予約管理表・予約システムの違いとメリットデメリットを解説します!

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サロン運営で予約を管理することは不可欠です。
お客様が増えると、ダブルブッキングや予約もれが発生することもあるでしょう。

予約管理表があれば予約ミスを防ぐことができます。また、予約を管理することでお客様の来店頻度などの傾向を分析することも可能です。

そこで今回は予約管理表のつくりかたについて説明します。

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予約管理表で何がわかるの?

予約管理表には、絶対に外せない要素がいくつかあります。特に間違えるとクレームにつながるのが「数字」に関することです。

予約管理表に必ず必要な要素

  • 日付
  • 予約時間
  • 料金(予約内容)

また、あれば便利な要素としては、以下があげられます。

予約管理表にあれば便利な要素

  • 予約番号
  • 担当者名

予約番号を日付ごとの通し番号にしておくことで、その日ごとの来店数を把握できます。また、担当者名を記録しておけば日単位、週単位、月単位で担当数を記録できますよね。
予約を紙やノートで管理する方法もあります。

忙しいお客様対応の合間にさっと書けるのが紙のメリットですが、エクセルなどのスプレッドシートを活用するとさらに便利です。
スプレッドシートを使用することで、無限に予約を記録できるだけでなく、来店数の計算や来店時間の傾向を分析することも可能になります。また、毎日の売上と来店数を毎日照合することで、その日の顧客単価を計算できます。

サロンの売上は、来店数×顧客単価です。
売上を上げるためには、来店数を増やすか顧客単価を上げるのが基本ですね。
週単位で来店数と顧客単価を分析して、顧客単価が低いようであればお客様にオプションをおすすめしましょう。来店数が少ないようであれば、お客様に来ていただける方法を考えましょう。

 

スプレッドシート予約管理表の限界

一方でスプレッドシートでの予約管理には限界もあります。スプレッドシートのデメリットについて解説します。

PCが必要

スプレッドシートを活用するには、PCが必要です。
もちろん、最近はタブレットやスマホに対応したエクセルやGoogleスプレッドシートなどのアプリもあります。
しかし、スプレッドシートは入力画面がとても細かいため操作にはキーボードやマウスが欠かせません。お客様対応の忙しい合間にPCを開いて予約入力をするのは不便に感じることもあるでしょう。また、キーボードの打ち間違いやデータが消えてしまうリスクもあります。

WEB予約に対応していない

最近はスマホで簡単にWEBから予約できるシステムが増えてきました。
WEB予約はお客様ご自身で予約を入力するため予約の手間がかかりません。しかし、スプレッドシートは電話やメールで予約を受け付けた後、自分自身で入力する手間がかかります。
また、WEB予約であれば24時間対応可能です。
しかし、スプレッドシートでの予約管理は24時間対応できません。そのため、すぐに予約したいお客様を逃がしてしまう可能性があります。

顧客名簿との連動が難しい

サロン運営の成功の秘訣は、リピーターをいかに増やすかにあります。
リピーターを増やすためには、顧客名簿をつくることが不可欠です。
お客様にリピーターになってもらうためには、何曜日の何時ころに来店が多いのか、来店頻度はどのくらいか、どんなメニューがお好みなのか把握する必要があります。
スプレッドシートの予約管理は顧客名簿との連動に手間がかかります。リピーターをつくりたいのであれば、顧客名簿と予約管理表を連動させましょう。

 

予約管理表は専用システムが便利!

スプレッドシートの予約管理表は簡単に使える一方で、上記のように手間がかかるデメリットがあります。
最近は予約管理表の専用システムが多くあります。その中でもおすすめのシステム「Reservia(リザービア)」をご紹介します。

リザービアの機能紹介

スマホ、タブレットに対応!

Reserviaはスマホ、タブレットに対応しています。
もちろん、お客様側だけではなく店舗専用アプリも使用できます。お客様対応中の忙しい合間にタブレットやスマホから簡単に予約管理表をチェックすることが可能です。またスマート決済機能も搭載しているので、サロン席からお客様にスマホで決済いただくこともできます。

ログインなしのWEB予約もできる!

ReserviaはWEB予約ができます。
しかも会員登録なしですぐに予約が可能です。お客様にとって会員登録は手間がかかるため、予約の成約率を低下させる原因になります。Reserviaは会員登録なしで予約できるため、すぐに予約したいと思っているお客様を逃がすことがありません。


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まとめ

サロン運営に予約管理表は必ず必要です。予約管理もただ予約を記録するのではなく、予約日時や内容を分析することで集客力やリピート率のUPを図ることができます。自社にあった予約管理表を選んでサロンをもっと成長させましょう。

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