インターネット予約が主流の現代では、ホームページに予約システムを作成することは欠かせなくなりました。予約システムを導入することで、お店側も顧客側も、さまざまなメリットが得られます。
本記事では、予約システムを作成・デザインする方法と、予約システムに必要な機能と導入のメリットについて、詳しく解説します。
目次
予約システムを作成・デザインする方法とは？
予約システムを作成するには、さまざまな方法があります。方法によってできることと、かかる費用に違いが出ます。ここでは、予約システムを作成・デザインする主な方法について詳しく解説します。
1. 開発会社に製作してもらう｜カスタマイズ・フルスクラッチ
予約システムを作成・デザインするには、開発会社に製作してもらう方法があります。
また、システムの開発方法には、既存のパーツやコードを使用せずにゼロから新規システムを開発する「フルスクラッチ」と、パッケージ製品から自社の業務に合わせて製作する「カスタマイズ」の2通りがあります。
フルスクラッチは、SaaSやプラグインのような制限を受けることが一切ありません。そのため、独自の予約システムの開発を目指す場合に利用されるケースが多いです。
一切の制約を受けず、自由な開発ができる点が、フルスクラッチ予約システムの大きなメリットといえるでしょう。
しかし、少なからずデメリットも存在します。
予約システムにはデータベースが必要で、ECサイトの開発・構築以上に手間がかかるといわれていることから、専門のシステム開発会社に依頼するしか手段がないケースもあります。そのため、多額の開発費用がかかる点がデメリットといえます。
自社に合った予約システムを作成してもらうためには、外注先と要件定義をすり合わせ、テストを重ねて微調整をしていく工程が大切になります。
2. プラグインを利用する｜WordPressなど
予約システムを作成・デザインするには、WordPressなどのCMSを利用して、予約システムに対応したプラグインを導入する方法があります。
プラグインとは、WordPress機能を拡張するためのソフトウェアです。予約機能は、標準のWordPressには搭載されていません。しかし、プラグインを追加することで、予約機能の作成ができるようになります。
プラグインを活用する大きなメリットとして、開発コストを抑えられる点があげられます。
プラグインには、無料にも関わらず優秀な機能を持つものが多数あります。ただし、自身でホームページを作成できるITスキルを持ち合わせていない場合、プラグインを活用した予約システム開発・構築を、専門家に依頼する必要があります。
3. 自作する｜スキルを活用
Webサイト作成のためのスキルを持っている場合、自分で予約システムを作成することができます。
オリジナルのシステムを作成できるため、自社の望む機能やデザインを装備したサイト設計が可能です。
予約システムを自作できれば、そのぶん、アウトソーシングやCMSの有料プランにかかるはずだった費用を節約することができます。以下では、予約システム作成のために必要なスキルをご紹介します。
Java・JavaScript
Javaは予約システムだけにとどまらず、システム開発、アプリ開発、Web開発などさまざまな場面で用いられるプログラミング言語です。
幅広い環境で使えるプログラミング言語のため、新たにプログラミングを覚えたい人が、真っ先に学びたいプログラミング言語のひとつといえるでしょう。Javaは処理スピードが早く、予約システムの開発やアプリ開発に必要不可欠です。
Javascriptは、コンテンツの更新やマルチメディアの管理など、多くのことに対応できるプログラミング言語です。
Javascriptを用いることで、予約システムを作成する際に必要な動的コンテンツ、たとえばカレンダー機能やメッセージ機能などに対応できます。そのため、自分で予約システムを作成する際には、Javascriptの知識が必要です。
Javascriptは、予約システムの中でいうと、入力内容を確認する画面を構築する場合などに使用されます。
PHP
PHPは、Javascriptと同じく、動的なコンテンツが作れるプログラミング言語です。PHPとJavascriptの違いは、処理がサーバー側でおこなわれるか否かです。
