エステサロンにおいて、顧客情報の管理は欠かせない業務のひとつでしょう。その分、管理に時間がかかっているというサロンも多いかもしれません。紙カルテを使用しているサロンの場合は、その保管場所や管理方法にも頭を悩ませている場合もあるでしょう。
そこで電子カルテの導入を検討している場合、気になるのはその選び方ではないでしょうか。
そこでこの記事では、電子カルテを導入するメリットと選び方のポイント、そしておすすめのカルテ管理システムとそれぞれの特徴を紹介します。
ぜひ、電子カルテ導入の参考に役立ててください。
目次
なぜ重要？エステサロンにおけるカルテの役割
エステサロンにおいて、カルテは重要な役割を果たします。そのため、カルテ管理はもっとも大切な業務のひとつ。エステサロンにおいてカルテはなぜ重要なのか、その役割を見ていきましょう。
1.顧客情報管理がしやすくなる
カルテが果たす大きな役割のひとつに、顧客の情報管理があります。
お客様の氏名や住所、電話番号といった基本的な情報のほかに、来店頻度やなぜ来店したのかどんな施術をしたのかといった来店履歴や、体質や体調、アレルギーの有無などさまざまな顧客情報をまとめておくことができます。
お客様が再度来店された際、カルテを参照することで個人情報を二度聞く必要がなくなり、カウンセリングでより詳しい悩みや要望にアプローチする時間が取れるようになります。
2.お客様とのコミュニケーションのきっかけになる
カルテは、お客様とのコミュニケーションのきっかけにもなります。
お客様との会話のなかで、仕事や趣味などの個人情報をうかがった際、ちょっとしたメモとして残しておくと、次回来店された際に「◯◯へのご出張はいかがでしたか」「先日□□の件でこんな発表がありましたね」など、新たな話題のきっかけになるでしょう。
お客様とのコミュニケーションのなかからさまざまな情報を読み取ることができるため、接客時の会話を重要視するサロンも多いです。
「会話はしたくない」というお客様もいるので注意
お客様によっては、「プライベートの話はしたくない」「施術中はそっとしておいてほしい」という人も少なくありません。そのため、会話の内容や頻度には注意する必要があります。
雑談で悩みや要望を知ることがあるとはいえ、お客様の気分を害してしまっては接客として失格と言えるでしょう。お客様の様子を注意深く観察し、会話の頻度には気をつけましょう。
3.販促に役立つ
店内で商品販売をしているサロンも多いと思います。そういったサロンでは、カルテは販促にも役立てることができます。
カルテに施術内容や店頭販売商品の購入情報を記録しておき、体質や悩みと絡めてオプションメニューの追加をしたり商品購入の提案したりするなど、販売促進やリピーター化に利用することで、売上増加につながる可能性があります。
カウンセリングをもとにカルテに記すべき内容
カルテに記載している内容は、適切な施術を行うために役立つのはもちろんのこと、再来店のきっかけ作りや施術提案につながる内容を記載します。
内容はサロンによって若干ことなる場合もありますが、主に記載するのは下記の項目です。
- お客様の基本情報（名前・住所・電話番号・メールアドレス･生年月日）
- 肌や身体の状態・改善したいこと（来店理由・悩んでいること）
- アレルギーの有無や既往歴、妊娠の可能性
- ライフスタイル
- エステサロンの利用経験の有無
- サロンを知ったきっかけ
基本情報はお客様違いを防ぐだけでなく、忘れ物があったり、臨時休業など急な予約変更が発生したりした場合の連絡のためにも必要です。また、生年月日を記録しておくことで、誕生月限定のキャンペーンやクーポンの送付など、再来店のきっかけ作りとしても役立てられます。
そしてお客様が何を改善したいと思いサロンに足を運んだのか、来店の理由を明確にすることも必要不可欠です。
お客様の悩みや改善したい箇所をお聞きし、現時点での状態を正確に把握した上で、予約されたメニューでその悩みが改善できるか判断します。もし、より効果的なメニューがあると考えられる場合は、提案することも検討しましょう。
また、カウンセリングの時点でアレルギーの有無や既往歴、妊娠の可能性などを含めた健康状態の確認も欠かせません。聞きそびれることのないよう、カウンセリングシート等に必ず加えておくことをおすすめします。
