売上台帳は、個人事業主として働く美容師やセラピストが、売上管理や確定申告、給付金受給の申請手続きをする際に必要となる書類です。
しかし、売上台帳を作成する理由や具体的な作成方法について、よくわからないという方も多いのではないでしょうか？
この記事では、個人事業主が売上台帳を作成すべき理由や具体的な作成方法、実際の記入例について解説します。個人事業主として働いていく上で、売上台帳を作成すべきかどうか悩んでいる方は、参考にしてみてください。
目次
売上台帳とは？
売上台帳とは、個人事業主や法人が営業における売上を記帳する台帳のことです。営業中の売上を、日付や取引先、売上内容、売上金額といった項目に沿って記載していきます。
個人事業主が確定申告を行う際は、青色申告・白色申告をするために売上台帳を作成する必要があり、5年から7年の売上台帳の保存期間が定められています。
このように、個人事業主の方は、事業の売上を管理・申告するために、売上台帳を作成することが重要なのです。
売上台帳が個人事業主にとって大切な3つの理由
売上台帳が個人事業主にとって大切な理由は、事業で得た売上の管理や確定申告、各種の給付金や補助金申請をする際に役立つ、公的な文書として活用できるためです。
この章では、売上台帳が大切である3つの理由についてくわしくみていきましょう。
店舗の売上管理に必要
売上台帳の最も基本的、かつ重要な役割は、店舗の売上を日付・取引相手・売上内容・売上金額を項目ごとに細かく記載し、管理することです。
店舗における売上について細かく確認できるので、店舗の経営状況を正確に把握し、問題点があれば、売上分析や売上の改善に向けた施策を考案するのに役立ちます。
確定申告の申請に役立つ
売上台帳を作成することで、個人事業主が確定申告書を作成する際の売上項目を記載するのに役立ちます。確定申告は1年に1回ですが、提出期限の直前になって売上項目をまとめて計算すると、焦って計算ミスをしてしまうケースも考えられるでしょう。
しかし、売上帳簿で日々の売上を記帳しておけば、売上をまとめ上げて計算する手間がかかりません。1週間・1ヶ月という周期で売上帳簿を確認しながら、帳簿をまとめておくことで、確定申告のスムーズな申請手続きに活用できるでしょう。
持続化給付金・補助金の申請に必要
売上台帳は、持続化給付金・補助金の申請にも役立ちます。給付金や補助金の支給には、売上の減少を確認できる書類、つまり売上台帳のような書類の提出が求められます。
将来的に経営状況が厳しくなって、給付金・補助金の申請を検討せざるを得なくなる場合に備えて、売上台帳を準備しておくことが大切なのです。
売上台帳を個人事業主が作成するための方法
売上台帳を個人事業主が作成するためには、いくつかの作成手段が考えられます。この章では、それぞれの作成手段の特徴やポイントについて見ていきましょう。
手書きで作成する
売上台帳を作成する際の最もベーシックな方法が手書き作成です。ノートに手書きしたり、市販の売上台帳の用紙にある項目に沿って記載したりします。
売上台帳を手書きする場合は、記載内容にミスがないように再三チェックしましょう。
表計算ソフトで作成する
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフト・システムを活用して、パソコン上で売上台帳を作成する方法もあります。売上情報の記入・修正がカンタンで、用紙の保管を考えなくてもよく、紙を余計に使用する必要もありません。
また、字体やフォント、幅の広さなどを自分好みに自由にカスタマイズして、売上台帳を作成できるのもメリットです。
会計ソフトで作成する
会計ソフトを活用して売上台帳を作成すると、入力された情報を情報をもとに、売上台帳が自動的に作成されます。自分で売上台帳に記帳・見た目を整える必要がなく、確定申告に必要な書類作成を自動作成できるので、非常に便利な作成方法です。
税理士に依頼する
プロの税理士・会計士に売上台帳の作成を依頼するのも有効な方法です。費用はかかりますが、パソコンをもっていない方や売上台帳を作成する時間がない方におすすめ。
会計のプロに売上台帳を作成してもらえるので、記入漏れ・ミスの心配も少ないです。
売上台帳を個人事業主が作成する際に必要な7つの項目
売上台帳を作成する際に記入する必要があるのは、下記の7つの項目です。
- タイトルと期間
- 申請者の氏名
- 売上日
- 取引先
- 売上の原因
- 売上金額
- 補助金・助成金の申請月
それぞれの項目ごとに、記載が必要な情報についておさえておきましょう。
1.タイトルと期間
売上台帳を作成する際には、どのような売上台帳なのかを表す「タイトル」、いつからいつまでの売上なのか表す「期間」を記載する必要があります。タイトルや期間を適当に書いてしまうと、後から見直すときに混乱してしまうでしょう。
たとえば、「2023年12月 売上」というタイトルで、「12月1日〜31日まで」と記載しておけば、売上台帳の内容を混同してしまうことはないでしょう。