PHPは、カレンダー機能における予約状況の確認、予約内容の確認画面、予約システムにログインした後に表示される画面などに使用されるケースが多いようです。
HTML
HTMLは、Webページを作成する際に用いられるプログラミング言語です。ソースコードを編集することで、テキストや画像などの構成を指定することができるため、マークアップ言語とも呼ばれています。
インターネット上にある大抵のWebページは、HTMLにて作成されています。HTMLタグで文章の構造を指定し、文字情報、画像や動画の埋め込み、リンクなどに意味を持たせることが可能です。
CSS
CSSは、HTLMで記載された文章の体裁や見栄えを表すプログラミング言語で、Webページの見た目を調整するために用いられます。
CSSによって、サイズや色、レイアウトなど、Webページの装飾を定め、デザインすることが可能です。
4. 予約システムサービスを導入する
このように、予約システムサービスを導入するための方法は、さまざまあります。予算などの兼ね合いも含めて、自社のサービスに合った方法で、予約システムサービスを導入するといいでしょう。
予約システムに必要な機能とは？
予約システムを作成するにあたり、どのような機能が必要となってくるのでしょうか。ここでは、予約システムに必要な主な機能について、具体的にご紹介します。また、機能実装に伴う選び方のポイントについても、詳しく解説します。
1. 予約管理機能｜予約タイプで選ぼう
予約システムには予約管理機能が必要です。予約管理機能が実装されれば、それまで予約管理業務に割かれていた労働力が軽減されます。
また、予約直前にお客様にお送りするリマインドメールやキャンセル待ち機能など、自社が望む機能を実装することにより、予約トラブルを減らすことができます。
2. 顧客管理機能｜マーケティングに利用
顧客管理機能は、マーケティングにも利用できます。受付時、予約フォームから入力されたユーザーの登録情報をマーケティングに活用し、PDCAを回すことで、収益の拡大を目指します。
選び方のポイントとしては、利用頻度や支払い総額などのLTVに関するデータ、集客エリアが分析できる機能があるものをおすすめします。
リザービアの顧客管理機能は、会員種別、名前、電話番号、来店回数、前回スタッフ、前回メニュー、前回クーポンの複数項目から、会員の検索が可能です。
また、検索後はクーポン付きのDM配信、アプリへのプッシュ通知、スタンプの付与等が行えるため、予約システムとして活用しやすいといえるでしょう。
詳しい内容については下記のページを参考にしてみてください。
機能一覧｜予約システム「リザービア」
3. メール自動送信機能｜トラブル防止
メール自動送信機能は、顧客の予約が完了した際、もしくはキャンセルをした際に、自動的に顧客本人に入力内容が反映されたメールが送信される機能です。
来店予約の前日に確認メールを送ることもできるため、予約時間の勘違いに伴うトラブルを防ぐ効果も期待できます。
リザービアのメッセージ自動配信機能は、施術日から最大60日後まで、配信制限なく自動メッセージの登録が可能です。
また、配信対象顧客も、前回のメニューや指名スタッフごとに設定することができます。来店日当日のお礼メールや、来店から1週間後のフォローメール、来店から50日後の再来店促進メールなど、集客につながる使い方が多数用意されています。
詳しい内容は下記のページをご覧ください。
機能一覧｜予約システム「リザービア」
4. セキュリティ対策機能｜情報漏えい防止
予約システムは、顧客の個人情報に関する膨大なデータを管理することになります。そのため、セキュリティ対策には万全を期して臨む必要があります。
サーバーのホスティングを行う際には、事業者のセキュリティ対策が万全であるかを必ず確認しましょう。通信の暗号化（SSL）や不正アクセスに対する対策（WAF・IDS・IPSなど）に対応しているかどうかが、セキュリティ対策機能の選び方のポイントです。
5. 決済機能｜回数券・チケットなど
月額課金などのサブスクリプションサービスを提供している、もしくはチケット・回数券などを販売している場合には、予約システムに事前決済機能を追加するやり方も検討してみるといいでしょう。