ライフスタイルは、普段の食生活や運動習慣など、どのような習慣があるか把握することで、お客様の悩みの解決の糸口となる可能性もあります。また、習慣を知ることで、適切なホームケアなどの提案もできるでしょう。
さらにサロン経験の有無を聞くことは、今後の接客や施術の手がかりとなります。サロン経験がある場合、行くのをやめたきっかけを知ることで、お客様が不安・不満に思うポイントを知るヒントとなり、よりお客様に寄りそった提案も可能です。
そして施術後は、行った施術内容や販売品の購入などもカルテに記録しておきましょう。この記録を見返せることで、次回来店時の会話の糸口が見つかったり、適切な提案へとつなげられます。
サロンのカルテ管理にはどんな方法がある？
つづいては、美容室やエステサロンなどのサロンにおけるカルテ管理にはどんな方法があるのかをお伝えします。
1. 紙のカルテ→ファイリング
お客様に紙のカルテに情報を記入してもらい、そのままファイリングして管理する方法です。従来からある方法ですが、顧客が増えるとカルテの量も増加して紙がかさばり、保管するのが大変になってきます。
また、たくさんのカルテのなかから該当するお客様のカルテを探し出すのも一苦労です。
2. 紙のカルテ→PCへ入力
お客様に書いてもらった紙カルテのデータをPCやタブレット端末などに転記して管理する方法です。
エクセルやGoogleスプレッドシートなどで管理カルテを作成し、そこに入力して管理しましょう。エクセルであればオフラインで管理でき、インターネット環境が必要ありません。
ただし、エクセルもスプレッドシートもカルテのための専用システムではないので、使いづらさを感じる可能性があります。
3.顧客管理システムを導入する
顧客管理システムを導入し、システムにデータを入力して管理する方法もあります。顧客のデータを保存するための専用システムなので、使い勝手がよく、データの保管場所に困ることもありません。さらに、必要なときにスムーズに顧客情報を呼び出すことができます。
また、複数台の端末から同じカルテを閲覧可能となるシステムも多いため、サロン内で情報を共有しやすくなるでしょう。
システムによっては、予約時にお客様が入力した情報を、そのままカルテに自動転記されるものや、紙カルテから電子カルテへのデータ移行サポートを提供しているシステムもあります。
電子カルテを利用するメリットとは？
実は、サロンに電子カルテを導入することには多くのメリットがあります。そこで、電子カルテの8つのメリットについて解説します。
1. 顧客管理がしやすい｜素早く検索できる
電子情報のため、必要な顧客データを検索によって素早く見つけることができます。また、お知らせを送る際などに、対象を絞ってデータを抽出することも可能で、顧客管理がしやすいところが利点です。
また、前回利用したメニューや、カルテによっては施術前後の状況などの確認も容易にできるため、施術内容を提案する際にも役立ちます。
2. 写真・動画も一緒に保存できる｜編集や変更も簡単に
文字情報だけでなく、施術前後の写真や施術中の動画などのデータを一緒に管理できる電子カルテもあります。文章だけでは伝えづらい施術記録なども、視覚情報とともに管理しておけば、担当者が変わってもわかりやすいです。
データの編集もしやすく、紙カルテのように書き直しやデータの修正によって見栄えが悪くなる心配もありません。
3. 顧客が増えても置き場所に困らない
電子情報として管理するので、紙カルテのようにかさばることもありません。どれだけ顧客が増えてもひとつのシステム内でスマートに管理でき、従来のようなカルテ保管のためのスペースは不要です。
これまで紙カルテの保管場所に困っていたサロンも、電子カルテなら悩みを解決できるのではないでしょうか。
ただし、無料のシステムや契約するプランによっては、保存できるカルテに上限がある可能性もあります。制限された枚数で足りるか、契約前にしっかり確認しておきましょう。
4. どこからでも内容を確認できる
紙カルテのファイルを探したり開いたりしなくても、クラウド上のデータにアクセスすれば、顧客の情報をすぐに確認できます。いつでもどこでも閲覧でき、時間や場所を問いません。
