美容室やエステサロンで、お客様に関する情報を把握するのに役立つのがカウンセリングシートです。おもに、個人情報やどんな施術をおこなってほしいのかなどの要望が記載されています。
しかし、カウンセリングシートを用意しておくことは一体どんなメリットがあるのでしょうか。今回は、カウンセリングシートの作り方や利用するメリットをくわしくご紹介します。
目次
美容室やエステサロンにおすすめ！ カウンセリングシートの作り方を紹介
カウンセリングシートの存在は知っていても、作ったことがないお店は意外と多いものです。ここでは、カウンセリングの重要性とカウンセリングシートの作り方をご紹介します。
なぜ？ 美容サロンでカウンセリングが重要な理由とは
カウンセリングの一番の目的は、お客様の現在の状態や生活環境を知ることです。お客様がどのような生活環境にいて、どのような悩みを抱えているのかなどを知ることで、これからどのように施術をするかを判断する指針となります。このことは、適切な施術をすること以外にも、施術によるトラブルを防ぐことにも効果的です。
また、事前にしっかりとしたカウンセリングをおこなうことは、お客様との信頼を築くとともに、お客様の声に耳をかたむけてくれるという安心感を与える効果もあります。
参考記事：【ネイルサロン】きちんと出来ていますか？おすすめのカウンセリング方法５選！
カウンセリングシートの目的とは｜お客様の希望を正確に把握する
カウンセリングといっても、お客様から聞き取る内容は事前に決めておくことが大切です。どのような目的でその項目を聞き、それをどのように施術に活かすかということをあらかじめ筋道立てておき、それらを書き留めておく必要があります。そのために使うものが、カウンセリングシートです。
カウンセリングシートで、聞き取りたい項目を決めておき、聞き取った内容を書き留めていくことで、どのような場合でも適切な施術を提供できます。
カウンセリングシートを作成しよう！ テンプレートに入れるべき項目とは？
実際に作成するとなったら、どのような項目を入れるとよいでしょうか。ここでは、カウンセリングシートに入れるべき項目をご紹介します。
1. 個人情報｜誕生日はサービス向上にも
カウンセリングシートでまず基本になるのは、氏名や年齢、住所、そして連絡先となる電話番号やメールアドレスです。これらの情報は、カウンセリングシートを作成するうえで非常に重要な情報となります。
また、誕生日も記載するところがあると、誕生日特典やクーポンといった、そのお客様だけの特別なサービスを提供できるチャンスです。サービスの向上にもつながるので、項目に入れておくとよいでしょう。
2. お悩みや希望｜より適した施術方法を導き出す
次に必要となる情報は、お客様が抱えている髪や身体に関する悩み、どのように施術を希望しているかといった情報です。
個人情報は基本情報として必須ですが、このお客様の悩みや希望はカウンセリングのためにはたいへん重要で、この項目がお客様にとって適切な施術の要ともいえます。カウンセリングシートで情報を確認しつつ、カウンセリングをおこなうことでお客様によりフィットする施術を提供できるようになるはずです。
3. ライフスタイル｜健康状態・生活習慣など
お客様の現在の健康状態や生活習慣といった情報は、どのような施術を施すかを判断するためには重要な項目です。また、どのようなアレルギーがあるかといった情報も確認しておくとよいでしょう。
これは、健康状態やアレルギーによっては、おこなえない施術や使えない薬剤がある可能性を見極めるためです。あとあとトラブルが起こることを回避するためにも、これらのライフスタイルに関する項目は入れておくことをおすすめします。
4. 美容室の場合｜好みのスタイルや普段の手入れなど
美容室の場合には、お客様の好みのスタイルを確認しておくことが重要です。どのような長さやスタイルが好みか、という内容をできるだけこまかく聞いておくことで、その後の施術がやりやすくなります。
また、普段はどのようなヘアケアをしているか、毎朝出かける前はどのようにヘアセットをしているかといったことも確認しておくとよいでしょう。
5. エステサロン・リラクゼーションサロンの場合｜ボディ・顔の絵
エステサロンやリラクゼーションサロンの場合は、ボディや顔の絵を項目として入れておくとよいでしょう。その理由として、エステサロンやリラクゼーションサロンでは、お客様の好みを知るのではなく、悩みを抱えている場所を知ることが大事だからです。
