美容院・美容サロンにおいて、POSレジ（レジシステム）は店舗運営に欠かせないツールとなりつつあります。
POSレジは、在庫管理や顧客管理、販促活動まで幅広く活用できる便利なツールです。
POSレジには商品管理できる機能があるため、在庫管理に活用している美容室やサロンも増えてきました。美容室やサロンは消耗品が多いため、POSレジを有効に活用できるのです。
今回は実際にPOSレジを導入して在庫管理することで起こる業務上の変化、在庫管理の重要性、システム導入時の注意点についてまとめました。
在庫管理を手作業やエクセルなどで対応されているのであれば、POSを導入することで業務効率化をはかることができ、空いた時間でさまざまな営業施策ができるため、売上アップにもつながります。ぜひ参考にしてください。
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目次
従来の在庫管理の方法と問題点
POSレジを使わない従来の在庫管理方法としては、主に2パターンあげられます。
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在庫管理表に手作業で記入する
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エクセルやスプレッドシートを使う
在庫管理表を印刷して手書きで管理する場合は、すべての商品を目視で確認し、情報を書き込んでいく必要があります。そして最後に集計して現状確認に役立ちます。
目視の在庫確認は、しっかり確認した、という安心感を得られるため、こだわりをもって目視確認を徹底している店舗も多く存在します。
ITスキルが必要なく誰でもできる反面、紛失や間違いのリスクは避けられません。
エクセルやスプレッドシートを使った在庫管理では、手書きの在庫管理表と同様に、項目に沿ってデータを入力していきます。手書きと比べると、スピーディーにデータを入力でき、保存や集計などの計算が容易となるでしょう。
エクセルは汎用性が高く、計算ソフトとしての機能が優れているので、エクセルエキスパートな人が活用すると、有料ソフトよりも優れたテンプレートを作り出せるケースもあります。入力のみであれば誰でも使える点も魅力の一つです。
いずれの方法も導入にコストがかからず、すぐに実践できる点においては、メリットがある方法といえます。
しかし、一方で問題点もあげられます。ここでは主に3つの問題点について取り上げます。
ヒューマンエラーが起きやすい
人の手を頼りにする仕組みでは、どうしてもヒューマンエラーはつきものです。
手書きにしろ、エクセルにしろ、いずれの方法もスタッフの手動で入力・管理が行われます。そのため、どうしても記入間違いや打ち込み間違いが起こりやすくなります。
手書きで管理する場合は、集計する際の計算に間違いが発生するリスクも高いでしょう。
また在庫管理する商品数が多い、店舗間で在庫移動を行ったなどイレギュラーな事態が重なると、どうしてもミスが発生しやすくなります。
起きたミスに対しては責任の所在を明らかにしなければならず、責任を特定できた場合、ミスをした人が自責の念をもつこととなり、店舗運営において悪い影響が出てしまいます。
起きたミスの特定が難しいのも手入力のデメリットです。
時間がかかり人件費が発生する
目視での確認と手動での入力、管理となるため、在庫管理業務には相応の時間がかかります。かかった時間のぶんだけ人件費もかかることは、いうまでもありませんね。
ルーティンワークを時給で働いているアルバイトに任せてしまうと、うまく時間調整をするスタッフが表れ、常態化してしまうので余計に人件費と時間が無駄になってしまうのです。
かといって、月給の正社員に任せてしまうと、さらに時間の無駄使いになってしまいます。
売上を上げるためには無駄のない発注と、店頭に売れ筋の商品がラインナップされている状態を維持することが必要です。
そのためには、在庫管理において、商品のリアルタイムかつ正確な数字が求められます。
リアルタイムの在庫を把握できると、時間帯に応じて接客内容を適宜変更でき、偏った販売を防ぐことができ、結果として売れ残りを減らすことができます。