5. お客様の情報共有がしやすくなる｜引き継ぎが楽に
電子カルテでしっかりお客様のデータを記録しておくことにより、スタッフ間での情報共有がしやすくなります。何度も同じことを聞かれることを嫌がるお客様もいるので、施術履歴や好みなどの情報を残すことは重要です。
スタッフの退職や異動・転勤などによって担当が入れ替わる際にも、もともとの担当者がきちんとお客様情報を記録しておけば、引き継ぎがスムーズにできます。
6. 仕上がり写真などをお客様と共有できる
サロンの場合、テキストだけでは施術内容を表現するのが困難です。しかし、管理アプリでは仕上がりの写真や前回との違いなどの写真が残せるので、お客様に見せながらカウンセリングなどができます。
事前にお客様に仕上がりのイメージを共有することで「思っていた施術と違った」などのトラブルが起こる心配もありません。また、アプリによっては、書き込みやイラスト機能を使えるものもあり、お客様によりわかりやすく伝えることができます。
7. カルテ情報に正確性がある
電子カルテは、記録したカルテ情報の正確性が高いと考えられています。
紙カルテだとすべて手書きで記録しなくてはいけないことから、誤字や脱字、誤った情報を記入してしまう恐れがゼロではありません。とくに、業務が立てこんでいるときに余裕がない状態で記録すると、記入ミスも増え、修正による余計な手間が発生することも考えられます。
そんな中、電子カルテはある程度のテンプレートが決まっており、選択式で記入できることもあるため、正確に記録を残せます。間違っていたとしても容易に修正することができ、紙カルテのような手間がかかりません。
8. 業務全般の効率化が図れる
電子カルテを導入すると、業務全般の効率化が図れます。なぜなら、紙カルテと比べ電子カルテは管理しやすいため、紙カルテを管理するために必要だった労力がかからなくなるためです。
その分の労力を別の業務に充てたり、お客様とのコミュニケーションに充てたりすることができます。
必然的に回転率もよくなるので、今までより多くのお客様に利用してもらいやすくなるうえ、お客様満足度の向上にも期待できるでしょう。
電子カルテを導入する際の注意点
多くのメリットがある電子カルテの利用ですが、導入の際に気をつけたい点もいくつかあります。そのうち特に導入時に知っておきたい注意点を3つ、紹介します。
1. 導入には費用が必要｜初期費用・ランニングコスト
多くの電子カルテアプリが有料のため、導入や継続利用に費用が必要です。無料のアプリであっても、ネット環境の整備代や通信費はかかります。そのため、導入時の初期費用や月々の利用料金、通信費といったコストをチェックしてから導入することが大切です。
2. ネットワーク環境に左右される
電子カルテはインターネット回線を利用して管理するため、ネットワーク環境に動作が左右されます。そのため、万が一お客様が来店しているときにネットワークの不備やシステムダウンが起きると、すべてのカルテが確認できなくなる可能性もあります。
その結果、お客様へのサービスが通常通りに行えなくなると、満足度の低下につながる恐れもあるでしょう。
電子カルテを導入する際は、店舗のネットワーク環境に問題がないか確認しておくことは大前提です。安定したネットワーク環境を確保してから、電子カルテを導入しましょうしましょう。
3. 顧客情報の漏洩リスクがある
電子カルテはオンライン上で管理されるため、少なからず顧客情報が漏洩するリスクがつきまといます。従業員がUSBを使用してPCから顧客情報を持ち出したり、第三者のハッキングによって情報を盗まれたりする恐れもあります。
また、システムによっては、スタッフ個人のスマートフォンを含めた、複数の端末からカルテを閲覧できる場合もあります。その際、お客様の住所や電話番号などの個人情報は特定の端末からしかアクセスできないよう制限する機能があるかの確認をおすすめします。
導入する場合は、顧客情報を外部に漏らさないようなクラウド型の電子カルテシステムか、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選択しましょう。
電子カルテを利用するには？導入するべきシステムの選び方
