美容室カルテは電子で保管を!顧客管理を効率化させる方法を紹介

美容室カルテは電子で保管を!顧客管理を効率化させる方法も紹介
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美容室・美容院では、お客様の情報をデータ化して残しておくことが重要です。そして、データをまとめているものがカルテ。大切な情報が満載のカルテを、貴サロンではどのような状態で保存していますか?
カルテデータを適切に保存することに加え、足を運んでくれるお客さまに満足度の高いサービスの提供を目指すためにおすすめなのが、顧客管理システムの導入です。

この記事では、美容室カルテの概要やメリットなどを解説するとともに、顧客管理システムについても詳しく紹介します。ぜひ最後まで読み、実践に役立ててみてください。

美容サロンのPOSシステム
  • 紙カルテを辞めたい
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美容室のお客様カルテ(美容室カルテ)とは

美容室のお客様カルテ(美容室カルテ)とは
美容室で顧客管理に使われる「お客様カルテ」。名前・連絡先のような個人情報のほか、髪質・好みのスタイルなどカウンセリングで得た情報も書き込んで蓄積していく大切なデータです。

データを分析してお客様の好みやニーズを理解したり、接客やサービスを改善したりすることもできます。

美容室カルテに入れる内容

美容室カルテに入れる内容
つづいて、美容室のお客様カルテにはどんな項目を設ければいいのかを解説します。

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個人情報

お客様の氏名・電話番号・住所・メールアドレスなどの個人情報を記載してもらいます。

ただし、お客様のなかにはプライベートな情報を出すことに抵抗を感じる方もいます。個人情報の取り扱いについてしっかり説明し、プライバシーポリシーを公開するなど、細心の注意を払うことが大切です。

髪質

クセ毛・猫毛・硬い・多い・ダメージがあるなど、お客様の髪質や髪の状態を記録します。クセ毛でパーマが取れやすい、傷みがひどく薬剤に注意が必要など、髪質によっては、カラーやパーマの薬液を調節しなければなりません。

また、状態や仕上がりの好みによって、保湿やトリートメントなどのケアを変えることも必要です。

施術内容

来店時の髪の状態・どんなヘアスタイルに仕上げたか・使った薬剤や置いた時間など、施術した内容を記録しておくことも大事です。

また、お客様がどんなことを気にしており将来的にどんなスタイルを目指しているのかなども記載しておくと、次回以降に役立ちます。さらに、ダメージの具合や髪の伸び方などを予想して、次回来店するおおよそのタイミングを測ることもできます。

その他

ここまでの項目に加え、体質・ライフスタイル・会話の内容なども記録しておきましょう。体質は、アレルギーの有無やどんなものに対するアレルギーなのかを把握しておくことで、薬剤・ヘアピン・ゴム手袋などの使用時に注意を払えます。

ライフスタイルや会話の内容は、お客様の興味関心を知ることにより、スタイル・ケアの提案や次回以降のコミュニケーションに活かすことできるでしょう。

美容室カルテのメリット

美容室カルテのメリット
美容院・美容室でお客様カルテを作ることにはいろいろなメリットがあります。3つの点を紹介しましょう。

ニーズ・改善点がわかる

1つめは、来店時に記入してもらうアンケートやカウンセリング、お客様との会話などから得られた情報をもとに、お客様の求めているものやサロンの改善点を把握できるという点です。

サロン全体にかかわる内容は、単にカルテに記載するだけでなく、スタッフ同士で共有することも大切です。

コミュニケーションに役立つ

2つめは、カルテの情報をもとに会話の話題を見つけることができる点です。とくに初めて来店するお客様の場合、どんなことに興味関心があるのかがわかりにくいため、記載してもらった情報から会話の糸口を見つけられると、コミュニケーションが取りやすくなります。

