予約管理アプリとは? 主な機能と導入のメリット・注意点を解説|お店に合ったアプリを選ぶポイント

予約管理アプリとは? 主な機能と導入のメリット・注意点を解説|お店に合ったアプリを選ぶポイント
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美容室や美容院では、お客様が事前に予約をして来店するシステムをとっているところがほとんどです。しかし、この場合、美容師としての業務以外に予約管理業務がのしかかってくるため、経営が軌道に乗るにつれ、予約管理に時間を取られることも多くなります。

そんなときに予約管理アプリを利用しておくと、予約管理をラクにすることが可能です。ここでは、予約管理アプリのおもな機能、導入のメリットや注意点をまじえてご紹介します。

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美容室・美容院向けの予約管理アプリってどんなアプリなの?

美容室・美容院向けの予約管理アプリってどんなアプリなの?

近年、予約管理アプリを導入して、業務の効率化を図る美容室や美容院が増えています。予約管理アプリは、予約の管理以外にも役に立つことがあるのでしょうか。まずは、美容室・美容院向けの予約管理アプリの仕組みと詳細をご紹介します。

そもそも予約管理アプリとは

予約管理アプリとは、WEBサイトやメール、電話など、あらゆる予約方法の情報をまとめて管理できるツールです。アプリをスマホやタブレットなどのデバイスにインストールするだけで、カンタンに利用できる手軽さから、誰でも使いやすいシステムとなっています。

また、美容室や美容院以外にも、エステサロンやネイルサロンなどでも多くの店舗が利用しているのが特徴です。そのほかにも、飲食店やパーソナルフィットネススタジオなど、予約管理が重要な接客業になくてはならないツールとなっています。

予約管理アプリに搭載されている代表的な機能を紹介!

顧客側の情報収集や予約行動がインターネットを使っておこなわれることが、現代では主流となりつつあります。そのため、予約や顧客管理に関する機能を持つ予約管理アプリは数多くの企業から提供されており、「どれを使ったらいいのか迷ってしまう」という店舗経営者は少なくありません。

業種や店舗の規模、受け入れ人数によっても使いやすいと感じる予約管理アプリは異なりますが、ここでは、一般的な美容室・美容院が使う予約管理アプリに搭載されている代表的な機能をご紹介します。

1. 予約受付・管理機能

電話で予約を受け付けているような美容室や美容院では、営業時間内でしか電話を受けられません。

これでは、平日働いている方やなかなか時間が取れない忙しい方には予約をするハードルが高くなってしまいます。また、お店側としてもそのようなお客様を逃すのは痛手となるでしょう。

しかし、予約管理アプリがあれば24時間365日の受け付けが可能なので、忙しいお客様であっても好きなタイミングで予約が取れるようになるため、予約の機会を逃すことがありません。

2. 顧客管理機能

美容室や美容院では、お客様へのアフターフォローやリピートのための働きかけに、顧客情報を管理することは重要です。

市販の表計算ソフトなどで管理することも可能ですが、予約管理アプリなら来店回数や来店日といった情報もかんたんに管理できるため、来店後のアフターフォローにも一役買ってくれるでしょう。

3. 予約カード機能

最近では、どんなお店でも作られるようになったスタンプカード。うまく使えば便利ですが、紙のスタンプカードでは財布の中に埋もれたり、忘れられたりすることも多く、特典が使われないままになってしまいかねません。

しかし、予約管理アプリではスタンプカードを紙からアプリなどのデジタルに変えることが可能です。これにより、スタンプカードの管理がかんたんになり、お客様にも確実に特典を受けてもらいやすくなります。

4. マーケティング機能

予約管理アプリは、お客様の予約状況を分析し、マーケティングに活用できます。たとえば、どのくらいの頻度でどのような手段で予約しているかなどといったことを分析することで、そのお客様に対してどのようなアプローチが有効なのかがわかるのが特徴です。

このように予約の集計をすることで、よりお客様の要求に沿ったサービスを提供できるようになります。

5. スタッフ管理機能

予約管理アプリでは、営業時間や対応可能人数を設定できるという特徴があります。これを設定することで、お店の受付可能数を超えることを防ぎ、安定した店舗運営をサポートしてもらうことが可能です。

