Webや電話から受け付けた予約情報を一元管理し、事務の手間を減らしたい。そのようなとき、導入したいのが予約台帳アプリです。
予約台帳アプリは予約内容の一元管理はもちろん、顧客情報の管理やリマインドメールの自動配信機能など、サロン経営に役立つ機能を1つに集約したシステムです。
この記事では、予約台帳アプリの主な機能、無料と有料アプリの違いや選び方、無料版の注意点などを解説します。
目次
予約台帳アプリとは
予約台帳アプリとは、メールやWeb、電話など複数のチャネルから受け付けた予約を一元管理できるシステムです。
紙台帳と違い、アプリやクラウド上で予約を1つに集約できるため、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。リピーターの把握や予約数管理のように、売上アップにつながる機能も多数搭載している点が魅力です。
パソコンでも使えるものや、無料・有料までさまざまなタイプがある
スマートフォンやタブレット端末にインストールして利用するものや、パソコンに導入することでスマートフォンと連動して使えるものなど、さまざまなタイプがあります。
また、無料・有料どちらのアプリもありますが、金額だけでなく、必要な機能が揃っているか、スタッフが使いやすいかなど、総合的に判断し導入するのがポイントです。
予約台帳アプリの基本的な機能
予約台帳アプリは、予約の一元管理だけでなく、下記のような基本機能を備えています。
- 予約受付・管理
- 顧客情報管理
- リマインドメール配信機能
- 予約集計機能
- 各種連携機能
なお、使える機能はアプリによっても異なります。また、オプション機能の追加で、より店舗の状況に即した内容にカスタマイズも可能です。
予約受付・管理
予約台帳アプリの最も基本的な機能で、Web予約に対応できるようになります。インターネットなら電話と違い、24時間・365日予約に対応できるため、集客力アップやスタッフの手間削減にもつながります。
予約方法は、専用のURLを発行しSNSや自社ホームページに設置する、顧客専用のアプリを利用する、LINEから直接予約できるようにするなど、さまざまなやり方があります。
上記のように複数のチャネルから受け付けた予約も一元管理でき、さらに電話予約もまとめて把握できます。一元管理した予約は、スマートフォンからいつでも確認できるため、スタッフ同士の調整にも役立つでしょう。
顧客情報管理
予約内容を元に、顧客の氏名・性別・住所・電話番号・利用日時・来店回数・担当スタッフなどを管理できる機能です。
予約を受け付けるだけで、これらの情報が自動で蓄積されるため、スタッフが手動で顧客台帳を作成する必要もありません。
集まったデータを元に、顧客の属性や、人気のメニューなどの分析もできるため、収益率をあげるための戦略も立てやすくなります。
リマインドメール配信機能
予約日時が近づいたら、自動でメールやメッセージを配信する機能がリマインド機能です。この機能があれば、当日キャンセルを防ぎ、売り上げの減少を防止できます。
また、来店後の感謝メールや、フォローアップメールなどを自動で配信する機能があれば、リピーターの育成、顧客の囲い込みにも役立ちます。
予約集計機能
予約集計機能とは、チャネル別の予約件数を自動で集計する機能です。アプリか、Webサイトか、新規予約か、リピーターかなど、内容を分析することで、売上につながる集客方法を見つけられます。
また、新規顧客は多いのにリピーターは少ないなど、問題点も可視化されるため、業務改善の際も活用できます。
各種連携機能
POSシステムやSNS、Googleビジネスプロフィールなど、各種サービスと連携できる機能です。これらの機能を活用すれば、会計管理や給与管理なども可能となるため、店舗運営の手間を大幅に削減できます。
連携できる機能はアプリにより大きく異なるため、どのようなシステムと連携できるか十分に確認しましょう。
また、標準連携か、有料オプションかの違いもあるため、合わせて確認すると自社と相性のよいサービスが見つかるでしょう。
