脱毛サロン向けの予約システムとは?|導入するメリットや選ぶポイントも紹介

脱毛サロン向けの予約システムとは?|導入するメリットや選ぶポイントも紹介
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脱毛サロンを運営するにあたって、一番重要かつ煩雑な作業は顧客の予約管理と言えるのではないでしょうか。

予約時間が被ってしまったり、反対に空いている時間があるにも関わらず予定を埋められなかったりといった事態になってしまえば、顧客獲得の機会を損失してしまいます。

現在では、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット向けの予約システムも増えてきており、こういったシステムを導入することによってデジタル化し、より徹底的に手軽な予約管理を行うことができるようになっています。

そこで今回は、脱毛サロンが予約システムを導入した際のメリットを解説し、比較してデメリットや予約システムを選ぶポイントなどについて解説します。

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脱毛サロン向けの予約システムとは?

脱毛サロン向けの予約システムとは?
予約システムとは、予約の問い合わせやスケジュール管理を、人の手に変わって自動的に行ってくれるシステムのことを指します。接客を伴うさまざまな業務・業種用に多岐にわたった予約システムがありますが、脱毛サロンに特化した予約システムももちろん存在します。

予約システムはオンライン上で予約情報を一括管理するため、顧客ごとに違う連絡方法を用いていても予約情報が即時更新されるため業務を効率化することができ、さらに生産性の向上も見込めるでしょう。

脱毛サロンが予約システムを導入する10のメリット

脱毛サロンが予約システムを導入する10のメリット
予約システムを導入することによって、業務の効率化を図ることができます。ですが、それだけでは具体的にどんなメリットがあるのかわからないため、なかなか導入に踏み切れないかもしれません。

ここからは、脱毛サロンで予約システムを導入した際に得られるメリットについて解説します。

1.予約状況を管理しやすくなる

脱毛サロンは、小規模で運営している店舗や、プライベートサロンといった形式で運営している店舗もあります。そういった店舗では、スタッフも少人数で運営していることが多いでしょう。

少人数のスタッフで運営する場合、業務の効率化は欠かすことができません。従来のように、スタッフの手で予約を管理していると、どうしても作業時間を取られてしまいます。

予約システムを導入することで、予約の空き状況などをすぐに確認することができ、業務効率化や集客に役立たせることが可能です。

また、1対1での施術でプライベート感を売りにしている店舗では、施術中に予約の電話などがかかってくると施術を中断せざるを得なくなります。

そのような店舗でも、予約管理システムを導入することによって顧客への対応に集中することができ、質の高いサービスの提供につなげることができるでしょう。

2.顧客情報を管理しやすくなる

予約システムは、顧客の予約スケジュールだけではなく、一人ひとりの顧客情報も管理することができます。

脱毛サロンでは新規客とリピーターでは施術内容が違ったり、初回ではヒアリングの時間を多く取ったりと、顧客に合わせてサービスの内容が変わってきます。

予約システムにより新規客かリピーターの顧客であるのかが把握できれば、顧客に合わせて担当者の割り振りを決めるなど、接客の手法を最適化することができるため、大きな業務効率化になるでしょう。

3.お客様が予約しやすくなる

予約システム導入は店舗側にだけではなく、お客様にとってもメリットがあります。

脱毛サロンには幅広い年代が通いますが、その中でもとくに需要が高いと思われる大学生~社会人の若い年齢層は、電話やメールでの予約よりもスマホでかんたんに予約できることを好む傾向にあります。

ほとんどの予約システムはスマホなどを通じてオンラインで予約を受け付けているため、時間や場所を選ばずに予約をすることができます。その利便性はお客様にとって大きなメリットと言えるでしょう。

また、24時間365日いつでも受け付けできるため、店舗へ問い合わせの必要がなく、営業時間を気にせず予約や予約の埋まり具合を確認できたりする点は、電話やメールでの予約よりもハードルが低いため、予約の間口を広げることにつながるでしょう。

4.予約の取りこぼしを防げる

24時間365日予約をできるということは、予約の取りこぼしを防ぐことにもつながります。予約の手段が電話のみの場合、どうしても営業時間内に連絡をしていただく必要がありますが、お客様によってはその時間に連絡をすることが難しい場合があります。

仕事などでどうしても営業時間内に連絡ができない、折り返し連絡をもらったが外出先で電話に出ることができなかった、といった理由で予約を先延ばしするお客様もいらっしゃることでしょう。

予約システムを導入すれば、店舗の営業時間に関わらずお客様の都合のよい時間に予約できるという、予約しやすい環境をつくることができるため、予約を取りこぼさずホームページからの誘導が可能になります。

