問診票は、お客様の身体の症状や悩み事などを確認する上で、とても大切なツール。その後の問診をスムーズに進め、その人に合った施術方法を提案するためにも、上手に活用したいものです。
この記事では、問診票を作成する際に必要な項目や、ポイントについて解説します。
問診票の作成にお悩みの方や、自分の整体院で使用している問診票を見直したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
整体で問診票を使う目的とは
お客様からさまざまな情報を得るために記入してもらう問診票ですが、ここではまず、整体院で問診票を使う目的を整理してみましょう。
お客様の個人情報を確認する
基本となる住所・連絡先・来院動機といった情報は、カルテの作成に必要です。これらの情報は集客や経営に活かせる貴重なデータにもなりますので、初診という聞き出しやすいタイミングで、できるだけ多く取得することをおすすめします。
また、趣味や家族構成などを聞き出せれば、問診や施術の際の会話に活かせます。身体の不調の原因を探る材料にもなりますし、お客様との共通点を見つけて会話に盛り込めば、心の距離を縮めることにも繋がるでしょう。
お客様の状態や希望を聞く
問診票であらかじめお客様の身体の症状や状態を把握できれば、問診の時間を短縮することができます。
さらに、お客様は症状などについて改めて振り返ることができ、自身の身体の状態を自覚しやすくなるというメリットも。そのように整理してもらった上で、これからどうしていきたいのか希望を聞き出せば、適切な施術方法を導き出しやすくなります。
お客様に伝えたい事や提案を伝える
問診票はお客様の情報を知るためだけではなく、こちらがお客様に伝えたいことを伝えるためのツールにもなります。
例えば、自分の整体院でできること・施術のプラン・来院スケジュールといった、アピールや提案などに使えます。お客様はこれから通院することになった場合のイメージがしやすくなるので、モチベーションの向上が期待できます。
問診票に必要な内容
整体院の問診票には、どのような項目が必要なのでしょうか。用意するべき項目と、その理由を解説します。
お客様の個人情報
お客様一人ひとりを識別するためにも、問診票には以下の項目が必須です。
- 氏名
- 住所
- 生年月日
- 連絡先
メールアドレスを記入してもらいたい場合は、「予約確認のメールを送付するため」「メールでの相談も受け付けているため」など、一言添えておくとお客様も安心できます。LINEなどを用いてこれらのフォローをする場合は、無理に取得する必要はありません。メール連絡希望のお客様にのみ記入してもらえばよいでしょう。
また、趣味を記入する欄があれば、普段から運動をしているかどうかなどがわかるので、そこから身体の不調の原因を探ることもできます。そのほか、お客様との会話を広げるためにも大いに役立ちます。
当院を知ったきっかけ
自分の整体院をどのように知ったのかを確認することは、集客対策のためにも欠かせません。効果の出ている媒体と、そうでない媒体が見えてきます。
以下のように各媒体を並べてチェックマークや丸印をつける形式にすると、記述式よりも回答しやすくなります。
例）
ホームページ・紹介（ 様より）・ポータルサイト（ ）・広告・・・
さらに、「どのような言葉で検索されましたか？」という質問を添えると、より対策がしやすくなります。
お客様の症状や現状を聞く内容
症状のある箇所・いつ頃から症状が現れたのか・現在の身体の状態などを聞き、不調の原因を探っていきます。ここでもお客様が回答しやすいよう、回答欄は選択式がおすすめです。
例えば、痛みのある箇所は人体図を載せて、該当箇所を丸で囲んでもらうようにします。症状や身体の状態、症状が現れ始めた時期についても、以下のように複数の選択肢を用意して当てはまるものを選んでもらいましょう。
例）
症状や身体の状態：頭痛・肩こり・めまい・冷え性・・・
症状が現れ始めた時期：昨日・2～3日前・1週間前・2週間前・・・
普段の仕事や生活について聞く
普段の生活について知ることも、痛みや不調の原因を探るヒントになります。
「デスクワークで同じ姿勢でいることが多い」「立ち仕事で重いものを持つことが多い」などの習慣になっている動きがわかれば、適切な施術方法だけでなく、お客様自身でできる改善方法なども提案できるようになります。
この項目も以下のように複数の選択肢を用意して、当てはまるものを選んでもらうとよいです。
例）
デスクワーク・肉体労働・車の運転・運動をする・・・
他の治療について聞く
病院や他の整体院などで診断を受けたかどうかや、受けている（受けた）治療・施術内容なども確認するようにしましょう。診断名や治療歴が分かれば、施術方法をより決めやすくなります。
病歴や服薬について聞く
これまでにかかった病気や服用中の薬の確認は、現在の症状との関連性がないかどうかを調べるのに有用です。
また、病気だけでなく怪我の手術やアレルギー、出産経験の有無なども診断の材料になりますので、回答してもらうようにしましょう。
整体の問診票を作るときのポイント
お客様にとって回答しやすい問診票とは、どのようなものなのでしょうか。整体院の問診票を作成するにあたって、気を付けたいポイントを紹介します。
質問の項目は数を絞る