リピーターの場合は、カルテを見返しつつ前回のスタイリングへの感想を聞いたり、アドバイスや別のメニューの提案につなげたりすることが可能です。

リピート促進に活かせる

3つめは、施術履歴や個人情報から、次回来店を促す情報を提案できるという点です。適切なタイミングを見計らい、郵便やインターネットでキャンペーンの案内やバースデーメッセージなどのDMを送って、再来店しやすい雰囲気を作りましょう。

美容室のお客様カルテは電子カルテが便利

美容室のお客様カルテは電子カルテが便利
美容室のお客様カルテを作成するときは、紙のカルテよりも電子カルテがおすすめです。

紙カルテの場合、枚数や顧客が多くなるとかさばって場所を取るほか、紙が破れたり劣化したりする恐れがあります。

しかし、電子カルテであれば編集や保存、管理がしやすく場所も取りません。さらに、施術前と仕上がり後などの写真を撮ってカルテと一緒に保存できます。

たくさんの顧客データのなかから対象のカルテを探す際にもかんたんに検索でき、長期間のデータ保存にも便利です。電子カルテを利用できるさまざまなシステムやサービスが提供されているので、自店に合ったものを選んでみてください。

美容室カルテを作成するポイント

美容室カルテを作成するポイント
よりよい美容室カルテを作ることで、顧客満足度を高められ、リピートしてもらいやすくなります。ここからは、美容院・美容室でカルテを作るときに頭に入れておきたいポイントを解説していきます。

詳細なお客様情報を記す

まずはお客様の情報を少しでも多く残すことが大切です。個人情報や、趣味・家庭の話題などの会話内容だけでなく、接客時の些細な気づきなども記しておくことで、次回の施術やコミュニケーションに活かせるでしょう。

次の来店の際に「前回の~~はその後どうなりましたか?」「教えていただいたお店に行きましたよ」などの会話をすることで、「覚えていてくれたんだ」という喜びや信用にもつながります。

お客様の希望・リクエストを記録する

とくに新規の場合、美容室でどんな風に過ごしたいか・美容室を選ぶ基準・なぜ別のサロンから自店に変えたのかなど、要望や意見をしっかり聞いてメモしておくことも重要です。

たとえば、静かにゆったり過ごしたいお客様に対して必要以上に話しかけると、気分を害してしまう恐れもあります。また、何度も同じような質問をしたり、回答しづらいことを尋ねたりするのもよくありません。

事前カウンセリング・施術内容を詳しく書き残す

カウンセリングで得られたお客様の悩みや状況、希望などを記すとともに、実際の施術内容や仕上がりなども記録しておきましょう。

こんな髪型になりたいという要望のほか、仕事上できない髪型がある方や、ライフスタイルによって手のかからないスタイルを希望している方など、ニーズは多岐にわたります。

実際にどんなヘアスタイルに仕上げたのか、カットの方法やパーマ・カラーで使用した薬剤の種類は何だったかなども記録しておきます。

アフターカウンセリングの内容も記載

スタイリング後に感想を聞いたり、自宅ケアのアドバイスをしたりした際の内容を記録することも必要です。

  • 今回の施術内容の説明
  • 自宅で再現するにはどうすればいいか
  • 今後の時間経過にともなうスタイルの変化についての説明
  • 次回の来店の適切な時期
  • どんなケア方法や商品を提案したのか
  • アフターカウンセリング時のお客様の反応

などを細かく書いておきましょう。

美容院のお客様カルテを顧客管理システムと連動させよう

美容院のお客様カルテを顧客管理システムと連動させよう
美容室・美容院では、予約管理や顧客情報管理などを一元化できる顧客管理システムを導入しているお店も多数あります。

顧客管理システムのなかでお客様カルテの管理ができたり、電子カルテと連動させることができるものもあるので、顧客管理に手をわずらわせている・業務を効率化したい・紙カルテを卒業したいなどの悩みがあるサロンは、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なかなかイメージしづらい方のために、次章からは、システムを利用するメリットやシステムの選び方などを解説します。

