美容室やエステを初めとした美容サロンの店舗にとって、予約の管理方法は悩みのひとつでしょう。
そこでおすすめしたいのが、Googleカレンダーを利用した予約システム。Googleカレンダーを利用した予約は、パソコンやスマートフォンなど、どんな端末からでも予約を受け付けることができます。
今回はGoogleカレンダーの機能を利用した予約システムについてと、メリットや注意点、作成方法などについて紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
予約管理を簡単にできる！Googleのサービス
Googleが提供するサービスの中で、予約管理に利用できるものがGoogleカレンダーとGoogleビジネスプロフィールです。
Googleカレンダーの予約スケジュールを利用するには、まずGoogleアカウントを取得します。そしてGoogle Workspace Individual のサブスクリプションを契約する必要があります。
仕事用か学校用の Google カレンダー のアカウントを利用しているときは、予約スケジュールと予約枠のどちらかを使えます。このとき、Business Starter のプランでは、予約スケジュールの機能は使えないので注意しましょう。
さらにGoogleビジネスプロフィールというサービスを利用すれば、Googleの検索結果やGoogleマップから予約をすることが可能です。GoogleカレンダーとGoogleビジネスプロフィールを利用することで、Googleを通じた予約をカレンダーで管理できます。
Googleカレンダーを使って手軽に予約管理をする
Googleカレンダーを使えば、手軽に予約システムをつくることができます。Googleカレンダーはクラウド上にカレンダーを作成する機能で、オンラインならさまざまな端末からアクセスすることができます。
パソコンやスマートフォン、ブラウザを問わずカレンダーを更新できるため、予定を管理するのにとても便利です。予約情報をスタッフ間ですぐに共有することができます。
Googleカレンダーは、Gmailとの連携や予定の通知機能があるほか、標準で予約枠機能が用意されています。手軽に予約を受け付けることができ、管理者とお客様は、自動で確認メールやリマインダーメール、キャンセルや予約の更新メールなどが送られます。
Googleカレンダーの予約スケジュール機能とは？
Googleカレンダーの予約スケジュール機能とは、どのようなものなのかについて概要を解説します。予約システムとして使えるスケジュール機能の内容をチェックしてみましょう。
Google Workspace Individual のサブスクリプション
まずは、Google Workspace Individual のサブスクリプションについて紹介します。これは、「場所を選ぶことなく、人と人とを繋げられる機能が利用できる」サブスクリプションです。
このような予約に関する機能は、学校アカウントや法人有料アカウントにて利用可能なサービスの1つとして提供されています。仕事用もしくは、学校用の Google カレンダーのアカウントを使っているときは、「予約枠」と「予約スケジュール」のどちらかを利用できます。
個人のアカウントで予約スケジュール機能を利用したい場合は、Google Workspace Individual に登録が必要です。
Google Workspace Individual は有料ですが、自動でGoogle上で予約管理が行えるようになります。お店と利用者がGoogleカレンダーを通して予約のやりとりが可能です。
「予約枠」と「予約スケジュール」の違いとは？
では、「予約枠」と「予約スケジュール」の違いとはいったいなんでしょうか。予約枠とは、従来の機能が備わっているもので、利用する場合は、Googleカレンダーの早期アクセスプレビューをオフにして、もともとの予約枠を作成する必要があります。
予約枠で使える機能は、チームメンバーの追加、予備カレンダーやカレンダー管理委任のサポート、会議室の予約などです。
予約スケジュールには、新しい予約機能が備わっています。予約枠にはなく、予約スケジュールで使える機能は、自分専用のプロ仕様の予約ページ、予約に関するメールの通知を受け取れる、お客様との面談方法が選べる、予約枠を細かくカスタマイズできるなどです。
Googleカレンダーで予約管理を行う5つのメリット
Googleカレンダーで予約システムを作り予約を管理することにはメリットがあります。まずは、Googleカレンダーで予約を受けつけるメリットについて解説します。