手作業の在庫管理で、商品のリアルタイムかつ正確な数字を維持しようとすると、在庫管理にかける時間や、手間を増やさざるをえません。手間とわずらわしさ、ともに背負うことになり、店舗運営に余計な労力をかけてしまうことになります。
必然的に時間と人件費も上昇してしまいます。
ルールを作り徹底する必要がある
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「在庫管理表に入力する項目はなにか」
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「入力方法にルールはあるのか」
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「いつ在庫チェックするのか」
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「データの保存や更新はいつするのか」
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「店舗間で在庫移動した場合はどうするのか」
上記のように、スタッフ全員が共通認識のもと動けるように、店舗内で在庫管理に関するルールを徹底する必要があります。組織にルールを完全に定着させるのは、時間と手間がかかります。
特定の人間しかルールをわかっていない、人によって入力する項目がバラバラ、といったことになると、当然ですが正確な在庫数を把握できません。
みんなが作業を正しく理解し、間違いなく在庫管理を遂行できるようになるには、それなりの時間を要するでしょう。
曖昧なルールのまま運用が進むと、いずれ「在庫の数が合わない」「発注ミス」「過剰在庫」など、あらゆる問題に発展する可能性があるでしょう。
ミスがおきると、責任の所在を明らかにしなければならず、間違った対応をすると人間関係が悪化する可能性もあります。
そうなると、業務効率の悪化や人離れなど、利益を圧迫する事態を引き起こしかねません。
在庫管理の重要性−外せないポイントとは？
利益をしっかり生むためにも、在庫管理は非常に重要です。
店舗を運営していると、つい目がいってしまうのは目先の売上。
在庫全体については棚卸し時に確認する程度、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もしくは、在庫の山を見ると気が滅入ってしまうため、できれば見たくないと考えている方もいるかもしれません。
しかし、在庫とはお金をかけて購入したものです。つまり、在庫は資産としてお金と同等の価値があるといえます。お金と考えると、管理が大切だと考えるのは当然ですよね。在庫がさばけず処理に困っていても目を背けずに対処法を考えなければいけないのです。
では、在庫管理を円滑に行っていくために、外せない管理上のポイントとは何でしょう。
まずは、店舗で抱えている在庫の数が適切かどうかです。
なにをもって適切か？という疑問は、店舗運営を正確に把握していれば自然と理解できるでしょう。
在庫が多すぎると、いわゆる過剰在庫となりキャッシュフローは悪化します。少なすぎる場合も、販売機会の損失につながるでしょう。在庫をもつビジネスの難しいところですが、多少の在庫リスクを抱えなければ、売り上げアップを狙う事は困難です。
売上、コスト、利益のバランスがいい店舗運営のためには、適正な数の在庫を抱える必要があるわけです。日々の業務から適正在庫を意識し、適切なタイミングで発注を行う必要があります。
続いては、売れない、使用できない在庫を確認する管理です。
季節柄売れない、そもそも人気がない、トレンドに沿っていない、競合店にもっと高品質あるいは低価格の商品がある、など死に筋となっている在庫。あるいは、売れ残ってしまい、使用期限が切れているなどの理由で使用不可となっている在庫はありませんか。
上記に当てはまる在庫は、売上に貢献しないことはもちろん、置いておくと店舗スペースの無駄にもなるため、デメリットしかありません。売上アップのために在庫リスクを取る必要はありますが、本当にリスクとなる在庫は早々に処分してしまいましょう。
必要のない在庫は売り尽くしセールなど、利益度外視で販売するなどして、本来必要な在庫を仕入れるために早急に処分するようにしましょう。
以上のポイントを押さえて在庫管理を徹底できれば、無駄な支出のカットと同時に売上アップの実現、改善すべき点などを把握でき、店舗経営に生かしていけるでしょう。在庫を把握し見極めて、早急に手を打つことが重要です。
