予約システム導入の勘定科目と仕訳はどうなる?仕訳のための基礎知識と勘定科目を事例とともに詳しく解説

予約システム導入の勘定科目と仕訳はどうなる?仕訳のための基礎知識と勘定科目を事例とともに詳しく解説
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サロンで予約システムを導入した際、経費の勘定科目はどうしたらいいかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。

予約システムにはパッケージなどで購入する買い切りタイプとクラウドで利用するタイプがあります。どちらのタイプを導入するかで、勘定科目も変わることを覚えておくといいでしょう。

それでは、予約システムの勘定科目について、計上の仕方や仕訳の方法を例を交えて詳しく解説していきます。

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システム導入の費用|勘定科目はどうする?

システム導入の費用|勘定科目はどうする?
サロンで導入するシステムといえば主に予約システムではないでしょうか。予約システムを導入した際に経費計上する場合、どの勘定科目に該当するのかわからずに確定申告の時期に慌てないよう、事前に確認しておくのがおすすめです。

予約システムの勘定科目に決まりはない

予約システムには明確な仕訳ルールが存在しません。そのため事業主の裁量に任されているのが現状です。ただし、勘定科目の仕訳ルールは毎回同じになるように統一する必要があるので、先々のことも考えて最初にしっかり勘定科目を考えておくことも大切。

帳簿の記載がわかりにくかったり、あまりに不適切だったりした場合、税務署などで指摘されてしまうことも考えられます。

クラウド型かインストール型かで処理が異なる

予約システムと一口にいっても、サーバー上で利用するクラウド型か、パッケージもしくはダウンロードをして利用するインストール型かによって分けて考える必要があります。

一般的に予約システムの場合、通信費または消耗品費として仕訳することが多いようです。

通信費は事業で使用する電話やインターネット回線費用などの通信にかかる費用。消耗品費とは使用することで価値が減っていくもののことで、使用可能な期間が1年未満であり、かつ10万円未満のものに適用されます。

そのため、クラウド型は通信費、インストール型は消耗品費として処理するのがいいでしょう。

インストール型の予約システムは減価償却を行う

事業用に取得したものの中で、経年で価値が目減りしていくと考えられるものは減価償却資産となります。減価償却資産に該当するのは、10万円以上で耐用年数が1年以上のもの。インストール型の予約システムは無形固定資産と考えられるため、減価償却資産となります。

減価償却資産を経費計上するには、減価償却という処理をしなければなりません。

減価償却は、その資産取得にかかった金額を一括で経費計上するのではなく、耐用年数に応じて分割して計上します。

また、後述しますが、金額や事業規模などの条件によっては一括償却資産や少額減価償却資産として処理できる場合も。少額減価償却資産はあくまで特例なので、国税庁のサイトで条件や適用の期間などをしっかりと確認することをおすすめします。

耐用年数の目安は、国税庁の「主な減価償却資産の耐用年数表」をチェックしましょう。

引用
No.2100 減価償却のあらまし|国税庁
主な減価償却資産の耐用年数表|国税庁

インストール型の予約システム|勘定科目の仕訳の仕方

インストール型の予約システム|勘定科目の仕訳の仕方
それではまず、インストール型の予約システムについて、勘定科目や処理の種類を確認していきましょう。10万円未満かそれ以上かで処理の方法が異なります。

10万円以上のインストール型予約システムを購入した場合

インストール型の予約システムで10万円以上のものは、買い切りで事業主の資産となり、かつ時間の経過とともに価値が下がっていくため、仕訳の勘定科目は「無形固定資産」に該当すると考えられます。

以下で仕訳の方法を例をもとに紹介していきます。

例)25万円のインストール型予約システムを購入したときの仕訳

25万円のインストール型予約システムを購入した場合の仕訳を見てみましょう。

借方 ソフトウェア
金額 250,000円
貸方 普通預金
金額 250,000円
概要 インストール型予約システム購入

無形固定資産として計上した場合、年度末に減価償却処理が必要です。減価償却の計算方法は以下のとおりです。

例)減価償却にするときの仕訳

減価償却の処理をする場合、システム購入金額×定額法の償却率で計算します。一般的にソフトウェアの耐用年数は5年です。25万円の予約システムを購入した場合の仕訳方法を見てみましょう。