1. 低コストで利用できる
Googleカレンダーで予約を受けるにあたって、有料のサブスクリプションであるGoogle Workspace Individualに登録が必要です。有料ですが、さまざまな機能が使える上に比較的低コストで利用することができます。
月額の料金以外で追加で支払いをする必要もないので安心です。連携や共有などが簡単に行えて、使いやすく便利な機能が低コストで利用できるのは魅力的なポイントの１つです。
2. 比較的簡単に作成できる｜操作もしやすい
Googleカレンダーを利用した予約システムは、かんたんに作成することができます。
すでにGoogleカレンダーを利用していても、予約システム用に作成することで、プライベートで使っているカレンダーの予約を隠すことができるため、カレンダーを共有で利用しても個人の予定が筒抜けになるといった心配もありません。
3. 共有や公開範囲が設定できる
Googleカレンダーで予約管理を行う際は、誰と共有するのかの公開範囲を設定することができます。カレンダーの編集者も1人だけではなく、権限のある人ができるように設定したりなど、業務の効率化にも役立ちます。
また、お客様に対しては、一般公開で誰でも見られるようにする設定から、一部の人が見られる設定まで柔軟に対応できるので、店の状況に合わせて選択することができます。
4. 簡単に予約できる
予約システムは、お客様が使いやすいかどうかも重要なポイントになります。Googleカレンダーは利用者の多いGoogleが提供しているシステムです。シンプルかつ簡単な操作で予約を行えるのが魅力的な予約システムとなっています。
お客様がつかいやすいと感じ、予約が簡単に行えることで予約することへのハードルを下げることができます。予約のハードルが下がることでお客様に予約してもらいやすくなり、集客力の強化に繋がりやすくなるでしょう。
5. 外部の予約システムとの連携もできる
外部のシステムがGoogleカレンダーに対応している場合は連携して利用することも可能です。外部のサービスと連携して利用することでより便利な機能がつかえるようになり、予約に関する業務を中心にさらに効率よく行えます。
予約に関する業務を効率よく行えると、お客様に接する時間を増やすことができます。限られた時間の中でお客様への時間をより確保できるシステムの構築は、売り上げのアップにも繋がるでしょう。
Googleカレンダーで予約システムを作る5つの注意点
Googleカレンダーで予約システムを作成するのはメリットがありますが、同時に注意点も存在します。メリットだけでなく、注意点も把握しておくと導入するかどうかの判断がしやすくなるでしょう。
次は、Googleカレンダーを利用した予約システムの注意点について解説します。
1. 予約を利用する人にもGoogleアカウントが必要
Googleカレンダーを作成するにはGoogleアカウントが必要だと前述しましたが、Googleカレンダーにアクセスして予約を取りたい人にもGoogleアカウントが必要です。Googleアカウントを持っていない場合、まず登録をしなければなりません。
ただし、外部システムと連携して利用する場合は、アカウントは必要ありません。
Googleアカウントは、誰でもすぐに登録することはできますが、Googleアカウントを持っていないお客様が予約するには、アカウント登録という作業が必要になってしまう場合があるので、注意すべき点であると言えるでしょう。
2. 予約の細かい情報を確認できない
美容室やエステサロンといった美容業界の予約には、担当者を指名したり、あらかじめ施術メニューを決めたりということが可能な場合が多いです。
しかし、Googleカレンダーでは、予約の際の追加オプションやメニューの決定などの、こまかな設定をすることができません。
予約をしたい日時や予約した人の名前、メールアドレスといった基本的な情報しか確認することができないので、どういったメニューを希望するかなどは改めて電話やメールでやりとりをするか、お客様が来店したときに聞かなければなりません。
3. 1対1の予約しかできない
複数の予約を受け付けることに向いていないのも、注意点の1つです。1つの予約枠に対して一人しか予約することができないため、何名の予約が入るまで枠を開放しておく、といった設定は行えません。
1つの枠に1名のみの予約を行うような、1対1でサービスを提供する店舗には向いていますが、スタッフが何名か在籍していて、1つの枠に複数の予約枠を設けたい店舗には不向きと言えるでしょう。
4. デザイン変更に制限がある
