ネイルサロンのカルテは、単なるお客様情報ではなく、サロンにとって重要な資産とも言えるものです。しかしサロンの運営を続けるうちに、その量が膨大となり、管理に頭を悩ませるサロンも少なくありません。そんな状況の打開策となるのが、電子カルテです。
しかし電子カルテは種類が多く、どのサービスが自店にとって適切か判断することは難しいでしょう。
そこで本記事では、ネイルサロンのカルテに必要な項目や電子カルテの選び方に加え、おすすめの電子カルテも紹介します。
目次
ネイルサロンのカルテに必要な項目
電子カルテは、基本的に必要な項目がフォーマットとして設定されている場合がほとんどですが、なかには項目を自由にカスタマイズできる電子カルテもあります。
その際、必ず設定しておきたい項目を紹介します。
お客様の基本情報
氏名や住所などのほか、キャンペーンなどの案内に活かすために、生年月日やメールアドレスなどもうかがっておきましょう。
また、来店のきっかけやサロンを選ぶ際に決め手となったポイントなどもうかがっておくと、お客様が何をサロンに期待するかがわかるためおすすめです。
施術の内容
あとで見直してわかるように、画像も含め詳細に残すことで、次回以降の来店時や他のスタッフとの情報共有としても活用できます。たとえば次回来店時に「前回と同じ」といったオーダーにも応えやすくなります。
お客様の趣味やライフスタイル
施術前のカウンセリングや、施術中の会話などの内容は、しっかりカルテに残しましょう。
施術中の会話をスムーズにするだけではなく、お客様の要望に寄り添った提案ができることで得られる信頼は、リピーターの獲得につながる可能性があります。
また、仕事上できない色やデザイン、家事やパソコン業務の頻度を知ることで、デザインの提案だけではなく、長もちしやすい素材や施術方法の提案もできます。
カルテの種類
カルテは、手書きで記入する「紙カルテ」と、タブレット端末などのデバイス上で入力する「電子カルテ」の2種類にわけることができます。
それぞれの特徴を紹介しましょう。
紙カルテ
紙カルテは用紙とペンさえあれば運用できるため、時間をかけることなく導入でき、導入コストも安く抑えられる傾向にあります。
ただし、お客様が増えるほどカルテの量も増えるため保管場所の確保が必要だったり、紙が劣化するおそれがあったりといったデメリットもあります。
電子カルテ
電子カルテは、従来紙のカルテで管理していた情報を、電子データとして記録・管理する方法です。
電子カルテは、以下の3つの方法で作成できます。
- ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフト
- Canvaやオンライン上で配布されているデザインテンプレート
- 美容サロン向け電子カルテを提供しているアプリ・システム
カルテの記録のみであれば、表計算ソフトやデザインテンプレートを活用した電子カルテでも問題ないでしょう。しかし、カルテに登録した内容を予約管理と連携するなど、業務の効率化に役立てるなら、アプリやシステムの利用をおすすめします。
ネイルサロンに電子カルテを導入するメリット
電子カルテの導入は、サロン業務を効率的に進めるために役立つメリットが数多くあります。そのうち7つのメリットについて紹介します。
入力・修正がしやすい
電子カルテはパソコン・タブレット・スマホからかんたんに入力でき、自動管理で手間が少ないことが大きな特徴です。
手書きでは文字を書く手間や間違ったときの書き直しの手間がかかりますが、電子であれば入力も修正もスピーディーです。
また、システムによっては、必須項目に入力漏れがあると通知する機能を搭載しているシステムもあります。
カルテが探しやすくなる
電子カルテの場合、検索でかんたんに探せるため、紙カルテに比べ圧倒的に探す時間を短縮できます。また、誤ってデータを削除しない限り、カルテを紛失する心配もありません。
他のスタッフが使用していたり、誤った順番で置かれていたりといった、カルテが見つかりづらくなるストレスもなくなります。
ペーパーレス化が進められる
紙のカルテは場所をとるため、保管場所の確保に頭を悩ませるサロンも少なくないでしょう。
しかし電子カルテを導入することで、紙代や印刷代などのコストを削減できるうえ、保管場所も必要ありません。
施術前後の写真が保存できる
電子カルテアプリの多くが写真の保存も可能となっているため、施術前後の写真をカルテと一緒に残しやすくなっています。
画像として残すことで、施術履歴を確認しながらお客様と今回のデザインを相談したり、経験の浅いスタッフの施術内容をベテランスタッフが確認するなどの指導にも役立てることができます。
タブレット端末等で撮影した写真をそのままカルテに保存できるものも多いです。もしこれが紙カルテだと、写真を撮ったあとに印刷して貼り付ける手間がかかるため、電子カルテのほうが業務負担が軽減されるでしょう。
スタッフ間の情報共有がしやすくなる
電子カルテのデータをクラウドで保存する場合、データ共有がかんたんなこともメリットです。