また、スタッフのシフトや受付枠の設定もできるため、スタッフのシフトで悩んでいた時間をほかの業務にあてることも可能になり、より経営に手をかけられるようになります。

6. メール・メッセージ配信機能

予約管理アプリは、お客様へメールやメッセージの配信が可能なので、利用することで集客の増加にも繋がるでしょう。

たとえば、来店のお礼メールや来店予約のリマインドメール、来店から一定日数が経ったお客様に対して来店をうながすメールやメッセージを送ることが可能です。

また、前回おこなった施術や指名スタッフごとに設定ができるなど機能も充実しているため、お客様の離脱を防ぐだけでなく、潜在顧客の掘り起こしにも使えます。

7. 決済・会計連携機能

お客様の決済や精算、会計と連動させることも、予約管理アプリの機能のひとつです。実際にお客様がいついくら使ったかということから、どのような決済をおこなったかを連動させることで、データとして蓄積できます。

このように、決済・会計と連携させることは、お客様の年代や性別ごとの利用状況を把握できるだけでなく、その蓄積したデータからさらなるニーズを引き出すことにも繋がるでしょう。この機能についての詳細は、のちほどくわしくご紹介します。

8. オンラインサービス連携機能

今では主流となったSNSなどのオンラインサービスと連携する機能も、予約管理アプリには備わっています。ユーザー数も多く、かなりの方が使っているオンラインサービスと連携することで、そのプラットフォームに広告を出すだけでなく、その広告から予約ページに飛ぶことも可能です。

オンラインサービスとの連携をすることは、お客様に定期的に思い出してもらい予約へ繋げることにもなりますので、有効な手段となるでしょう。オンラインサービスの連携機能についても、のちほど詳細をご紹介します。

美容室・美容院の予約管理アプリは外部サービスとの連携も可能!

美容室・美容院の予約管理アプリは外部サービスとの連携も可能!

美容室や美容院で利用される予約管理アプリは、外部のオンラインサービスと連携できることが大きな特徴です。

とくにSNSといったオンラインサービスは利用者も多いため、広告として有効なだけでなく、直接メニュー表や予約ページへと誘導できることから集客に大きな効果を表します。ここでは、主要なオンラインサービスとの連携について確認しておきましょう。

Googleビジネスプロフィール

美容室や美容院での連携予約において、Googleビジネスプロフィールは避けて通れないサービスです。ほかのサイトに移らずに人数と日付、時間を選ぶだけでスマホからかんたんに予約できます。

ほかにも、Instagramと連携することが可能な予約管理アプリもあり、Instagramに投稿した写真をアプリに取り込み、Googleビジネスプロフィールへ投稿するということも可能。予約管理アプリを使えばスマホからでも活用でき、プロバイダーとの契約も不要です。

関連機能:Googleビジネスプロフィールと予約の連携

LINE公式

LINE公式アカウントとの連携が可能な予約管理アプリを利用すると、WEB予約をしたお客様に自動でお店のLINE公式アカウントへの登録をおすすめします。登録してもらえたお客様には、お店の公式アカウントからメッセージを送れるようになりますので、予約をきっかけにしてお客様と直接つながることが可能。

予約日のリマインダーやクーポンなどをプッシュ通知で伝えられるので、より効果的な集客効果が見込めます。また、予約が入ると、公式アカウントへもプッシュ通知がありますので、見逃してしまったり、予約を重複させてしまったりすることはありません。

関連機能:公式LINEと連携機能

Instagram

Instagramと連携できる予約管理アプリの強みは、素敵な写真で目を引いて、メニューを選んで予約行動に結びつけることです。また、スタッフそれぞれの予約ページを人数制限することなくつくれるので、美容室だけでなく、スタッフ別の空き状況を確認することも可能。

さらに、リザービアではハッシュタグ(#)と予約メニューの紐づけもできます。投稿のメイクや髪型などに魅力を感じたInstagramのユーザーに、その場ですぐにメニューを提示できるという特徴もあり、予約へのハードルを低くする構造といえるでしょう。

関連機能:インスタ連携予約

美容室・美容院の予約管理アプリはPOSシステムとの会計連携も可能!

