エステサロンが予約システムを導入する10のメリット!デメリットや選ぶポイントも紹介

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エステサロンを運営するにあたって、一番重要かつ煩雑な作業は顧客の予約管理と言えるのではないでしょうか。予約時間が被ってしまったり、反対に空いている時間があるにも関わらず予定を埋められなかったりといった事態になってしまえば、顧客獲得の機会を損失してしまいます。

現在では、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット向けの予約システムも増えてきており、こういったシステムを導入することによってデジタル化し、より徹底的に手軽な予約管理をおこなうことができるようになっています。

そこで今回は、エステサロンが予約システムを導入した際のメリットを解説し、比較してデメリットや予約システムを選ぶポイントなどについて解説します。

エステサロン向けの予約システムとは?

エステサロン向けの予約システムとは?

予約システムとは、予約の問い合わせやスケジュール管理を、人の手に変わって自動的に行ってくれるシステムのことを指します。接客を伴うさまざまな業務・業種用に多岐にわたった予約システムがありますが、エステサロンに特化した予約システムももちろん存在します。

予約システムはオンライン上で予約情報を一括管理するため、顧客ごとに違う連絡方法を用いていても予約情報が即時更新されるため業務を効率化することができ、さらに生産性の向上も見込めるでしょう。

エステサロンが予約システムを導入する10のメリット

エステサロンが予約システムを導入する10のメリット

予約システムを導入することによって、業務の効率化を図ることができますが、具体的にどんなメリットがあるのかはっきりわからないと、なかなか導入に踏み切れないことでしょう。

ここからは、エステサロンが予約システムを導入することによって得られるメリットについて解説します。

1.予約状況を管理しやすくなる

エステサロンは、小規模で運営している店舗や、プライベートサロンと言った形式で運営している店舗もあります。そういった店舗では、スタッフも少人数で運営していることが多いでしょう。

少人数のスタッフで運営する場合、業務の効率化は欠かすことができません。従来どおり、予約をスタッフの手で管理していると、その分作業時間を取られてしまいます。予約システムを導入することで、予約状況を一目で把握することができ、業務効率化や集客に役立たせることが可能です。

また、1対1での接客・施術を売りにしている店舗の場合、施術中に予約の電話がかかってきてしまうと施術を中断せざるを得なくなります。しかし、システムによって予約を管理すれば顧客への対応に集中することができ、提供するサービスの品質向上にもつなげることができるでしょう。


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2.顧客情報を管理しやすくなる

予約システムは、顧客の予約スケジュールだけではなく、一人ひとりの顧客情報も管理することができます。

エステサロンでは新規客とリピーターでは施術内容が違ったり、初回ではヒアリングの時間を多く取ったりと、顧客に合わせてサービスの内容が変わってきます。

予約システムにより新規客か、それともリピーターの顧客であるのかと把握できれば、顧客に合わせて担当者の割り振りを決めるなど、接客の手法を最適化することができるため、大きな業務効率化になるでしょう。

3.お客様が予約しやすくなる

予約システム導入は店舗側にだけではなく、お客様にとってもメリットがあります。

エステサロンには幅広い年代が通いますが、その中でもとくに需要が高いと思われる大学生~社会人の若い年齢層は、電話やメールでの予約よりもスマホでかんたんに予約できることを好む傾向にあります。

多くの予約システムはスマホを通じてオンラインで予約を受け付けているため、時間や場所を選ばずに予約をすることができるのは、お客様にとって大きなメリットと言えるでしょう。
また、24時間365日いつでも受け付けできるため、営業時間外でも予約できたり、店舗へ問い合わせなくても予約の埋まり具合を確認できたりする点は、電話やメールでの予約よりも利便性が高いです。

4.予約の取りこぼしを防げる

24時間365日予約をできるということは、予約の取りこぼしを防ぐことにもつながります。電話のみで予約を受け付けている場合、どうしても営業時間内に連絡をして頂く必要がありますが、お客様によって連絡をすることができるタイミングは違います。

仕事などでどうしても営業時間内に連絡ができない、折返し連絡をもらったが外出先で電話に出ることができなかった、といった理由で予約を先延ばしするお客様もいらっしゃることでしょう。

予約システムを導入すれば、店舗の営業時間に関わらずお客様の都合のよい時間に予約できるという、予約しやすい環境をつくることがでるため、予約を取りこぼさずホームページからの誘導が可能になります。

