ヨガやピラティス教室で、予約調整や管理にかかる業務の煩雑さに頭を悩ませている方も多いことでしょう。個人レッスンやグループレッスン、継続利用や単発の申し込みなどもあり、予約管理だけでも多くのコストがかかってしまいます。
さらに、ダブルブッキングや予約忘れ、受付のミスなどがあっては、教室の評判を落としてしまいかねません。
そこで、予約システムを導入し、これらの業務を自動化するのがおすすめです。今回は、ヨガ・ピラティス教室で予約システムを導入するメリットや、チェックするポイント、おすすめの予約システムについて紹介します。ぜひ参考にしてください。
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目次
ヨガ・ピラティス教室に予約システムが必要な理由とは
予約システムとは、主にインターネットからの予約を自動で受け付け、業務効率化を可能にするシステムのことです。多くのシステムでは、予約の受け付けだけでなく、顧客管理やDMの送信などもできます。
ヨガやピラティスの教室では、同じ時間枠に複数の顧客の予約を受け付けることもあるため、電話予約による受付だけでは管理が大変になってしまうでしょう。
そこで、予約受付や顧客管理、予約枠の調整やリマインダー通知などを自動化できる予約システムを導入するのがおすすめです。予約にまつわる業務を効率化すれば、その分、集客の施策や顧客対応に、多くの時間を割けられるでしょう。
ヨガ・ピラティス教室に予約システムを導入する6つのメリット
予約システムで業務が効率化できることは、おわかりいただけたのではないでしょうか。しかし、具体的にどのような機能があるのかイメージができないという方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、予約システムを導入することで得られる6つのメリットを、機能とともに紹介していきます。
1.24時間予約受付でとりこぼしを防ぐ
予約システムはインターネットから自動で予約を受け付けるため、24時間いつでも予約を入れられます。教室がお休みの日でも、夜間でも、お客様の都合のいい時間に予約できるため、予約の取りこぼしを防げるでしょう。
電話やメールなどの受け付けでは、レッスンを中断しなければならなかったり、確認が遅れてキャンセルにつながったりすることも考えられます。
予約システムであれば、スマホで思い立ったときに予約できることで、気軽に予約ができるというメリットも。自動で予約を受け付け、予約確認メールを自動で送信する予約システムなら、お客様にとっても安心です。
2.予約の間口を広げられる
予約のチャンスを増やすには、間口は広ければ広いほうが有利です。Googleの検索やSNS・ホームページなど、お店をアピールできる媒体と連携できる予約システムを活用することで、予約を入れたい新規のお客様を確実に予約につなげられるでしょう。
また、忘れてはいけないのが予約管理で、予約の間口を広げすぎて管理ができなくなっては本末転倒。クレームにもつながりかねません。しかし、予約システムが自動で受け付け、管理をしてくれるため、予約数が増えても安心です。
3.スケジュール調整が効率化される
予約システムの導入により、スケジュール調整がスムーズになります。スタッフはスマホやタブレットを使って、レッスンごとの予約状況をいつでも確認できるようになるためです。
一方、お客様もレッスンの空き状況をすぐに把握でき、自分の予定に合うレッスンをかんたんに申し込めます。日程調整のために、お客様とスタッフがメールでやり取りする手間はありません。
スタッフとお客様の双方にとって、スケジュール調整の利便性が高まる点は、予約システムを取り入れる強みです。
4.顧客データを効率的に収集してマーケティングに活かせる
予約システムを導入すると予約履歴や習熟度・身体の悩みなどの顧客情報が、自動で収集されるようになります。Excelのような表計算ソフトに手作業で入力する方法と比べ、データを効率的に管理できる点は大きなメリットです。
さらに蓄積したデータを活用し、お客様の属性ごとにセグメント分けが可能です。たとえば、特定の層に向けてメールマガジンやクーポンを配信し、ターゲットごとに最適な情報を届けられます。これにより、リピーターの獲得が促進されるでしょう。
5.決済業務を効率化できる
予約を自動で受け付けて管理するだけでなく、POSシステムと連携して決済までをスムーズにし、効率化することも可能です。特にヨガ・ピラティスなどの教室では、数カ月にわたり継続して利用される方も多いため、継続課金の決済ができるものがおすすめ。
月謝の受け渡しや集計・管理などを自動化することで業務の負担を軽減しつつ、未収や行き違いなどのリスクを減らせます。
6.売上管理が効率化される
予約システムを導入すると、レッスンごとの売上が自動で集計されるため、非常に効率的です。手作業では発生しやすい記録漏れも防げるため、正確な売上データを把握できます。
レッスンごとの参加人数や売上を一目で確認できるため、収益性の高いレッスンの回数を増やしたり、採算の取れないレッスンの内容を見直したりと、ヨガ・ピラティス教室の効率的な運用に活かせます。
