POSレジはコンビニやチェーンの飲食店で活用されているので、誰でも一度くらいは目にしているでしょう。
利用できる機能が多く便利であるため、レジスターではなくPOSシステムを導入する店舗が増えてきています。しかし、用途に合わせたPOSレジシステム選びをするには、仕組みや特徴を理解してPOSレジを導入しなければなりません。
以下では、POSシステムの仕組みや特徴、メリットとデメリット、機能などについてご紹介しています。POSレジ導入前に理解しておくと導入後の効果を上げることにもつながるでしょう。
目次
POSシステムとは？仕組みや特徴など
POSレジとは、POSシステムを搭載したレジです。
POSシステムは、日々の売上や販売した商品をデータ化して管理したり、分析したりできるシステムを指しています。また、勤怠管理や商品の在庫管理などもできます。
つまり、通常のレジ機能だけではなく、販売分析やデータ管理ができるレジがPOSレジです。では、仕組みや特徴についてご紹介します。
POSシステムの仕組み
POSシステムがバーコードをスキャナーで読み取ると、商品名や値段がPOSシステムのデータと照合される仕組みになっています。そして、お会計が終了すると、POSシステムで売上情報として蓄積されていくのが一般的です。
蓄積されるデータはさまざまであり「施術日時」「施術店舗」「店販品」などがデータとして蓄積されます。
美容サロンの場合はカルテ機能を搭載しているのが一般的なので、その場合は「次回予約日」「施術スタッフ」「施術スタッフ」「アシスタントスタッフ」もデータとして蓄積されます。
また、お会計処理がされると、売上情報が本部に送信（クラウドタイプの場合は自動で蓄積される）されるようになっていて、本部では何もせずに上がってきたデータを元にデータ集計集計、売上情報を確認する事ができ、それらを元に発注業務、課題の洗い出しを行う事が可能です。
また、売れている商品や来店されるお客様の年齢層などのデータを使って、経営戦略をするのが一般的です。
POSレジの特徴
POSレジを通して得た情報をマーケティングに活用できるのが大きな特徴です。
売れ筋のメニューや、施術者別のメニュー比率の把握ができるので、スタッフの教育にも活用する事ができます。
また、お会計と同時に売上管理や在庫管理ができるので、業務の効率化にも繋がります。
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そして、バーコードスキャンで会計処理ができるので使い勝手がよく、初めて使う人でも簡単にできる操作性が特徴です。したがって、経験の浅い人でも短期間で使用できるようになりますし、経験を積んでいけばどんどんミスが少なくなるので、使い続けるほどに業務の負担が減っていきます。
POSシステム導入のメリットやデメリット
業務効率化が図れるPOSレジを導入する際のメリットやデメリットについてご紹介します。導入の前にしっかりと理解しておきたいポイントなので、一つずつ確認してください。メリットとデメリットを理解して、よく検討しましょう。
POSレジのメリット
POSレジには多くのメリットがあり、業務効率上昇が期待できるものばかりです。早速、POSシステムのメリットについてご紹介します。
お会計待ちの待ち時間が減る
施術を終えたお客様がお金を支払うまでの時間がが削減されます。
予約システムを導入している店舗では、予約時に既にお客様のカルテ情報が予約情報に紐付いている状態となります。
お会計時には、予約時のメニューとの差分を入力してあげるだけでお会計額の提示に進む事ができます。
この時にお客様が希望する決済方法を提供できれば、顧客満足度アップにもつながるでしょう。
人件費の削減につながる
できるだけコストを削減したいと考えている店舗にとって、POSレジは最適です。
手作業で行っていたレジ締め時の売上計算をPOSシステムが行ってくれるので、ミスが発生しにくく、時間の短縮につながるためです。
また、お客様1人当たりにかかる時間が短いので、多くの従業員を雇う必要がありません。
不正やヒューマンエラーがなくなる
POSレジは、誰が会計を行っていたのかチェックできるものもあるので、スタッフの不正防止（検知）が可能です。