5.スタッフの業務負担を軽減できる

予約システムを導入することによって、予約管理にスタッフの手を使うことがなくなるため、スタッフの業務負担を軽減させることが可能になります。

前述したように、エステサロンによっては、小規模ならではの丁寧な接客を売りにしたり、プライベートサロンの形式で運営したりする店舗も少なくありません。そういった店舗では必然的にスタッフも少人数になりますが、予約管理をスタッフの手で行っていてはほかの業務が滞ってしまいます。

スタッフの業務負担の軽減はエステサロンを運営するうえで重要な要素のひとつ。業務負担を軽減することで、その分提供するサービスの質を向上させることにつなげることがでるでしょう。

6.より良い顧客関係を築ける

質の高いサービスを提供するためには、顧客との有意義な関係構築が必要です。お客様に関連する会員種別や誕生日、来店回数、利用したことのあるメニューや趣味思考など、顧客ごとの情報を記録しておくことでその構築が用意になります。

また、前述で例に出したように、少人数の店舗で予約の受け付けを電話のみにしていると、お客様の接客・施術をしている最中でも作業を中断して電話対応をせざるを得なくなってしまいます。

しかし予約システムの自動管理による予約制度を導入しておけば、目の前のお客様に集中してサービスを提供することができるため、顧客との関係構築にも役立てることができます。

7.リピートにつながる

新規で来店した顧客のリピートにもつなげることができます。

メールなど自動配信をすることができるシステムなら、施術した日から数日後にメッセージを送信するように設定しておくことができます。来店のお礼のメッセージや、提供したサービスに関するフォローメッセージ、再来店の促進メッセージなどに自動配信メールを利用することで、前述のより良い顧客関係の構築にもつながり、リピート率や売上アップにもつなげることができるでしょう。

8.新規客獲得にも有効

予約システムを用いることで新規客の獲得にもつながります。

システムによってはクーポン機能が付いている場合があり、システムを通じてお客様が使用することのできるクーポンを発行することができます。

エステサロンに限らず、はじめて利用する店舗を選ぶ際に、クーポンがあり少しお得にサービスを受けられることが決め手になった、ということは少なくありません。先着クーポンなどがあれば限定感も出せるため、集客にプラスされるでしょう。

また、利用したお客様のレビューを記載できるシステムもあります。利用したことのない店舗のサービス内容や雰囲気を知るためには、すでに利用しているお客様の口コミが有効です。新規客にとって、口コミが来店するかどうかの後押しになる場合があります。

9.予約忘れを防止することができる

予約を入れたものの、予約時間にお客様が来店しなかった…ということもときにはあると思いますが、最近の予約システムには、お客様の予約忘れ防止機能が付いているものもあります。

たとえば店舗で運用している公式LINEアカウントと連携することにより、予約忘れ防止のためのリマインダーがLINEを通じてお客様に通知される、といった機能です。こういった機能を使うことによってお客様のドタキャンや、予約を忘れてしまって来店しなかったといったことの防止につなげることができます。

10.集計で改善施策を打ち出せる

集計機能のある予約システムなら、アプリからの予約かあるいは店舗での予約などどこからの予約が多かったのかということや、予約のうち既存の予約と新規の予約が何件か、あるいは何件キャンセルがあったのかといった予約比率のデータを確認することができます。

また、期間ごとの集計でどんなクーポンがどれだけ使われた、といったことも集計することができます。これらのデータは、売上げアップを図るための基本。エステサロンを運営するうえでPDCAを回しながら改善施策の打ち出しに大いに役立てることができるでしょう。


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エステサロンが予約システムを導入するデメリットについて

エステサロンが予約システムを導入するデメリットについて

エステサロンが予約システムの導入するにあたっては、予約管理の効率化をはじめとしたスタッフの業務負担軽減、提供サービスの品質向上や集客・売り上げアップの可能性など、実に多くのメリットが挙げられます。

その一方で、予約システムを導入することによるデメリットも存在します。ここからは、予約システムを導入するデメリットについて解説します。

1.固定費がかかってしまう

まず一つめに挙げられるデメリットは、固定費用がかかってしまうということです。エステサロンで利益を上げるには、固定費をいかに抑えるかという点が重要になってきますが、予約システムを利用するにあたっては機器の費用やシステム利用料など、毎月のコストがかかってしまいます。

また、新しくシステムを導入するためには、初期費用も必要になってしまいます。

だからといってあまりにも利用料金が安いシステムを導入すると、予約数に上限があったり、一部の機能が使用できないなどの制限があったりといったこともあります。予約システムの導入を考える際には、初期費用や毎月の利用料金などのコストと導入したあとのメリットのバランスを考慮に入れるようにしましょう。

