ホットペッパービューティーにサロン情報を掲載しているサロンでは、予約管理の手段としてサロンボードを導入しているケースは少なくないでしょう。
しかしホットペッパービューティーを活用し始めたばかりの場合や掲載を検討中の場合は、サロンボードの存在を知ってはいても、実際にどんな使い方ができるのかわからないかもしれません。
本記事では、サロンボードを使い始める際に知っておきたい使用方法や、利用する際の注意点を紹介します。
※弊社はサロンボードやホットペッパービューティーの代理店ではありません。あらかじめご了承ください。
この記事でわかること
- サロンボードはホットペッパービューティーが提供する予約管理システムで、基本機能が揃っています
- ログインはメールアドレス宛のIDと初期パスワードで行い、7日以内のパスワード変更が必要です
- 予約管理や顧客へのメッセージ配信が可能で、サロン運営を円滑に進める助けになります
目次
サロンボードはホットペッパービューティーが提供する予約管理システム
出所：ホットペッパービューティー公式Webサイト
サロンボードとは、ホットペッパービューティーが提供している予約データを管理するシステムです。
ホットペッパービューティーはヘアサロンをはじめエステサロンやリラクゼーションサロンなど、美容系サロンの予約に特化したクーポンサイトです。
その知名度は非常に高く、美容サロンで働く人のみならず、予約を入れるお客様側にも広く名の知れ渡っています。
そんなホットペッパービューティーにサロン情報を掲載することで、無料で利用できる予約管理システムがサロンボードです。
サロンボードの基本機能や利用メリットについて詳しく知りたい場合は、下記の記事を参考にしてください。
関連記事
サロンボードの使い方｜ログインや予約管理の方法を紹介
出所：サロンボード公式Webサイト
サロンボードには、サロン運営に必要な基本的な機能がそろっています。そのなかでも、サロンボードを使い始める際に知っておきたい使用方法が下記の8つです。
- ログイン方法
- 受付可能数の設定
- 来店処理の方法
- 予約の変更方法
- キャンセルになった際のポイントの返還処理
- 予約の一時停止の方法
- 予約拒否の方法
- お客様へのメッセージ配信
上記の方法について、それぞれ順番に紹介します。
ログイン方法
サロンボードの利用を申し込むと、申し込みの際に記入したメールアドレス宛てにIDと初期パスワードの通知メールがそれぞれ届きます。そのIDと初期パスワードを用いてサロンボードのログイン画面からログインします。
初期パスワードには有効期限が設けられているため、通知メールの到着から7日以内にログインし、任意のパスワードへの変更が必要です。
もし有効期限を過ぎてパスワードを失効した場合は、サロンボードのヘルプデスクへ初期パスワードの再発行を依頼してください。
また、ログインしたまま15時間以上経つと自動的にログアウト処理が実行されます。このタイミングで編集途中のデータがあると保存されないため注意しましょう。
サロンボードにログインできないとき
IDやパスワードを忘れてログインできない場合は、ログインボタンのすぐ下にある「ログインできない場合はこちら」をクリックし、手順にしたがって再通知または再発行のメールを受信してください。
登録したメールアドレスが不明な場合は、担当営業への連絡が必要となります。
受付可能数の設定
1日の予約受付可能数を設定することができます。曜日ごとや日にちごと、スタッフごとといった細かい設定も可能です。
来店処理の方法
スケジュール画面を開き、来店したお客様の予約枠をクリックすると予約詳細が表示されます。詳細が表示された画面内にある「受付チェック」と記載されたボタンをクリックすることで、来店の受付ができます。
施術後は、受付時と同様の手順で予約詳細を開き、「施術終了」と記載されたボタンをクリックすることで施術が完了したことを記録できます。
予約の変更方法
予約内容は下記の手順でかんたんに変更できます。
- スケジュール画面を開き、変更したい予約枠をクリック
- お客様の名前や予約メニューが表示されるため、その画面左上にある「変更」ボタンをクリック
- 予約変更画面が表示されるため、来店日時などの変更情報を入力
- 画面下部に表示される「変更する」をクリックして完了
キャンセルになった際のポイントの返還処理
ネット上でお客様が予約をキャンセルした場合、利用したポイントはその場で返却されます。
