予約確認(リマインド)メール・予約受付メールの例文や作成のポイントを紹介!

予約確認メール・予約受付メールの 例文や作成のポイントを紹介!
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サロンや美容室では、予約に関するお知らせやDMなどメールの存在が重要です。過去には、DMを利用するメリットなどを解説した以下の記事もお届けしました。
エステ・美容サロンがDMを利用するメリットと活用のコツ|作成のポイントとおすすめ例文を紹介

今回は、予約確認(リマインド)メールをテーマに、予約の受付や確認の際に送信するメールの作り方や文例を紹介します。ポイントを押さえてお客さまの信用度アップに役立ててください。

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予約確認メールとは?

予約確認メールとは?

予約確認メール(リマインドメール)とは、予約内容の詳細を確認するとともに、数日前や前日に予約日をリマインドさせるメールのことです。リマインド(remind)とは「思い出させる」という意味で、再確認や念押しといったニュアンスでも用いられます。

予約確認メールのポイントは後ほどくわしく解説しますが、含めたい内容としては、予約日時

  • 参加人数などの申し込み内容
  • 当日必要なもの
  • 予約先の所在地(オンラインの場合はURLなど)
  • 問い合わせ先
  • 注意事項や連絡事項が挙げられます。

また、万が一内容に誤りがあった場合は、訂正の連絡をしてもらうように伝えましょう。

美容室やサロンで使える予約確認(リマインド)メールの例文を紹介!

美容室やサロンで使える予約確認(リマインド)メールの例文を紹介!

美容室やサロンをお客さまが予約したときにも、予約確認メールを送ると親切です。そこで、すぐに使える例文を紹介します。組み合わせて使用してもかまいません。

予約確認メールの例文その1

<タイトル>

「【サロン◯◯】ご予約確認」

<本文>

「◯◯様

この度は、サロン◯◯をご予約いただき誠にありがとうございます。
ご予約日の◯日前になりましたため、お知らせいたします。
◯◯様のご予約内容は以下のとおりです。

日時:◯月◯日 ◯時◯分
内容:~~~~
料金:税込み◯◯円(予定)
※お支払いには、現金・クレジットカード・電子マネーのいずれかをご利用いただけます。

当日は、下記の店舗にご来店ください。
住所:~~~~
地図:(画像やURLを記載)
アクセス:◯◯線◯◯駅◯番出口より徒歩◯分
連絡先電話番号:~~~~(担当◯◯)

【注意事項】
当日は◯◯をお持ちのうえご来店ください。

【キャンセルについて】
万が一キャンセルをされる際は、ご予約日の◯日前、◯月◯日までにお知らせください。
無断キャンセルの場合、料金の◯%のキャンセル料を頂きます。
予約変更のご連絡先:~~~~(◯曜日~◯曜日の◯時~◯時)

サロン◯◯
担当:◯◯」

予約確認メールの例文その2

<タイトル>

「ご予約の確認/〇〇店」

<本文>

「〇〇様

先日は〇〇店のご予約を頂きありがとうございます。
ご予約の【〇日前】を迎えましたので、ご連絡を差し上げました。

〇〇様のお越しを、スタッフ一同心よりお待ち申し上げております。
当日はどうぞお気をつけてご来店くださいませ。

〇〇店
担当:〇〇
所在地:~~~~
電話番号:~~~~
HPアドレス:~~~~」

なお、予約管理システムを利用すると、システムによっては予約内容の詳細が自動で挿入されるため、本文内に記載する必要がありません。

予約確認メールの例文その3

<タイトル>

「【〇〇サロン 〇〇店】ご予約の〇日前になりました」

<本文>

「〇〇様

〇〇サロン〇〇店へのご予約ありがとうございます。
担当の〇〇と申します。
以下の内容で承っているご予約日の〇日前になりました。
当日は〇〇様にお会いできますことを心待ちにしております。

【ご予約日時】
〇〇年〇月〇日 〇時〇分

【ご予約メニュー】
~~~~

【当日の持ち物】
~~~~

【アクセス】
〇〇県〇〇市~~~~
以下のマップもご参照ください。
https://goo.gl/maps/~~

【お問い合わせ】
予約の変更・キャンセル等のご連絡は以下までお願いいたします。
また、ご質問などございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
電話番号:~~~~
受付時間:〇時~〇時
インターネット:~~~~

〇〇サロン 〇〇店」

予約確認(リマインド)メール作成のポイントとは?