レジ内のお金もデータで管理しているため、お金を抜き取られてしまった場合でもすぐにわかります。
予約時の指名スタッフと来店時の対応スタッフが異なった場合にもレジ打ち担当者の情報を記録し、変更履歴を追う事もできるシステムのある為、仮に指名予約数を不正に水増しするようなスタッフがいた場合にも、インセンティブの計算時に確認できるでしょう。
さまざまな情報がデータとして蓄積される
カット・カラー比率などからカラーが得意なスタッフが分かったり、スタッフ単位で新規リピート率の高いお客様の年齢層がわかったりと、新しい課題と評価ポイントを発見できるメリットがあります。
店販商品の販売傾向ももちろん管理する事ができるので、取り扱い商品の見直しができたり、ディーラーに売り方の講習を依頼したりと、数え切れないほどのメリットがあります。
複数の店舗を保有していても売上管理が簡単
複数の店舗を経営している企業は、店舗ごとFC店グループの売上把握が困難でした。
しかし、POSシステムを導入する事で、各店舗のPOSシステムで入力されたデータが自動で振り分けられ集計されますので、あらゆる角度から店舗の売上を正確に把握できます。
軽減税率に対応できる
2019年10月に消費税増税に伴った軽減税率制度がスタートしました。商品によって税率が8%だったり、10%だったりするため、会計業務が複雑化してしまいます。しかし、POSレジであれば、商品ごとに適用される税率を登録できるので、これまでと同じように会計をしていてもミスが起こりません。
今後税率が上がっても問題なく対応できる上、従業員の負担も増えません。
POSシステムのデメリット
多くのメリットがあるPOSレジにもデメリットはあります。メリットだけでPOSレジの導入を決定するのではなく、デメリットも把握して、導入を検討しましょう。
導入コストがかかる
POSシステムを導入する際の一番のデメリットが初期費用です。
POSレジの種類によって価格に大きな差があるとはいえ、それなりの経費は発生します。店舗の規模によっては、人件費よりも導入費用が高くなる可能性もあります。導入後の売上見込み、商品管理なども充分検討した上で導入しなければ大きな効果が期待できません。
インターネット環境が必要
売上をデータ化して情報収集や管理をするには、ネットワーク環境が必要です。
POSレジはインターネットに接続されていないと、データの活用ができないだけではなく、会計業務にも支障をきたすため、インターネット環境がないのに導入した場合は大きな出費をしただけになります。
別途ランニングもかかります。システムのアップデートやメンテナンスなどの保守に費用がかかりますし、大きなシステムアップデート時にはPOSレジの使用ができません（こういった大きい仕様の変更は通常夜中等の利用店舗が少ない時間帯に行われる）。
インターネット環境もランニングコストに差があるので、POSして有無導入の際は、ネット環境も比較検討しましょう。
停電が起きると何もできなくなる
停電が起きてしまうと、POSレジの使用ができません。クラウドタイプのPOSシステムは蓄積されているデータは消えませんが、会計作業や発注作業が停止するのが一般的。
ノートパソコンやタブレットで利用している場合でもネットワークが切断されてしまうと、通信ができなくなるので、同様に会計業務は停止するでしょう。
場合によっては、POSレジとインターネットの接続作業をしなければならないので、別の方法でお会計ができる手段を作っておくなどの対策をして停電時に備える必要があります。
目的に合わせた機能が備わっていなければ導入の意味がない
当然POSシステムを提供しているメーカーによって、使える機能が異なります。
必要な機能は業界・店舗によって変わるため、事前に提供している機能の確認は必須となります。
使いたい機能を提供していなかったり、使わない機能ばかりあるPOSレジを導入したりすると、使い勝手が悪くスタッフがなれる為の時間が余計にかかってしまいます。
きちんと使いこなせる機能が備わっているかどうか、導入コストはどれくらいなのかなどを総合判断してから導入をしましょう。
ウイルスやデータ盗難の被害に遭う可能性がある
POSシステムは、パソコンやタブレットを使ったシステムであるため、ウイルスやデータ持ち出しのリスクがあります。