電話でのキャンセルの場合は、サロンボードで店側がキャンセル処理を行った時点でポイントが返されるシステムです。サロンの処理状況によっては、ポイント返却までに1週間くらいかかることもあります。
予約の一時停止の方法
予約が殺到したり人員不足が起きたりした場合など、サロンのネット予約の受付を休止したいという場面が出てくるかもしれません。その場合は、管理画面からネット予約を一時的に停止することも可能です。
予約拒否の方法
サロンにとって好ましくないお客様が出てくる可能性もあります。そこで、トラブルが起きた際などにサロンボードでそのお客様を「要注意人物」に設定しておくと、次にもしそのお客様から予約が入った際に表示が出ます。
そこで、店舗側で予約のキャンセル処理を行えばOKです。ただし、メッセージで予約を受けられない正当な理由を記載して、極力相手の気持ちを損ねないよう注意を払いましょう。
お客様へのメッセージ配信
サロンボードでは顧客にDMを送信することが可能です。トップ画面のグローバルナビから「メッセージ管理」を選び、一斉配信やお客様ごとなど配信対象を絞り込んで送りましょう。
サロンボードは他のシステムやSNSと連携できる？
出所：サロンボード公式Webサイト
サロンボードはホットペッパービューティー以外のものと連携できるのでしょうか。GoogleやLINEと連携できるかどうかについて解説します。
Googleビジネスプロフィールとの連携
GoogleビジネスプロフィールはGoogle検索やGoogleマップに表示されるサロンの情報を管理できるツールです。サロンの写真や営業時間、提供しているメニューなども掲載できます。
サロンの予約URLを設定できる「オンラインで予約」ボタンもあり、そのリンク先にホットペッパービューティーの予約画面を設定することもできます。
ただしこの場合も、予約が入るとホットペッパービューティーへの手数料が発生するため、覚えておきましょう。
SNSとの連携
残念なことに、サロンボードやホットペッパービューティーとLINEやInstagramなどのSNSを連携させることはできません。SNSと連携させたい場合は、連携が可能な他の予約システムを利用することがおすすめです。
SNSと連携可能なものも含んだ「ホットペッパービューティーと連携可能なシステム」については、下記の記事を参考にしてください。
関連記事
サロンボードでよくあるエラーと対処法
サロンボードを日常的に利用する中で、ログインができない・パスワードが切れた・レジ締めを忘れたといったトラブルに遭遇するケースは少なくありません。ここでは、サロンスタッフがよく直面する代表的なエラーと、その解決方法を整理して解説します。
ログインできないときの対処法
サロンボードにログインできない原因は、主に以下の3つに分類されます。それぞれの解決手順を確認しましょう。
- パスワードを忘れた / 間違って入力している: ログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちら」から再発行手続きを行います。登録メールアドレスに再設定リンクが届きます。
- パスワードの有効期限が切れている: サロンボードでは一定期間ごとにパスワードの再設定が必要です。後述の「パスワード有効期限」対処法を確認してください。
- サーバー側の一時障害: ホットペッパービューティー側のメンテナンスや障害でログイン不可になることがあります。公式の障害情報ページで状況を確認しましょう。
PC版とスマホ版で表示挙動が異なる場合もあるため、別デバイスでアクセスして切り分けることも有効です。
パスワードの有効期限が切れた時の対処法
サロンボードではセキュリティ上の理由から、パスワードに有効期限が設定されています。期限切れの通知が表示されたら、ログイン画面の指示に従ってパスワードを再設定してください。
再設定時は、過去に使用したパスワードと同じものは設定できないケースがあります。スタッフ間で共有する場合は、新パスワードを忘れずに共有体制を整えておきましょう。
レジ締めを忘れた時のリカバリ方法
営業終了時のレジ締め処理を忘れてしまった場合、翌営業日にサロンボード管理画面から該当日付のレジ締めを後追いで実行できます。「売上管理」メニューから該当日付を選択し、レジ締め処理を完了させてください。
ただし、翌月以降にまたがるとレジ締めができなくなる場合があるため、月末をまたぐ前に対応することが重要です。
予約振り分けが正しく反映されないときの対処法
スタッフ別の予約振り分けが意図通りに動作しない場合は、「シフト管理」と「スタッフ別予約枠設定」の両方が正しく設定されているかを確認しましょう。シフト情報が抜けているスタッフには予約が割り当てられない仕様です。