適切な売上管理は、経営を安定させるために欠かせません。手作業だとスタッフの負担が大きくなりがちな売上管理を自動化できる点は、予約システムを導入する大きな強みです。
ヨガ・ピラティス教室向きの予約システムの主な機能
予約システムと一口にいっても、実は使える機能に多少の違いがあります。どの業界でも使える汎用性の高いものから、特定の業界向けに開発された“かゆい所に手が届く”機能を備えたものまでさまざまです。
そこで、ヨガ・ピラティス教室が導入する予約システムにはどんな機能が必要なのかを紹介しますので、参考にしてください。
予約受付・管理
基本機能としての予約受付・管理機能。電話やメールなどのマンパワーに頼った予約受付方法では、行き違いや聞き間違い、記載ミスによるトラブルも考えられますが、予約システムの場合は自動で処理されるため、ヒューマンエラーを防げるでしょう。
また、教室の宣伝のためにSNSやホームページを利用している場合、それらと連携して受け付けられるものが便利です。InstagramやGoogleで、近くのヨガ・ピラティス教室を探している方をスムーズに予約につなげられます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能を備えた予約システムを導入すれば、予約枠が無駄になることを防ぎやすくなります。たとえば定員に達したレッスンがあれば、自動でキャンセル待ちリストに切り替わるためです。これにより、お客様はキャンセル待ちの状態にエントリーできます。
もしキャンセルが発生した場合、予約システムがキャンセル待ちしているお客様へと、空きの出た予約枠を自動で提供してくれます。スタッフの対応は不要なため、教室側の業務負担が軽減され、利用者も空き状況を何度も問い合わせる必要がなくなるでしょう。
カレンダー・指名予約機能
ユーザーの利便性を高めるのが、カレンダーや指名予約機能です。予約可能な日時が一目でわかるカレンダー機能があれば、自分のスケジュールと照らし合わせて予約を入れやすく、予約日時の間違いを減らせます。
また、講師が複数在籍している教室では、講師を指名して予約ができる指名予約機能が必要です。それぞれの講師のスケジュールをカレンダーで確認し、指名予約ができる予約システムを選びましょう。
自動メッセージ機能
予約時やレッスン前日のリマインダー通知・キャンセルなどのメッセージを自動で送信できる機能も必要です。予約忘れを防ぎ、予定の把握やキャンセルの確認ができるため、信頼関係を損なうことなく安心して利用していただけます。
また、自動メッセージ機能を活用してキャンペーンや最新情報などをDMで送信し、販促に利用することで、リピーター獲得につながる可能性も高まるでしょう。
顧客管理
継続や単発など、多くのお客様を抱えることが多いヨガ・ピラティス教室では、特に大変なのが顧客管理でしょう。
お客様のなかでも、初心者から上級者などレベルもさまざまなので、新しいクラスを案内する際にそれぞれのレベルに合わせたDMを最適化することが求められます。
予約システムで蓄積した予約情報やお客様の習熟度などを管理し、それぞれのレベルに合わせた情報の提供やメルマガの送信によって、お客様に対するアプローチの効果をより高められるでしょう。
回数券・クーポン発行機能
予約システムでは、回数券やクーポンをデジタルで発行できます。
紙の回数券・クーポン発行はスタッフにとって手間のかかる作業であり、お客様にとっては紛失のリスクがあるなど、双方にとって不便な面がありました。その点、デジタルの回数券・クーポンを発行できれば、教室側では管理の負担が軽減され、お客様が失くしてしまうこともありません。
回数券やクーポン利用の利便性を向上させることにより、再受講の増加につなげられるでしょう。
ヨガ・ピラティス教室で導入する予約システムのチェックポイント
予約システムの機能について理解したところで、ヨガ・ピラティス教室で導入する場合のチェックポイントを紹介します。
必要な機能やスタジオの運営方法などと照らし合わせて、チェックしておきましょう。
必要な機能と料金のバランスは適正か
予約システムは料金もさまざまなので、より安いものを選ぼうとしてしまいがち。ところが、安さで選ぶとのちのち後悔することも考えられます。
ものによっては、予約数やDMの送信に制限があったり、必要な機能がオプションだったりして、最終的には高くなってしまうことも。
また、自身にとって必要不可欠な機能がついていない予約システムを選んでしまった場合、もはや予約システムを導入する意味がありません。一方で、機能が豊富に揃っていても、毎月の支払いが負担になることも考えられます。
そのため、無理のない金額であるかも確認する必要があるでしょう。
もちろん、料金が高ければ完璧なシステムであるとは限らないため、必要な機能があるかをしっかりとチェックした上で、料金とのバランスを見ることが大切です。
SNSやホームページなどとの連携機能はあるか
ヨガ・ピラティス教室では、SNSを使った集客やポータルサイト・ホームページなどを使ってアピールしている方も多いのではないでしょうか。その場合、SNSやホームぺージ・ポータルサイトと連携できる機能が欠かせません。