問診票で多くの情報を得たいところですが、項目が多すぎるとお客様にとって負担になります。
項目が多いと疲れて回答が適当になってしまう可能性もありますので、多くても15～20問程度にとどめるのがおすすめです。枚数も抑えられるよう、簡潔にまとめるようにしましょう。
なるべく回答は選択式にする
症状や希望を文章で的確に説明することは難しく、記入に割く時間も長くなってしまいます。伝えたいことがあるにもかかわらず、面倒に感じて適当な回答で済ませたり、書かないことを選択してしまう方もいるかもしれません。
そのため、回答はできるだけ選択式にし、チェックマークや丸印で回答できるようにしましょう。
記入欄は広くとり、文字を読みやすくする
整体院には老若男女さまざまな方が来院するため、問診票は誰にでも読みやすく、記入しやすいものが望ましいです。
記入欄や文字が小さいと、高齢者の場合は特に回答が困難になるでしょう。高齢者でなくとも、多くの質問に回答して疲れていれば、ストレスになって回答するのをやめてしまうこともあり得ます。
記入欄と文字の大きさは、紙に印刷して確認しながら調整しましょう。書体（フォント）に気を配ることも大切です。
整体の問診票を作るときはテンプレートを参考にしよう
問診票を一から作るとなると、用意する項目のほかにデザインも考えなければならず、大変ですよね。
そこでおすすめしたいのが、テンプレートを配布しているサイトです。さまざまなパターンを見ることができるので、自分の整体院に合ったものがあればダウンロードしてみたり、参考にしながら作成してみるとよいでしょう。
以下のサイトでは、豊富なテンプレートの中から好きなものを無料でダウンロードすることができます。
ひな形の知りたい！
問診をするときのポイント
問診票がよいものであっても、問診が不十分では意味がありません。お客様のことをよく知るためにも、以下のポイントを押さえながら問診をしましょう。
お客様が何に困っているかを具体的に聞く
自分の整体院に来院してくれた理由や症状だけでなく、「その症状によって何に困っているのか」を聞き出します。
どのような痛みで、どのような動作をすると症状が現れるのかなどを、職業や生活習慣についても確認しながら深掘りしていきます。そうすることで原因に目星が付き、提案できる施術方法やアドバイスが増えます。
確認不足のまま話を進めてしまうと、不信感を抱かせてしまったり、誤った施術で症状を悪化させてしまう恐れもありますので十分に注意しましょう。
施術計画を明確に伝える
「いつまでにこうなりたい」といった目標を設定し、ゴールまでに必要な期間・通院回数・施術内容などを説明します。こうすることでお客様は今後のイメージがしやすくなり、施術の必要性や継続した通院の大切さも理解してもらいやすくなります。
その際に分かりやすい言葉で説明することはもちろん、お客様の不安を取り除けているか、お客様が納得しているかどうかを確認することも大切です。
顧客管理もできる予約システムリザービアを活用しよう
業務を効率化するために、システムの導入を検討している方は多いのではないでしょうか。そんな方には「リザービア」がおすすめ。リザービアは美容サロンのほかに、整体院やリラクゼーションサロンなどでも活用できる予約システムです。
ホームページ・クーポンサイト・SNSなど、複数の窓口からの予約を一元管理できるので、予約状況を確認しやすく、ダブルブッキングなどのミスも防げます。
顧客データの管理もしやすく、名前や連絡先はもちろん、来店回数や前回のメニューなど複数の項目から検索が可能。対象者にクーポンやDMを配信したいときにも非常に便利です。
POSレジを連携して電子カルテの管理もできる
リザービアはPOSレジ（POSシステム）と連携することで、会計管理・予約管理・顧客管理をまとめて行えるようになります。
おすすめのPOSシステムは、「A’staff Cloud Smart」と「EstheAnswer」です。
「A’staff Cloud Smart」は、リザービアとのスムーズな連携が魅力。リザービアの予約管理画面からそのまま会計に移れたり、リザービアからお客様のカルテを呼び出して予約を行えるなど、ストレスのない操作性で業務の効率化を図れます。
「EstheAnswer」はエステサロン業務に強く、基本的な予約・顧客・売上管理だけでなく、契約書類作成機能を搭載しているのが特長。概要書面や合意書など、契約に関するいくつもの書類を作成できるので、手書きによるミスも回避できます。
なお、どちらにも電子カルテの機能があるので、問診票に記入してもらった情報も記録すれば、顧客管理がよりスムーズになるでしょう。
整体で問診票を活用して集客や満足度向上に役立てよう
この記事では、整体院で問診票を利用する目的や、作成する際の注意点などを解説しました。作成のポイントは以下の3つです。
- 質問の数は絞る
- 回答はなるべく選択式にする
- 記入欄と文字は見やすく記入しやすい大きさにする
ポイントを押さえた問診票を活用して、集客や顧客満足度の向上に役立てましょう。
効率よく予約・顧客管理をしたいなら、「リザービア」がおすすめです。予約集計機能を利用すれば媒体ごとの内訳が分かるので、問診票とあわせて活用すれば分析の精度も上げられます。ぜひ、導入を検討してみてください。