メール作成のポイントとは?

ここでは、予約確認メールを作成するときに押さえておきたいポイントを解説します。

タイトルに店名やサービス名、用件をしっかりと記載する

せっかくていねいに予約確認メールを作っても、誰から来たのか、またどんな要件なのかわからないメールは、開封されずに放置される可能性があります。

お客さまからメールをスルーされないようにするためには、お客さまが自分にとって必要、もしくはお得だと感じられるようなタイトルをつけることが重要です。店名やサービス名、用件をタイトルにはっきりと記載しましょう。

本題に入る前に必ずあいさつを入れる

メールのはじめにいきなり予約内容を記載するのでは、事務的で印象もよくありません。まず、冒頭に予約へのお礼などのあいさつ文を入れましょう。

あいさつを挟むことにより、お客さまに好印象を与え、はじめて自店を利用するお客さまにも失礼のないようにすることが大切です。

本題はシンプルに記載する

予約確認メールには、予約内容を記載します。しかし、メールは読むのが面倒と感じる方もいるので、長文ではなくできるだけ簡潔に終わらせることが大切です。

予約に関する連絡や注意事項がたくさんある場合には、別途ホームページやSNSで専用ページを用意し、詳細をメールに記載せずに専用ページのURLに誘導するとよいでしょう。

店舗へのアクセス情報をわかりやすく記載する

特に、はじめて来店するお客さまは店舗の場所を知らない可能性があります。アクセス情報は必ず記載しましょう。

Googleマップの画像やリンクを挿入したり、最寄り駅と出口番号・最寄り駅からの順路・目印となる建物などの情報を記載したりするのがおすすめです。また、車で来店するお客さまのために、道路情報や駐車場に関する案内もあると親切でしょう。

問い合わせ先を忘れずに記載する

予約日までにお客さまが連絡を取りたいときに必要となる問い合わせ先情報は、間違いや漏れのないように必ず記載しましょう。

電話番号・メールアドレス・店舗のSNSアカウントなど、できるだけ多くの問い合わせ窓口があると親切です。受付可能時間も記載しましょう。

美容室やサロンで使える予約受付完了メールの例文を紹介!

予約受付完了メールの例文を紹介!

つづいては、予約の確認(リマインド)ではなく、受付完了時に送信するメールの例文を紹介します。

予約受付完了メールの例文その1

「〇〇様

本日はご予約いただきありがとうございます。
下記の内容にてご予約を受け付けました。

日時:〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
メニュー内容:~~~~
料金:〇〇円(※オプションの追加などにより変更の可能性があります)
   お支払いは現金のみとさせていただきます。
ご予約者様お名前:〇〇〇〇様
ご連絡先:~~~~
受付番号:~~~~

当日は、ご予約いただきました以下の店舗までお越しください。
所在地:〇〇県〇〇市~~~~
アクセスマップ:https://~~~~
最寄り駅:〇〇駅(〇番出口より徒歩で〇〇分)
国道〇号沿いにある〇〇ビルの向かいにあります。

【キャンセルについて】
キャンセルは予約日の〇日前(〇月〇日)までにご連絡ください。
ご連絡なしにキャンセルされた場合、上記記載のサービス料金の〇〇%(〇〇円)を頂戴いたします。

それでは、当日〇〇様にお会いできますことを楽しみにお待ち申し上げております。

【新型コロナウイルス感染拡大対策についてのお願い】
当日のご来店前には検温をお願いいたします。
37.5℃以上あるお客さまは、安全を考慮してキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。
また、ご入店の際はマスクのご着用と手指の消毒にご協力くださいませ。