予約台帳アプリの活用をおすすめしたい5つの理由
予約台帳アプリを使えば、スタッフの業務を効率化できるだけでなく、顧客の利便性向上にもつながります。また、詳細な売上データが集まることで、より正確な経営分析も可能となります。
1. 機会損失の回避
予約電話が重なったり、当日キャンセルが続いたりすれば、売上機会の損失につながります。予約台帳アプリを導入すれば、年中無休で予約対応ができるため、日中は仕事で忙しく電話で予約ができないような見込み顧客の獲得にもつながります。
また、当日キャンセルのような収益に直結する損失も、リマインド機能があれば、ある程度防ぐことも可能でしょう。
2. 業務効率化
紙やExcelで顧客情報を管理していると、手間がかかるだけでなく、記載間違いや入力漏れなど人為的ミスも発生します。
さらに、予約情報を正確に管理できないと、顧客の信頼を損なう結果にもなりかねません。
予約内容を自動で一元管理できる予約台帳アプリを使えば、業務が効率化できるため、本来の接客業務に専念できます。
また、細かな事務仕事の時間が削減できれば、スタッフの技術力向上にあてたり、早めに帰宅し余暇時間を充実させたり、これまで以上に働きやすい環境を整えることもできるでしょう。
3. 情報管理が容易になる
顧客情報をデータ化すれば、管理も容易になります。例えば、必要な情報は検索だけで見つけら、前回の施術内容や担当者も簡単に確認できます。いちいち紙カルテを探す必要もありません
さらに、顧客の情報は全スタッフと共有できるため、担当スタッフの急な休みのときも、慌てることなく対応できるでしょう。
4. データを元にした売上分析ができる
顧客の属性（新規か既存か）や予約方法、売上日時や利用メニューなど、詳細なデータが蓄積されるため、より正確な売上分析ができるようになります。
また、蓄積したデータをPOSステムに読み込ませれば、売上レポートの作成や予測実績の算出も可能。正確な売上分析ができるようになれば、より効果のある経営戦略の立案に役立ちます。
5. 顧客の利便性向上
最後に、予約台帳アプリはスタッフだけでなく、顧客の利便性向上にも役立ちます。Web予約を導入すれば、いつでも顧客の好きなタイミングで予約ができるため、日中に電話連絡が難しい人も使いやすくなります。
また、顧客情報が適切に管理されていれば、担当スタッフが変わっても前回の施術内容などを細かく伝える必要もありません。
スタッフのスキルだけでなく、予約がしやすいことも売上アップにつながる要素です。
予約台帳アプリ｜無料と有料の機能を徹底比較！
業務改善や顧客の利便性を向上できる予約台帳アプリですが、大きく分けると、無料と有料の2種類があります。それぞれの違いを下記の項目から比較し、紹介します。
- 利用料金
- 追加オプション
- 対応端末
- 月間予約数
利用料金：無料アプリは全機能“無料”とは限らない点に注意！
予約台帳アプリは無料版もありますが、利用できる機能に制限があるため注意しましょう。
そのため、場合によっては有料アプリを最初から導入する方が、コストを抑えられる可能性もあります。
無料アプリ
ベーシックプランのみ、予約管理のみなど、利用制限がかかる場合が多い。無料だと思っていたのに、必要な機能を全て使うと想像以上に費用がかかってしまうケースも。体験利用のみが目的であれば問題ない。
有料アプリ
初期費用・月額費用などが明確なため、予算を立てやすい。また、最初から基本サービス（顧客台帳管理・メール配信機能など）は全て利用できる。
追加オプション：有料アプリではさまざまなサービスと連携が可能
SNS連携やPOSシステムとの連携など、さまざまな外部サービスと連携ができる点が有料アプリの強みです。無料アプリでは、単一の機能に絞って提供しているため、外部連携は有料（不可が多い）のケースもあります。
無料アプリ
無料アプリでは追加オプションが利用できず、有料コースへの登録が必要となるケースも。また、そもそも単一機能のみのアプリでは、外部連携ができない可能性もある。
