいと離脱される恐れも。そのため、双方が直感的に使えるような設計のものがよいでしょう。
無料プランはあるか
予約システムには無料で利用できるものと有料のものがあります。一般的には、有料のもののほうが管理できる件数が多かったり、利用できる機能が多かったりする傾向が高いです。
とはいえ、いきなり契約をするのも不安なもの。とくに予約システムの利用が初めての方の場合、使い方がわからないかもしれないなど、さまざまな懸念が予想されます。
有料の予約システムのなかには、無料プランが選べるタイプや、無料のトライアル期間が設定されているものもあります。こういった無料プランや無料期間があるものを利用してみて、本格的に導入したいと思ったら契約をするというのもおすすめです。
【タイプ別】予約システム6選を紹介！
予約システムがどういうものなのかおわかりいただいたところで、ここからはおすすめの予約システムをタイプ別に紹介します。
汎用型の予約システム3選
まず、どんな業種でも利用できる、汎用型の予約システムを3つ紹介します。
Square予約
出所：Square予約公式Webサイト
Square予約はシンプルな予約機能と、決済機能や顧客管理機能、在庫管理やネット販売といった物販管理などさまざまな機能が搭載されており、店舗業務を幅広くサポートしてくれる予約システムです。
無料で利用できるフリープランの他、有料のプランが2つ用意されています。無料でも基本的な予約機能と決済機能を利用できるため、予約システムを利用するのが初めての方や、実際に試してから有料プランに移行したい人におすすめです。
ただし、決済機能は手数料が必要で、フリープランでも決済手数料はかかるため注意しましょう。
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Square予約
STORES予約
出所：STORES予約公式Webサイト
STORES予約は累計導入社数15万以上を誇る予約システムで、対応業種は180を越えるとうたわれています。業種別にテンプレートが用意されているため、システムの操作に自信がないという人も、かんたんに予約ページを作成することが可能です。
決済機能では事前決済の他に、月謝・会費の課金機能、サブスクなどの月額課金、オンライン回数券の発行など、さまざまな決済に対応しています。
無料のフリープランをはじめ、4つの有料プランが用意されていますので、利用したい機能や月間予約件数によって最適なプランを選択してみてください。
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STORES予約
業界・業種特化型の予約システム3選
次に、業界・業種特化型の予約システムを、それぞれの業界から3つ厳選して紹介します。
ワンモアハンド
出所：ワンモアハンド公式Webサイト
ワンモアハンドは整骨院や鍼灸院などの治療院、マッサージ・リラクサロン、エステサロンなど、リラクゼーション業界向けの予約システムです。通常の予約受付に加え、「指名予約・指名料の設定」といった、リラクゼーション業務に適した機能が搭載されています。
スタンダード・アドバンス・マスターの3つの料金プランがあるため、利用したい機能に応じてプランを選びましょう。
2024年4月現在は、初期費用無料キャンペーンが行われています。なお、このキャンペーンは期日が掲載されていないため、導入前に確認してください。
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ワンモアハンド
hacomono
出所：hacomono公式Webサイト
hacomonoはフィットネスジムやスクールといった、ウェルネス業界特化型の予約システムです。レッスンごとの予約枠設定が可能なほかに、お客様がシステムを通じて入会手続きができる機能もあります。さらに、入会金や会費の決済もオンラインで可能です。
基本料金は1店舗あたり35,000円/月（税抜）で、業種や規模に応じてさまざまなオプションを追加できます。最適な料金プランの相談にも乗ってもらえるので、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。
引用元
hacomono
WTE
出所：WTE公式Webサイト
WTEは、オンラインスクールに特化した予約システム。予約管理だけでなく、月謝や会費の決済やレッスン教材のダウンロードなどにも活用できます。また、生徒だけでなく講師専用の管理ページもあり、レッスンの進捗状況の共有なども可能です。
利用料金はホームページでは公開はされていないため、オンラインスクールを運営しているまたは運営を考えている方は、一度問い合わせてみてください。
引用元
WTE
美容業界の予約管理におすすめのリザービアとは？
美容室やネイルサロン、エステサロン、まつエクサロンなどには、美容業界に特化した予約システム「リザービア」もおすすめです。
リザービアは5,000店以上に導入された実績を持つシステムで、使いやすさに定評があります。導入後も、しっかり活用していただくための研修やお問い合わせ対応などのサポートを行っていることが特徴です。
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リザービア
予約の一元管理ができる
リザービアには、BMS（予約の一元管理）という機能があります。この機能では、各ポータルサイトや店舗ホームページ、アプリやSNSなど、複数の予約経路から受け付けた予約を一元管理することが可能です。
すべての予約を手元で一元管理できるので、ダブルブッキングや転記ミスといった予約ミスの防止や、スタッフの業務負担も軽減できます。
外部サービスと連携できる
リザービアは、さまざまな外部サービスとの連携も可能です。一例として、「LINE」と連携して予約を受け付けられます（※オプション）。LINEは国内で高いシェア率を誇るトークアプリで、月間ユーザー数は9,500万人（2023年6月末時点）です。
お客様のほとんどが利用しているといえるLINEと連携できる予約システムなら、LINE利用層にリーチできるので、集客にも役立ちます。
まずは資料をご覧ください
自店に合った予約システムを利用しよう
予約システムは、ネットで予約の受付・管理ができるシステムです。予約受付を自動化できるため、24時間いつでも予約受付が可能になるだけでなく、スタッフの業務負担の軽減にもつなげられます。
予約システムには多数の種類があるため、店舗に合っているかどうか、使いたい機能が搭載されているかなどを確認してから導入しましょう。
また、無料で利用できるものと有料のものがあり、同じシステムでも無料プランと有料プランがあるものもありますので、どういった点で異なるのか、コストはどれくらいなのかも確認してください。
美容室やネイルサロンなど、美容業界の店舗なら予約システム「リザービア」がおすすめ。予約管理を自動化して業務を効率化し、集客できるお店づくりができるリザービアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