顧客管理システムを導入する3つのメリット

顧客管理システムを導入する3つのメリット
美容室・美容院での顧客管理システムの導入には、大きな3つのメリットがあります。

  • 売上やメニュー内容の分析が可能になり、お客さまが本当に求めているサービスを把握できる
  • 紙カルテよりもスムーズに顧客情報を引き出せるため、接客準備がスムーズになる
  • 紙カルテに付きものの「カルテ記入」「整理整頓」「収納」などに時間を割かずに済み、事務作業を効率化できる

業務が効率化されれば、今まで手動管理していたぶんの時間が短縮され、美容師を長時間労働から解放できます。さらに、効率化により時間の余裕が生まれれば、浮いた時間を技術力アップのための練習や研修などに充てることが可能です。

また、お客さまにもっと寄り添ったサービスを提供するために、メニューの見直しや業務改善の検討をする時間なども作れるでしょう。

顧客管理システムを選ぶ4つのポイント

顧客管理システムを選ぶ4つのポイント
導入するメリットの多い顧客管理システムですが、さまざまな会社がサービスを提供しているため、どれを選べばよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。

そこで、後悔しない顧客管理システム選びのために、大切なチェックポイントを4つご紹介します。

既存のシステムとカルテの同期ができるか

既にオンラインで顧客管理をしている場合は、データが連携できるかどうかを確認することが大切です。

カルテや顧客情報などの連携ができない場合は、データ移行に多大な労力と時間がかかります。
とくにカルテ数が多い美容室は時間がかかるだけでなく、作業を急ぐことにより入力ミスが発生するかもしれません。

システム間の連携ができれば、入力ミスでお客様へ迷惑をかけることなく、スタッフにかかる負担も抑えられます。現行のシステムとお客様カルテの連携ができるかどうかは、必ずチェックしておきましょう。

電子カルテの管理画面が見やすく扱いやすいか

次に、電子カルテの「管理画面が見やすいか」「スタッフがすぐ扱いに慣れそうか」をチェックしましょう。

せっかく費用をかけて顧客管理システムを導入したにもかかわらず、管理画面がわかりづらいため扱いにくく、お客様をお待たせしたことにより顧客満足度が下がってしまった…なんて事態は避けたいもの。

スタッフがすぐに扱いに慣れるような、わかりやすい管理画面のシステムを選びましょう。

サポートが充実しているか

導入を検討している顧客管理システムに、しっかりしたサポートが付いているかもチェックしておきましょう。

例えば、わからないことをすぐに質問できるよう、チャット相談や電話相談に応じているものだと安心です。とくに、導入して間もない時期はシステムに慣れず、サポートを利用する可能性も高いはず。開店から終業後の時間帯までカバーしてくれるサービスを選べば、トラブルがあってもしっかり対処できます。

また、会社によっては、サービスの利用者にのみ無料でセミナーや勉強会を実施していることも。こうしたセミナーや勉強会は一見不要に感じるかもしれませんが、今後の経営に役立つヒントを得られるだけでなく、同業他社との横のつながりを作るチャンスにもなります。

同業他社を知り、マーケティング戦略を練るためにも、このような付加価値があるとメリットが大きいといえるでしょう。

費用対効果が期待できるか

検討している顧客管理システムに、高い費用対効果が期待できるのかも重要なポイントです。

もちろん、各店舗で得られる効果は、実際に導入してみないとわかりません。しかし、「ほかの店舗での実績はどうなのか?」「きちんと効果が得られている理美容室はあるのか?」といった点は、ホームページから推測できます。

<費用対効果があるのかを確認するポイント>

  • サロンの導入実績を公開しているか
  • 何店舗分の実績が載っているか
  • 実績が数字で表されており、わかりやすいか
  • システム導入に伴い、手厚いサポート体制があるか
  • 勉強会やセミナーなどの付加価値があるか

上記のポイントをチェックし、その顧客管理システムを導入して得られるメリットを確認しておきましょう。

美容室(ヘアサロン)の顧客管理には「リザービア」がおすすめ

美容室(ヘアサロン)の顧客管理には「リザービア」がおすすめ
とくに、美容室(ヘアサロン)で利用する顧客管理システムとしておすすめなのが、顧客のカルテデータやサロンの予約などをまとめて管理できる「リザービア」です。ここからは、「リザービア」の特徴や選ばれている理由についてご紹介します。

