ネイルサロンでは、お客様データをカルテで記録して保存することが一般的。カルテにはいくつかのタイプがありますが、近年は電子カルテを利用するサロンも増えてきました。電子カルテが気になっている人は、この機会に電子カルテの特徴やメリットを知りましょう。
また、無料で使える電子カルテサービスも取り上げるので、まずは費用をかけずに試したいという場合は検討してみてください。また、無料サービスのほかに、ネイルサロンなどの美容サロンにおすすめしたいシステムもあわせて紹介します。
目次
ネイルサロンの電子カルテとは
美容業界では、お客様情報や施術の記録を残すためにカルテが用いられます。そのなかで「電子カルテ」と呼ばれるのは、アプリなどに電子データでカルテを残すもの。紙のカルテよりも保管に手間がかからず、保管のためのスペースも不要です。
また、データの検索もかんたんにできるほか、予約管理機能とセットになっているサービスも多いことが特徴です。
電子カルテで記録すべき内容
ネイルサロンの電子カルテにはどんなことを記録すればいいのか、必要な項目を押さえましょう。
お客様の個人情報
カルテなので、まずは氏名・生年月日・住所・電話番号・メールアドレスといった個人情報が必要です。ただ保存するだけでなく、来店へのお礼・誕生日のお祝い・サロンからのお知らせなどをメッセージやメールで届けるために活用するとよいでしょう。
お客様の特性
個人情報とあわせて、お客様それぞれのライフスタイル・身だしなみのテイスト・興味関心などを記録しておくと、提案に役立ち、会話の糸口にもなります。薬剤や金属へのアレルギーがある場合なども、次回以降のために記録しておきましょう。
施術情報
来店日・利用メニュー・仕上がりデザインといった、毎回の施術時の記録も必要です。画像で残せるとなおよいでしょう。
電子カルテの作成方法
電子カルテを作成する方法は主に3つあるので、以下で紹介します。
表計算ソフト
1つ目は、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算サービスを使って作成する方法です。無料で使えるテンプレートなどもあります。
ただし、Excelはデータが増えると探すのが大変かつどんどん重くなっていくことと、データが入っているパソコン以外のデバイスに共有しづらいことが難点といえるでしょう。
デザインテンプレート
2つ目は、テンプレートをダウンロードし、Canvaなどのデザインができるアプリで好みのデザインに仕上げる方法です。おしゃれな電子カルテを作りたいネイルサロンは、ぜひ利用してみてください。
アプリ・システム
3つ目は、電子カルテ（顧客情報管理）に対応しているアプリやシステムを使用する方法です。データをクラウド上に保存でき、さまざまな端末を使ってリアルタイムで情報を共有できます。
ネイルサロンや美容室などの美容業界に特化したものもあり、サロン運営に役立つ機能がそろっているのでおすすめです。
ネイルサロンの電子カルテの導入メリット
つづいて、ネイルサロンで電子カルテを導入するメリットを取り上げます。
1. 入力も管理も楽
電子カルテはパソコン・タブレット・スマホからかんたんに入力でき、自動管理で手間が少ないことが大きな特徴です。
手書きでは文字を書く手間や間違ったときの書き直しの手間がかかりますが、電子であれば入力も修正もスピーディーで楽々。紙カルテのような保管場所も必要ありません。
2. 写真の撮影から保存までがかんたん
電子カルテシステムを利用する場合、タブレットやスマホで施術写真を撮影し、そのままカルテに保存できるものも多いです。もしこれが紙カルテだと、写真を撮ったあとに印刷して貼り付ける手間がかかるため、電子カルテのほうが業務負担が軽減されるでしょう。
3. スタッフにもお客様にもデータを共有しやすい
電子カルテのデータをクラウドで保存する場合、データ共有がかんたんなこともメリットです。スタッフ間・他店舗同士で共有したいときやお客様本人に見せたいときも、ログインするなどの方法ですぐに閲覧できるようになります。
ネイルサロンで電子カルテを利用するときの注意点
ネイルサロンが電子カルテを利用するときの注意点も知っておきましょう。
1. 操作性や汎用性によっては使いにくい
メリットのところで「電子カルテは楽」と伝えましたが、スタッフが操作に慣れるのが大変なものや、汎用性がなく運用しにくいものだと、逆に不便である可能性があります。
これまでの運用スタイルからの変更が必要になることもあるので、スタッフの負担や業務効率を考えて、適切なカルテを利用することが大切です。
