予約受付や確認のメールを送る目的やメリットは？例文や作成のポイントを紹介

サロンや美容室では、予約に関するお知らせやDMなどメールの存在が重要です。過去には、DMを利用するメリットなどを解説した以下の記事もお届けしました。
エステ・美容サロンがDMを利用するメリットと活用のコツ｜作成のポイントとおすすめ例文を紹介

今回は、予約確認（リマインド）メールをテーマに、予約の受付や確認の際に送信するメールの作り方や文例を紹介します。ポイントを押さえてお客さまの信用度アップに役立ててください。

予約確認メールとは？

予約確認メール（リマインドメール）とは、予約内容の詳細を確認するとともに、数日前や前日に予約日をリマインドさせるメールのことです。リマインド（remind）とは「思い出させる」という意味で、再確認や念押しといったニュアンスでも用いられます。

予約確認メールのポイントは後ほどくわしく解説しますが、含めたい内容としては、

• 予約日時
• 参加人数などの申し込み内容
• 当日必要なもの
• 予約先の所在地（オンラインの場合はURLなど）
• 問い合わせ先
• 注意事項や連絡事項が

挙げられます。

また、万が一内容に誤りがあった場合は、訂正の連絡をしてもらうように伝えましょう。

予約確認メールを送る目的とは？

ここからは、予約確認メールを送る具体的な目的やその重要性について見ていきましょう。

予約内容の確認のため

予約確認メールを送る主な目的の一つは、予約内容に間違いがないかお客様自身に再確認してもらうことです。例えば、予約したお客様の指名・日時・メニューなど、重要な情報を明確に伝えることで、お客様に予約内容を確認していただき、万が一の誤解やミスの防止になります。

サロン側とお客様側の双方で予約内容を確認することで、サービス提供前に問題が発生するリスクを減らし、スムーズな対応が可能になります。また、予約を受け付けたことをお客様に伝えることで安心感を与え、信頼性の向上にもつながるでしょう。

予約忘れ防止のため

予約確認メールのもう一つの重要な目的に、お客様が予約したことを忘れてしまわないようにすることがあります。特に予約日時まで長期間ある場合や、他の予定と重なることが多いお客様は、予約忘れが起こりやすいです。

そのため、予約日時が近づいた際にリマインダーとして再度メールを送ることにより、お客様に予約を思い出してもらい、予約忘れによる無断キャンセルを防ぎます。

美容室やサロンで使える予約確認（リマインド）メールの例文を紹介！

美容室やサロンをお客さまが予約したときにも、予約確認メールを送ると親切です。そこで、すぐに使える例文を紹介します。組み合わせて使用してもかまいません。

予約確認メールの例文その1

＜タイトル＞

＜本文＞

予約確認メールの例文その2

＜タイトル＞

＜本文＞

なお、予約管理システムを利用すると、システムによっては予約内容の詳細が自動で挿入されるため、本文内に記載する必要がありません。

予約確認メールの例文その3

＜タイトル＞

＜本文＞

予約確認（リマインド）メール作成のポイントとは？

ここでは、予約確認メールを作成するときに押さえておきたいポイントを解説します。

タイトルに店名やサービス名、用件をしっかりと記載する

せっかくていねいに予約確認メールを作っても、誰から来たのか、またどんな要件なのかわからないメールは、開封されずに放置される可能性があります。

お客さまからメールをスルーされないようにするためには、お客さまが自分にとって必要、もしくはお得だと感じられるようなタイトルをつけることが重要です。店名やサービス名、用件をタイトルにはっきりと記載しましょう。

本題に入る前に必ずあいさつを入れる

メールのはじめにいきなり予約内容を記載するのでは、事務的で印象もよくありません。まず、冒頭に予約へのお礼などのあいさつ文を入れましょう。

あいさつを挟むことにより、お客さまに好印象を与え、はじめて自店を利用するお客さまにも失礼のないようにすることが大切です。

本題はシンプルに記載する

予約確認メールには、予約内容を記載します。しかし、メールは読むのが面倒と感じる方もいるので、長文ではなくできるだけ簡潔に終わらせることが大切です。

予約に関する連絡や注意事項がたくさんある場合には、別途ホームページやSNSで専用ページを用意し、詳細をメールに記載せずに専用ページのURLに誘導するとよいでしょう。

店舗へのアクセス情報をわかりやすく記載する

特に、はじめて来店するお客さまは店舗の場所を知らない可能性があります。アクセス情報は必ず記載しましょう。

Googleマップの画像やリンクを挿入したり、最寄り駅と出口番号・最寄り駅からの順路・目印となる建物などの情報を記載したりするのがおすすめです。また、車で来店するお客さまのために、道路情報や駐車場に関する案内もあると親切でしょう。