ボディや顔の絵を使い、悩んでいる箇所や問題を抱えている箇所に印をつけることで、その部分に対して正しい施術を施せます。問題箇所に印をつけるだけでなく、コメントを記録することで、より正確なカウンセリングができるようになるでしょう。
6. サービスに対する希望｜メルマガ配信・サービスドリンクなど
カウンセリングシートでは、サービスに対してのリクエストも聞いておくとよいでしょう。たとえば、美容室の場合だと、施術中は極力会話を控えてほしいというリクエストがあるかもしれません。
また、サービスで提供されるドリンクに対するリクエスト、メールマガジンやダイレクトメールは希望しないというリクエストもあるでしょう。直接施術に関係しないような接客やサービスについても確認しておくことが、よりよいサービスの向上につながります。
7. 店舗を知った経路｜ポータルサイトやチラシなど
確認しておくとよい項目のひとつが、どのようなきっかけで店舗を知ったのかです。その経路を知ることで、どのような媒体や方法を使って宣伝することが効果的かを把握でき、さらなる集客のヒントになります。
たとえば、店舗を知るきっかけがポータルサイトやチラシなどだった場合、その広告にどれくらい費用をかけたか、その広告からの集客がどれくらいだったかがわかるからです。そのデータを元にして、広告媒体の費用対効果を調べることが可能となります。
8. 挨拶とお礼｜お客様の緊張を和らげる工夫を
カウンセリングが終わったあとは、協力してくれたお客様に対する挨拶、そして来店してくれたことに対するお礼を述べることを忘れないようにしましょう。
カウンセリングに慣れているお客様でも、はじめてのお店では緊張するものです。お客様のその緊張を和らげる意味でも、挨拶やお礼はたいへん有効で、カウンセリングの最初から最後まで心をこめて対応することで、リピートにもつながることでしょう。
カウンセリングシートのメリットを押さえて活用しよう！
美容室やエステサロンにおいて、カウンセリングシートが大切なのはわかりましたが、用意しておくと一体どんなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、カウンセリングシートのメリットから、その活用方法までを具体的にご紹介します。
カウンセリングシートのメリットとは？
お客様に関する情報をまとめておけるカウンセリングシート。ここでは、カウンセリングシートを使うメリットをご紹介します。
1. よりよいサービス提供ができる｜リピーターの獲得
カウンセリングシートを活用することで、お客様に対してよりよいサービスが提供できます。カウンセリングでお客様の悩みや要望を聞き、カウンセリングシートに記録し、それを使って施術を施すことになるため、そのお客様にぴったりな施術がおこなえます。
これによりお客様がお店の施術に満足してくれ、リピーターとなってくれる可能性が高くなるので、集客に貢献してくれるメリットがあるでしょう。
2. 情報を分析してニーズを探れる｜新たなメニューの提案も
カウンセリングシートはお客様それぞれのものというイメージがあるかと思いますが、それらを集めて分析してみると、それらから新しいニーズが読み取れる場合があります。同じような悩みを抱えているお客様が多く、同じようなサービスをリクエストされているようなら、それらを新しいメニューとして提供することで集客につながるでしょう。
このように、情報を集めて分析すると、新しいニーズや視点が見えてきます。そのため、他店との差別化につながるサービスも提供できる可能性を秘めているということです。
3. お客様の変化を把握しやすくなる｜お客様にもわかりやすく伝えられる
来店当初にカウンセリングシートを記入することで、その当時から現在までの施術を振り返り、その変化を確認できることがカウンセリングシートの強みです。毎回通っているときには気づけなかった変化も、カウンセリングシートを記入してもらった当時と比べると、大きな変化となっていることは少なくありません。
また、どのような変化があったかをお客様に明確に伝えられる点も、カウンセリングシートの利点といえるでしょう。
4. サロン内での情報共有がしやすい｜より快適な一時を提供できる
カウンセリングシートとして情報を残しておくことは、スタッフ全員がそのお客様の情報を共有できるというメリットがあります。カウンセリングシートがないと、そのお客様のことはその担当者しかわからないということになりがちです。それでは、お客様に対して満足のいくサービスを提供できないでしょう。
