ネイルサロンのカウンセリングシートの作り方|おすすめのテンプレートや注意事項を紹介

ネイルサロンのカウンセリングシートの作り方|おすすめのテンプレートや注意事項を紹介
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カウンセリングシートは活用できていますか?ネイルサロンに初めて来店してくださったお客さまのことを知るとともに、次回からの来店につながるアピールをすることでリピーターの獲得にも重要な役割を果たすカウンセリングシート。

ネイルサロンの運営でカウンセリングシートがなぜそんなに重要なのか、その活用方法やどんなことを記載するべきか、テンプレートとしても利用できるようにまとめました。是非参考にしてみてください。

なぜ必要?ネイルサロンでカウンセリングシート(カルテ)が必須な理由

なぜ必要?ネイルサロンでカウンセリングシート(カルテ)が必須な理由
カウンセリングシートとは、顧客ごとのカルテのことで、お客さまのお名前や住所などの個人情報から希望の施術、悩み、これまでの施術内容の記録などを一つのシートにまとめるものです。

お客さまの好みや背景をまったく把握していないのに、デザインの提案などをして受け入れられるでしょうか?お客さまが「この人は私のことをわかってくれている」と感じることで、リピートにつながります。そのためにカウンセリングシートが必要なのです。

カルテの役割

カルテの役割は、お客さまの好みの傾向を知り、嗜好に合わせた施術や提案をし、リピート率を上げることです。また、これまで受けてきたネイルのデザインや要望を書き留めておくことでお客さまに対するアピールの精度はますます高くなります。

お客様の背景やお仕事内容なども含めて、その情報がたくさん集まればよりピンポイントな提案をすることができます。お客さまに合わせた施術や提案ができれば、おのずとファン化へつながりリピート率が上がるでしょう。

おすすめのカウンセリング方法については以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事:【ネイルサロン】きちんと出来ていますか?おすすめのカウンセリング方法5選!

【おすすめテンプレート】どんなことを記載する?カルテの内容

【おすすめテンプレート】どんなことを記載する?カルテの内容
カルテを活用するためにどんな内容を記載すべきなのか、ここからはカルテに記載すべき内容についてご紹介していきます。テンプレートとしてそのまま利用できるようにまとめていますので、是非ご活用ください。

顧客情報

まずは基本情報として、お客様の名前や住所、電話番号や年齢などが必要です。

名前
住所
電話番号
メールアドレス
年齢
性別
来店のきっかけ(どこで当店を知りましたか?)
 ・ホットペッパービューティ・チラシ・インスタグラム・Google・LINE・広告・お友達からの紹介・その他

名前や連絡先などの基本情報があれば、ダイレクトメールやお誕生日メールなどを送付するなど直接のアプローチが可能になります。

来店のきっかけがわかれば、どの広告媒体に力を入れるべきかがわかり、広告費を効率的に分配することができるでしょう。

施術内容

施術内容の記録です。こちらはお客さまに書いていただく項目と、お店の記録として書き足していきます。

お客さまに書いていただく項目

現在の爪の状態を教えてください
爪や指先の悩みはありますか?
ネイルサロンは初めてですか?
ジェルネイルの施術回数
ネイルサロンに求めること
 ・ゆっくり過ごしたい
 ・早く施術を終わらせたい
 ・おしゃべりを楽しみたい
 ・おしゃべりはしたくない
施術の希望
 ・長く持たせたい
 ・丁寧にしてほしい
 ・できるだけダメージは少なく
 ・いろいろな提案をしてほしい
 ・その他

お客さまが求めるものを把握することで、より満足度の高い時間を過ごしていただくことができます。また、お客さまの嗜好を理解することがサンキューメールやリマインドメールに活かすことができ、再来店につながるでしょう。

ネイルサロン自体が初めてなのか、初めてでないのなら以前のお店でどんな不満があったのかを聞き出すきっかけとなります。自店に求めることを把握できるため、提案や施術につなげていきましょう。

フリートークの内容

もう一つ重要なことは、何気ない会話の内容を記録しておくことです。質問形式のカルテに記入していただくだけではすべてを把握することは難しいですよね。

フリートークの中で得た情報を書き留めておき、それをサンキューメールや次回来店の際など会話の中に織り交ぜることで、「しっかり自分のことを理解してくれているネイリスト」と認識していただけます。また、担当スタッフが変わってもきちんと自分のことを把握してくれていれば、お店に対する信頼も得られます。

趣味
ライフスタイル
洋服やインテリアの趣向
気になっていること
家族構成
仕事の内容

お仕事の内容が、事務仕事なのか水を扱う仕事なのか、指先を多く使うかなどを知ることができますし、割れやすいなどの爪の悩みを知るきっかけにもなります。プロの視点からライフスタイルなどに合わせた施術の提案をすることもできるでしょう。