電子カルテを利用するには、電子カルテ機能が搭載されているシステムを導入する必要があります。しかし、電子カルテが利用できるシステムはいくつか種類があるため、何を基準に選べばいいのか悩んでしまうかもしれません。
そこでここからは、システムを導入する際にどんなポイントに気をつければいいのか、選び方を見ていきましょう。
1.必要な機能が搭載されているかどうか
まず、必要な機能が搭載されているかどうかが大切です。せっかくシステムを導入しても、肝心のカルテ管理機能が搭載されていなければ意味がありません。
カルテ管理機能が搭載されているかどうかに加え、その他にシステムで何ができるかを確認しましょう。
また、使用する予定のない機能が、数多く搭載されていないかもあわせて確認が必要です。せっかく導入したのに、使わない機能があると無駄なコストを支払わなければならないためです。
2.外部ツールとの連携は行えるか
現在の管理アプリは、ほとんどが外部ツールやサイトと連携できるようになっています。
実際に、自社の予約サイトだけではなく、外部のサロン予約サイトを利用している人も多いでしょう。既に利用している外部システムと連携できなければ、業務効率が上がらなくなってしまいます。また、余計な作業が増えてしまうケースもあるかもしれません。
外部ツールとの連携はお客様にとっても重要であるため、絶対に確認しておきましょう。また、予約のダブルブッキングを避けるためにも、外部連携したデータが一カ所にまとめられるかも確認が必要です。
3.操作性や画面の見やすさなどの使いやすさ
新しいシステムを導入すると、多かれ少なかれ操作に慣れるまでの時間が必要です。業務の効率化を図るためにシステムを導入しても、複雑な操作が必要なシステムだと、かえって手間や負担が増えてしまい「紙カルテの方がよかった」となってしまうことがあります。
そのため、直感的に操作できるか、見やすい画面であるかといった、システムの操作性もとても重要です。
4.サポート体制が整っているか
導入して終わり、ではなく導入後にも疑問や不安を相談することができるかも大切です。相談窓口があるか、定期的にメンテナンスをしてもらえるかなど、サポート体制が整っているかどうかを確認しましょう。
5.特化型かオールインワン型か
電子カルテシステムには、カルテ管理に特化したシステムと、予約管理や顧客管理など複数の機能を兼ね備えているオールインワン型のシステムがあります。さらに、特定の業界を想定して設計されているシステムも存在します。
導入の際には、サロンの規模や業態、必要な機能の見極めが重要です。
エステ向けおすすめカルテ管理システム（特化型）
おすすめのカルテ管理システムのうち、カルテ管理に特化したシステムを紹介します。
BEFORE AFTER
「BEFORE AFTER」は写真による顧客情報・カルテ管理に特化したシステムです。
施術前後の写真を並べて比較できるため、お客様にも施術前後の違いを感じてもらいやすいでしょう。
タッチペンで情報を書き込める手書き機能もあり、写真へ書き込みを加えることも可能です。
カルテの項目もアレンジできるため、サロンに必要な項目だけを集めた独自のカルテが作成できます。
無料のお試しプランも提供されていますが、写真の保存容量の制限や、月ごとに作成できる同意書の枚数に制限がある点は注意しましょう。
エステ向けおすすめカルテ管理システム（オールインワン型）
おすすめのカルテ管理システムのうち、カルテ管理以外にもサロン運営に必要な機能を備えた、オールインワン型のシステムを紹介します。
coming-soon KARTE
書きにくいというイメージを持たれがちな電子カルテの書き心地を改善しており、紙とペンのように手書きで記録できる電子カルテシステムです。
予約システムと連動しているため、カルテを検索することなく来店するお客様のカルテが呼び出せます。
「coming-soon KARTE」を利用する場合は、サロン向け予約システム「coming-soon」の契約が必要となります。
BeKARTE
「BeKARTE」は、サロン向け予約システム「BeSALO」のオプション機能です。
施術ごとにカルテの作成ができ、写真の保存も可能です。初回来店時と今回の写真を比較するなど、お客様とのコミュニケーションツールとして役立てることも可能です。