しかし、カウンセリングシートを残し、スタッフ全員に情報共有しておくことで、満足のいく快適なサービスをお客様に提供できます。
メリットを最大限に活用するには？ ポイントを紹介
これまであげたカウンセリングシートのメリットを活かさない手はありません。リピーター獲得のためにも、満足のいくサービスを提供することは美容室やエステサロンにとっては大事なことです。
ここでは、カウンセリングシートを活用するためのポイントをご紹介します。
1. カウンセリングシートの内容だけで終わらせない｜希望や情報を引き出す
カウンセリングシートはあくまでもお客様の情報や要望を聞き出す手引きであって、それがすべてではありません。
カウンセリングシートに記載されている項目を基本として、お客様の予算や施術といったこまかな要望・希望といった情報を聞き出して記録しておくことが大切です。
2. カウンセリングシートの内容を施術中や施術後の会話に盛り込む
カウンセリングシートに記載した情報について、お客様にとっては本当に聞いてもらっているのかを確認することはできません。そのような不安を解消する意味でも、カウンセリングシートで聞いた内容をカウンセリング中の会話に盛り込む、または施術中の会話の中に盛り込むことが効果的です。
これにより、お客様はカウンセリングで伝えた要望を聞いてもらえていると安心できるだけでなく、お店に対しての信頼度もアップするでしょう。
3. 状況に合わせてカウンセリングシートに記入してもらう
お客様の要望はつねに同じではなく、施術を重ねることにより変化していくものです。初回のカウンセリングだけに固執せず、状況をみながらカウンセリングをおこなっていくことが、お客様の満足度の向上につながります。
適宜カウンセリングをおこない、状況に合わせてカウンセリングシートを記入してもらうことで、お客様の変化を把握でき、新たなメニューの提案もできるでしょう。
カウンセリングシートの内容を活かして集客にも！
ここまではカウンセリングシートを活用して、お客様に満足してもらうことをご紹介してきました。もちろん、お客様に満足してもらうことが一番重要なことではありますが、このカウンセリングシートの内容を集客にも活かすことが可能です。
ここでは、カウンセリングシートの内容から集客につなげるコツをいくつかご紹介します。
お客様にぴったりのイベントやキャンペーンの案内を送ろう｜DM・クーポン
カウンセリングシートはそれぞれのお客様に対する内容ですので、大規模な集客に活用するにはむずかしい部分もあるでしょう。それぞれのお客様の要望を記載しているからこそ、そのお客様に合うイベントやキャンペーンの案内が可能となります。
それだけでなく、これまで集めたカウンセリング情報から、多くのお客様が日頃抱えている悩みや要望といった内容を掘り起こすことが可能です。多くのお客様が抱える悩みを解消する、要望を満たすようなイベントやキャンペーンを企画し、DM・クーポンなどで案内をすることで集客につなげられるでしょう。
カウンセリングシートのデータを活用！ リザービアのおすすめ機能とは？
カウンセリングシートの情報を活かすといっても、どうすればよいかわからないといった悩みも多いでしょう。このような悩みを解消してくれるのがリザービアです。
リザービアはサロンの予約管理を中心とした多くの機能を搭載し、サロンの運営をサポートします。カウンセリングシートの活用においては、リザービアの顧客管理機能を用いて、より満足度の高いサービスメニューの開発や提供に活用することが可能です。さらに予約システムを使えば、顧客の情報を分析できるほか、より戦略的な集客をおこなえます。
カウンセリングシートを活用してお客様の満足度を高めよう！
カウンセリングシートはお客様の基本情報だけでなく、状態を知るために重要な情報なアイテムです。今回ご紹介した基本的な情報からお悩みや要望まで、幅広い項目を含めることで、顧客満足度だけでなく、お店の信頼度をアップするためにも有効なものとなるでしょう。
さらにカウンセリングシートの情報とリザービアを組み合わせることで、集客をはじめとしてサロン経営により大きな効果を生み出すことが可能です。リザービアには、ご紹介した機能以外も多くの多彩な機能を搭載していますので、ぜひご利用ください。
