美容室やエステサロン・ネイルサロンなどでは、カルテを作成してお客様の情報を記載し、管理しているというところが多いです。
どんなサロンでもカルテは有用ですが、オーナーが一人で運営していたり、少数のスタッフで運営したりしている個人サロンでは、カルテ作成・管理の業務負担が大きく、悩みになっているところもあるのではないでしょうか？
そこで今回は、個人サロンがカルテを作成・管理する方法について解説し、おすすめの電子カルテサービスも紹介します。
この記事でわかること
- 個人サロンのカルテ作成・管理は、紙、紙＋データ化、電子カルテの3つの方法がある
- 電子カルテは動画・写真共有や顧客管理が容易で、保管場所も不要だが情報漏洩リスクとコストに注意が必要
- おすすめ電子カルテサービスとしてKatureKun、Aiony、BeKARTE、LiMEがある
目次
個人サロンがカルテを作成・管理する方法とは？
個人サロンがカルテを作成・管理する方法は、大きくわけると3つあります。まずは、カルテの作成・管理にどんな方法があるのか、見ていきましょう。
1. 紙のカルテを作成して紙のまま管理する
一つ目は、紙のカルテを作成し、記入したカルテを紙のまま管理する方法です。一般的な方法として、広くサロンに普及しています。
あらかじめテンプレートを作成しておけば、新しくカルテが必要になってもコピーするだけで増やすことができます。
手書きで作成するほか、表計算ソフトや文書ソフト・画像編集ソフトで作成したり、インターネットで公開しているテンプレートをダウンロードして印刷するなど、作成方法もさまざま。自分のサロンに合った作り方ができるのが特徴です。
記入したカルテは、ファイリングして保管するケースがほとんど。お客様の氏名の50音順だったり、会員番号順だったり、お住まいのエリアごとなど、サロンで使いやすい基準で整理しましょう。
2. 紙のカルテを作成してiPadなどで管理する
二つ目は、作成した紙のカルテを、データで管理する方法です。カルテの作成は紙のままの方法と同じで、あらかじめテンプレートを作成しておき、必要な項目を記入します。
記入したカルテは、iPadのアプリやスキャン機能などを使い、データ化して情報を保存・管理する点が異なります。
紙のまま保存する方法と比べると、ファイリングの手間がいらず、自動的に整理されるため管理の業務負担が削減されるというメリットがあります。また、データ検索ができるため、目的のカルテを探し出すことも容易でしょう。
一方で、紙で作成したカルテを都度データ化しなければならない、という手間がかかる点に注意しましょう。
3. 電子カルテを利用する
三つ目は、電子カルテを利用する方法です。作成したカルテのテンプレートを印刷せず、スマホやタブレット、パソコンなどを利用してそのまま入力します。記入したカルテも、データのままオンラインストレージに保存・管理するため、紙に印刷するという工程をまったく挟まないのが特徴です。
電子カルテのメリットや注意点については、のちほど詳しく紹介します。
カルテに準備すべき項目とは？
カルテにはいくつか項目を用意しておくことで、お客様の記入意欲を落とさずに記入してもらうことができます。また、サロンが知りたいことを項目化すれば聞き逃しがなくなり、よりよいサービス提供につながるでしょう。
- カルテに準備すべき項目は、以下の通りです。
- お客様の氏名・住所など個人情報
- カウンセリング内容
- 施術の詳細な内容
- 物販の購入記録
- メモなど自由記入欄
ただし、これらは最低限必要と思われる項目です。サロンによって、お客様にうかがっておきたい内容は異なりますので、必要に応じて項目を準備しましょう。
電子カルテのメリットと注意点とは？
あらためて、電子カルテのメリットと注意点について詳しく見ていきましょう。
電子カルテのメリットとは？
まず、電子カルテのメリットを紹介します。
1. 動画や写真などの情報も共有しやすい
電子カルテは、スマホやタブレット・パソコンといった端末を利用するため、動画や写真なども併せて保存できます。仕上がりイメージや施術前後の効果などを画像でお客様にお見せすることができるため、情報共有がしやすいというメリットがあります。
また、紙のカルテは、確認したいと思っていてもファイルから抜き出されていては、すぐに確認することができません。電子カルテなら一つのカルテも複数端末で同時に閲覧できるため、情報共有に場所や時間の制約がないのも魅力です。