問い合わせ先を忘れずに記載する

予約日までにお客さまが連絡を取りたいときに必要となる問い合わせ先情報は、間違いや漏れのないように必ず記載しましょう。

電話番号・メールアドレス・店舗のSNSアカウントなど、できるだけ多くの問い合わせ窓口があると親切です。受付可能時間も記載しましょう。

どんな効果があるの？ 美容院・サロンがリマインドメールを導入する3つのメリット

リマインドメールはどのような効果があるのでしょうか。実際に美容室やサロンでリマインドメールを導入・活用するメリットについてお客様側・お店側の両方の立場から具体的に紹介していきます。

1. 予約完了メール｜お客様に安心感を与えられる

予約完了のリマインドメールを送ることでお客様に対して安心感を与えられます。ネットやアプリで予約したときに、予約が完了したのかどうかわからないと不安になります。

メールが送られることで日時に間違いがないかも確認できます。お客様はリマインドメールが来ることで、予約がちゃんと受け付けられたと認識できます。

予約キャンセルメールもお客様の不安を取り除く

予約をネットやアプリでキャンセルした場合も、リマインドメールが送られることでお客様は予約がキャンセルしたことを確認できます。お客様は、予約内容を変更したときにいつもリマインドメールが送られることで安心感を感じられます。

2. 予約前日メール｜予約忘れを防げる

来店予約前日のリマインドメールは、お客様が予約をうっかり忘れることを防げます。お店側もお客様のうっかり忘れが減り、予約に穴を空けずに済みます。

このタイミングでお客様が場所の確認をするきっかけにもなり、予約時間を守ってくれることにも繋がります。

予約調整でドタキャンも防げる

お客様が予約を忘れて予約日に別の予定を入れてしまった場合も前日にリマインドメールを送ることでドタキャンを減らせます。前日に予約を思い出すことで、日時を調整するなどの手段がとれます。

ただ忘れて思い出せないまま、予約日を迎えるとお店側はなんのメリットもありません。お客様もあとで忘れたことを思い出した時に気まずく感じるでしょう。このようなことにならない為にもリマインドメールは重要です。

3. 連絡しやすい｜タイミングを気にせず送信できる

リマインドメールのお店側のメリットは、お客様のタイミングを気にすることなく送りやすいことです。電話などでは、お客様の都合の良い時間帯を気にする必要がありますが、メールの場合はその必要がありません。

また、直接会話をしなくてもよいので、お客様にプレッシャーを与えることなく必要な情報を伝えられます。

ニュアンスが伝わりにくい可能性も

リマインドメールのデメリットは、文章で送るので、細かいニュアンスは伝わりにくい可能性があることです。また、メールを開くかどうかはお客様次第なので、リマインドメールを見ない方もいらっしゃるかもしれません。

このように必ずしも全ての人にリマインドメールが有効ではないので、ここがデメリットといえます。

リマインドメールを送るべき3つのタイミング

リマインドメールはむやみに送ればいいというものではありません。以下の3つのタイミングに沿って送ることで、リマインドメールの効果を最大限に生かすことができます。

• 取引先からしばらく連絡が返ってこない
• 重要な商談や会議が近づいている
• 店舗でスタッフ同士の行事が開かれる

リマインドメールを送るべきタイミングとメールを送る効果について確認して、実際にリマインドメールを送る際の参考にしてみましょう。

1.取引先からしばらく連絡が返ってこない場合

美容室やエステサロンで備品の納品を依頼している業者や内装業者など、日々の業務で関わり合いがあって、緊急度の高い連絡をする場合を想定しましょう。

リマインドメールで連絡事項を確認しないと、日々の業務や店舗の運営スケジュールに影響を及ぼす可能性もあるでしょう。このような場合、取引先から確認の連絡がないなら、リマインドメールを送信するべきです。

2.重要な商談や会議が近づいている場合

重要な商談や会議が近づいている際の確認メールとして、リマインドメールを活用するのもおすすめです。とくに取引先との重要な商談や店舗間で実施される大きな会議など、出席者全員にもれなく情報を伝達したい場合は、リマインドメールを送るべきでしょう。

3.店舗でスタッフ同士の行事が開かれる場合

美容室やエステサロンの店舗で歓送迎会などの行事を催す場合、予定の日時や必要なものなど、必要な情報を参加者にもれなく伝える必要があります。行事開催日の直前にリマインドメールを送ることで、参加者全員に間違いなく情報を伝えられるでしょう。

美容室やサロンで使える予約受付完了メールの例文を紹介！

つづいては、予約の確認（リマインド）ではなく、受付完了時に送信するメールの例文を紹介します。

予約受付完了メールの例文その1

予約受付完了メールの例文その2

予約受付完了メール作成のポイントとは？

ここでは、予約完了メールを作成する際に気をつけたいポイントを確認しましょう。

予約に関する情報を記載する

予約内容がきちんと反映されているかどうか、心配になるお客さまもいます。受付完了メールには、予約日時・予約したサービス内容・料金・来店場所など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

来店時に持参してもらうものがあれば、持ちものも忘れずに記しておくことが大切です。

キャンセルに関する情報を記載する

万が一当日の予約をキャンセルする場合、いつまでにどの窓口に連絡すればいいか、キャンセル料が発生するかどうかといったキャンセルポリシーも明記しましょう。

急なキャンセルや無断キャンセルは、サロンにとって大きな痛手です。無用なトラブルを防ぐためにも、キャンセルに関する情報はしっかりと記載しておくことをおすすめします。