予約システムによって連携できるサービスは違うため、自身の教室で集客に利用している媒体と連携できるかどうかは、必ずチェックしておく必要があります。
また、各ポータルサイトやホームページ、SNSやGoogleなどから入った予約を一元管理できるものであれば、さらに便利です。一元管理機能の有無も確認しておくのがおすすめです。
マルチデバイス対応が可能か
ヨガ・ピラティス教室の講師は、一カ所だけでなくいくつかのスタジオを掛け持ちしているケースも多いです。そのため、移動中に予約状況や顧客情報を確認できるものでなければなりません。
スマホやタブレットで同期できる予約システムかどうかは重要です。外出先や移動中に確認でき、複数のスタッフと情報共有できるかなどの機能はチェックしておきましょう。
ヨガ・ピラティスなどの運営におすすめの予約システム7選
それでは、ヨガやピラティスなどのスクール系の業態におすすめの予約システムを紹介していきます。ぜひ、導入する際の参考にしてください。
1.STORES（ストアズ）予約
出所：STORES（ストアズ）予約公式Webサイト
ネットでの予約受付・管理に加え、回数券や月謝の決済も利用可能。LINEと連携してLINE上で予約管理を完結できます。また、Zoomと連携して、参加URLを自動で送信できるため、オンライン教室の開催にも便利です。
予約時にアンケートを設定して回答してもらうことでマーケティングに活用できたり、グループ予約受付も100人まで任意で設定できたりと、ヨガ・ピラティス教室向けの機能も揃っています。
初期費用無料で気軽に導入できるのも利点です。プランは5種類用意されており、月間の予約件数や登録可能なスタッフ数がそれぞれ異なります。各プランの料金や予約件数の上限は以下のとおりです。
フリープランとスモールプランはスタッフ登録ができないため、個人のインストラクター向けです。複数のインストラクターでヨガ・ピラティス教室を運営する場合は、チーム以上のプランを利用するとよいでしょう。
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2.freee予約
出所：freee予約公式Webサイト
freee予約の最大の特徴は、アプリで予約サイトを簡単に作成できる機能。スマホでSNSを利用する感覚で予約管理できるので、システムの操作に苦手意識があるという方におすすめです。
事前決済や承認制の予約設定などもでき、自動メッセージ機能なども備わっています。簡単に最低限の機能だけを使いたい方にピッタリの予約システムだといえるでしょう。
初期費用0円で利用でき、月額無料のStarterプランでも予約件数の制限がない点が大きな強みです。有料プランとして月額3,980円（税込）のBusinessプランが用意されています。顧客管理機能を利用する場合は、Businessプランを選ぶ必要があります。
なお、Businessプランの上位プランとしてより機能の充実した、ShopプランやCompanyプランなどもありますが、リニューアルに伴い受付停止中です。
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3.Airリザーブ
出所：Airリザーブ公式Webサイト
予約受付・管理にリマインドメール、メッセージ配信機能などに加え、予約の集計や予約一覧の作成などが可能です。
AirペイやAirレジと連携できるため、会計や決済、売上データの分析などを効率化できます。
受付時はカレンダーからお客様が自由に選ぶ形とスクール側が設定した予約枠から選ぶ形を選択できるため、スタジオを掛け持ちしている方や空いた時間を活用してレッスンを申し込みたい方におすすめです。
Airリザーブには利用できる機能の範囲が異なる3種類のプランがあり、初期費用と月額費用は、それぞれ以下のように設定されています。
初期費用・月額費用無料のフリープランでも、基本的な予約管理や顧客管理が利用できます。
有料プランは2種類あり、ベーシックプランはGoogleカレンダーとの連携や、予約リマインドメールが利用可能です。スタンダードプランならベーシックプランの機能に加え、予約時アンケートや計測タグの設置など、顧客分析に活用できる便利な機能も利用できます。
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4.Square(スクエア)予約
出所：Square(スクエア)予約<公式Webサイト
予約サイトを簡単に作成できるツールとの連携や、Facebook・Instagram・Googleとの連携機能で、予約の間口を広げられます。
POSレジとの連携で、事前決済をしたり、カード情報の保存で次回申し込みの決済をスムーズにしたりすることもできるでしょう。
専用の予約アプリを活用することで、外出先や移動中の予約管理業務を円滑にし、リマインダー通知の設定なども行えます。
Squareには利用できる機能の範囲が異なる3種類のプランが用意されており、いずれも初期費用無料で導入できます。月額無料のフリープランでも予約管理はもちろんのこと、リマインダー機能や顧客管理など豊富な機能を備えているのが特徴です。