2. 顧客管理がしやすい
電子カルテはデータの検索や管理が非常にスピーディなため、スタッフの労力削減にもつながります。オンライン上で一括管理できるため、ソート機能などを利用すればデータの比較・分析もしやすく、集客にも活用しやすいでしょう。
3. 顧客が増えても保管場所に困らない
データの保存場所はオンラインストレージなので、サロンにカルテの保存場所を作らなくても利用できます。また、カルテが増えてもデータが蓄積されるだけで、紙のカルテのように保存場所を広げる必要もありません。
そのため、顧客の増加に伴ってカルテが増えても、保管場所に困らないというメリットがあります。
4 ほかのシステムとの連携で業務効率UP
電子カルテによっては、ほかの業務システムと連携できるものもあります。電子カルテは単体でも便利ですが、予約システムなどと連携することで、さらなる業務効率アップが狙えるでしょう。
電子カルテ導入の際の注意点とは？
さまざまなメリットがある電子カルテですが、導入の際の注意点もあります。どんな点に気を付ければよいのか、見ていきましょう。
1. 情報漏洩の可能性がある
電子カルテのデータは、オンラインストレージに保存されています。インターネットに接続できれば誰でもアクセス可能になるため、情報漏洩のリスクがあることは覚えておきましょう。
複雑なパスワード設定やデータ暗号化など、セキュリティにしっかりと力を入れたサービスを利用すれば、ある程度は防止できます。
2. コストがかかる
電子カルテの利用には、コストがかかることも覚えておきましょう。初期費用に加えて、月額費用が必要なこともあります。どれくらいのコストがかかるのか、導入前にしっかりとチェックが必要です。
個人サロンにおすすめの電子カルテサービス5選を紹介
ここからは、個人サロンにおすすめの電子カルテサービスを紹介します。
KatureKun
出所：KatureKun公式Webサイト
KatureKunは、スマホ向けの電子カルテアプリ。タブレットやパソコンを持っていなくても、iOSかAndroidのスマホがあれば利用できるので、手軽に電子カルテを利用したい人にぴったりです。
電子カルテ管理だけでなく、予約管理・売上管理といった機能も搭載されています。また、LINE連携も有料オプションで利用可能です。
引用元
KaruteKun
Aiony
出所：Aiony公式Webサイト
Aiony（アイオニ―）は、美容室やネイルサロン、エステサロン等の運営に特化して開発されたオールインワンシステムです。予約管理、電子カルテ、顧客管理、メッセージ配信、売上集計など、サロンワークに必要な機能を一つに統合しています。
月額5,000円（税抜）から導入可能です。サロン業務に特化しているため、施術履歴やメモ、写真などを管理できる電子カルテ機能が充実しています。
引用元
Aiony（アイオニ―）
BeKARTE
出所：BeKARTE公式Webサイト
BeKARTEはiPadとパソコンに対応したカルテ管理アプリ。美容サロン・エステサロン・ネイルサロン・整体院など、さまざまなサロンワークに対応しています。シンプルな機能と操作性で、サロンワークの効率化を図ります。
引用元
顧客カルテをiPadで管理【BeKARTE】| エステサロン・美容・整体院などに対応
LiME
出所：LiME公式Webサイト
LiMEは美容師が企画設計して開発された、「現場での使いやすさ」を徹底的に重視したアプリです。電子カルテ機能と予約管理機能は無料で利用することができるため、「電子カルテを試してみたい」「初めてデジタル化するから不安だ」という方におすすめです。
なお有料プランでは、ネット予約・会計業務・外部サービスとの連携といった機能を利用できます。
引用元
LiME(ライム)
個人サロンの顧客管理や集客はリザービアがおすすめ！
個人サロンの顧客管理には、予約システム「リザービア」がおすすめ、リザービアは美容業界に特化したシステムで、美容室・ネイルサロン・エステサロンといった美容サロンのほかにも、治療院やもみほぐしサロンなどのリラクゼーションサロンにも対応しています。
リザービアでは、インターネットを利用したネット予約受付が可能に。電話対応ができないときにも自動的に予約受付・管理をしてくれるので、一人の業務負担が大きくなりがちな個人サロンの運営にぴったり。