有料アプリ
オプション料金を支払うことで、SNSやPOSシステムなど、さまざまなサービスが使える。あくまでオプションのため、必要がなければ追加しなくてもよく、設定の自由度が高い。
対応端末：有料アプリではパソコン・スマートフォン・タブレット端末に対応
無料アプリではスマートフォンのみ、タブレットのみなど、利用端末を限定しているものもあります。有料アプリの多くはマルチデバイス対応のため、より業務がしやすくなるでしょう。
無料アプリ
利用端末を限定しているケースが多い。スマートフォン、タブレット端末のみで利用できる場合、シフト管理など情報の全体像を把握したいとき、不便に感じる可能性もある。
有料アプリ
マルチデバイス対応のものが多いため、いつでも、どこからでも操作が可能。売上データなど、細かな数字はパソコンで見ることもできる。
月間予約数：有料アプリでも従量課金制が多い傾向
月間予約数は、無料・有料を問わず、従量課金制（予約人数に応じて変動）するアプリが多い傾向です。集客能力に直結する項目のため、必ず確認しましょう。
無料アプリ
予約人数に応じて変動。また、無料プランがあるアプリでも、予約無制限とする場合、有料登録が必要となるケースが多い。
有料アプリ
重量課金制や、契約プランによって予約可能人数が変動するタイプが多い。
予約数の制限がああり、上限に達すると予約ができなくなってしまうシステムがあり、大きな機会損失となり得る。
無制限利用であれば、毎月固定費用で安心して利用できる。
以上のように、予約台帳アプリは有料・無料の違いだけでなく、機能が充実したものを選ぶことがポイントです。
予約台帳を探しているならリザービアがおすすめ
機能の充実した予約台帳アプリを探しているなら、リザービアがおすすめです。
月間予約数やメニュー登録数は無制限、月額利用料も明確なため、必要以上に費用がかかってしまう心配もありません。
有料でも導入したい、おすすめポイントを紹介します。
月間予約数は無制限
せっかく予約台帳アプリを導入したのに、月間予約数に制限があったり、従量課金制だったりしては、安心して利用できません。
リザービアなら、プランを問わず月間予約数・メニュー登録数・クーポン登録数は無制限。どんなに予約が増えても安心です。
「Googleで予約」は標準搭載
ネット検索からすぐに予約ができる「Googleで予約」は全プラン標準搭載。追加料金なしで利用できるため、のGoogleビジネスプロフィールにすぐに予約ボタンを追加できます。
クーポンサイトよりも上位に表示されるため、他店舗への流出防止にも役立ちます。
SNS連携やLINE連携予約に対応
InstagramやLINEからの直接予約もオプション追加で可能に。SNSを運用しているなら、集客力アップも期待できます。また、LINEの友達追加から予約ができることで、顧客の囲い込み対策にもなります。
予約集計で経営をサポート
予約方法や顧客の属性（新規・既存）に分けて予約内容を集計し、経営戦略のサポートをします。また、POSシステムと連携すれば、担当別売上や予算実績など、より詳細なレポートの作成も可能です。
5カ国言の多言語対応
リザービアは店舗画面・顧客画面どちらも「日本語・英語・中国語（簡体字/繁体字）・韓国語・タイ語」の5カ国後に対応。外国人スタッフの雇用や、日本に滞在する海外の方が利用する際も安心です。
予約台帳アプリを選ぶなら「サロンに合った機能が使えるか？」の確認が大切！
予約台帳アプリは、無料・有料、どちらのタイプもありますが、「どのような機能が使えるのか？」を確認して選ぶことが大切です。
無料で使えるといっても、使える機能に制限がかかっていることもあるため、よく確認しましょう。
また、有料アプリも、マルチデバイス対応でなかったり、予約人数に応じて月額利用料以外に、別途課金が発生したりするものもあります。
そのため、利用料金はもちろん、自店にあったシステムかどうかの確認が使いやすい予約システム選びには欠かせません。
