美容室やエステサロン・ネイルサロンなどでは、カルテを作成してお客様の情報を記載し、管理しているというところが多いです。
どんなサロンでもカルテは有用ですが、オーナーが一人で運営していたり、少数のスタッフで運営したりしている個人サロンでは、カルテ作成・管理の業務負担が大きく、悩みになっているところもあるのではないでしょうか？
そこで今回は、個人サロンがカルテを作成・管理する方法について解説し、おすすめの電子カルテサービスも紹介します。
目次
個人サロンがカルテを作成・管理する方法とは？
個人サロンがカルテを作成・管理する方法は、大きくわけると3つあります。まずは、カルテの作成・管理にどんな方法があるのか、見ていきましょう。
1. 紙のカルテを作成して紙のまま管理する
一つ目は、紙のカルテを作成し、記入したカルテを紙のまま管理する方法です。一般的な方法として、広くサロンに普及しています。
あらかじめテンプレートを作成しておけば、新しくカルテが必要になってもコピーするだけで増やすことができます。
手書きで作成するほか、表計算ソフトや文書ソフト・画像編集ソフトで作成したり、インターネットで公開しているテンプレートをダウンロードして印刷するなど、作成方法もさまざま。自分のサロンに合った作り方ができるのが特徴です。
記入したカルテは、ファイリングして保管するケースがほとんど。お客様の氏名の50音順だったり、会員番号順だったり、お住まいのエリアごとなど、サロンで使いやすい基準で整理しましょう。
2. 紙のカルテを作成してiPadなどで管理する
二つ目は、作成した紙のカルテを、データで管理する方法です。カルテの作成は紙のままの方法と同じで、あらかじめテンプレートを作成しておき、必要な項目を記入します。
記入したカルテは、iPadのアプリやスキャン機能などを使い、データ化して情報を保存・管理する点が異なります。
紙のまま保存する方法と比べると、ファイリングの手間がいらず、自動的に整理されるため管理の業務負担が削減されるというメリットがあります。また、データ検索ができるため、目的のカルテを探し出すことも容易でしょう。
一方で、紙で作成したカルテを都度データ化しなければならない、という手間がかかる点に注意しましょう。
3. 電子カルテを利用する
三つ目は、電子カルテを利用する方法です。作成したカルテのテンプレートを印刷せず、スマホやタブレット、パソコンなどを利用してそのまま入力します。記入したカルテも、データのままオンラインストレージに保存・管理するため、紙に印刷するという工程をまったく挟まないのが特徴です。
電子カルテのメリットや注意点については、のちほど詳しく紹介します。
カルテに準備すべき項目とは？
カルテにはいくつか項目を用意しておくことで、お客様の記入意欲を落とさずに記入してもらうことができます。また、サロンが知りたいことを項目化すれば聞き逃しがなくなり、よりよいサービス提供につながるでしょう。
- カルテに準備すべき項目は、以下の通りです。
- お客様の氏名・住所など個人情報
- カウンセリング内容
- 施術の詳細な内容
- 物販の購入記録
- メモなど自由記入欄
ただし、これらは最低限必要と思われる項目です。サロンによって、お客様にうかがっておきたい内容は異なりますので、必要に応じて項目を準備しましょう。
電子カルテのメリットと注意点とは？
あらためて、電子カルテのメリットと注意点について詳しく見ていきましょう。
関連記事
電子カルテのメリットとは？
まず、電子カルテのメリットを紹介します。
1. 動画や写真などの情報も共有しやすい
電子カルテは、スマホやタブレット・パソコンといった端末を利用するため、動画や写真なども併せて保存できます。仕上がりイメージや施術前後の効果などを画像でお客様にお見せすることができるため、情報共有がしやすいというメリットがあります。
また、紙のカルテは、確認したいと思っていてもファイルから抜き出されていては、すぐに確認することができません。電子カルテなら一つのカルテも複数端末で同時に閲覧できるため、情報共有に場所や時間の制約がないのも魅力です。
2. 顧客管理がしやすい
電子カルテはデータの検索や管理が非常にスピーディなため、スタッフの労力削減にもつながります。オンライン上で一括管理できるため、ソート機能などを利用すればデータの比較・分析もしやすく、集客にも活用しやすいでしょう。
3. 顧客が増えても保管場所に困らない
データの保存場所はオンラインストレージなので、サロンにカルテの保存場所を作らなくても利用できます。また、カルテが増えてもデータが蓄積されるだけで、紙のカルテのように保存場所を広げる必要もありません。
そのため、顧客の増加に伴ってカルテが増えても、保管場所に困らないというメリットがあります。
4 ほかのシステムとの連携で業務効率UP
電子カルテによっては、ほかの業務システムと連携できるものもあります。電子カルテは単体でも便利ですが、予約システムなどと連携することで、さらなる業務効率アップが狙えるでしょう。
電子カルテ導入の際の注意点とは？
さまざまなメリットがある電子カルテですが、導入の際の注意点もあります。どんな点に気を付ければよいのか、見ていきましょう。
1. 情報漏洩の可能性がある
電子カルテのデータは、オンラインストレージに保存されています。インターネットに接続できれば誰でもアクセス可能になるため、情報漏洩のリスクがあることは覚えておきましょう。
複雑なパスワード設定やデータ暗号化など、セキュリティにしっかりと力を入れたサービスを利用すれば、ある程度は防止できます。
2. コストがかかる
電子カルテの利用には、コストがかかることも覚えておきましょう。初期費用に加えて、月額費用が必要なこともあります。どれくらいのコストがかかるのか、導入前にしっかりとチェックが必要です。