Googleカレンダーは、デザインの変更には制限があり、サロンに合ったデザインに変更することは難しいでしょう。よりこだわりを持って、予約カレンダーもサロンのイメージに合うようなデザインにしたいと考える方は注意が必要です。
自店のホームページを作りこんでデザイン性の高い仕上がりにしているときはGoogleカレンダーのデザインももっとおしゃれにしたいともどかしく感じてしまうこともあるかもしれません。
5. 法人アカウントを取得する必要がある
Googleカレンダーで予約システムを利用する場合は、有料の法人アカウントを取得する必要があります。前述もしましたが、比較的低コストとはいえ月額料金がかかるのは注意点とも言えるでしょう。
法人のアカウントを持っておらず個人アカウントで予約スケジュールの機能を使いたい場合は、Google Workspace Individual に登録する必要があるなど料金がかかることは覚えておきましょう。
Googleカレンダーで予約システムを作る方法
Googleカレンダーを利用した予約システムには、メリットと注意点の両方があります。しかし、手軽に利用できるため、まずは一度利用してみる、というのもよいでしょう。
ここからは、Googleカレンダーで予約システムを作る方法や予約スケジュールの作り方を解説します。
予約用のカレンダーを作成する
まずは、予約システム用に新しいカレンダーを作成します。パソコンからGoogleアカウントにログインし、Googleカレンダーを開いたら画面の左上にある「作成」をクリックします。
次に「予約スケジュール」を選んでクリックしますが、個人アカウントでGoogle Workspace Individualの契約が済んでいない場合は登録を済ませましょう。
予約スケジュールを作成する
続いて予約スケジュールの作成方法を紹介します。予約の長さや日時が設定できるほか、予約のリマインドを行える機能もあります。自店の予約スタイルに合わせて作成していくことができます。
設定するのが苦手な方や使い方がわからない方も、実際にどのように操作して設定していくのか一つひとつ確認していくことで進めやすくなります。
1. 「予約スケジュール」をクリックしてタイトルを入力する
まずは、予約スケジュールをクリックしてタイトルを設定します。「〇〇ご予約」など、なんの予約で利用するのかが誰からみてもわかりやすいタイトルをおすすめします。
もし、なんの予約で利用するのかわかりにくいタイトルだった場合、お客様が予約するのを躊躇してしまうこともあるかもしれません。一目でなんの予約スケジュールなのかわかる、シンプルなタイトルに設定しましょう。
2. 予約の長さと日時を入力する
お店によって1回の予約でどれくらいの時間利用するかは異なることでしょう。1回の予約で何時間利用するのかを確認し、それをスケジュール上で反映できるように設定を行います。
1回の予約にかかる時間を可視化することで、お客様もスタッフもいつ予約が入っていてどれくらいの時間がかかるのかなどがわかりやすくなります。
3. 詳細があれば入力する
サービスの説明や補足など詳細を記入する必要があれば詳細記入欄があるので入力していきましょう。メモは予約ページのほかに確認メールでも確認できます。
4. リマインダーメールの設定をする
リマインダーメールを送ることもできるので、その設定も行っていきましょう。リマインダーを送る日時を決めるなどの設定ができます。また、リマインダーメールを送信しないという設定も行えます。
リマインダーメールを送ることでドタキャン防止などのメリットもあるので、サロンのお客様の状況に合わせて設定していきましょう。
予約用カレンダーを公開する
作成した予約用のカレンダーを公開する必要があります。せっかく予約用カレンダーを作成しても、公開しなければお客様が利用することができません。
個人にURLを送って共有するほか、店舗のサイトなどで公開することもできます。Googleアカウントを持っているお客様が公開したカレンダーにアクセスするか外部システムと連携することで、予約を受け付けることができるようになります。
これで、Googleカレンダーを利用した予約システムの作成は完了です。
予約スケジュールを編集する
予約スケジュールを編集する方法も覚えておきましょう。Googleカレンダーを開いたら予約スケジュールのアイコンをクリックし、表示されたダイアログの鉛筆アイコンをクリック、編集や修正が可能です。
Googleビジネスプロフィールを利用しているなら「Googleで予約」で集客数アップ