2. コストがかかる
多くの電子カルテサービスで、初期費用や利用料が必要です。ただし、無料で使えるものやお試し期間があるものもあるので、活用してみてください。
3. システムエラーや停電時に使えない
システムに不具合が起きたときや停電した場合、電子カルテが使えなくなるという注意点も。使えないときは復旧を待つしかありません。万一に備えて、紙でも対応できるようにしておくとよいでしょう。
無料で使えるネイルサロンの電子カルテ
電子カルテのアプリやシステムはたくさんありますが、そのなかから無料で利用できるものを紹介します。
STORES予約は、無料で始められる予約管理システムです。予約が入ると自動でカルテが作成されます。電子カルテとともに面倒な予約管理も利用できるので、非常に便利です。
月間予約数50件まで無料で使えます。小規模サロンから大企業までに対応できるよう、さまざまな料金プランがあることも特徴です。
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LiME
LiMEは、美容師の声をもとに開発された美容業界向け電子カルテアプリ。機能が豊富に備わっていることが特徴で、無料でも、顧客管理やカルテ管理は無制限に利用できます。
ネット予約や会計機能まで使いたい場合は有料ですが、料金は月の売上によって変動するというユニークなシステムです。
引用元
LiME（ライム）
料金について｜LiME
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coming-soon KARTE
特許を取得している予約システム「coming-soon（カミングスーン）」が提供する電子カルテアプリ、「coming-soon KARTE（カミングスーンカルテ」。
紙カルテのようなレイアウトで、iPadとApple Pencilで手書きしやすいので、紙カルテに慣れている人もスムーズに使えることでしょう。カウンセリングシートもアプリ上で表示・記入が可能です。さらに、施術写真はお客様の予約アプリに共有できます。
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KaruteKun
KaruteKunは、30日間無料で試せて、よければ有料での使用に移行するというシステムです。美容サロンに特化しており、カルテ・予約・スタッフ・会計の管理がまとめて行えるため、業務の効率化につなげられます。
導入がかんたんで、アプリをインストールしたらわずか1分程度でトライアルをスタートできるので、気楽に試してみてはいかがでしょうか。
引用元
KaruteKun
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ネイルサロンには「リザービア」の導入もおすすめ
ネイルサロンでは、カルテとあわせて予約管理も欠かせません。そこで、美容サロンに特化した予約システム「リザービア」も検討してみてはいかがでしょうか。
リザービアではネット予約の自動受付管理ができるほか、顧客管理機能でお客様情報の記録・保存ができます。写真やメモの保存も可能で、電子カルテとして役立つでしょう。
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A’staff Cloud Smartとの連携でさらに便利
リザービアはオプションでPOSレジの「A’staff Cloud Smart」との連携もできます。リザービアの管理画面から会計を行えて便利な上、オプションで電子カルテ機能を利用することも可能。より詳細でわかりやすい顧客データの管理ができます。
手書き入力も行えるので、ちょっとしたメモを残したい場合に便利でしょう。
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ネイルサロンの運営にぜひ電子カルテを活用しよう
今回見てきたように、ネイルサロンには電子カルテの導入が便利です。記入や管理の手間と時間を削減でき、とくに1人サロンやお客様の絶えないサロンでは助かるでしょう。無料で使えるものもあるので、使い勝手を試して選んでみてはいかがでしょうか。
また、予約システム「リザービア」と、電子カルテ機能も備えたPOSレジ「A’staff Cloud Smart」を併用して業務の効率化につなげるのもおすすめです。
リザービアには集客から予約につなげられる機能や予約データを一元管理できるオプション機能もあり、サロン運営をトータルでサポートします。