美容室・美容院の予約管理アプリはPOSシステムとの会計連携も可能!

美容室・美容院で利用できる予約管理アプリは、決済・会計との連携させることも可能です。ここでは、連携できる会計のひとつであるPOSシステムについてご紹介します。

関連機能:会計連携

POSシステムとは?

POSシステムは、コンビニ業界が先駆的に導入した店舗の売り上げをデータ化し、管理するためのシステムのことです。店舗が小さいコンビニで、在庫管理のコストを最小限に抑えつつ、品切れになる機会損失が起こらないようにするために導入されました。

その後、飲食店や美容室、美容院でも、予約の空き状況の管理がしやすく、お客様も予約しやすい仕組みとして活用するようになった経緯があります。

POSシステムの仕組み

インターネット上のクラウドサーバを利用したPOSシステムは、専用回線を使用するのでセキュリティ上も安全なシステムです。クラウド上に商品の在庫数を登録し、商品が売れたら、随時レジからクラウドへ情報を送信して、在庫を管理するというもの。

商品の価格なども登録されているので、在庫管理だけでなく売上や収支などの計算ができ、会計処理との連携をすることも可能です。さらに、消費者の購買行動などといったデータも集計できるため、経営に便利なシステムといえます。

POSシステムとPOSレジの違い

そもそもPOSシステムは、商品管理と売上情報、さらには消費者の購買行動などのあらゆるデータを集計するための仕組み全体を表す言葉です。これに対してPOSレジは、POSシステムが組み込まれているレジのこと。つまり、 これらのシステム全体のことをPOSシステムといいます。

POSレジは、いわゆるレジの形をしたものだけでなく、POSシステムの端末として使うパソコンやタブレットも含まれているのが特徴。このタイプのレジを使うメリットは、価格の入力間違いや計算ミス、ダブルブッキングを防ぐこと、顧客の動向などの情報が一元化されやすいことです。

POSシステムのおもな機能を紹介!

POSシステムには、売上登録や在庫管理以外にもさまざまな機能があります。POSシステムの基本機能は、以下の3つです。

  • 売上機能:売上登録、釣り銭計算、決済、レシート発行、売上分析、売上レポート
  • 商品管理機能:商品情報照会、在庫管理、発注依頼
  • 顧客管理機能:顧客情報登録、オーダー管理、予約管理

これらの基本機能のほかに、オプション機能として会計管理や経費管理、給与ソフトや会計ソフトとの連携機能が備わっているPOSもあります。

美容サロンのPOSシステム
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美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|サロン側

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|サロン側

美容室・美容院などのサロンで予約管理アプリを導入すると、経営者やスタッフにとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

つづいては、サロン側が得られるメリットについて、効率化と顧客拡大、無断キャンセル防止の3つの視点から解説します。

予約対応の負担軽減・業務を効率化できる

インターネットの普及でコミュニケーション方法が多様になり、電話やメール、SNSなどさまざまな方法で並行して予約受け付けているサロンが増えてきました。

しかし、この場合、作業が煩雑になりやすく、注意して受け付けていても、異なる予約方法で同時に予約が入った場合、ダブルブッキングが起こるリスクもあります。

予約管理アプリを導入して、電話予約もすぐに入力するようにして予約情報を一元化すれば、間違いは起きにくく、スタッフの負担が軽減し、業務を効率化させられるでしょう。

指名客やリピーターが増加

予約管理アプリには予約だけでなく、顧客の利用状況や属性、口コミなどを分析する機能もあります。これらの情報を分析して活用することで、セットにする施術を工夫したり、おすすめする商品を変えたりするなど、顧客の潜在ニーズに沿ったサービスを提供できるでしょう。

また、前回の来店から一定期間が過ぎたら、プッシュ通知機能でクーポンを発行して来店をうながしリピーターを増やすこともできますし、口コミなどから指名客が増える場合もあります。