LiME
サロンのスタッフ全員がアプリを通じてカルテを共有でき、閲覧・編集が可能です。その一方で、お客様の個人情報についてはスタッフの端末からの閲覧に制限がかけられるため顧客情報の流出を防ぐ仕組みがあります。
基本機能は無料ですが、無料の場合はカルテ管理の枚数に制限があります。
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KaruteKun
カルテ管理だけではなく、予約や売上の管理など、サロン運営に必要な業務をスマートフォンのみで完結できるシステムです。
カルテには基本情報のほか、来店回数・施術履歴・前回担当者などの記録も残ります。
カルテ作成画面には「お客様に入力していただく」ボタンがあり、名前などの基本情報やアレルギー情報などを、お客様自身に入力してもらう画面への切り替えも可能です。
Bionly
「Bionly」は予約管理や売上集計、顧客管理機能を備えたiPad専用のPOSレジシステムです。
電子カルテは来店ごとに作成でき、最大10枚の写真が保存できるほか、手書きでメモを残すことも可能です。また、施術同意書へのサインもiPad上で完了でき、カルテと一緒に保存できます。
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美歴
「美歴」はサロン業務全般を管理することも、電子カルテのみ運用することも、必要なサービスを選んで利用できます。
カルテ作成時に、施術内容が前回とあまり変わらないお客様の場合は前回のカルテからコピーして作成できるなど、カルテ作成にかかる手間の削減にも配慮されたアプリです。
基本料金0円のトライアルプランがあり、アプリをダウンロードするとすぐに利用を始めることが可能です。ただし、無料プランはカルテ登録枚数やその他機能の制限があるため、無料利用できる範囲は利用前に確認しましょう。
STORES予約
「STORES予約」はサロンに限らず、さまざまな予約受付に対応したシステムです。
予約が入ったタイミングでカルテが自動的に作成されるため、作成の手間を減らせます。
登録数は上限がなく、カルテの項目は編集可能なため、サロンに合わせてアレンジが可能です。
SalonAnswer
Web予約などサロン運営業務に必要な基本機能から、データ解析や集計の機能まで備えた、美容サロンに特化したPOSシステム。予約システム「リザービア」との連携も可能です。
カルテには写真が登録でき、その写真に手書きのメモを残すことも可能です。
A’staff
「A’staff」はサロン向けのPOSシステム。予約システム「リザービア」と連携することで、予約管理・会計管理・顧客管理の一元管理も可能です。
電子カルテには写真の保存ができ、その写真へ手書きのメモなどを書き込むことができます。施術内容も手書きで残すことができるため、テキストだけでは表しきれなかった内容も記録しやすいでしょう。
カルテは新規作成だけではなく、前回の内容をコピーできる「コピーして新規作成」ボタンもあり、新規作成時の手間が減らせます。
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「リザービア」でできることは？搭載機能を紹介
カルテ管理システムは、電子カルテの管理に特化したものや、予約情報などと連携できるものなど、性能はさまざまです。
なかには無料で使用できるシステムもあります。ただし、無料のシステムは機能制限が設けられていることが多いため、利用の際はその制限が業務に支障をきたさないかよく確認しましょう。
また、カルテ管理システムには、さまざまな業界で使用できる汎用性の高いものだけでなく、特定の業界に特化したシステムも少なくありません。
「リザービア」も美容業界に特化した予約管理システムの1つです。オンラインでの予約の受付や管理ができるほか、電子カルテのように、顧客の個人情報や施術日・施術内容などのデータを残す顧客管理機能が備わっています。
リザービアで何ができるのか、特徴と機能の一部を紹介します。
1.24時間予約受付フォームを作成できる