紙カルテの場合は基本的に原本しか存在しないため、誰かがカルテを持っている間、ほかのスタッフはその内容を確認することはできません。しかし電子カルテの場合は複数のスタッフが同時に閲覧できるため、施術途中で交代する際の引き継ぎなどもスムーズに行えます。
さらに、システムによっては複数店舗でカルテの情報を共有できるため、お客様が系列店の普段とは別の店舗に予約を入れた場合でも、これまでの施術情報などを共有することが可能です。
同意書・カウンセリングシートも電子化して保存できる
カルテと一緒に同意書やカウンセリングシートも管理できるシステムもあります。
その場合、タブレットでそのままお客様に署名や入力してもらえるため、記入後のファイリングなどの手間もかかりません。
カウンセリングシートの作り方や同意書の必要性については、下記の関連記事もチェックしてみてください。
情報漏洩対策になる
カルテには当然のことながら、お客様の個人情報が記載されています。そのため、管理には気を使うサロンがほとんどとはいえ、紙カルテの場合、持ち出しや紛失のリスクを完全になくすことはできません。
一方、電子カルテの場合、紛失のリスクは低いです。セキュリティ対策はシステムによって強度が異なるため、導入前に確認しましょう。また、システムによってはスタッフごとに閲覧・編集できる範囲を制限できるシステムもあります。
ネイルサロンで電子カルテを利用する際の注意点
電子カルテの利用はさまざまなメリットがありますが、導入前に知っておくべき注意点もいくつか存在するため紹介します。
1. 操作性や汎用性によっては使いにくい
基本的には業務の効率化に役立つ電子カルテですが、スタッフが操作に慣れるのが大変なものや、汎用性がなく運用しにくいものだと、逆に不便である可能性があります。
これまでの運用スタイルからの変更が必要になることもあるので、スタッフの負担や業務効率を考えて、適切なカルテを利用することが大切です。
2. コストがかかる
多くの電子カルテサービスは、初期費用や利用料が必要です。なかには利用料が無料のものもありますが、使用できる機能が制限されているケースもあるため、しっかりと確認しましょう。
また、システムに対応した端末も必要となります。端末の買い替えや増設が必要な場合は、その分のコストも加算される可能性があります。
3. システムエラーや停電時に使えない
システムに不具合が起きたときや停電した場合、電子カルテが使えなくなるという注意点も。使えないときは復旧を待つしかありません。万一に備えて、紙でも対応できるようにしておくとよいでしょう。
電子カルテを導入する際のチェックポイント
ネイルサロンの業務を効率的に運営するためには、電子カルテの導入が大きく役立ちます。しかし、「電子カルテであればどれでもOK」というわけではありません。
実際に電子カルテを導入する際、いくつかのチェックしておきたい点があります。どういった点をチェックして電子カルテを導入すればよいのか、以下で詳しく紹介します。
なお、個人サロンのカルテ管理方法については、下記の関連記事でも詳しく紹介しているため、参考にしてください。
フォーマットの使いやすさと柔軟性
導入しようとしている電子カルテは、使いやすいフォーマットを備えているかどうかを確認しましょう。大部分があらかじめ定められたフォーマットとなっている場合が多いため、利用者にとって柔軟性があるか、使いやすい形であることが必要です。
なかにはカルテの項目を自由に設定できるシステムもあるため、サロンに合ったものを選びましょう。
また、エクセルなどの表計算ソフトを利用してお客様のカルテを作成していたような場合であれば、カルテのレイアウトや項目を自由に変更することが可能かといった点も確認しておきましょう。
また、手書き機能を搭載している場合は、手書きに対応している範囲とその書きやすさも導入前に確かめることをおすすめします。
POSシステムなどの外部サービスとの連携可否
電子カルテはさまざまなサービスと連携可能なものも多いです。しかし、システムによって連携できる機能やサービス内容が異なるため、「どういったサービスと連携可能か」といった点も電子カルテを導入する際には確認が必要です。
POSシステムとの連携を始めとして、ほかにも経理システムとの連携により適切な仕訳や勘定科目への計上ができたり、売上予測が可能な財務システムと連携したりできるシステムもあります。
ただし、ほかのサービスとの連携には追加費用が発生することもあるので、費用対効果も考慮した上で検討しましょう。さらに、自身のサロンで、カルテ・予約・売上管理やレジの、どこまでを連携させたいかも検討した上で、導入するシステムを選ぶことが大切です。
必要な機能の充実度
POSシステムや決済サービス、そしてLINEと連携することが可能かどうかなど、ネイルサロンやネイリストなどの利用者にとって必要な機能がそろっているのかをしっかりと確認しましょう。
また、機能によっては保存容量に制限を設けられているケースもあるため、その点も忘れずチェックしておきましょう。