セキュリティ対策を行っていないメーカーも存在するため、導入の前は必ずサポートやセキュリティ面も確認してください。データ盗難の被害に合った場合、お店の損害だけではなく、お客様の信用を落としてしまう可能性があります。
導入時は商品の情報登録に注意が必要
POSレジを導入する際は、店舗のスタッフが商品の情報登録をしなければなりません。登録作業の際に、価格の設定をミスしてしまうと、ミスしたまま運用していかなければならなく、お客様から本来不必要なお金を受け取ってしまいます。もちろん、後から修正が可能ですが、場合によってはお客様を待たせてしまう可能性があります。
POSレジの基本的な機能
続いては、POSレジの基本的な機能についてご紹介します。各機能についての詳細をまとめてありますので参考にしてください。
会計
POSレジのお会計は、バーコードやQRコードを使うものが一般的で、会計がスピーディになる特徴があります。
POSレジの種類によっては、画面に表示された商品を選択すれば会計ができるものもあります。他にも、決済端末を導入すれば、お客様の望む支払い方法に対応できる上、手入力をしなくて済みます。また、マルチ決済端末を導入すれば、電子マネーを活用した支払いにも対応が可能です。
売上管理
POSシステムを活用した売上管理ができます。売上日報などの帳票作成機能が備わっているものもあるので、売上の管理が簡易的になります。
売上データはデータベースで一元化されており、集計したい日付や時間帯を指定するだけでは、帳票が作成できるので時間の短縮が可能です。
もちろんインターネットを経由しているため、本部がリアルタイムでチェックできるのも魅力の一つです。
データ分析
POSレジは、データ分析機能にも長けています。売れている商品と売れていない商品を把握すれば、顧客ニーズがわかるので、売れる要因と売れない要因の分析が可能です。
データをもとに、在庫状況も整理できるので、無駄なコストをかけずに商品の仕入れもできます。
また、時期によって商品の売上が変わるものもあるので、キャンペーンやセールなどを開催したり、店内で目立つように商品を配置したりすれば、売上アップが狙えます。一度の会計でセット購入されやすい商品を近くに配置しておけば、売上を伸ばせるかもしれません。
データを分析すれば、常に新しい販売方法が見つけられるため、POSシステムに標準機能として備わっているのは非常に便利です。
在庫管理
在庫状況が管理できる機能が搭載されているPOSシステムもあります。
取り扱う商品が多かったり、売れ続けている商品がいつ購入されているかをチェックしたりできる機能です。使いこなせば、何がいつ売れているのかや、欠品状況を把握できるので、常にお客様に商品を提供できます。
また、店内で使用品と店販品は扱いが異なりますが、これらを別に管理できる機能を兼ね備えたPOSシステムも美容業界では便利な機能の一つです。
顧客管理
顧客ごとの来店頻度から施術履歴を把握すれば、来々店向上の分析が可能です。
関連記事：サロン管理システムがおすすめな理由と選び方のポイント
サロンポイントやクーポン割引によってリピート率はどうなったのか、よく店販品を購入してくれる方には定期購入を勧めたり、来店サイクルが長くなっているお客様にはリピーター向けのクーポンの配布する事で満足度を取り戻してくれるかもしれません。
また、曜日や時間帯ごとに顧客分析をすれば、顧客層の違いを把握できるので、違ったアプローチを見つけられます。売上データと顧客データを結び付けられるPOSレジが主流になりつつあるので、ユーザーニーズに寄り添った店舗展開も可能です。
POSレジの種類
POSレジは、コンビニなどに設置されている大きなレジだけではなく、さまざまな種類があります。
業種と店舗規模に合わせて導入するレジを検討できます。いくつか種類を紹介するので、参考にしてみてください。
パソコン型
パソコンにPOSシステムをインストールすれば、すぐに利用できるタイプとなっています。パソコンで勤怠管理や顧客分析もできるので、日常的にパソコンを使って店舗展開をしている人におすすめです。
POSシステムはパソコンの一部の機能になるため、パソコンを使う仕事も問題なく遂行できます。導入の際は、システムの利用料金、レシートのプリンター、クレジットカードや電子マネーに対応した端末を導入が必要です。