個人サロンにおすすめの電子カルテサービス5選を紹介
ここからは、個人サロンにおすすめの電子カルテサービスを紹介します。
KatureKun
出所：KatureKun公式Webサイト
KatureKunは、スマホ向けの電子カルテアプリ。タブレットやパソコンを持っていなくても、iOSかAndroidのスマホがあれば利用できるので、手軽に電子カルテを利用したい人にぴったりです。
電子カルテ管理だけでなく、予約管理・売上管理といった機能も搭載されています。また、LINE連携も有料オプションで利用可能です。
引用元
KaruteKun
関連記事
Bionly
出所：Bionly公式Webサイト
Bionlyは、美容サロンに特化した電子カルテシステム。予約の一元管理やPOSレジ機能、売上自動集計など、美容サロンの運営に便利な機能が搭載された、オールインワンシステムです。
iPad専用アプリのため取り回しがよく、設置場所に困らず手軽に利用可能です。ただし、パソコンや同じiOSでもスマホからは利用不可能のため、新たにiPadを導入しなければならない点は注意しましょう。
引用元
Bionly（ビオンリー）
関連記事
BeKARTE
出所：BeKARTE公式Webサイト
BeKARTEはiPadとパソコンに対応したカルテ管理アプリ。美容サロン・エステサロン・ネイルサロン・整体院など、さまざまなサロンワークに対応しています。シンプルな機能と操作性で、サロンワークの効率化を図ります。
引用元
顧客カルテをiPadで管理【BeKARTE】| エステサロン・美容・整体院などに対応
coming-soon KARTE
出所：coming-soon KARTE公式Webサイト
coming-soon KARTEは、予約システム「coming-soon」と連動するカルテ管理アプリです。iPhoneや各種iPadなど、iOS端末に対応しています。
ApplePencil対応の端末なら、電子アプリながら手書き同様の書き心地を実現。デジタルデバイスでの入力が苦手という方も、安心して利用できるでしょう。
なお、利用には予約システム「coming-soon」の契約が必要です。
引用元
サロン専用電子カルテ『coming-soon KARTE』でペーパーレス化を実現
カミングスーン：サロン電子カルテの導入ポイント4つとおすすめの電子カルテ
LiME
出所：LiME公式Webサイト
LiMEは美容師が企画設計して開発された、「現場での使いやすさ」を徹底的に重視したアプリです。電子カルテ機能と予約管理機能は無料で利用することができるため、「電子カルテを試してみたい」「初めてデジタル化するから不安だ」という方におすすめです。
なお有料プランでは、ネット予約・会計業務・外部サービスとの連携といった機能を利用できます。
引用元
LiME(ライム)
関連記事
個人サロンの顧客管理や集客はリザービアがおすすめ！
個人サロンの顧客管理には、予約システム「リザービア」がおすすめ、リザービアは美容業界に特化したシステムで、美容室・ネイルサロン・エステサロンといった美容サロンのほかにも、治療院やもみほぐしサロンなどのリラクゼーションサロンにも対応しています。
リザービアでは、インターネットを利用したネット予約受付が可能に。電話対応ができないときにも自動的に予約受付・管理をしてくれるので、一人の業務負担が大きくなりがちな個人サロンの運営にぴったり。
ほかにもクーポン発行や設備管理・メッセージ自動配信など、顧客管理や集客を強力にサポートする機能が搭載されています。
A’staff Cloud Smart
リザービアは、POSシステム「A’staff Cloud Smart」と連携が可能。A’staff Cloud Smartとリザービアを併用すれば、予約だけでなく、電子カルテも一元管理が可能になります。
会計管理はもちろん、売上管理や売上集計・分析も可能で、さらに複数店舗間でのデータ共有も。他店舗のスタッフとも、スムーズに情報共有できるようになります。
関連記事
LINE連携予約
リザービアは、LINEと連携して予約管理をすることも可能です。
LINEは2024年3月末時点でユーザー数9,700万人を超え、スマートフォンユーザーのなかの利用率も86%と、非常に多くの利用者を誇ります。利用する年齢層も幅広く、ほとんどのサロンのお客様が利用していると言えるでしょう。
また、「毎日LINEを使う」といった方も多く、アプリを使い慣れている方も多いため、心理的な予約ハードルが低くなり、予約数の向上が期待できます。
引用元
LINEヤフー for business：【公式】LINE広告-9,700万人に届く
関連記事
顧客管理機能
リザービアの顧客管理機能は、名前や会員種別だけでなく、電話番号・来店回数・前回担当したスタッフ・前回の利用メニュー・前回使用したクーポンなど、実に多彩な項目で顧客情報を検索することができます。
顧客管理業務の労力削減だけでなく、ニーズを把握したり、既存客のみにクーポン付きDM発送をしたりなど、リピート率向上にも役立つでしょう。
関連記事
リザービアならサロンの業務効率UPもおまかせ！
今回は、個人サロンがカルテを作成・管理する方法や電子カルテのメリットを解説し、おすすめの電子カルテシステムも紹介しました。電子カルテには注意点もあるものの、それを上回るメリットがあるため、顧客管理業務の負担に悩んでいる方は、電子カルテを取り入れてみてはいかがでしょうか。
顧客管理には、予約システム「リザービア」の導入もおすすめです。顧客管理だけでなく、さまざまな業務負担を軽減して、スムーズなサロンワークをサポートします。リザービアの導入も、ぜひご検討ください。
リザービア導入成功事例一覧