2.申請者の氏名
売上台帳の所在を明らかにするために、個人事業主の屋号や本名など、誰にとっての売上を記載しているのかを明示しておくことで、混乱を避けることができます。
売上台帳に書かれた売上の所在を明確するためにも、屋号か本名を記載しましょう。
3.売上日
売上台帳には売上が発生した年月日、場合によっては時間帯についても記載します。ただし、業種や事業によって売上を勘定すべきタイミングは異なるので、どの時点で売上を記載するのかは柔軟に考えましょう。
4.取引先
他の事業主と取引している場合は、取引相手の正式名称を売上台帳に記載しましょう。後から見返した時に、取引相手を把握できる場合は略称でもOKです。取引相手ごとに売上金額をまとめて、売上分析をするのに役立ちます。
5.売上の内容
売上台帳に売上を記載する際には、どんな種類の売上なのか、売上の内容は何なのかを明記しておくことが、売上分析や確定申告をする際に非常に重要です。
たとえば、「株式会社〇〇からのエステオイルを〇個の注文（12月分）」といったように、売上が発生した内容を明記しましょう。
6.売上金額
売上台帳を作成する上で重要なのが売上金額です。取引先ごとの売上金額を記入漏れ・ミスなく記載することが大切です。また、月ごとに売上をまとめておきましょう。
消費税を支払っている個人事業主の場合は、税込・税抜のどちらかで統一して、売上台帳に売上金額を記載していく必要があります。
7.補助金・助成金の申請月
補助金や給付金を申請する際は、前年同月比で売上が減少している月を申請するために、基準となる申請月を明記しておく必要があります。
申請月を明記して、店舗に必要な補助金や助成金の申請に備えましょう。
【タイプ別】売上台帳の記入例
売上台帳は、具体的にどのように記載すればいいのでしょうか？この章では、タイプ別に個人事業主の売上台帳の記入例について紹介します。
白色申告の場合
白色申告の場合の売上台帳の基本的な書き方は下記のとおりです。
売上台帳作成のルールは決まっていませんが、売上や取引日、売上の内容を明記して、売上の種類を見分けられるように記載する必要があります。
青色申告の場合
青色申告の場合、基本的には複式簿記によって帳簿をつける必要があります。売上台帳の基本的な書き方の例は、下記のとおりです。
【55万円又は65万円の青色申告特別控除を受ける場合】
ただし、10万円の青色申告特別控除を受けるためには簡単な方法による帳簿が認められているほか、必ずしも売上台帳を作成する必要はなく、掛け売りや売掛金の回収状況を帳簿した売掛帳を作成することになります。
売上台帳を記載する際の注意点
個人事業主が売上台帳を記載する際は、記載ミスをしないようにチェックし、定期的に記帳し、プリントアウトして保管しておくことが大切です。
この章では、売上台帳を記載する際の3つの注意点について見ていきましょう。
記入漏れ・ミスがないように記載する
売上台帳は、青色申告・白色申告の際や、給付金・補助金の申請をする際の公的書類として使えます。ただし、記載ミスがあると税務調査が厳しくなったり、補助金・給付金がもらえなくなったりする可能性もあるので、記入漏れ・ミスは何度もチェックしましょう。
定期的に記帳しておく
売上台帳は定期的に記載しておくことが重要です。確定申告や給付金・補助金の申請をする際に、その都度、必要となる売上を調べるのは時間と労力がかかります。
1日ごとや1週間ごとなど、定期的に記帳しておく習慣を作っておくことで、各種の申告・申請手続きをする際に楽になるでしょう。
また、売上がなかった月に関しても売上台帳に記帳しておかないと、記入漏れだとみなされてしまう可能性があります。記帳しておくことで売上があがらなかった原因を振り返るのにも役立ちます。
プリントアウトして保存期間を守る
売上台帳を作成したら、原則、プリントアウトして手元に保存しておく必要があります。表計算ソフトや会計サービスを利用して売上台帳を作成した場合でも、プリントアウトして、保存しておくことが大切です。
ただし、電子帳簿保存法に基づいた方法であれば、電子データとしても保存が認められます。内容を確認した上で、下記の要件を満たすように電子データを保存しましょう。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する装置
要件に合うようなら、電子データとして保存することも選択肢として考えましょう。
売上台帳を記載し、売上管理や確定申告に役立てよう！
この記事では、売上台帳を個人事業主が作成すべき理由や記載が必要な項目、実際の記入例や注意点について解説しました。
売上台帳は店舗の売上管理や確定申告書、給付金・補助金の申請に役立つなど、個人事業主が経営していく上で、とても大切な書類だといえます。
売上台帳を記入漏れ・ミスなく記載して、店舗の売上管理や確定申告に活用しましょう。