5.スタッフの業務負担を軽減できる

予約システムを導入することによって、予約管理にスタッフの手を使うことがなくなるため、スタッフの業務負担を軽減させることが可能になります。

前述したように、脱毛サロンによっては、小規模ならではの丁寧な接客を売りにしたり、プライベートサロンの形式で運営したりする店舗も少なくありません。

そういった店舗ではスタッフも少人数であることが多く、予約管理の業務が接客などほかの業務を圧迫してしまいます。

スタッフの業務負担の軽減は脱毛サロンを運営する上で重要な要素のひとつ。業務負担を軽減することで、その分提供するサービスの質を向上させることにつなげることができるでしょう。

6.よりよい顧客関係を築ける

質の高いサービスを提供するためには、顧客との有意義な関係構築が必要です。お客様の会員属性や誕生日、来店回数、利用したことのあるメニューや趣味など、顧客ごとの情報を記録しておくことでその構築が容易になります。

また、前述したように、少人数の店舗運営で予約の受け付け方法が電話のみの場合、お客様の対応・施術をしている最中であっても作業を中断して電話対応をせざるを得なくなってしまいます。

しかし予約システムを導入することで、予約業務の自動管理が可能となり、目の前のお客様へのサービスに集中することができるため、顧客との関係構築にも役立てることができます。

7.リピートにつながる

新規で来店した顧客のリピートにもつなげることができます。

メールなどを自動配信することができるシステムなら、施術日の数日後にメッセージを送信するように設定しておくことができます。

来店のお礼のメッセージやフォローメッセージ、再来店を促すためのメッセージなどに自動配信メールを利用することで、よりよい顧客関係の構築にもつながり、再来店率や売上アップにもつなげることができるでしょう。

8.新規客獲得にも有効

予約システムを用いることで新規客の獲得にもつながります。

システムによってはクーポン機能が付いている場合があり、システムを通じて状況に応じたクーポンを発行することができます。

脱毛サロンに限らず、はじめて利用する店舗を選ぶ際に、クーポンがあり少しお得にサービスを受けられることが決め手になった、ということは少なくありません。先着クーポンなどで限定感を演出し、新規顧客の集客につなげましょう。

また、利用したお客様のレビューを記載できるシステムもあります。利用したことのない店舗では、サービス内容や雰囲気を知るために口コミを確認する人は多いです。新規客にとって、口コミが来店するかどうかの後押しになる場合があります。

9.予約忘れを防止することができる

予約が入っていたのに、予約時間にお客様が来店しなかった…という経験がある方も多いかもしれません。そこで、お客様の予約忘れ防止機能が付いている予約システムを選ぶのがおすすめです。

たとえば店舗で運用している公式LINEアカウントと連携することにより、予約忘れ防止のためのリマインダーがLINEを通じてお客様に通知される、といった機能です。こういった機能はお客様のドタキャンや、予約忘れなどの防止に役立ちます。

10.集計で改善施策を打ち出せる

集計機能のある予約システムなら、アプリからの予約かあるいは店舗での予約などどこからの予約が多かったのかということや、予約のうち既存の予約と新規の予約が何件か、あるいは何件キャンセルがあったのかといった予約比率のデータを確認することができます。

また、期間ごとの集計でどんなクーポンがどれだけ使われたのか、といったことも集計することができます。これらのデータは、売上げアップを図るための基本。脱毛サロンを運営する上でPDCAを回しながら改善施策の打ち出しに大いに役立てることができるでしょう。

脱毛サロンが予約システムを導入するデメリットについて

脱毛サロンが予約システムを導入するデメリットについて
脱毛サロンが予約システムを導入するにあたっては、予約管理の効率化をはじめとしたスタッフの業務負担軽減、提供サービスの品質向上や集客・売り上げアップの可能性など、実に多くのメリットが挙げられます。

その一方で、予約システムを導入することによるデメリットも存在します。ここからは、予約システムを導入するデメリットについて解説します。

1.固定費がかかってしまう

まず一つめに挙げられるデメリットは、固定費用がかかってしまうということです。

脱毛サロンで利益を上げるには、固定費をいかに抑えるかという点が重要になってきますが、予約システムを利用するには機器の費用やシステム利用料など、毎月のコストがかかってしまいます。

また、新しくシステムを導入するためには、初期費用も必要になってしまいます。

だからといってあまりにも利用料金が安いシステムを導入すると、予約数に上限があったり、一部の機能が使用できないなどの制限があったりといったこともあります。

予約システムの導入を考える際には、初期費用や毎月の利用料金などのコストと導入したあとのメリットのバランスを考慮に入れるようにしましょう。

2.新しいシステムをスタッフに共有する必要がある

予約システムに限らず、新しいシステムを導入するにあたっては、使用方法をスタッフ全員に共有する必要があります。

しかし、スタッフ全員がシステムの使い方に慣れるためには研修を行うなど一定の時間が必要になってしまい、システムを導入してすぐにはスムーズな運用ができない可能性があります。