美容室・理容室・ヘアサロンの予約が一元管理できる

「リザービア」は、理美容室やサロンに特化した顧客管理システムです。豊富にある機能のなかでとくに特徴的なのは、予約の一元管理機能。

複数の集客サイトに掲載をしている場合、予約データを人の手で移動することが必要です。

しかし、リザービアの一元管理機能なら予約情報が自動で同期されるので、ダブルブッキングが起こりにくくなるばかりか、忙しいスタッフの時間を削減することにも繋がります。

<一元管理機能のメリット>

  1. 複数サイトからの予約を一元管理でき、予約のダブルブッキングを防げる
  2. スタッフのシフト登録をしておけば、その時間帯に対応できる美容師が一目でわかり、機会損失の防止につながる
  3. LINE・Google・Instagramなどと連携することにより、予約の間口が広がるだけでなく、顧客層に合わせた販促が可能になる
    例)美容師・サロンのSNSで販促・予約、Googleで付近の美容室を調べた方からの予約、リピーターの方へのLINE案内・お手軽予約を活用など

リザービアではほかにも設備管理やクーポン設定など、さまざまな機能を備えています。「機能一覧」ページより、「リザービア」の豊富な機能をご確認ください。

「リザービア」でできること

予約の一元管理以外にも、「リザービア」でできることは多くあります。

例えば、ポイント管理やフォローアップメッセージなどを、「うっかり忘れがちで困っている」といったお悩みはありませんか?そんなときは以下の機能を活用すれば、ポイント管理が楽になり、メッセージの送信し忘れを防止できます。

機能 内容
予約アプリ「サロンカード」
  • スタンプカードのデジタル化により、お客様のカード管理の手間・カード忘れによる損を防ぐ
  • お友達紹介やクーポン受信機能でお得に利用できるため、再来店につなげやすい
  • 口コミ投稿ができるため、新規顧客を呼び込みやすい
細かなメニュー設定(時間)
  • メニュー単位で予約受付時間、予約終了時間、キャンセル可能日、同時予約制限の設定が可能
業種に合わせたメニュー設定
  • まつエクやネイルサロンの場合、まつげ本数の指定・眉カットの有無・アロマケアの有無といった細かなオプション設定が可能
メッセージの自動配信機能
  • 施術日から60日後まで、メッセージの自動配信設定ができる
  • 当日のフォローメッセージ・50日・60日後の来店促進メールも自動で楽々

このように、かゆい所に手が届く数々の機能が備わっているため、事務作業にかかる手間を省けます。

「リザービア」が選ばれる理由

「リザービア」は、すでに4,500店舗以上の理美容室・美容サロン・治療院の導入実績があるシステムです。人気の大きな理由として、「LINE予約管理による業務効率の向上」「クーポンサイトからの脱却」が挙げられます。

まず、LINEと連携してLINEでの次回予約をお客様に促すことで、徐々に電話予約を減らせます。
電話応対が少なくなれば、ほかのお客さまの施術中や施術準備中に気を取られずに済み、お客さま一人ひとりとの時間をより充実させられるでしょう。

また、「リザービア」は、GoogleやInstagramとも連携ができます。

GoogleやSNSからの新規集客は、クーポンサイトから脱却する足掛かりとなり、サイト掲載料金の削減・値下げ競争から抜け出すことを目指せます。

掲載費用にかかる支出が減るとともに、客単価をしっかり確保できるようになるため、経営改善にも期待できるでしょう。

各サロンが「リザービア」を選んだ理由は「成功事例」から確認できますので、あわせてご確認ください。

「リザービア」の導入費用

どれだけ優れたサービスだとしても、「費用がかさむと導入が難しい」と悩むのではないでしょうか。
「リザービア」は1年単位の契約で、2つのプランがそれぞれ以下の価格で利用できます。