予約キャンセルをしたお客様に送るメールの例文を紹介！

何らかの理由で予約キャンセルをしたお客様への返信メールは、感謝の気持ちを伝えるとともに、再予約を促す内容が求められます。ここからは、キャンセルの理由に応じた返信例文を紹介しますので、実際の対応に役立ててください。

予約キャンセルメールの返信の例文

お客様から体調不良や悪天候・急用などのやむを得ない理由によるキャンセルの連絡を受けた際には、丁寧で思いやりのある返信が重要です。以下にいくつかの例文を紹介します。

無断キャンセルをしたお客様へのメールの例文

無断キャンセルをされた場合、返信メールではしっかりとした対応を行うことが求められます。ただし、お客様を非難せず、今後の改善をお願いする内容にすることがポイントです。

メールよりも効果的！LINEのトークにリマインド通知

予約システムを導入しているサロンでは、メールなどで予約前日などの通知を自動送信していることと思います。ですが、予約システムを利用していないためにメールを毎回手作業で送信しているサロンもあるのでは？

毎回、予約日の前日にメールを作成して一人一人に送信するのは手間がかかります。また、メールによるリマインドメールの送信は迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃されてしまうリスクがあります。

そこで、LINEでリマインドメールを送ることをおすすめします。LINEなどのSMSはメールに比べてメッセージが届いたことが分かりやすいため、リマインドメールを見落とすことが少ないのがメリットです。

LINEミニアプリとリザービアを連動させると、予約情報は自動的にLINE内の「Service Messages」トークに送信されてお客様のLINEに通知をすることが可能になります。

LINEのトークに届くので、迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃してしまうといったリスクも避けることができ、ドタキャン抑制&お客様の利便性UPにつながります。

3つのタイミングで送信可能

通知は3つのタイミングでお客様に送信されます。

1. 予約完了時
2. 予約前日などのリマインド
3. 予約キャンセル時

みなさんはプライベートでメールを頻繁にチェックしていますか？

現在ではメールを利用する機会が減っている方もいるため、メールは見落としてしまうことが多くなってしまいます。日常的に使っているLINEであればリマインドが目に触れやすく、予約を忘れていてドタキャンしてしまうというケースも減らすことができます。

リザービアで予約情報を効率的に管理しよう

自動メッセージ送信機能を利用するために、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。サロンや美容室などの予約管理には、豊富な機能を備える予約システム「リザービア」がおすすめです。たくさんある搭載機能のなかから、リザービアをおすすめする理由について紹介します。

使いやすい予約システム

リザービアの予約台帳はスマートフォンへの表示に対応しています。営業時間外や外出先など、いつでもどこにいてもスマホから予約状況を確認することができて便利です。電話予約を受けた際も、「カンタン予約」ボタンを使えばわずか4秒で予約枠を確保できます。

予約アプリ「サロンカード」ではスタンプカードのデジタル化、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約など、お客様にとっても使いやすいシステムが搭載されています。

顧客管理機能

顧客情報を登録して管理する機能も搭載されています。お客様の氏名や住所、電話番号といった基本情報をはじめ、来店回数、前回スタッフ、前回メニュー、クーポン利用履歴などといったさまざまな情報から、顧客情報をカンタンに検索し、クーポン付きのDMを送信などが可能です。

LINEのトークに自動で送信！

こちらのサービスは、LINEのトークに自動でメッセージを配信できる機能です。多くの人が利用しているLINEにリマインドメールが送れるので、お客様の目にも届きやすいです。
また、自動でメッセージを配信でき、スタッフが対応することなく、以下の項目をお客様が選び、予約を行えます。

• スタッフ
• クーポン
• 日時
• お客様情報

お客様情報に関しては、事前にLINEに登録している内容が使えます。お客様もスタッフも入力作業を減らせて負担なく予約が行えます。下記のリンクにLINEミニアプリの詳しい情報が書かれています。気になる方はチェックしてみてください。
美容室をLINEで予約！LINEミニアプリを徹底解説｜メリット、出来ること、活用事例を紹介

自動メッセージ送信

もちろん、自動メッセージ送信機能も搭載されています。来店当日から最大で60日後まで自動メッセージを登録することができます。来店当日のお礼メール（サンキューメール）や、来店以後のフォローメール、クーポンやキャンペーンなど、配信制限なくDMも自動で配信することが可能です。

配信する対象の顧客も、利用したメニューや指名したスタッフごとに絞れます。上手に使いこなして集客に活用してください。

予約確認（リマインド）メール・予約受付メールのポイントを押さえて届けよう

今回は、予約の確認や受付時にお客さま宛に送るメールについて解説しました。紹介した予約確認メールおよび予約受付メールのポイントや例文を参考にしながら、お客さまにとってわかりやすく親切なメールを送信し、信頼関係の構築やリピートにつなげましょう。