来店時に次回の予約をするだけでは、お客様をリピーター化するのは困難です。しかし、24時間予約受付フォームを作成すれば、お客様が好きなタイミングで予約できます。
「サロンの予約状況を見て決めたい」といったお客様でも安心して利用できるので、リピーターになってくれる確率がグッと上がるでしょう。
2.自動メール配信で来店意欲向上につなげられる
リザービアには、メッセージの自動配信機能が備わっています。来店から最大60日後まで、対象のお客様にメッセージを自動で送ることが可能です。自動配信なので業務負担もなく、お客様にアプローチすることができます。
送信先となるお客様の絞り込み条件を指定して送ることができるため、来店のお礼や限定クーポン、イベントのお知らせなど、さまざまなアプローチで再来店につなげることも可能です。
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3.スタッフや顧客などの「人」の分析ができる
スタッフ分析では、スタッフが持っている長所や短所、顧客をどれだけ確保できているのか確認できます。1人1人の能力を可視化できるので、データに基づき長所を伸ばし、短所を改善してスキルアップが可能です。
顧客の分析は、提供しているメニューの人気率から、お店の強みと弱みを分析できるので、お客様が本当に求めているサービスを発見できます。
リザービアでは、指名につながるスタッフ設定機能を利用することが可能です。専用URLから予約してもらえたり、対応可能メニューを表示させたりすることができます。
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4.POSレジシステムで売上管理ができる
カルテ管理アプリには、POSレジシステムと売上管理機能が実装されているものもあります。
POSレジシステムでは、直感的な操作で会計処理ができるので、メニューの追加や削除、レジ閉めが簡単にできるので、レジ業務がスムーズに。売上管理機能では、会計別売上、商品別、担当別などのレポートが閲覧可能です。
また、2つを連携させれば、売上管理をより効率的にしてくれます。
リザービアは、会計・顧客管理システム「A’staff Cloud Smart」と連携させることが可能です。会計や売上の集計、カルテなどの機能が搭載されており、リザービアと併用することによって業務効率の向上に一段と期待が高まります。
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5.多言語にも対応しているのでいろいろなお客様を集客できる
日本語だけではなく、英語、中国語、韓国語などにも対応しているカルテ管理アプリがあります。インバウンドユーザーの獲得や、海外で出店するときに活用できるので、あらゆるお客様が利用しやすくなります。
リザービアでは、日本語のほかに英語・中国語（簡体字/繁体字）・韓国語・タイ語と、全5カ国語に対応しているので、海外からのお客様の集客にも役立つでしょう。
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6.お客様から信頼されるようになる
手間のかかる作業をすべて効率化すれば、お客様の施術に充てられる時間が増えます。
さらに、システムを通じて顧客一人一人の情報を正確に把握できるので、お客様から「しっかりと寄り添ってくれるサロン」だと認識され信頼度が高まるので、よい印象を与えられるでしょう。
エステサロンではカウンセリングとカルテ管理が重要！システムを活用しリピーター獲得を
エステサロンにおいて、まずはカウンセリングが重要です。カウンセリングを行うことでお客様が抱えている悩みを把握し、解決するためのサービスを提案して施術を行うことで、お客様の要望を叶えて満足していただくためです。
そのカウンセリングの内容を記録しておくカルテは、単なる記録としてだけではなく、施術前後の様子や写真なども残すことで、次に来店した際の適切な提案や、再来店を促すためのメッセージ送信にも役立ちます。
美容に特化した予約システム「リザービア」を導入することで、電子カルテの情報を予約履歴や利用したクーポンなどともあわせて管理することで、お客様の満足度の向上やリピート率アップなどにもつなげられるでしょう。