借方 減価償却費
金額 50,000円
貸方 ソフトウェア
金額 50,000円
概要 予約システムの減価償却

引用元
減価償却資産の償却率等表|国税庁

20万円未満なら一括償却資産の損金算入を適用できる

一括償却資産は、10万円以上の固定資産の計上方法として選択できるもので、事業用の機器や備品のうち、20万円未満のものをまとめて一括で計上し、3年で償却できます。

10万円以上20万円未満のものが複数ある場合に一括で計上できること、購入の月に関わらず一年分(購入費の1/3)を計上できるので、仕訳が簡単になるのがメリットです。

一括償却資産として損金算入する場合、青色申告で「一括償却資産の損金算入に関する明細書」を添付する必要があります。

引用元
別表十六(六)  「一括償却資産の損金算入に関する明細書」|国税庁

例)一括償却資産の損金算入を適用したときの仕訳

18万円の予約システムを一括償却資産として損金算入した場合の仕訳方法を見てみましょう。一括償却資産として計上したのち、年度末に減価償却費として処理します。

購入時の仕訳
借方 一括償却資産
金額 180,000円
貸方 普通預金
金額 180,000円
概要 インストール型予約システム購入
年度末の仕訳
借方 減価償却費
金額 60,000円
貸方 一括償却資産
金額 60,000円
概要 予約システムの減価償却

条件を満たすことで少額減価償却資産の特例が適用できる

青色申告をしている個人事業主や中小企業では、少額減額償却資産として全額損金にすることもできます。これは、特例として認められるもので、10万円以上30万円未満の固定資産に適用可能です。期限付きの特例で、現在は令和6年3月31日まで延長されています。

適用を受けるための条件は以下のとおりです。(その他国税庁ホームページをご確認ください)

  • 従業員数500人以下の法人または従業員数1,000人以下の個人事業主
  • 資本金または出資金の額が1億円以下
  • 年間300万円まで

引用元
No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例|国税庁

例)特例の適用を受けるための条件と適用したときの仕訳

適用を受けるためには、一括償却資産と同じように「少額減価償却資産の取得価額に関する明細書」を確定申告のときに添付するか、決算書に指定の要件を満たした事項を記載する必要があります。

借方 消耗品費
金額 260,000円
貸方 普通預金
金額 260,000円
概要 インストール型予約システム購入

引用元
「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の必要経費算入の 特例制度」を適用する場合の明細書の添付について|国税庁

10万円未満の場合は特別な処理はない

買い切りで購入した予約システムが、仮に10万円未満だった場合、通常の経費として仕訳しましょう。勘定科目は「消耗品費」とし、特別な処理は必要ありません。

消耗品費の明確な定義はありませんが、10万円以下の備品や機材などは消耗品費として計上するのが一般的です。

例)9万円のインストール型予約システムの仕訳

9万円以下のインストール型予約システムを購入した場合の仕訳は以下のとおりです。

借方 消耗品費
金額 90,000円
貸方 普通預金
金額 90,000円
概要 インストール型予約システム購入

クラウド型の予約システム|勘定科目の仕訳の仕方

クラウド型の予約システム|勘定科目の仕訳の仕方
続いて、クラウド型の予約システムを契約した場合の勘定科目を見ていきましょう。

クラウド型とは、契約によってサーバー上のシステムを利用するもので、利用している間は料金が発生します。そのため、サブスクリプション型と言い換えることもできるでしょう。

クラウド型は解約すれば手元に何も残らないため、資産とはいえません。毎月かかる費用として通信費にするのが一般的です。

クラウド型予約システムは導入にかかった費用をすべて計上する

クラウド型の予約システムを導入する際には、初期費用や利用料金、手数料などが発生する場合もあります。これら導入にかかった費用はすべて、経費として計上しましょう。

クラウド型の予約システムは月額制であることが多く、そういったシステムを利用する場合、毎月の計上が必要です。

例)クラウド型予約システム費用の仕訳

クラウド型の予約システムを計上する場合の仕訳は以下のとおりです。

借方 通信費
金額 21,000円
貸方 普通預金
金額 21,000円
概要 予約システム利用料金

サポートや更新費用などの勘定科目はどうなる?