そして、POSレジを導入すれば、在庫管理を容易に行えるようになります。
いつ、どの商品が、いくつ売れたのかがデータでリアルタイムに可視化されますので、無駄な在庫はないか、売れ筋商品はなにか、などがデータとして集計できます。適切な在庫管理ができ、必要な仕入れの数が分かると、リスクをとりつつ思い切って在庫を仕入れる戦略をとることもできます。
どの商品をいくつ発注すればいいのかも簡単にわかるため、業務効率化と売上アップにつながります。リスクとなる仕入れ数のラインを把握できるようになるので、タイミングや店舗の状況にあわせて仕入れの計画を綿密に練ることが可能となるのです。
そもそもPOSレジ・POSシステムとは
POSレジシステムのPOSとは、PointofSalesの略語であり、直訳すると「販売時点情報管理」となります。
つまり、消費者とお金のやりとりをした時点での販売情報を管理するシステムのことを指します。そしてPOSシステムを搭載したレジのことを、POSレジといいます。
POSレジは、商品についているバーコードを読み取ることで、リアルタイムに「なにを」「いつ」「どこで」「いくつ」販売したのか、という販売情報を集められます。仕入れから販売まで商品の流れを把握できることは店舗運営にとって、とても心強いことです。
中には、在庫が不足すれば自動で発注業務ができるシステムもあります。また、在庫管理だけでなく、売上管理、スタッフの勤怠管理など店舗運営に欠かせない機能が搭載されている多機能なシステムが最近では多く提供されています。POSシステムがあれば、在庫管理だけでなく、店舗全体を一元管理することができ、とても大きなメリットを手にすることが可能です。
POSシステムが店舗に導入されると、経営者が現場にいなくても、在庫や売上などのデータを確認できる点もメリットでしょう。いつ、どこからでも店舗の状況を把握できるので、店舗内の運営以外にも、あたらしい展開を目指して対外的に動くことも可能です。
POSシステムで美容院の在庫管理をすると起こる3つの変化
実際に、美容院やサロンでPOSシステムを導入することで得られるメリットは、多くあります。
在庫管理、売上分析、複数店舗管理の面から、導入後に起こりうる大きな変化とメリットについて、解説します。現状の在庫管理などの業務と比較してみてください。
在庫の状態が一目で確認できる
POSシステムを導入すると、在庫データがリアルタイムで更新されるため、いつでも一目で確認できるようになり、店舗運営を次のステージへステップアップすることができます。
POSレジで販売した商品は在庫から自動マイナスされ、系列店同士で在庫を移動させた履歴、バーコード読み取りによる棚卸し作業、発注や検品までを同じシステム内で行えることが、その理由です。
つまり、同じシステム内で、在庫にまつわるすべての業務を完結させられるわけですね。また、エクセルや手書きでの管理で発生しがちな、ヒューマンエラーによる在庫管理の間違いなども防げます。効率化と、人為的ミスの2つを同時に解消できる点は抑えておきましょう。
現在では、在庫管理機能を持つPOSシステムは多くの企業から提供されています。会計から在庫の管理ももちろん行えますので、店舗運営に必要なことがすべてカバーされており、スムーズで使いやすい、と使い心地も評判です。
棚卸の時間・コストを削減できる
目視や手作業による在庫の棚卸し作業には、時間もコスト（人件費など）もかかります。棚卸作業は日数も人手もかかりますので、削減できるなら極限まで抑えたい作業のひとつです。
しかしPOSシステムを導入しておけば、リアルタイムで随時データが蓄積されていくため、これまでのように棚卸し作業に数日かかっていた、などのようなことはありません。
そのため、棚卸し作業の時間を削減でき、働いているスタッフの負担軽減になります。同時に、棚卸し業務に充てていた時間を他の業務に使えるようになるため、お客様対応に集中できる、などのメリットも生まれます。
人間が同時にできることには限界がありますので、棚卸にかかっている時間を他に充てられるのは、大きなメリットです。
棚卸し業務にかかっていた人件費も浮くためコスト削減につながり、在庫の無駄や発注ミスも防げて売上アップとなれば、利益を最大化させることも可能となるでしょう。