無断キャンセルの防止

プッシュ通知ができる予約管理アプリなら、リマインダー機能もあるのでうっかり忘れてしまうことを防ぐことができ、無断キャンセルが生じにくくなるでしょう。

また、最近のキャッシュレス決済の普及により、予約した際にオンラインで事前決済ができるアプリも登場しています。予約しやすい反面、無断キャンセルが生じやすいWEB上の予約に事前決済のシステムを導入できれば、無断キャンセルを減らせるでしょう。

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|顧客側

美容室・美容院に予約管理アプリを導入するメリット|顧客側

お店にとってはメリットいっぱいの予約管理アプリですが、お客様にはどのように受け止められるのでしょうか。

実は、手軽で便利な予約管理アプリの導入は、美容室・美容院のお客様にとってもメリットがあるようです。つづいては、予約の取りやすさと情報提供の2つの視点から解説します。

予約が取りやすくなる

美容室の予約を入れようと思っていたけれど、気づいたら営業時間が終わっていてできなかったというお客様は少なくありません。予約管理アプリなら、希望の時間帯が空いているかどうかをお客様自身で確認できるので、24時間365日、営業時間外でも予約受付が可能となります。

また、お客様が希望の時間帯をスタッフに伝えて、予約で埋まっていたら、別の日程を確認するという気まずい手間も省けるでしょう。好きな時間に、気兼ねなく自分の都合のよい時間帯を探して予約できるこのシステムは、お客様にとっても便利なシステムでもあります。

プッシュ通知で予約を確認できる

予約管理アプリの多くは、LINEなどのSNSとの連携が可能です。相互のやり取りが可能となることで、予約のリマインダーをプッシュ通知で受け取れます。そのため、少し先の予約をしても忘れてしまう心配をする必要がありません。

また、新規クーポンの発行やキャンペーンのお知らせ、おすすめ情報などを受け取ることで、来店時の選択肢も広がります。

美容室・美容院に予約管理アプリを導入する注意点

美容室・美容院に予約管理アプリを導入する注意点

予約管理はもちろんのこと、POSシステムを利用した会計とも連携できる予約管理アプリを導入するメリットは多いです。

しかし、導入に関していくつか注意すべき点があります。ここでは、予約管理アプリを美容室・美容院で導入する注意点を確認しておきましょう。

導入にはまとまったお金が必要

予約管理アプリのなかには無料で利用できるものもありますが、そのほとんどは使用期間が限られていたり、顧客情報の制限があったりするため、不自由に感じてしまうことがあります。予約管理アプリを本格的に導入すれば、制限なく経営や顧客管理に活かすことができ、成果を上げやすいです。

しかし、初期費用や月額料金として、まとまったお金が必要となることもないわけではありません。プランによって基本機能にSNSとの連携がつく場合、オプションで別料金になる場合もあるので、安いからという理由だけで決めないようにしましょう。

予約管理アプリの費用相場

予約管理アプリを導入する場合、すでにリリースされているアプリを利用するため、基本的には初期費用と月額料金がかかります。

初期費用はアプリによって違いますが、おおよそ1~3万円程度は最低でもかかると試算しておくとよいでしょう。アプリや一定の期間限定によっては、無料でできる場合もあります。さらに、利用する機能やオプションによって幅があるので、注意が必要です。

リザービアの場合、Googleビジネスプロフィールと連携できる「Googleで予約」は基本機能となっています。スタッフ指名やサロンカードなどの便利な機能もついているので、業務をかんたんにできるでしょう。

予約管理アプリのシステムを理解するのに時間がかかる

スタッフ全員がオンラインの操作に抵抗がなければ問題ありませんが、スマホやタブレットの操作にも自信がないという人が一定数存在します。受付業務に関わる人全員がシステムを理解してスムーズに操作できるようになるためには、多少の工夫と時間が必要になるでしょう。