メリットを最大限に享受するには時間が必要です。スタッフ全員で使い方を共有し、スムーズに予約システムを利用できるようになるまでは、業務効率や生産性が低下してしまう恐れもあるということを考慮しましょう。

3.ネット予約の導線を考える必要がある

予約システムを導入しても、顧客に認知してもらえなければ意味がありません。ホームページ上にネット予約システムを設置する場合、どこのページに配置し、どのように予約ページまで誘導するか、といった動線を考える必要があります。

導線によってコンバージョンは大きく変わってくるため、慎重に考えなければいけません。

ホームページのデザインやリンクボタンの配置などを大幅に変更する必要がでてくるなど、改修などにコストがかかってしまいます。システムの初期費用や毎月の利用料とともに、これらの費用も導入コストとして考慮しておく必要があります。

4.利用しないお客様もいる

残念ながら、利用しないお客様もいます。ネットに詳しくない、ネットに不信感を抱いている、ネットを介して個人情報を送信することに抵抗がある、会員登録や新しいアプリのインストールがわずらわしい、といった理由が挙げられます。

せっかく予約システムを導入しても、利用してもらえなければコストがかさむだけになってしまいます。

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脱毛サロンで欲しい予約システムの機能は?

脱毛サロンで欲しい予約システムの機能は?
予約システムは、システムによって機能が異なります。脱毛サロンに導入するなら、どんな機能が必要なのでしょうか。脱毛サロンで欲しい予約システムの機能について、見ていきましょう。

予約管理機能

まず必須なのが、予約管理機能です。予約の埋まった時間や空き時間をひと目で把握でき、システムによっては複数の店舗にまたがった管理も可能です。

また、システムによっては予約を受け付けることができる予約枠の設定をしたり、枠が埋まっていたら自動でキャンセル待ちや時間の振り替えなどをしてくれるものもあります。

顧客情報管理機能

予約と連携できる、顧客情報の管理機能も重要です。お客様の氏名や住所、連絡先のような個人情報を登録し、管理する機能です。

来店履歴や過去に利用したメニューなどを紐づけ、電子カルテとして利用できるものなら、紙のカルテをペーパーレス化し、たくさんの顧客情報のなかから必要な情報を瞬時に検索することができます。

メールやメッセージの自動配信

定型文を登録し、来店後のサンキューメールやフォローメールなどを一定期間ごとに自動的に送信してくれる、メールやメッセージの自動配信機能もあると大変便利です。予約日が近づいたときに、お客様に予約日時を通知するリマインドにも利用できます。

外部サイトや他サービスとの連携

Googleやクーポンサイトのような外部サイトや、LINEのような他サービスと連携して、予約を受け付ける機能があるものもあります。

とくにLINEは、すでに利用しているユーザーが多く、デメリットで挙げた「会員登録や新しいアプリのインストールがわずらわしい」という理由がなくなるため、お客様がシステムを利用して予約するまでのハードルを下げる効果が期待できます。

データ分析機能

予約状況や利用メニューのデータ集計、来店頻度など、売上に関するデータの集積機能があると、曜日や時間帯ごとの予約数を把握することができ、今後の集客対策や経営戦略に役立てることができます。

POSレジ連携機能

POSシステムと連携できる予約システムなら、レジスターを設置しなくても、今使用しているスマホやタブレット、パソコンで会計業務を行うことができるようになります。

ひとつ前で紹介したデータ分析機能と併せると、商品の売れ行きや客層ごとで人気のあるメニューなどの把握をすることができ、マーケティングにも役立ちます。

事前決済機能も搭載されているものも

POSレジとあわせて事前決済機能が搭載されていると、予約時に決済を完了することができるようになり、会計業務の負担がさらに軽減されます。事前に会計をしているため、お客様の無断キャンセルの防止にもつながります。

脱毛サロンの予約システムを選ぶ上でのポイント

脱毛サロンの予約システムを選ぶ上でのポイント
予約システムを選ぶ上でどのような点に気をつければよいのでしょうか?ここからは、予約システムの導入を考える際に押さえておきたいポイントについて解説します。

1.導入実績がどれぐらいあるか?