同意書やカウンセリングシートも電子化できる？
サロンで使用していた同意書やカウンセリングシートを電子化してシステムに取り込んだり、初期設定の段階で同意書などのフォーマットが備わっていたりする場合もあります。
カルテと同様に電子化することで、これらの管理の手間も減らせます。
カルテの保存枚数に上限はある？
電子カルテのシステムやプランによっては、カルテの枚数に上限が設けられている可能性があります。制限がある場合は、現在のお客様の数や今後の見通しも考慮し、検討しましょう。
写真の保存枚数は？
使用する電子カルテにもよりますが、写真の保存枚数や容量にも上限が設けられているケースもあります。
施術前後の写真などを確実に記録として残すためにも、容量に余裕のあるプランや無制限のプランを選ぶことをおすすめします。
導入に必要な費用と運用コスト
電子カルテを導入する場合には、電子カルテアプリの導入費用や利用料金をきちんと確認することが大切です。電子カルテには導入費用・利用料金が不要のものから、月額いくらという料金設定をしているものもあるなど、さまざまです。
その電子カルテを利用する理由を明確にして、費用対効果をあらかじめ予測しておくことが重要となります。
ネイルサロンにおすすめの電子カルテ5選
電子カルテはさまざまあり、美容サロンでの利用に特化したものもあります。
ネイルサロンで電子カルテを利用する場合は、これまでの施術内容がわかりやすいよう、画像も残せるものが良いでしょう。
ここではネイルサロンにおすすめな電子カルテを紹介します。
STORES予約
出所：STORES予約公式Webサイト
STORES予約は、無料で始められる予約管理システムです。予約が入ると自動でカルテが作成されます。電子カルテとともに面倒な予約管理も利用できるので、非常に便利です。
月間予約数50件まで無料で使えます。小規模サロンから大企業までに対応できるよう、さまざまな料金プランがあることも特徴です。
引用元
STORES 予約
KaruteKun
出所：KaruteKun公式Webサイト
KaruteKunは、スマートフォン1台でカルテ・予約・売上の管理ができる美容サロン向けのシステムです。
カルテには来店ごとの施術履歴が画像付きで残せるため、次回来店時に施術提案をする際や引継ぎなどに役立てられます。
アプリのインストール後にアカウントを登録するだけで導入でき、無料トライアル期間も設けられています。
引用元
KaruteKun
LiME
出所：LiME公式Webサイト
LiMEは、美容師の声をもとに開発された美容業界向け電子カルテアプリ。機能が豊富に備わっていることが特徴で、無料でも、顧客管理やカルテ管理は無制限に利用できます。
ネット予約や会計機能まで使いたい場合は有料ですが、料金は月の売上によって変動するというユニークなシステムです。
引用元
LiME
coming-soon KARTE
出所：coming-soon KARTE公式Webサイト
特許を取得している予約システム「coming-soon（カミングスーン）」が提供する電子カルテアプリ、「coming-soon KARTE（カミングスーンカルテ）」。
紙カルテのようなレイアウトで、iPadとApple Pencilで手書きしやすいので、紙カルテに慣れている人もスムーズに使えることでしょう。カウンセリングシートもアプリ上で表示・記入が可能です。さらに、施術写真はお客様の予約アプリに共有できます。
A’staff Cloud
出所：A’staff Cloud公式Webサイト
A’staff Cloudは、美容サロン向けの顧客管理兼POSシステムです。予約管理システム「リザービア」と連携し、予約管理から売上管理までを一貫して行うことも可能です。
電子カルテには写真が保存できる上、その写真に手書きでの書き込みも可能です。ほかにも施術内容を手書きで記録できるなど、紙カルテに近い自由度がある電子カルテです。
以前のカルテをコピーしての新規作成も可能となっているため、施術内容があまり変わらないお客様の場合はカルテ作成時間を大幅に短縮できます。
またカルテはスマートフォンにも対応しており、施術写真の撮影や予約情報の確認が手軽に行えます。
なお、電子カルテはオプション機能です。
引用元
A’staff Cloud
電子カルテの導入でネイルサロンのカルテ管理を最適化しよう
電子カルテの導入は、カルテの入力や管理、スタッフ間での情報共有がしやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。
電子カルテから来店頻度や前回の施術内容を確認しやすくなることで、再来店を促すメッセージの配信や、来店時にお客様の好みや要望に沿った施術の提案にも役立つでしょう。
さらに、電子カルテと一緒に同意書やカウンセリングシートを保存したり、予約情報と紐付けて管理したりすることで、業務の効率化につながります。
ぜひサロンに合った電子カルテシステムを見つけ、円滑なサロン運営に役立てましょう。
