鍼灸院の業務を効率化するために、予約システムの導入を検討している人もいることでしょう。しかしその一方で、具体的な導入メリットや選び方がわからないという人も少なくありません。
そこで今回は、鍼灸院が予約システムを導入するメリットと選び方のポイントを解説します。鍼灸院におすすめの予約システムも紹介するので、導入を検討している人は参考にしてみてください。
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目次
鍼灸院が予約システムを導入する5つのメリットとは？
鍼灸院の予約システム導入には、大きく分けて5つのメリットが存在します。順番に詳しく紹介していきます。
1. 予約管理の負担が減る・ミスが防げる
電話やメールによる予約受付のメインとしていた場合、どうしてもその対応に時間と手間を割く必要がありました。
しかし予約システムを導入していれば、名前や連絡先などの個人情報や予約希望時間はお客様が入力するため、聞き間違いや記載ミスが防げます。
また、予約受付が可能な時間を選んで予約を入れてもらうため、日程調整の必要もありません。
予約システムによっては、ポータルサイトやSNSからの予約も一カ所にまとめて管理が可能です。それぞれの予約経路ごとに予約台帳へ反映させる必要もないため、記帳ミスや作業負担の削減に役立つでしょう。
2. 機会損失を防げる
来店予約や電話予約の場合、鍼灸院の営業時間中しか予約を受けることができません。しかし予約システムを導入していれば24時間、定休日などの休みも関係なく予約を受け付けられるため、機会損失を防げます。
「施術中で電話に出られなかった」「営業時間中に折り返せなかった」といった理由で取りこぼしていた予約も、取りこぼすことなく受け付けられます。
3. 集中して施術ができる
予約の電話に手を止めて対応していた場合、施術に対しての集中力が途切れやすくなるだけではなく、中断することによる顧客満足度の低下も考えられます。
予約システムの導入によって電話対応による施術の中断を極力減らすことで、施術に集中できる環境が手に入るだけではなく、施術に関するお客様の評価も上がるかもしれません。
4. リピート率向上にも役立つ
予約システムの導入により、顧客情報の管理や確認もかんたんにできるようになります。顧客情報に前回来院時の施術内容やこれまでのやりとりをメモしておくことで、お客様によりそった細やかな対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、年齢や施術内容など対象を絞ってメッセージの送付をすることで、再来店のきっかけ作りにも役立てられます。
5. 顧客の利便性も上がる
予約システムの導入は、予約の取りやすさや内容確認のしやすさなど、お客様にとっての利便性向上というメリットもあります。
予約を面倒だと感じることが、お客様の来院をためらわせる要因もある一方で、スムーズに予約がとりやすければ、それだけでリピーターの獲得につながる可能性があると言えるでしょう。
自分の院に合った予約システムを選ぶ5つのポイントとは？
鍼灸院に予約システムを導入する際、その選び方には5つのポイントがあります。順番に詳しく紹介します。
1. 必要な機能が備わっているか
自分の院が必要とする機能を搭載しているか、機能面を確認しましょう。
たとえば、一人で運営している院と複数スタッフで運営している院とでは、必要とする機能が異なります。予約時の指名や施術メニューの登録可否、予約件数の上限設定など、自分の院に必要な機能を見極めましょう。
また、必要とする機能が標準装備かオプションか、オプションの場合の費用はいくらかかるかなども、あわせて確認することをおすすめします。
2. 導入・運用にかかる費用はどれくらいか
初期費用の有無や運用にかかる費用はどれくらいか、コスト面もしっかりチェックしましょう。運用費用を年払いで払うことで、ひと月あたりの料金が割引になるシステムもあります。
また、プランの種類が多い場合は特に、「安さを優先したら必要な機能がなかった」などということがないよう、プランに含まれる内容をしっかり確認しましょう。
3. 操作は難しくないか
毎日のように使うため、ストレスなく使えるもの、操作しやすいシステムかどうかも大事な判断ポイントです。治療院側の操作性だけではなく、お客様側の予約のしやすさ・導線のわかりやすさもチェックしましょう。
システムによっては無料利用期間を設けているものもあります。実際に使ってみて、操作しやすいシステムか試してみても良いかもしれません。
4. セキュリティ面は万全か
お客様の個人情報の取り扱いは、院の信用にも影響する可能性があるため、システムのセキュリティ面は重要です。
予約システムにはお客様の氏名や住所の情報のほか、現在の症状や過去にかかったことのある病気など、極めてプライベートなデータを取り扱うことも少なくありません。
そのため、システムのセキュリティ対策の確認は欠かせません。不正アクセスに対する対応や第三機関の認証試験をクリアしているかなど、対策の有無や内容は入念なチェックを行う必要があります。
5. 外部サービスと連携できるか
LINEなどのSNSのほか、POSシステムなどとの連携が可能な予約システムは、業務の効率を格段に上げられる可能性があります。
外部サービスとの連携によって予約を一元管理することで管理の手間が省けるだけではなく、ダブルブッキングや転記ミスなどによるトラブル防止の助けになるかもしれません。
また、POSシステムとの連携により売上管理や集計などの負担を減らせる可能性もあるでしょう。
鍼灸院におすすめの予約システム6選を紹介
予約システムにはさまざまな業種に対応した汎用性の高いものや、特定の業種に特化したものが存在します。また、そのなかでも操作画面の仕様や搭載されている機能も異なります。
数ある予約システムのなかから、ここでは鍼灸院におすすめのシステムを6つ、紹介します。