「機械が苦手」という人でも、直感的に使える予約管理アプリを選ぶと気持ちの抵抗が少なくなり、早く慣れてもらえるかもしれません。スタッフがITにあまり詳しくないのであれば、導入後のサポートが手厚いサービスを選択すると安心できます。

無断キャンセルが増加する可能性がある

WEB上の予約やアプリでの予約は、ふと思い立ったときに気軽に予約できることがメリット。しかし、裏を返せば寝ぼけているような状態でも予約できてしまうため、「よく考えたら予定があった」「予約したこと自体を忘れていた」などということも生じやすいです。

そのため、予約とキャンセルを繰り返す人がいたり、キャンセルの手続きをせずに来店しなかったりする人が増えてしまったりする可能性があります。とくに無断キャンセルは、売上に大きく影響しますので、プッシュ通知のリマインダーや事前決済を同時に導入するなど、対策が必要です。

どのようなお客様が来店するかわからない

電話で予約を取った場合は、そのお客様が急いでいるのか、丁寧にしてもらいたいのかなどの要望は電話の声の雰囲気からわかることがあります。しかし、予約管理アプリでは予約だけか、コミュニケーションがあっても文字のみでのやり取りになってしまうため、予約前にお客様の雰囲気を知ることができません。

そのため、特にはじめてのお客様の場合には、サービスの方向性などを予測して準備することがむずかしくなる傾向があります。

お店に合った予約管理アプリを選ぶポイント

お店に合った予約管理アプリを選ぶポイント

最近では予約管理アプリにも多くの種類がリリースされ、ユーザーが選べるアプリにも幅が出るようになりました。その反面、お店に合った予約管理アプリを選択しないと、使えずに費用を無駄にしてしまうケースも出てきているようです。

ここでは、お店に合った予約管理アプリ選びで失敗しないように、選ぶポイントをくわしくご紹介します。

導入の目的・用途に合っているか

予約管理アプリを選ぶ際には、導入する目的を明確にしておくことが大切です。目的が曖昧なままだと、数多くある予約管理アプリの中からひとつに絞ることがむずかしくなります。また、思っていたものと違うアプリを導入してしまうことにもなりかねないでしょう。

そのため、どのような用途で使うのかを明確にしておくと、より要望に近い機能を備えた予約管理アプリを導入できるはずです。

お店の予約タイプに適しているか

予約管理といっても、いくつかタイプがあります。予約管理アプリを導入する際、その業種やお店に合った予約タイプが選択できるのかに注意しておくとよいでしょう。

せっかく導入しても、希望していた予約タイプが選択できないとなると使えないからです。ここでは、お店のおもな予約タイプについて概要をご紹介します。

1. 時間タイプ|時間枠での予約におすすめ

時間タイプとは、10時から予約、11時から予約、といったように時間枠で区切って予約をすることです。決まった時間を1コマとしてとらえ、そのコマで何をするかを明確には設定せずにその時間を丸ごと予約する形となるため、どんな業種であってもフィットする汎用性の高い予約タイプといえます。

この予約タイプは多くの業種や場所で採用されていて、とくにサロンや飲食店、病院やパーキングといった業種に適しているでしょう。

2. 時間割タイプ|複雑なコマ割にも対応

時間割タイプとは、複数のプログラムを対象とした複雑なコマ割りを時間割のように予約することです。日ごとに時間枠が異なります。

この予約タイプでは、どの枠で何をおこなうかを明確にして予約するため汎用性は低く、適している業種は時間タイプに比べて狭まってしまうでしょう。とくにスクール、ワークショップ、フィットネスクラブ、カルチャーセンターといったところに適しています。

3. 日付タイプ|日にち単位の予約におすすめ

日付タイプとは、同じようなタイプの在庫を、日ごとに予約を受け付けることです。レンタカーの車やホテルの予約を想像してもらうと、わかりやすいでしょう。

時間などの細かい単位ではなく、1日という大きな単位にいくつかの枠や在庫があり、それらの予約を抑えることで枠を埋めていきます。この予約タイプでは、レンタカーやホテル、旅館といった業種で使われることが多いです。