なかには、クレジットカードを所持していない人もいるかもしれません。現金やカードだけではなく、電子決済の機能も搭載されていると、万人にとって使いやすいシステムとなります。
自社のユーザー層に合わせた決済方法を準備しておくことで、機会損失を防ぐことができるので企業に対するイメージアップにもつながります。
予約システムを導入する4つのメリットとは？
さまざまな機能を持つ予約システムを導入するにあたり、たくさんのメリットが挙げられます。ここでは、予約システムを導入するメリットを4つご紹介します。
1. 24時間365日予約の受付が可能
電話やメールでの予約対応の場合、予約受付は営業時間内のみに限定されてしまいます。
しかし、予約システムを導入することにより、24時間、365日予約の受付が可能となります。
お店の営業時間内は仕事中で、予約したくともできずにいた人が中にはいるかもしれません。こういった機会損失を減らすためにも、予約システムを有効に活用しましょう。
また、予約状況がひと目で確認できるため、飛び込み顧客の受け入れの可否が即座に判断できる点もメリットです。
2. 予約管理が楽になる｜スタッフの労力削減
予約システムを導入することにより、これまで多くのリソースを費やしていた予約管理業務におけるスタッフの労働力を、大幅に削減できます。
導入前は、電話やメールで顧客とやり取りをし、決定した予約内容を改めてExcelや予約台帳に記入する必要がありました。しかし、一度システムを構築してしまえば、その手間はすべてカットできます。
また、入力ミスやニアミスも防ぐことができ、顧客満足度の向上につながる点もメリットといえるでしょう。
3. お客様が予約しやすくなる｜予約のハードルが低い
予約システムを導入することにより、顧客が自分のタイミングで予約できることも大きなメリットのひとつです。
お店の空き状況を自身が望むタイミングで確認でき、電話などの応対も不要であるため、予約への心理的ハードルが低くなります。よって、集客・収益の向上につながる可能性も高まります。
4. 顧客データをマーケティングに利用できる
予約システムを導入すると、予約データが自動的に蓄積されます。蓄積された顧客データはマーケティングに活かせる点も、メリットとして挙げられます。
予約情報だけではなく、顧客情報のすべてが一括管理できるのが予約システムの強みといえます。データを元に戦略的な集客をおこなうことで、集客率向上が期待できます。
また、データ入力が自動になれば、入力ミスはなくなり、正しいデータだけが保存されます。人的リソースをカットできるだけではなく、データそのものの質が向上する点も、予約システム導入のメリットです。
予約システムを導入する時の注意点とは？
スタッフの労働力削減、顧客側の予約へのハードルが下がるなど、数々のメリットを持つ予約システムですが、導入の際にはいくつか注意点があります。ここでは、予約システムサービスを導入するときの注意点を2つご紹介します。
1. 導入・運用にはコストがかかる
予約システムの導入・運用には、どうしてもコストが発生します。自社でゼロから作る場合は、詳しい知識を持つスタッフが必要になりますし、工数も多いです。また、開発をアウトソーシングする場合は、当然費用がかかってきます。
初期費用のほか、月額費がかかるものやメンテナンス費用なども必要でしょう。
予約システムを導入する際には、システムを開発・維持できるコストがかかる点を念頭に置いておきましょう。
2. システムのメンテナンスが欠かせない
前述した通り、予約システムは顧客の大切な個人情報を取り扱っています。そのため、定期的なメンテナンスは必要不可欠です。
システムの脆弱性を放置すれば、いずれ個人情報の流出・データ消失などの重大なトラブルを引き起こす恐れがあります。お店の信用問題に関わる重大な事故を防ぐためにも、定期的にアップデートをし、データはバックアップを取りましょう。
予約システムのメンテナンスには、専門知識が必要です。知識や手間を省き、安全・安心にシステムを維持したい場合は、システム運営会社の利用をおすすめします。
自社に合った方法を選んで予約システムを導入しよう！
予約システムを導入することで得られる機能やメリットは、数多くあります。予約システムを作成・デザインする方法も多々ありますので、自社に合った方法を選び、積極的に活用しましょう。