有料プランとして、月額3,000円（税込）のプラスプランと、月額8,000円（税込）のプレミアムプランが用意されています。複数のスタッフで予約管理を行う場合には、これら有料プランの選択が必要です。
プレミアムプランは、スタッフの勤怠管理や歩合給の計算も予約システムで行いたい場合に適しています。もし勤怠管理の必要がなければ、コストを抑えつつ充実した予約管理機能を利用できる、プラスプランがおすすめです。
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5.RESERVA（レゼルバ）
出所：RESERVA（レゼルバ）公式Webサイト
RESERVAは、初期費用無料で導入できる予約システムです。約3分で初期設定が完了でき、導入した日から、予約受付を効率化できます。
LINEやGoogleカレンダーなど多くの人に使われている外部システムとの連携機能が充実しており、スタッフにとってもお客様にとっても利用しやすいのが強みです。6種類のプランが用意されており、以下のようにプランごとに月間予約件数の上限が異なります。
プランごとの大きな違いは月間予約件数の上限です。小規模な教室ではフリープランやブループランでも対応可能ですが、予約件数が多い場合は上位プランの検討が必要です。またキャンセル待ち機能を利用する場合には、ゴールドプラン以上を選ぶ必要があります。
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6.ZIPスタジオ運営システム
出所：ZIPスタジオ運営システム公式Webサイト
ZIPスタジオ運営システムは、ヨガ・ピラティス教室向けに特化した予約システムです。初期費用は110,000円（税込）、月額費用は1店舗あたり27,500円（税込）で導入できます。
スタッフ向けの管理機能が充実しており、スケジュールや回数券の管理がスムーズに行えます。オンラインレッスンの環境も整っており、予約受付からチケット消化、Zoomの自動起動までを全自動で処理できるのも大きな特徴です。これにより、オンライン対応の負担を軽減できます。
また新規のお客様にとって利用しやすい設計になっており、体験予約は会員登録不要で、名前・メールアドレス・電話番号を入力するだけで申し込める点も強みです。
検索機能も使いやすく、「教室の場所」「レッスン内容」「インストラクター」などの条件でかんたんに希望にあったレッスンを探せます。お客様が快適に予約できる環境の整った予約システムです。
7.MOSH(モッシュ)
MOSHは、ヨガやピラティスのオンラインレッスンを販売するのに適した予約システムです。予約受付や事前決済・ZoomのURL自動発行など、オンラインレッスンを始めるのに適した機能がそろっています。サブスク機能が導入されており、月額制の定期レッスンを提供できる点も大きな強みです。
MOSHの導入コストは他のシステムと大きく異なり、初期費用だけでなく固定の月額費も発生しません。費用が生じるのは決済が発生したタイミングであり、決済手数料3.5% + サービス利用料3.0% + 99円が発生する仕組みです。
売上に応じて費用が発生する仕組みのため、収益が不安定な個人事業主やフリーランスのインストラクターにとってコスト負担が少なく、導入しやすい予約システムです。
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ヨガ・ピラティス教室におすすめの予約システム「リザービア」
リザービアは、機能が豊富で、GoogleやLINEなどとも連携できる予約システム。美容系に強いだけあって、スタッフの指名予約や設備管理機能・専用予約アプリなどの便利な機能が揃っています。
Google検索で近くの教室を探しているユーザーにスタジオ情報を表示させ、直接予約を入れられるため、予約完了率が高いのが特徴です。
LINEアプリとも連携できるので、LINE上で予約の受け付け、DM送信、クーポンや口コミの利用など、お客様へのアプローチを完結できます。
自動メッセージ機能やクーポン機能・予約集計などの機能はすべて揃っています。また、LINEやGoogleだけでなく、ポータルサイト経由の予約もまとめて管理できる「BMS」（オプション）という一元管理機能も便利。
ヨガ・ピラティス教室にもっともおすすめな予約システムです。
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予約システムを活用してヨガ・ピラティス教室の予約管理業務を効率化させよう
予約受付や管理の業務効率化・リマインダー通知による予約忘れ防止・DM送信による再予約の促進など、ヨガ・ピラティス教室で取り入れるメリットが多い予約システム。他のサービスと連携できる機能があれば、集客の導線を作るのにも役立ちます。
業務効率化に役立つ機能や連携できるサービスは、予約システムによって違いがあります。ヨガ・ピラティス教室には、予約管理・顧客管理・集計や連携機能が豊富なリザービアがおすすめです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