担当:〇〇
連絡先電話番号:~~~~
店舗営業時間:〇時〜〇時」

予約受付完了メールの例文その2

「〇〇様

〇〇のご予約誠にありがとうございます。
下記のとおり、サービスのご予約を確定いたしました。

【ご予約内容】
~~~~

【ご予約日時】
〇〇年〇月〇日

【当日持参していただくもの】
~~~~

【連絡先】
〇〇店
担当:〇〇
所在地:~~~~
電話番号:~~~~
メールアドレス:~~~~

【新型コロナウイルス感染予防について】
当日は来店される前に検温をご実施ください。
37.5℃以上ある場合はご予約をキャンセルさせていただきます。
また、ご来店時にはマスクの着用と手指の消毒をお願いいたします。

<店舗の取り組み>
・1時間おきの換気
・消毒液の設置
・スタッフの健康チェック、および手洗いうがいの徹底
・除菌・消毒用品を使用しての店内清掃

【キャンセルポリシー】
・予約日時を迎えるまでにご連絡いただいた場合
 キャンセル料の発生なし

・予約日時を過ぎてのご連絡or無断でのキャンセル
 キャンセル料の発生あり(ご予約メニューの〇%)
※災害発生時や交通機関の乱れなど、やむを得ない事情の場合は例外といたします。」

予約受付完了メール作成のポイントとは?

予約受付完了メール作成のポイント

スマホ メール通知

ここでは、予約完了メールを作成する際に気をつけたいポイントを確認しましょう。

予約に関する情報を記載する

予約内容がきちんと反映されているかどうか、心配になるお客さまもいます。受付完了メールには、予約日時・予約したサービス内容・料金・来店場所など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。
来店時に持参してもらうものがあれば、持ちものも忘れずに記しておくことが大切です。

キャンセルに関する情報を記載する

万が一当日の予約をキャンセルする場合、いつまでにどの窓口に連絡すればいいか、キャンセル料が発生するかどうかといったキャンセルポリシーも明記しましょう。

急なキャンセルや無断キャンセルは、サロンにとって大きな痛手です。無用なトラブルを防ぐためにも、キャンセルに関する情報はしっかりと記載しておくことをおすすめします。

リザービアの搭載機能について

サロンや美容室などの予約管理には、豊富な機能を備える予約システム「リザービア」がおすすめです。たくさんある搭載機能のなかから、いくつかをピックアップして紹介します。

なお、くわしい搭載機能については下記のページも参考にしてみてください。
リラクゼーションサロンの予約システムに必要な機能とは? 導入するメリットも解説

スタッフ設定機能

スタッフを複数人抱えているサロンでは、お客さまからの指名の管理も重要です。そこで、予約の際にダイレクトに指名したいスタッフのページに飛べるよう、設定することができます。

いくつものページを経由したり選択の手間がかかったりというわずらわしさを省略できるため、指名予約率の向上に期待できるでしょう。スタッフページはカスタマイズすることも可能です。

予約台帳機能

リザービアの予約台帳はスマートフォンへの表示に対応しています。営業時間外や外出先など、いつでもどこにいてもスマホから予約状況を確認することができて便利です。電話予約を受けた際も、「カンタン予約」ボタンを使えばわずか4秒で予約枠を確保できます。

メッセージ自動配信

来店当日から最大で60日後まで自動メッセージを登録することができます。来店当日のお礼メール(サンキューメール)や、来店以後のフォローメール、クーポンやキャンペーンなどのDMも自動で配信することが可能です。

配信する対象の顧客も、利用したメニューや指名したスタッフごとに絞れます。上手に使いこなして集客に活用してください。

予約確認(リマインド)メール・予約受付メールのポイントを押さえて届けよう

今回は、予約の確認や受付時にお客さま宛に送るメールについて解説しました。紹介した予約確認メールおよび予約受付メールのポイントや例文を参考にしながら、お客さまにとってわかりやすく親切なメールを送信し、信頼関係の構築やリピートにつなげましょう。

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