同意書や注意事項など

トラブルが起きたときの免責事項など、もしもに備えて同意書や注意事項があるといいでしょう。注意事項などを最初に提示し、お客さまにサインをいただくことで行き違いなどが起きたときに不要なトラブルを防ぐメリットがあります。

必須ではありませんが、個人情報の利用についてやお直しをする基準などを明示しておくとトラブルが起きたときに対処しやすくなります。

個人情報の利用について
お直しの対応範囲
アフターフォロー
アレルギーの有無
皮膚疾患について

どの程度なら変更やお直しに対応するのか、皮膚疾患や爪の病気などがあとから発覚した場合の免責次項などを記載し、サインをいただくのがベターです。

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カルテの管理方法は?カルテの形態は3種類

カルテの管理方法は?カルテの形態は3種類
ここではカルテの管理方法について紹介します。カルテの管理方法は主に3つ。手書き・デジタル・システムのいずれかで、それぞれにメリットとデメリットがあります。

手書きで管理

一つ目は、紙のカウンセリングシートです。手書きで記入し、保管します。

メリットは、お客さまに書いていただくことが容易でシンプルなため、入力などのわずらわしさがなく、自由度が高いこと。また、機器やシステムの不具合、停電などに左右されないことがあげられます。

デメリットは、紙なので収納場所をとることやダイレクトメールやサンキューメールなどを送るたびに情報を探す手間がかかることです。

カウンセリングシートをダウンロードできるサイト

手書きのカウンセリングシートは絵なども交えて自由に書き込めるなど汎用性が高く、お客さまに渡して書いていただくサロンも多いです。お店の規模やスタイルに合わせて、組み合わせて使うのがおすすめです。

ネイルサロン用のカウンセリングシートが無料でダウンロードできるサイトをご紹介します。
サロンプリント(※1)というサイトでは、自店に合った内容に変更が可能でPDFでダウンロードすることができます。

電子で管理

次にエクセルなどを用いた管理方法です。電子で管理するメリットは、顧客情報を見つけやすい、データ分析が容易、情報が増えても収納場所に困らないことです。

デメリットは、さまざまなデバイスからアクセスが難しいこと、パソコンが必要なこと、随時バックアップをとる必要があることなどです。

システムで管理

最後にシステムで管理する方法です。ネイルサロンの運営では、予約対応や顧客管理、リマインドメールなどの負担を大幅に軽減してくれるシステムでの管理がおすすめです。

システムで管理するメリットは、さまざまなデバイスで管理できる、メニュー履歴やクーポンなど一元管理ができる、メッセージの自動配信など多くあります。

さらにシステムの場合、ホットペッパービューティーやLINEなどと連携ができるものがあり、集客にも役立つというのが大きなメリットです。

デメリットは、管理に利用料金などのコストがかかること、ごく稀にシステム障害などのトラブルがあると顧客情報へのアクセスができないことなどです。

ネイルサロンの顧客管理ならネイルサロンに特化した機能を搭載したリザービアがおすすめ

リザービアの予約システムは、会員種別や名前などの基本情報、前回来店時の担当スタッフやメニュー、クーポンの利用など複数の項目から顧客の検索ができます。

顧客情報の一元管理はもちろん、予約の際にネイルのオフなどオプションを選べる機能があり、サンキューメールやリマインドメールの設定で自動配信など、サロンの運営を快適にします。

さらにインスタやLINE、Googleマイビジネスとの連携が可能で集客にも有利です。インスタではハッシュタグとの紐づけが可能なので、得意なデザインと紐づけしておくことでピンポイントで潜在客にアピールできます。

LINEアプリとの連携では、多くの方がすでに利用しているLINEで予約などのやり取りができるため、リピーター獲得がしやすくなります。カルテアプリは口コミ機能も搭載しており、リピーターの獲得にもつながるでしょう。

カルテアプリの選び方は下記の記事も参考にしてみてください。
参考記事:ネイルサロン向けのカルテアプリとは? その機能や導入するメリット・選び方をご紹介

ネイルサロンが予約システムを導入するメリットは下記の記事で詳しく解説しています。
参考記事:ネイルサロンに予約管理システムを導入すべき理由と選び方

顧客が増えてきたらシステムで管理するのがおすすめ!

顧客が増えてきたらシステムで管理するのがおすすめ!
顧客管理は、リピーターの獲得やお店の信頼に大きくかかわってくるため、お店を長く続けるためにも重要です。個人情報を大切に扱うためにもシステムの利用は大きなメリットとなります。

顧客が増えるごとに顧客管理は大変になってくるでしょう。カウンセリングシートの管理と合わせて、予約システムの導入がおすすめです。

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参考:
※1:サロンプリント

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