導入初期費用に費用が掛かったとしても、順調に店舗運営を行えば、早い段階で取り返すことができます。
発注ミスを防止できる
「同じ商品を2度発注してしまった」
「発注すべき商品を間違えて、売れない商品を過剰在庫にしてしまった」
ということは、どこの店舗でも起こりうることでしょう。
しかし、このようなミスも、ヒューマンエラーが原因であることがほとんどです。ヒューマンエラーをなくすためには「仕組み」を変えなければいけません。
仕組みを変えることは大変ですが、高機能なツールを使えば組織改善の助けとなります。
これまでのエクセルや手書きのような手動によるものから、システムで対応できるように仕組みを変えていきましょう。そして、その仕組みを作るために必要なのが、POSシステムです。
うまく活用できれば、根本的な仕組みから大幅に改善することが可能です。どの商品が、どれだけ必要なのか、POSシステムを見れば一目瞭然です。リアルタイムで売れた商品データが蓄積されているためです。
また、POSレジの操作は誰でもできるような簡単な仕様となっていることがほとんどのため、ミス防止につながるでしょう。
根本的な仕組みの改善から、ヒューマンエラーによるミスまで、POSレジ・システムは全体を大きく改変できる高機能ツールです。
売上をデータとして残し、分析できる
POSシステムを導入するメリットは、単に在庫管理できることだけではありません。売上分析も容易にできるようになることもそのひとつです。
店舗をより良く運営するためには、売り上げの分析は逐一行う必要があります。頻繁に分析するので、できる限り使いやすい機能を使いたいところです。
システムを導入することで、在庫数のほか来客数・購買された商品の数・購入されたメニュー、スタッフごとの売上、などをデータとして保存できます。店舗運営に関する数値は、可能か限り多く集めたほうが細かい分析が可能となります。
来客数も、日時や曜日ごと、週間、月間など、あらゆる角度からデータを収集分析できるようになります。また、商品やメニューに関しても売れ筋、季節ごとの違いなどを分析して明らかにできるでしょう。
売れ筋の商品やサービスが分かれば店舗運営の施策を考えるときの、貴重な資料となります。
システムを導入しない場合は、現場の肌感覚や、エクセルなど店舗独自の管理表などで分析されていたかもしれません。もちろん、数字では測れない経験や知識の価値も否定できるものではなく、とても大切です。
しかし、それらと比べても、POSレジ・システムの方がよりリアルタイムに、かつ正確なデータを収集できます。経験に基づく判断と、客観的な数字のデータをもとにした分析によって、より精度の高い分析が可能となるのです。
レジ締めや売上の計算など、手動での作業が減り、業務効率を大幅に改善してくれる点からいっても、POSシステムを導入するメリットは大きいといえるでしょう。
蓄積されたデータは、今後の集客に活かせます。得られたデータからよい点、悪い点をあぶり出し、的確な戦略を立て、売上アップ・集客改善のための打ち手を講じていきましょう。また、品出し業務の効率化が図れる点も見逃せません。在庫管理の部分でも触れていますが、売れている商品が一目でわかるようになります。
そのため品出し時のレイアウトの工夫や、配置など売上アップの施策を打ちやすくなるはずです。売れ筋の商品から、人の流れを分析することができ、効果的な導線をレイアウトしたり、ポップを作ることで、新たに商品やサービスを展開することも可能です。
複数の店舗を管理できる
複数店舗を経営している場合、単純に店舗が増えるだけ管理業務も猥雑になってしまうこともあるでしょう。
たとえば、在庫管理の基準が店舗ごとに違っていると後々大変ですので、在庫管理を本部で一元管理できれば業務を効率化させられるのではないでしょうか。本部での一括管理を実現するには、本部機能管理機能が搭載されたPOSシステムを導入するのが良い選択です。
一元管理できない場合、本部側は各店舗に情報を集めてもらい、それらを収集し、照合、分析、など工数が発生します。あるいは、実店舗へ直接訪れて業務対応することもあるでしょう。
本部機能が搭載されたPOSシステムなら、各店舗の情報を一元管理できます。店舗へ足を運ぶこともなく、また店舗ごとに数字を手作業でまとめてもらうなどの手間を省き、在庫管理できるようになります。