Googleカレンダーのほかに、Googleビジネスプロフィールという機能を利用することもできます。たとえばGoogleで「ランチ」と検索をしたときに、近隣でランチ営業をしているレストランやカフェの情報が表示された、という経験はないでしょうか？
Googleビジネスプロフィールを利用して無料で店舗情報を登録しておけば、近隣のお客様が「エステサロン」「美容室」などと検索をした時に、店舗の営業時間や電話番号、住所などを表示させることができます。
Googleで予約の使い方
Googleビジネスプロフィールを利用すれば、Googleの検索キーワードに応じて店舗の詳細情報を表示させることができ、さらにそこから予約へ繋げることができます。Googleでの予約の仕方について解説していきます。
Googleビジネスプロフィールにログインして、予約をクリックする
まず、パソコンから登録したGoogleアカウントでログインする必要があります。Googleビジネスプロフィールにログインしたら、メニューから「予約」をクリックします。
タブが表示されない場合は、予約機能を利用することができません。その場合は、業種か地域どちらかが原因の場合があります。
プロバイダを選択する
次に、Googleに対応しているスケジュール管理システムプロバイダを選びます。スケジュール管理システムプロバイダとは、リザービアやRettyのような外部の予約プラットフォームのことです。
このようなプラットフォームをすでに利用している場合は、連動して自動的に予約を受け付けることができます。Googleを経由して予約した場合は、Googleビジネスプロフィールの「予約」タブにプロバイダが受け付けた予約の履歴が表示されます。
Googleで予約の3つのメリット
Googleビジネスプロフィールを利用して予約を受け付けることには、いくつかのメリットがあります。Googleで予約を受け付けるメリットについて3つ解説します。
1. Googleマップなど、店舗情報を検索したときに予約ボタンが表示できる
Googleでキーワード検索した際、店舗情報とともに一緒に予約ボタンが表示されます。この予約ボタンは目立つため、お客様の目に留まりやすいというメリットがあるでしょう。
お客様は、Googleビジネスプロフィールに登録しておいた、営業時間やマップなどの店舗情報を参考にしながら予約を進められます。
お客様が地図や営業時間を確認できることで、通うことのできる場所かどうか、自分のスケジュールと照らし合わせて行ける時間が空いているかどうかなどがすぐにわかり、予約に進みやすくなります。
2. お客様が手軽に予約することができる
Googleの検索結果から直接予約をすることができるため、わざわざ予約プラットフォームへアクセスする必要がありません。予約プラットフォームのアカウント登録をする必要もないため、ユーザーの手間を減らすことができます。
3. ほかのサービスと連携して予約を管理することができる
外部の予約プラットフォームプロバイダ（予約システム提供会社）と連携して予約を受け付けることができると前述しましたが、選択できるプロバイダはひとつではありません。
複数のプロバイダと連携することによって、ユーザーごとに違うプロバイダから受け付けた予約を、一元管理することができます。なお、1つのプロバイダはひとつのGoogleビジネスプロフィールに紐づきます。
Googleで予約の2つの注意点
Googleの検索結果から直接予約をすることができるため、ユーザーがわざわざ予約プラットフォームプロバイダへアクセスする必要がありません。
しかも別々のプロバイダから予約しても予約を一箇所で管理できるなど、Googleビジネスプロフィールを利用した予約の受け付けにはさまざまなメリットがあります。
しかし、それと同時に少しの注意点も存在しています。Googleで予約を受け付ける際の注意点について解説します。
1. 予約を利用するにはGoogleアカウントが必要
Googleビジネスプロフィールを利用したシステムから予約を利用するためには、ユーザーもGoogleアカウントを登録しなければなりません。
Googleカレンダーと同じくGoogleの機能を利用したシステムなので、利用するためにはGoogleアカウントにログインする必要があります。まだGoogleアカウントを作成していない方はこれを機に作成してみましょう。
2. 対応している予約プラットフォームと契約している必要がある
Googleビジネスプロフィールを利用して表示した店舗情報に予約ボタンを設置するためには、対応している予約プラットフォームプロバイダと契約する必要があります。