2.新しいシステムをスタッフに共有する必要がある

予約システムに限らず、新しいシステムを導入するにあたっては、使用方法をスタッフ全員に共有する必要があります。しかし、スタッフ全員に共有するには勉強会や研修をおこなうなど一定の時間が必要になってしまい、どうしてもシステム導入直後はスムーズな運用ができない期間が出てきてしまいかねません。

スタッフ全員がスムーズに予約システムを利用できるようになり、メリットを最大限に享受するまでは業務効率や生産性が低下してしまう恐れもあるということを考慮しましょう。

3.ネット予約の導線を考える必要がある

予約システムを導入しても、顧客に認知してもらえなければ意味がありません。ホームページ上にネット予約システムを設置する場合、どこのページに配置し、どのように予約ページまで誘導させるか、といった動線を考える必要があります。

導線によってコンバージョンは大きく変わってくるため、導線については慎重に考えなければいけません。より精度を上げるためには、バナーや広告文などを最適化するABテストを行っていく必要があります。

場合によってはホームページのデザインやリンクボタンの配置を大幅に変更する必要があるなど、改修するコストがかかってしまいます。これらのコストも、前述の初期費用や毎月の利用料とともに、導入コストとして考慮しておく必要があります。

エステサロンの予約システム導入にデメリットは少ない

エステサロンの予約システム導入にデメリットは少ない

エステサロンで予約システムを導入する際のメリットとデメリットについて解説しました。上記で挙げたように、予約システムを導入するにあたってデメリットはどうしても存在してしまいます。

しかし、一つひとつのデメリットも、裏返せばメリットにつながります。たとえば、導入にあたって初期費用や毎月の利用料などのコストがかかると前述しました。しかし、予約管理業務にあたる一人と考えれば、人件費よりも安く業務を任せることができるのは大きなメリットと言えるでしょう。

上記のような例からエステサロンの場合、予約システムを導入することにより得られるメリットのほうが圧倒的に多いため、導入することをおすすめします。

エステサロンの予約システムを選ぶうえでのポイント

エステサロンの予約システムを選ぶうえでのポイント

予約システムを選ぶうえでどのような点に気をつければよいのでしょうか?ここからは、予約システムの導入を考える際に押さえておきたいポイントについて解説します。

1.導入実績がどれぐらいあるか?

まず、導入したい予約システムが、どれくらい導入実績があるかを見てみましょう。

単純に導入している店舗が多ければ多いほどよいということではありませんが、やはりどれだけの導入実績があるか、と数字で把握することは大切です。これまでどのような歩みをしてきたかが実績として現れるので、とても重要な指針になります。

また、導入実績が多いということは、それだけノウハウを積み重ねてきているということにもなります。美容業界の傾向を把握し、導入後のサポート体制なども充実していると考えることができるでしょう。

2.操作性

導入したい予約システムの操作性を確認しておくことも、とても大切です。

デメリットのなかで、新しいシステムをスタッフの間で共有しなければならないということをお伝えしましたが、操作性が良ければスタッフ間で共有に必要な時間を短くすることができます。

また、マニュアルが充実しているか、システム自体をカスタマイズすることができるか、などに重点を置いてもよいでしょう。スタッフ同士で予約システムの使用方法をかんたんに共有できそうかどうか、事前に確認しておきましょう。

3.お客様が予約しやすいシステムか?

予約システムの操作性は、運用する店舗側だけでなく、お客様にとっても重要です。実際にシステムを使用して予約をするのはお客様ですから、お客様が使用しやすいシステムでなければいけません。

複雑なシステムだったり、画面が見づらかったりすると予約するのが面倒だな、と感じてしまうお客様もいらっしゃることでしょう。一度面倒と感じてしまえば予約まで到達することなく離脱してしまう可能性も考えられます。

運用がしやすいかどうかだけではなく、予約画面が見やすく内容がわかりやすいか、お客様が予約しやすいシステムかどうかの見極めも大切です。

4.求める機能の充実性

エステサロンでの予約システムを導入するうえで、どのような機能を求めるかは店舗によって違うでしょう。

たとえば、会員制のエステサロンであれば会員予約とゲスト予約の両方の機能があればよいと考える店舗があるかもしれません。メニューや実際に対応するスタッフを事前に指定しておく機能がほしい、と考える店舗もあるでしょう。