ほかにもクーポン発行や設備管理・メッセージ自動配信など、顧客管理や集客を強力にサポートする機能が搭載されています。
A’staff Cloud Smart
リザービアは、POSシステム「A’staff Cloud Smart」と連携が可能。A’staff Cloud Smartとリザービアを併用すれば、予約だけでなく、電子カルテも一元管理が可能になります。
会計管理はもちろん、売上管理や売上集計・分析も可能で、さらに複数店舗間でのデータ共有も。他店舗のスタッフとも、スムーズに情報共有できるようになります。
LINE連携予約
リザービアは、LINEと連携して予約管理をすることも可能です。
LINEはユーザー数1億人以上(2025年12月末・LINEヤフー公式)を超え、スマートフォンユーザーのなかの利用率も86%と、非常に多くの利用者を誇ります。利用する年齢層も幅広く、ほとんどのサロンのお客様が利用していると言えるでしょう。
また、「毎日LINEを使う」といった方も多く、アプリを使い慣れている方も多いため、心理的な予約ハードルが低くなり、予約数の向上が期待できます。
引用元
LINEヤフー for business：【公式】LINE広告-9,700万人に届く
顧客管理機能
リザービアの顧客管理機能は、名前や会員種別だけでなく、電話番号・来店回数・前回担当したスタッフ・前回の利用メニュー・前回使用したクーポンなど、実に多彩な項目で顧客情報を検索することができます。
顧客管理業務の労力削減だけでなく、ニーズを把握したり、既存客のみにクーポン付きDM発送をしたりなど、リピート率向上にも役立つでしょう。
リザービアならサロンの業務効率UPもおまかせ！
今回は、個人サロンがカルテを作成・管理する方法や電子カルテのメリットを解説し、おすすめの電子カルテシステムも紹介しました。電子カルテには注意点もあるものの、それを上回るメリットがあるため、顧客管理業務の負担に悩んでいる方は、電子カルテを取り入れてみてはいかがでしょうか。
顧客管理には、予約システム「リザービア」の導入もおすすめです。顧客管理だけでなく、さまざまな業務負担を軽減して、スムーズなサロンワークをサポートします。リザービアの導入も、ぜひご検討ください。
リザービア導入成功事例一覧
よくある質問
個人サロンのカルテ作成・管理方法は何ですか？
個人サロンがカルテを作成・管理する方法は、主に3つあります。一つ目は紙のカルテをそのまま管理する方法、二つ目は紙のカルテを作成しデータ化して管理する方法、そして三つ目は電子カルテを利用する方法です。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあり、サロンの運用状況に合わせて選択することが重要です。
電子カルテを導入するメリットは何ですか？
電子カルテを導入するメリットは多岐にわたります。動画や写真などの情報を共有しやすく、顧客管理が効率的になります。また、データはオンラインストレージに保存されるため、顧客が増えても保管場所に困ることがありません。さらに、他のシステムと連携することで、サロン業務全体の効率化も期待できます。
電子カルテ導入時に注意すべき点はありますか？
電子カルテ導入時には、主に二つの注意点があります。一つは情報漏洩のリスクです。データがオンライン上に保存されるため、セキュリティ対策がしっかりしたサービスを選ぶことが重要です。もう一つはコストがかかる点です。初期費用や月額費用が発生する場合があるため、導入前に費用をしっかり確認しましょう。
カルテにはどのような項目を準備すべきですか？
カルテには、お客様の氏名や住所などの個人情報、カウンセリング内容、施術の詳細な内容、物販の購入記録、そしてメモなどの自由記入欄を準備すると良いでしょう。これらは最低限必要な項目であり、サロンの特性や提供するサービスに応じて、さらに必要な項目を追加してカスタマイズすることが推奨されます。
個人サロンの顧客管理や電子カルテの一元管理には何がおすすめですか？
個人サロンの顧客管理や集客には、美容業界に特化した予約システム「リザービア」がおすすめです。リザービアはネット予約受付やメッセージ自動配信などの機能で業務負担を軽減します。また、POSシステム「A’staff Cloud Smart」と連携することで、予約管理だけでなく電子カルテも一元的に管理できるようになり、サロン業務の効率化に貢献します。