デメリットとしては、パソコンのメモリを使用するので持っているパソコンのスペックによって動作が遅かったり、データが消失してしまうトラブルが避けられない点です。
タブレット型
パソコンと同様に、専用のアプリをインストールすれば、タブレットがPOSレジの役目を果たします。
パソコンに比べて置くスペースを取らないのでスタイリッシュな店内にこだわりを持つ美容系サロンで人気。
日常的にスマートフォンやタブレットを使っている人であれば、比較的操作に操作ができるメリットがあります。
また、タブレットはパソコンよりも安価で購入できるので、初期費用を抑えやすい傾向があります。持ち運びにも長けているので、移動販売での利用可能です。
ターミナル型
ターミナル型は、POS専用に作られたレジです。自動でお釣りを排出したり、投入した金額を計算してくれたりする万能レジとなっています。コンビニやスーパーで活用しているのがほとんどです。
デメリットは、購入する費用が高額な事。初期費用がかかってしまうだけではなく、機能が優れいるのでソフト・ハードともに定期的にメンテナンスが必要になります。個人店舗やや規模が小さいお店での導入はおすすめできません。
POSシステムの連携機能
POSレジには連携機能がついています。たとえば、予約アプリや会計システムとの連携です。予約アプリと連携を行えば、
予約を受付けて→来店→会計
までの流れを一つのシステム上で管理する事ができます。
会計システムと連携すれば、POSに登録した売上情報を指定のタイミングで会計システム送る事ができ、経理部門も工数の削減が可能になります。
その他にも連携できる機能があるので、チェックしてみましょう。
予約システム
POSシステムに予約システムが搭載されていない場合、外部の予約管理システムと連携させる事をおすすめします。
予約システムの専門メーカーとPOSメーカーでは、得意な領域が異なります。POSシステムは正確な売上分析などに重きを置くシステムに対し、予約システムは新規予約率を向上させたり、リピート率を上げる為に特化したものが多いです。
この時、しっかりと連携できない両者と使ってしまうとちぐはぐな利用環境になってりまうので、親和性が高い２つのシステムを使う必要があります。
集客系ポータルサイトとの連携
予約システムにポータルサイトとの連携機能がついている場合は問題ありませんが、店舗運営において集客は最重要項目の一つです。
集客の為にポータルサイトへ掲載する店舗の場合、ポータルサイトから入った予約をPOSシステムに取り込む事ができないと予約のダブルブッキングが起こってしまい、予約来店してくれた既存顧客を待たせてしまう事になります。
関連記事：個人サロン集客の方法や成功のポイント・気をつけるべきこと
CTI
CTIとは、Computer Telephony Integrationの略称で、コンピューターと電話等を統合する技術になります。
利用シーンでは、カルテのあるお客様から電話を受けた場合、着信中にカルテ情報を自動でポップアップ表示する事が可能になります。
携帯電話なら、登録している人からの着信は誰からか分かりますが、店舗の電話でCTIがある事で
「いつもご利用ありがとうございます○○さま」
などの挨拶を瞬時に行う事ができ、特別感を演出する事ができるでしょう。
POSレジシステムは使い方を決めて選びましょう
POSレジシステムは、導入することで数え切れないメリットが存在します。
手間の削減、ミスの軽減、売上げアップの為のデータ分析、スタッフの課題・得意の把握、など一つでも当てはまるものがあれば、お店の業種に合ったPOSシステムを探してみましょう。
しかし、求めている機能がない場合や、多すぎる機能はかえって業務を複雑化されてしまう場合などは、無理に導入する必要はありません。きちんと使い方を決めた上で、選択して導入してください。ご紹介したメリットとデメリットを比較して、得が多い選択をしてください。導入した上で、経営戦略やマーケティングに役立つのであったり、業務の効率化が図れると予想できるようであればPOSレジの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