また、近年はキャッシュカードや電子マネーによるキャッシュレス決済の利用が増えてきています。予約と決済を同時におこなうことで当日はサービスを提供するだけでほかの手続きがいらなくなり、スムーズに店舗を利用してもらうことができます。それだけでなく、すでに料金を支払っているため、ドタキャンが発生しにくくなるという点もメリットでしょう。

このように、店舗によって求める機能が異なるため、エステサロンごとに適したシステムを選ぶことが重要です。

5.候補システムの比較

導入実績や操作性、機能の充実性でいくつかの候補を選んだら、それらのシステムを徹底的に比較することが必要です。とくにエステサロンでは、業務効率化が求められるため、その点に重点を置いて比較するとよいでしょう。

クラウド型の予約システムのなかには、機能を押さえて無料で使えるフリープランがあるものや、期間を限定して無料で使える試用版などが用意されているものも少なくありません。

製品版と同じデザインで使用してみることで実際の操作性を確認でき、製品仕様などを読んだだけではわからなかった点も確認することができます。また、使用している際に疑問点や不満点が出てきたときにどんなサポートが受けられるのかということや、マニュアルが充実しているかどうかなども確認しておくとよいでしょう。

6.連携機能がついているか?

外部ツールとの連携機能があるかどうかも、システムを選ぶポイントのひとつです。

最近の予約システムでは連携機能がついているものもあり、たとえばLINEと連携することにより、店舗が運営する公式LINEアカウントから顧客あてに通知が届くようになったり、そのままスマホのリマインダーを追加することができたりするものもあります。

Googleアカウントと連携することができれば、Googleカレンダーに予約の日時を追加してリマインダーを追加しておく、といったことができます。

このように、外部ツールとの連携機能がある予約システムを導入することにより、お客様が予約システムを利用することによって利便性を高めることができます。

7.集計機能の有無

システムを通じて予約をした件数を集計する機能の有無は、エステサロンを運営するなかで売上アップを図るために重要と言えるでしょう。

インターネットを通じて予約をしたのか、店舗で直接予約をしたのかなど、どこでどうやって予約をしたかの比率や、キャンセルが何件あったのかなどの集計ができる機能がついていることにより、PDSAを回して業務内容を改善し、サービスの品質向上や目標の設定に役立てることができます。


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エステサロンに予約システムを導入するならリザービア

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エステサロンに予約システムを導入するメリットや、予約システムを選ぶ際に押さえるべきポイントについて解説してきました。これまでお伝えした予約システムにおけるメリットや、選ぶ際のポイントを押さえているエステサロン向けのおすすめ予約システムに「リザービア」があります。

全国で4,500店舗以上のエステサロンや美容室など、美容関係の幅広い業種業界で利用されています。

LINEと連携して予約することができる以外にも、インスタグラムと連携して「いいね」から直接予約ができたり、Googleと連携することで店舗の場所を検索したり、マップから直接予約することができるなど、外部ツールとの連携も充実。

ポイントシステムを利用している店舗なら、予約アプリのサロンカードの機能を追加することで予約から会員ランクの管理までリザービアで完結することもできます。

サロンメニューごとに同時予約の制限を設けることでダブルブッキングを防止したり、新規客と既存客で利用できるクーポンを分けて発行するなど、「かゆいところに手が届く」欲しかった機能が揃っています。

さらに、導入後のフォローも手厚く、営業時間内の電話はもちろん、メールや24時間のチャット対応などオンラインでの相談や、リザービア導入店が受講可能なセミナーの開催など、有人サポートも多数行っています。


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リザービアは集客できる店づくりを支える

リザービアを導入することで、LINEやインターネット経由での予約が増加しても、電話対応やスタッフの手による予約管理といった業務負担を軽減することで、お客様の対応に集中し満足度を高くキープすることにつながります。

予約画面のカスタマイズも行えるので見やすさ・使いやすさを重視することにより、お客様が手軽に予約できることで予約率もアップすることができます。リザービアは集客できる予約システムとして、お店づくりを支えます。

エステサロンの運営には予約システムを活用しよう

エステサロン向けの予約システムには、予約時間を管理するだけでなく、顧客情報の管理やポイントシステム、クーポンの発行など、さまざまな機能があります。さらにLINEなどの外部ツールとの連携や、事前決済システムなども活用すれば、スタッフの業務負担を軽減し業務改善につなげることができるでしょう。

新しいシステムを導入することにはデメリットも存在しますが、それを遥かに上回るメリットを得ることができます。充実した機能の予約システムの導入をぜひご検討ください。

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