まず、導入したい予約システムが、どれくらい導入実績があるかを見てみましょう。

システムの信頼性にも関係するため、どれだけの導入実績があるか、と数字で把握することは大切です。

また、導入実績の多さは、それだけノウハウを蓄積してきたという証しでもあります。美容業界の傾向を把握し、導入後のサポート体制なども充実していると考えることができるでしょう。

2.操作性

導入したい予約システムの操作性を確認しておくことも、とても大切です。

デメリットのなかで、新しいシステムをスタッフの間で共有しなければならないということをお伝えしましたが、操作性が良ければスタッフ間で共有に必要な時間を短くすることができます。

また、マニュアルが充実しているか、システム自体をカスタマイズすることができるか、などに重点を置いてもよいでしょう。スタッフ同士で予約システムの使用方法をかんたんに共有できそうかどうか、事前に確認しておきましょう。

3.お客様が予約しやすいシステムか?

予約システムの操作性は、運用する店舗側だけでなく、お客様にとっても重要です。
予約までの操作が複雑だったり、画面が見づらかったりすると離脱してしまうお客様もいらっしゃることでしょう。

店舗側が運用しやすいかだけではなく、予約画面の見やすさや操作性のよさなど、お客様が予約しやすいシステムかどうかも大切です。

4.求める機能の充実性

脱毛サロンでの予約システムを導入する上で、どのような機能を求めるかは店舗によって違うでしょう。

たとえば、会員制の脱毛サロンであれば会員予約とゲスト予約の両方の機能があればよいと考える店舗があるかもしれません。メニューや実際に対応するスタッフを事前に指定しておく機能がほしい、と考える店舗もあるでしょう。

また、近年はキャッシュカードや電子マネーによるキャッシュレス決済の利用が増えてきています。予約と決済を同時に行うことで当日はサービスを提供するだけでほかの手続きがいらなくなり、スムーズに店舗を利用してもらうことができます。

それだけでなく、すでに料金を支払っているため、ドタキャンが発生しにくくなるという点もメリットでしょう。

このように、店舗によって求める機能が異なるため、脱毛サロンごとに適したシステムを選ぶことが重要です。

5.候補システムの比較

導入実績や操作性、機能の充実性でいくつかの候補を選んだら、それらのシステムを徹底的に比較することが必要です。とくに脱毛サロンでは、業務効率化が求められるため、その点に重点を置いて比較するとよいでしょう。

クラウド型の予約システムのなかには、期間を限定して無料で使える試用版などが用意されているものや無料で使えるフリープランがあるものも少なくありません。

お試しで使用してみることで実際の操作性を確認できます。また、疑問点や不満点が出てきたときにどんなサポートが受けられるのかや、マニュアルの充実度なども確認しておくとよいでしょう。

6.連携機能がついているか?

外部ツールとの連携機能があるかどうかも、システムを選ぶポイントのひとつです。

最近の予約システムでは連携機能がついているものもあり、たとえばLINEと連携することにより、店舗が運営する公式LINEアカウントから顧客あてに通知が届くようになったり、そのままスマホのリマインダーを追加することができたりするものもあります。

Googleアカウントと連携することができれば、Googleカレンダーに予約の日時を追加してリマインダーを追加しておく、といったことができます。

このように、外部ツールとの連携機能がある予約システムを導入することにより、利便性を高めることができます。

7.集計機能の有無

システムを通じて予約をした件数を集計する機能の有無は、脱毛サロンを運営するなかで売上アップを図るために重要と言えるでしょう。

インターネットを通じて予約をしたのか、店舗で直接予約をしたのかなど、どこでどうやって予約をしたかの比率や、キャンセルが何件あったのかなどの集計ができる機能がついていることにより、PDCAを回して業務内容を改善し、サービスの品質向上や目標の設定に役立てることができます。

8.セキュリティ対策がされているか

お客様の個人情報や、売上のような経営情報は、悪意のある第三者による不正アクセスで覗かれてしまったり、外部流出してしまったりすると、店舗の信頼を著しく損なってしまう恐れがあります。

そのため、流出や外部からの不正アクセスに対するセキュリティ対策がきちんとされている予約システムを選ぶ必要がある、といえるでしょう。

通信の暗号化やアクセスログの管理機能、パスワードが設定できるかといったことを基準に選びましょう。予約システムを開発している企業が、プライバシーマークやISMSの認証を取得しているかどうかということも、ひとつの目安となります。

脱毛サロンに予約システムを導入するなら「リザービア」

脱毛サロンに予約システムを導入するなら「リザービア」
脱毛サロンに予約システムを導入するメリットや、予約システムを選ぶ際に押さえるべきポイントについて解説してきました。