4. イベント・セミナータイプ|単発開催に利用できる

イベント・セミナータイプは、定期的ではなく、その都度単発で開催されるようなイベントやセミナーの場合に使われることです。

カレンダーから特定の日を予約するもので、サロンの場合はハロウィーンやクリスマスでのキャンペーンのとき、またはオープン○周年記念イベントなどで利用します。この予約タイプでは、セミナー、イベント、パーティーの集客をおこなう業種に適しているでしょう。

決済機能・会計連携機能を備えているか

予約管理アプリを導入する際、お店で利用している決済・会計手段との連携が可能かを確認しておく必要があります。カードなどの主要な決済やお店で利用しているPOSシステムと連携していないのであれば、導入してもそのメリットを十分に活かせないからです。

導入してから連携していないことに気づいて慌てることがないように、事前にどのような決済や会計と連携しているかを確認しておきましょう。

スタッフにもお客様にも使いやすいか

予約管理アプリを導入する際、使いやすさにも注意するようにしましょう。多機能なアプリは便利そうですが、アプリによっては操作が煩雑になりがちだからです。費用をかけて高機能な予約管理アプリを導入しても、使い勝手が悪かったり、特定の人しか使えなかったりすると導入した意味がありせん。

お店のスタッフが使いやすいことも重要ですが、操作性が悪くてお客様が予約を諦めてしまわないよう、スムーズに予約できるユーザーインターフェースであることも重要です。

セキュリティ対策は充実しているか

予約管理アプリはお客様の大事な個人情報を預かるため、セキュリティ対策が充実しているかも重要です。昨今では、個人情報の取り扱いにとくに厳しい目が向けられています。

そのため、これから導入を検討している予約管理アプリにはどのようなセキュリティ対策が施されているかを事前にしっかりと確認しておきましょう。

導入後のサポートは受けられるか

予約管理アプリの導入の際には機能や操作性だけでなく、導入後にサポートがついているかも考えておく必要があります。はじめて導入する場合、操作は容易に覚えられても、マニュアルだけではどのように活用していくかはわからないことも多いからです。

予約管理アプリである「リザービア」であれば、導入後も手厚いサポートを用意しています。また、サロンの運営や集客についてもアドバイスが可能です。

予約管理アプリは無料と有料、どちらがいいの?

予約管理アプリは無料と有料、どちらがいいの?

予約管理アプリにはサービス内容によって無料で利用できるアプリと、有料で利用できるアプリがあります。

これから先、お店の経営に費用がかかることを考えれば無料のアプリを選択したいところですが、無料で利用できるアプリにはメリットがある反面、注意点もあります。ここでは、それぞれの理由を確認しておきましょう。

無料アプリを利用するメリット|気軽にはじめられる

無料の予約管理アプリを利用するメリットとして一番大きなことは、気軽にはじめられることです。無料の場合、費用が一切かかりませんので、使ってみたいと思ったときにかんたんに利用を開始できます。

さまざまな予約管理アプリがあるため、実際に使ってみて使い勝手や各種連携など、自分のお店で利用するに事足りるか機能が備わっているかを試してみることが可能です。

無料アプリを利用する注意点|機能に制限がある場合も

無料の予約管理アプリを利用する場合に注意しておく点は、無料の場合は一部の機能が使えないことや利用できる期間が決められている場合があることです。機能などの制限がなくても、つねに広告が表示される場合もあり、有料とは何かしら違う点があります。

このように、無料の予約管理アプリのメリットと注意点を考慮して、自分のお店に合った予約管理アプリを選びましょう。

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予約管理アプリを導入して、美容室・美容院の集客を増やそう!

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予約の受付業務や顧客管理、集客など、施術以外にも煩雑な業務が多い美容室や美容院。予約管理アプリを導入することで、美容師が施術に集中できるようになり、それぞれの美容師の得意分野をお客様に知ってもらい、リピーターを増やすことができます。

お客様からも、「いつでも気軽に予約ができる」「通知がくるので予約を忘れない」と好評の予約管理アプリ。業務も効率化できるほか、集客アップにもつながるので導入してみるのがおすすめです。

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