プラン Basic S Advance
初期費用 100,000円
月額 21,000円 33,000円
初年度の費用総額 352,000円 496,000円
次年度以降の年間費用 252,000円 396,000円

※価格はすべて税込表示
※どちらのプランも月間予約数・メニュー登録数・クーポン登録数無制限

<オプション>※価格はすべて税込表示

ダブルブッキング防止機能(BMS)…+2,200円
Instagram連携予約…Basic S:+3,000円、Advance:+1,500円
LINE連携予約…+4,500円(Basic S、Advance共通)

ただし、人数割引が適用されれば、1~4名(フリー1名)なら6,000円オフ、5~9名(フリー1名)なら3,000円オフになります。ぜひお気軽に「資料請求」をご利用ください。

エクセルや無料アプリと「リザービア」のカルテ管理はどこが違う?

エクセルや無料アプリと「リザービア」のカルテ管理はどこが違う?
システムの導入に費用がかかるため、「エクセルやアプリで対応できないこともないし…」と導入を悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで、無料サービスである「エクセル」「アプリ」と、有料サービスである「リザービア」の違いについてご紹介します。
それぞれのできること・できないことを確認していきましょう。

エクセルと「リザービア」の違い

エクセルは、無料ツールであることに加え義務教育でも扱うため、使い慣れているスタッフが多いことが大きなメリットといえます。
誰でもすぐに操作できるツールを使いたい場合には、最有力候補となるでしょう。

ただし、顧客管理をする点においては、エクセルは以下のデメリットを抱えています。

  • 基本情報の入力やデータ更新に手間がかかる
  • 作成者のエクセルスキルにより、その後の利便性が左右される
  • 店舗にいないとデータが見られない
  • パソコンのクラッシュ等で、データそのものが失われる可能性がある
  • データ量が多くなった場合、動作が重くなる

「リザービア」はスマホやiPadなどでも使用できるため、予約状況の確認や顧客管理をどこにいてもおこなえます。休日に緊急の対応が必要になった場合や、店舗のパソコンでなくお客様の席で予約取りをしたい場合などにも役立つでしょう。

無料アプリと「リザービア」の違い

無料アプリには、性別・来店回数・最終来店日などから顧客情報を区分できるものも多く、分析に役立てられます。予約管理機能が付いているものもあり、スマホやタブレットから最新の情報を確認できるなどの点では便利です。

しかし、無料アプリから新たな顧客管理システムへ移行する際にカルテのデータが出力できないことが多く、データを移すときに大きな手間が発生する可能性があります。

一方、「リザービア」なら、同様の機能に加え、以下のサービスが受けられる点がメリットです。

  • 導入後のサポートが手厚い(導入研修、営業時間内の電話・メール・オンラインミーティング・24時間のチャット対応)
  • セミナーを無料で受講でき、店舗の経営改善に役立つ
  • 同時予約制限・既存客のみ対象の限定クーポン配信など、高度な予約設定ができる
  • Google・SNS連携ができ、より広い集客に対応しつつも予約の一元管理ができる

このようなメリットもふまえ、無料アプリを使用するよりも、お客様の満足につながるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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  • 紙カルテを辞めたい
  • 在庫管理を自動化したい
  • レジ締めを楽にしたい
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美容室・ヘアサロンの電子カルテは顧客管理システムにおまかせ

美容室・ヘアサロンの電子カルテは顧客管理システムにおまかせ
美容室カルテの概要や入れたい項目、作成時のポイントなどを解説しました。顧客管理システムを導入してカルテ管理をすると、データ整理に困っていたサロンや顧客が多いサロンも業務負担が軽減されます。

さらに、紙カルテの整理や収納・電話対応・予約管理といった事務作業を効率化し、時間を作ることで、美容師それぞれのスキルアップや長時間労働の改善にも役立つでしょう。

ぜひ顧客管理システムのなかでもリザービアの利用を検討し、より魅力的な美容室を目指してください。

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