しんきゅう予約
鍼灸院に特化した口コミサイト「しんきゅうコンパス」と連携した予約システムです。口コミを見て気になった鍼灸院に、そのまま予約できる流れとなっています。
予約のリマインドメールや来院後のお礼メールの自動送信機能が搭載されているほか、日次・月次・年次の売上自動集計や着地予測の算出機能も搭載しています。
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からだケア
「使いやすさを磨いた」と公式サイトに記されているように、シンプルで見やすい画面が特徴的な予約システムです。
会員登録なしでの予約が可能となっているほか、顧客番号（会員番号や診察券番号など）での予約受付も可能となっています。そのため、メールアドレスを持っていないお客様のネット予約にも対応しています。
顧客管理機能のほか、曜日・時間帯・年代・施術メニューなどさまざまな角度からの売上・予約データの集計も自動でできます。
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らいらいリザーブ
パソコンに慣れていない方でもかんたんに操作できるように作られている予約システムです。POSレジとの連動も可能となっており、予約から会計まで一連の流れがスムーズに進むようにできています。
予約件数や来店件数の制限などがあるものの、制限の範囲内であれば初期費用も月額使用料も無料のプランもあります。
COCKPIT
COCKPIT（コクピット）は整体院や自費の治療院に特化した予約・顧客管理のためのシステムです。
ZOOMによる導入時のレクチャーや設定の代行、メールサポートや利用者限定のZOOM勉強会など、パソコンによる予約や管理に慣れていない人へのサポートが充実しています。
料金はライトプランとスタンダードプランの2種類ありますが、Web予約にも対応しているのはスタンダードプランのみです。
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ワンモアハンド
ワンモアハンドは初期設定の無料代行もあり、パソコンが苦手な人へのサポート体制も充実している予約管理システムです。
LINE公式アカウントとの連携により、リマインドメッセージ配信によるドタキャンの防止や、リピート来店を促進するためのアプローチも可能です。また、キャンセル待ちの設定も可能となっており、キャンセルが出た際にはメールやLINEでお客様へ自動で配信されます。
また、ホットペッパービューティーの予約データも相互連携できるため、ダブルブッキングも避けられます。
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SELECTTYPE
豊富なテンプレートのほかデザイン調整機能も充実しているため、鍼灸院のイメージに合わせた予約フォームの作成が可能です。
予約受付の際にお客様が入力した情報がそのまま顧客リストとなるため、別途リストを作成する手間が省かれます。
予約情報や顧客情報のアクセス権限の調整が細かく設定でき、閲覧のみや予約情報の編集など、スタッフごとに権限を分けることも可能なため、セキュリティ対策もできます。
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集客にも力を入れたいならリザービアがおすすめ
リザービアは予約システムとしての機能はもちろんのこと、顧客管理や売上管理、そして集客に役立つ機能も搭載しています。
ホームページやSNS、LINEからの予約を一カ所に集めて管理できる「予約の一元管理」機能や、施術メニューやクーポンと紐づけて機材や個室等の予約状況を管理できる「設備管理」機能など、治療院の運営に役立つ機能を数多く搭載しています。
そんな数ある機能のなかから、集客に役立つ「LINE連携予約」と「Googleで予約」機能について詳しく紹介します。
LINE連携予約
LINE連携予約の導入によってお客様はLINEからかんたんに予約を行うことができ、治療院側は予約内容の確認やリマインドのメッセージを自動でLINEのチャットとして送ることが可能です。
LINEは10代から60代以上の幅広い年齢の利用者がいます。普段から使っているアプリを予約に使えるため、Web予約に慣れていない比較的高い年齢層のお客様にとっても、Web予約に対する心理的ハードルを低くすることも期待できます。
Googleで予約
特定のエリアで鍼灸院を探す場合「〇〇（地名） 鍼灸院」と検索エンジンに入力して探す人は少なくありません。この検索をGoogleで行った場合に、検索結果から直接予約を可能にするのが「Googleで予約」機能です。
Google検索の結果だけではなく、Googleマップの表示からも予約が可能になります。
さまざまなページを遷移することなく予約できるため、お客様の予約の手間を削減できます。また、クーポンサイトなどを利用した場合に起こりうる、他店への流出を防止に貢献できるかもしれません。
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リザービアは鍼灸院の運営を強力にサポート
予約システムの導入は、予約管理の負担が減らせるなどの鍼灸院にとってのメリットだけではなく、お客様にとっても予約しやすい環境を提供できるなどのメリットがあります。
また、システムによっては予約だけではなく、顧客や売上の管理も行えるため、鍼灸院の運営に役立つでしょう。自分の院にとって必要な機能、使いやすさを備えたシステム選びが大切です。
美容サロンや鍼灸院などに特化した予約システム「リザービア」は、鍼灸院の運営に必要な機能を多数搭載しています。施術以外の業務負担を軽減し、お客様へのサービスに注力できる環境をつくるためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