前述したように、同じシステム内で在庫管理にまつわるデータを管理できるため一元管理が可能なのです。この機能は、複数店舗を管理することにも活用できるため、複数店舗の場合でも管理可能、というわけです。
また、一元管理できて、効率が上がるのが在庫管理だけではありません。売上管理の面においても同様のことがいえます。通常ならば各店舗の売上について把握・分析しようとすると、在庫管理同様、店舗ごとにデータをまとめてもらい、それを収集して、分析する、と工程と時間がかかります。
しかし、本部管理機能搭載のPOSシステムならば、売上データも本部で一括管理、把握できるようになります。
本部は各店舗からの情報を待つ必要もなく、現場も報告業務を減らせるでしょう。本部にとっても現場にとってもメリットがある機能です。複数店舗を経営されている方ほど、POSシステムを導入すれば得られるメリットも大きいといえます。
在庫管理でPOSシステムを導入する際の注意点
ここまで、POSシステムを導入するメリットについて述べてきました。ここでは導入にあたっての注意点を解説します。
在庫管理などの業務効率化、売上アップのための分析ができることなどを考えると、導入しない理由を探す方が難しいかもしれません。それでも注意点をあげるとすると、2点考えられます。まずは、導入したシステムに慣れるまでの時間です。
システムに慣れる時間
操作が簡単になっているPOSシステムも増えているとはいえ、はじめてのシステムに慣れるまでには相応の時間が必要でしょう。必ずしも、在籍するスタッフのITの知識やスキルが高いとは限りませんよね。新しく入ったスタッフにはシステムをうまく使いこなせるように覚えてもらわなければいけません。
そのため、各スタッフが慣れるまでに時間がかかることは念頭に置いておきましょう。最初は時間がかかるかもしれませんが、慣れてくれば確実に業務効率が上がるはずです。
導入当初は変化に対応するまで、前のほうが良かったという声が生じるかもしれませんが、たいていは時間が解決してくれるでしょう。
システムによってはサポート体制が充実しているもの多くあるため、そのあたりもうまく活用するようにしましょう。
導入費用がかかる
新たにPOSシステムを導入するのであれば、当然ながらPOS導入時に費用が発生します。クラウドであれば安価ですが、それでも十万円〜かかることが多いでしょう。
関連記事：POSレジ（POSシステム）の機能・導入費用や方法まとめ
レジを導入せずとも、最近ではiPadで使えるクラウド型のシステムも増えてきました。その場合は、レジを購入することに比べれば、かなり安価に抑えられます。
それでも、端末となるタブレット代はもちろん、場合によっては周辺機器（クレジットカード読み取り器、バーコードリーダーなど）を揃えることもあります。数万円となりますが、それらの購入費用も考える必要があるでしょう。
また、クラウド型の場合は、月額費用がかかる場合がほとんどです。
いずれにしても、システムを導入する前に発生していた在庫管理、売上分析にかかる時間やコストを考えると投資価値があるのではないでしょうか。小規模な店舗運営を行っている場合、導入がかえって負担となる可能性があります。
店舗の規模と機能のバランスは、事前によく考える必要があります。導入に際しては、得られるメリットとコストを含めた注意点を考えて、選ぶようにしましょう。
まとめ
在庫管理を円滑に進めていくためには、POSレジ・システムを導入するのがおすすめです。より簡単に、かつ無駄なく正確に行えるようになります。
そして、在庫管理が適正に行われることで、売上のアップ、コストの削減にもつながるでしょう。
在庫は、管理を間違えると大きなリスクとなりますが、チャンスを得るには適切な在庫を常に持っておくことも重要です。
在庫管理にかける費用は惜しまずに、多くの予算を充てるほうが結果として良い運用ができるようになるでしょう。
また、ほかにもメリットは多く、業務の効率化、スタッフの負担軽減など、システムの導入で店舗運営をよりスムーズに行えるようになるはずです。
在庫管理をオートメーション化して、人手を他の仕事に回すことで、今まで手が付けられなかった分野を開拓することも可能となります。
在庫管理の業務を効率化させ、正確なデータをもとに店舗運営して売上、利益の最大化を図りましょう。