これまでお伝えした予約システムにおけるメリットや、選ぶ際のポイントを押さえている脱毛サロン向けのおすすめ予約システムに「リザービア」があります。

なぜ「リザービア」がおすすめなのか、理由を見ていきましょう。

全国で4,500店舗以上の導入実績

「リザービア」は、美容室をはじめとした、美容業界特化の予約システム。美容室やネイルサロン、エステサロン、もちろん脱毛サロンにも対応しています。全国で4,500店舗を超える、数多くのサロンで導入されています。

LINEやInstagramとの連携も

LINEと連携してトーク画面から予約をしたり、Instagramの投稿から予約をしたり、Googleと連携して検索結果に予約ボタンを設置したり、といったことが可能です。

普段から使っているツールやサービスを予約窓口とすることで、お客様が予約するまでに離脱してしまうことを防ぐことが期待できます。

なお、LINEやInstagram、Googleと連携するには、それぞれ別途オプション契約が必要です。

予約アプリ「サロンカード」

予約アプリ「サロンカード」を使えば、スタンプカードのデジタル化、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約、口コミ投稿、クーポン受信ができるようになります。

1to1でダイレクトにメッセージを伝達できるため、キャンペーンやイベントの告知も、ほかのメッセージに埋もれて見逃してしまった、ということを防げます。

海外のお客様も安心の多言語対応

店舗操作側、ユーザー側ともに多言語に対応していることも国際化が著しい昨今では必要な機能のひとつといえるでしょう。日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字)・韓国語・タイ語の5カ国語対応で、海外のお客様の来店はもちろん、海外への出店時にも活用できます。

導入後も手厚いサポート体制

営業時間内の電話とメール、オンラインミーティングのほか、チャットは24時間対応。疑問や不安は、いつでも問い合わせることができます。また、リザービア導入店が受講可能なセミナーや講座も開催しており、導入時だけでなく導入後も手厚いサポートを受けられます。

リザービアは集客できる店づくりを支える

リザービアを導入することで、LINEやインターネット経由での予約が増加しても、電話対応やスタッフの手による予約管理といった業務負担を軽減することで、お客様の対応に集中し高い満足度をキープすることにつながります。

予約画面のカスタマイズも行えるので見やすさ・使いやすさを重視することにより、お客様が手軽に予約できることで予約率もアップすることができます。リザービアは集客できる予約システムとして、お店づくりを支えます。

リザービアと連携できる!POSシステム「A’staff Cloud Smart」

リザービアと連携できる!POSシステム「A'staff Cloud Smart」
予約システム「リザービア」とあわせて、POSシステム「A’staff Cloud Smart」の導入もおすすめします。ここからは、「A’staff Cloud Smart」の特徴をご紹介します。

スムーズで使いやすい操作性!

シンプルで直感的なデザインで、優れた操作性を実現しています。リザービアからA’staffへ直接スムーズに遷移できるため、迷わず直感的に操作でき、サロン業務を円滑に進められます。

複数店舗の情報も一元管理

多店舗経営をしていると、ひとりのお客様が複数の店舗を利用することもあるでしょう。店舗をまたいだお客様のデータや、複数経路からの予約受付も、すべて一元管理することが可能です。

POS端末や周辺機器の提供も

POSシステムといったソフト面だけでなく、パソコンやPOS端末といったハードも提供しています。ハードとソフト、両方の提供を任せることで、万が一のトラブルも素早いサポートを受けられます。

キャッシュレス決済端末との連携も可能

クレジットカードや電子マネー、交通系ICカード決済、QRコード決済といった、あらゆるキャッシュレス決済が可能な端末と連携することも可能です。決済手段に対応し、さらにレシートプリンタ内蔵で、決済処理からレシート排出まで、1台の端末でこなせます。

なお、キャッスレス決済端末を利用するには、別途オプション契約が必要です。

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脱毛サロンの運営には予約システムを活用しよう!

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脱毛サロン向けの予約システムには、予約の管理だけでなく、顧客管理やクーポンの発行、ポイントシステムなど、さまざまな機能があります。

さらにGoogleやInstagramなどの外部ツールとの連携や、事前決済システムなども活用すれば、スタッフの業務負担を軽減できるでしょう。

一方で、予約システムを導入するにあたってデメリットはどうしても存在してしまいます。

しかし、一つひとつのデメリットも、裏返せばメリットにつながります。たとえば、導入にあたって初期費用や毎月の利用料などのコストがかかると前述しました。しかし、予約管理業務にあたる一人と考えれば、人件費よりも安く業務を任せることができるのは大きなメリットと言えるでしょう。

デメリットを遥かに上回るメリットを得ることができるため、充実した機能の予約システム「リザービア」の導入をぜひご検討ください。

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