こういった予約プラットフォームの利用には、掲載料や広告料といった費用が必要なものも多いです。そのため、Googleに予約ボタンを設置するためには、コストがさらにかかってしまいます。
予約システムでGoogleで予約を使えばあらゆる予約を一元化
ここからは予約アプリ「リザービア」について紹介します。リザービアと契約していれば、手軽にGoogleビジネスプロフィールと連携して予約システムを作成することができます。
前述したように、予約受付機能を利用すればGoogleの検索結果に「オンラインで予約」という予約ボタンが表示されます。この機能を利用していない店舗には表示されないので、非常に目立たせることができ他店舗との差別化を図ることができます。
また、Googleアカウントに自宅を登録していたり現在地を表示するようにしたりしていれば、自宅から近い店舗はもちろん、外出先から近い店舗など、マップを利用した新たな集客導線を作ることも可能です。
リザービアとGoogleビジネスプロフィールを連携してできること
リザービアとGoogleビジネスプロフィールを連携したら、どんなことができるようになるのでしょうか？利用できる機能について解説します。
Googleの検索画面から手軽に予約がしやすくなる
前述したように、Googleの検索結果やマップに表示される店舗情報に予約ボタンを表示することができるようになります。そのため、わざわざほかの予約プラットフォームやクーポンサイトなど、別の予約導線へ誘導する必要がありません。
検索結果から予約の空き時間を確認し、直接予約をすることができるのでユーザーの手間を省き、煩雑な操作が不要になるため予約までの導線を短くできます。
Googleビジネスプロフィールから予約したお客様を判別できる
Googleビジネスプロフィールを通じた予約は直接予約台帳に取り込まれてGoogleのマークが付くため、判別がしやすくなっています。
どういった媒体を利用してお客様が予約をしたのか、集計することで今後の集客方法に活かしやすくなります。
予約情報をリザービアで一元管理できる
リザービアの予約台帳以外にも、連携オプションで外部の集客サイトやクーポンサイトを通じた予約を一元化する事が可能です。
すべての予約を一元管理できるため、ダブルブッキングしてしまう恐れがありません。
リザービアとGoogleビジネスプロフィールを連携する方法
ここからは、リザービアとGoogleビジネスプロフィールを連携する方法について、具体的に見ていきましょう。
リザービアをご契約いただく
まずは、リザービアをご契約いただく必要があります。リザービアはBasic Sプランを含むすべてのプランでGoogleと連携することができるため、Googleと連携するために違うプランを選ばなければならない、ということはありません。
また、すでにリザービアをご契約いただいている方は、追加料金は不要でそのままご利用いただけます。
Googleビジネスプロフィールを作成する
次に、Googleアカウントを作成してGoogleビジネスプロフィールにログインします。Googleビジネスプロフィールは、店舗情報をGoogleの検索結果など各種に表示できるサービスで、無料で利用することができます。
ただし、Google社により利用することのできる業態が定められております。ご不明な業態のサロン様は確認いたしますので、お気軽に営業担当へご相談ください。
リザービアで予約システムに必要な情報をご登録いただく
予約に必要な情報をリザービアに登録すれば、自動でGoogleに反映されます。リザービアをWeb予約システムとして利用しながら、Googleでの予約にもそのまま対応させることができます。
店舗の営業時間や住所などの基本的な情報のほか、スタッフ情報や提供しているメニュー、クーポンなどこまかな設定も可能です。どのプランでもご不明な点はサポートへお問い合わせいただけますので、安心してご利用いただけます。
Googleビジネスプロフィールを利用すれば集客もスムーズ！
Googleビジネスプロフィールを利用すれば、Googleの検索結果に表示される店舗情報から直接予約を受け付けることができるようになります。キーワード検索以外にも、自宅から近い店舗や外出先の近くにある店舗など、マップ情報と連動させることも可能です。
さらにリザービアと連携することで、あらかじめ希望するメニューやスタッフの指名、クーポンを利用するかどうかなど、詳細な設定なども追加することができます。リザービアをGoogleと連携してお客様の予約の手間を省き、集客に活かしてみてはいかがでしょうか。