サロンボードの料金と複数店舗対応
サロンボードを導入・利用するうえで気になる料金体系と、複数店舗運営している場合の対応について解説します。
サロンボードの導入にかかる費用
サロンボード自体の利用料金は基本的に無料ですが、ホットペッパービューティーの掲載料(月額)と、予約発生時のネット予約手数料が別途発生します。掲載プランによって月額費用が異なるため、自店の規模・集客目標に合わせたプラン選定が重要です。
掲載料の詳細は、ホットペッパービューティーの掲載料・手数料に関する解説記事もあわせて参考にしてください。
複数店舗で利用する場合の運用
複数店舗を運営している場合、サロンボードでは店舗ごとに別アカウントが付与されます。本部からの一元管理機能は限定的なため、店舗ごとにログイン・運用が必要となります。
多店舗運営で予約管理を本部で集約したい場合は、リザービアのような予約一元管理機能を持つ予約システムとの併用も検討の余地があります。
サロンボードを使うなら知っておきたい注意点
出所：サロンボード公式Webサイト
ここでは、サロンボードを使う前に知っておきたい注意点として、2つの点を挙げます。
サーバーがダウンするとすべての機能が使えない
サロンボードは、過去に2回サーバーダウンしたという事実があります。たびたび起きることではありませんが、サーバーがダウンしてしまうと、スケジュールだけでなくレジなどサロンボードにかかわるすべての機能が使えなくなることは覚えておかなければなりません。
ホットペッパービューティーで予約が入るたびに手数料がかかる
ホットペッパービューティーでネット予約が入ると、1回ごとに予約メニュー料金の2％の手数料がかかります。つまり、ホットペッパービューティーを経由した予約が入れば入るほど手数料として支払う金額も増えていくシステムです。
ホットペッパービューティーをメインで使うなら無料で利用できるサロンボードが便利！
出所：サロンボード公式Webサイト
ホットペッパービューティーによる集客がメインのサロンにとって、サロンボードは大変便利な予約管理システムです。予約管理から会計までがひとつのシステムで管理できるため、サロン運営を円滑に進める助けとなります。
もしホットペッパービューティー以外にも複数のポータルサイトに予約窓口を設置する場合や、SNSからの予約も予約台帳へ自動反映させたい場合は、ほかの予約システムとの連携を検討してみても良いかもしれません。
サロンのターゲットに合った予約方法で、集客力を安定させましょう。
※弊社はサロンボードやホットペッパービューティーの代理店ではありません。あらかじめご了承ください。
よくある質問
サロンボードとはどのような予約管理システムですか？
サロンボードは、ホットペッパービューティーが提供する美容サロン向けの予約管理システムです。ホットペッパービューティーにサロン情報を掲載することで、無料で利用できます。予約管理や顧客へのメッセージ配信など、サロン運営に必要な基本的な機能が備わっています。
サロンボードへのログイン方法を教えてください。
サロンボードの利用申し込み後、登録メールアドレスに届くIDと初期パスワードでログインします。初期パスワードには7日間の有効期限があるため、期限内にログインして任意のパスワードに変更が必要です。期限切れの場合はヘルプデスクへ再発行を依頼してください。
サロンボードで予約の変更やキャンセルはどのように行いますか？
スケジュール画面から変更したい予約枠をクリックし、表示される詳細画面の「変更」ボタンから日時などを修正できます。お客様がネットでキャンセルした場合はポイントが即時返却されますが、電話キャンセルの場合はサロン側でキャンセル処理を行うとポイントが返還されます。
サロンボードはSNSと連携して予約を受けられますか？
残念ながら、サロンボードやホットペッパービューティーはLINEやInstagramなどのSNSと直接連携して予約を受け付ける機能はありません。SNSからの予約も管理したい場合は、SNS連携が可能な他の予約システムの利用を検討することをおすすめします。
複数の予約経路がある場合、どのような予約システムがおすすめですか？
ホットペッパービューティー以外にも複数のポータルサイトやSNSから予約を受け付けている場合、それらを一元管理できる予約システムがおすすめです。予約台帳へ自動反映されるシステムを選ぶことで、予約管理の手間を減らし、サロン運営をより円滑に進めることができるでしょう。