サポート費用が月額料金に含まれているシステムの場合は通信費として計上できます。一方で、サポート費用が月々の料金に含まれず、その都度発生するシステムの場合は、通信費には含めず別の勘定科目に仕訳するのがベター。

特に明確なルールがあるわけではありませんが、一般的には諸会費や事務用消耗品費などとすることが多いようです。

例)3,000円のサポート費用が発生したときの仕訳

それでは、3,000円のサポート費用が発生した仕訳の例を見ていきましょう。

借方 諸会費
金額 3,000円
貸方 普通預金
金額 3,000円
概要 予約システムのサポート費用

年間契約で一括で支払ったときの処理はどうなる?

月額のプランではなく、年間契約をして一括で支払った場合では、契約の期間に応じた仕訳をする必要があります。たとえば、個人事業主の確定申告はその年の1月1日~12月31日までの収支を報告するものですが、予約システムの導入は1月にするとは限りません。

その場合、実際にサービス提供を受けた月からその年の12月分までを月割して計上し、残りの期間分は前払金として処理します。前払い金として計上した金額は流動資産となるため、翌年に繰り越しすることが可能です。

例)前払費用として処理するときの仕訳

8月に24万円の年間ライセンスを一括で支払いした場合の仕訳の例を見てみましょう。この場合、一度支払いを済ませたタイミングで全額を計上し、翌年の1月~7月までの残りの期間分を前払金として処理します。

8月に年間ライセンスを一括で支払った時の仕訳
借方 通信費
金額 240,000円
貸方 普通預金
金額 240,000円
概要 予約システムの年間ライセンス費
決算時の仕訳
借方 前払金
金額 140,000円
貸方 通信費
金額 140,000円
概要 予約システムの年間ライセンス費
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サロンの業務効率を上げる予約システム「リザービア」導入のメリット

サロンの業務効率を上げる予約システム「リザービア」導入のメリット
クラウド型の予約システムで、サロン・美容室などの導入実績が全国4,500店舗以上のリザービア。その導入実績からもわかるとおり、サロン運営に役立つさまざまな機能を搭載しています。

ここではクラウド型の予約システムとして、リザービアの特徴の一部を紹介しましょう。

手厚いサポートで安心

リザービアは導入前後の手厚いサポートが魅力のひとつです。初回の訪問サポート費用は初期費用に含まれているため、システムの導入に不安を感じるオーナー様にも安心して利用いただけます

導入後にも複数回の研修が行われ、電話やメール、チャットによる問い合わせにも対応しています。

※東京都以外の出張サポートは別途料金が発生する場合があります。

POSレジとの連携で会計処理にも便利

リザービアはPOSレジシステムと連携できるので、店舗の会計や売上管理にも便利。A’staff Cloud Smartはリザービアと一つのソフトかのようにシームレスにつながり、さまざまな機能を活用できます。

リザービアの予約管理や顧客管理と、A’staff Cloud Smartの売上情報とをあらゆる角度から分析。その結果をもとに顧客ごとに最適化したDM送信やマーケティング施策に活かすことができます。

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集客にも活用できる

リザービアはインターネット経由の予約を自動で受け付け、予約台帳で自動で管理します。ポータルサイトやGoogle検索、InstagramやLINEと連携し一元管理できるため、予約管理に時間をとられてストレスを感じている方にもピッタリです。

リザービアは、Googleのブラウザ・マップ検索の検索結果から予約画面に遷移させたり、Instagramの投稿やハッシュタグと紐づけて予約画面に遷移させたりできるため、集客の仕組みづくりに役立ちます

LINEアプリを予約アプリとして利用すれば、リピータ―の囲い込みにもつながるでしょう。

リザービアを導入した店舗の成功事例を是非一度ご覧ください。
成功事例の記事一覧|リザービア

予約システム導入時に適切な勘定科目で正しく処理しよう

予約システム導入時に適切な勘定科目で正しく処理しよう
予約システムの勘定科目は、インストール型かクラウド型かで異なります。仕訳がより単純なのはクラウド型で、システムの提供側でアップデートも行うため、資産にはなりませんが、価値が目減りするという心配もありません。

サロンで導入するなら、導入実績が多く、業務効率化や集客に役立つ機能が豊富なクラウド型の予約システム、リザービアがおすすめです。是非導入をご検討ください。

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