予約管理表は、サロン運営には欠かせません。もし管理表がなかったら、ダブルブッキングや記憶違いなどによるミスが多発し、お客様に迷惑ばかりかけてしまうでしょう。そこで、管理表できちんと管理する必要があります。
予約管理表を利用するには、テンプレートをダウンロードしたり、アプリやシステムを導入したりとさまざまな方法があります。今回の内容を参考に、自店に合った手段で効率よく管理しましょう。
目次
予約管理表とは
予約管理表とは、予約の日時や予約した人の名前、予約内容などを記録・管理する表のこと。予約状況を確認するために欠かせないもので、美容サロン・施術院・飲食店・医療機関・施設・イベントなど、さまざまな業界やシーンで利用されています。
使う場面によって必要な項目が変わり、美容サロンでは利用するメニューが何なのかも記入しなければなりません。また、予約者の連絡先や備考欄などもあると便利でしょう。
予約管理表を利用する方法
予約管理表を使うためにはいくつかの方法があります。ここでは、2つの方法をチェックしましょう。
Excelで作成する
Excel（エクセル）は、行と列で罫線が設けられて枠分けされており、表作成に役立つツールです。そこで、Excelに必要な項目を設けて自分で表を作る方法があります。
項目を増やしたり減らしたり、データを移動させたり、色分け表示させたりと、使いやすいように調整できることが特徴です。フォントや文字の大きさなども変えられるため、見やすく作ってみましょう。
Excelの既存テンプレートを利用する
こちらもExcelを使用しますが、インターネット上で公開されている、Excelのテンプレートをダウンロードして使う方法もあります。大まかな構造ができているので、自分で一から作るよりかんたん。
そのまま使用してもかまいませんが、使い方に合わせて項目を変更するなど、カスタマイズもできます。
予約管理表のおすすめテンプレート
つづいて、ダウンロードできる予約管理表のテンプレートが提供されているサービスを紹介します。
bizocean（ビズオーシャン）
出所：bizocean（ビズオーシャン）公式Webサイト
「bizocean（ビズオーシャン）」は、ビジネスに関連するさまざまなテンプレートやフォーマットが提供されているWebサービスです。内容は、企画書・契約書・請求・注文・売上・マーケティングなど多岐にわたり、予約管理表として使えるものもあります。
予約管理表のテンプレートには、美容・エステ向けや飲食店向け、宿泊用、会議室用などがあり、目的に合ったものを無料でダウンロードすることが可能です。
引用元
ビズオーシャン
「予約管理表・予約帳」の書式テンプレート/フォーマットのダウンロード｜ビズオーシャン
テンプレート倉庫
出所：テンプレート倉庫公式Webサイト
「テンプレート倉庫」は、仕事・学校・家庭など幅広いシーンで使えるテンプレートが多数公開されているサイトです。表はExcel、文書はWordで作られており、無料でダウンロードできます。
用途に応じてカテゴリごとに必要なテンプレートを探せます。たとえば美容室の予約管理表では、時間軸や「カット・パーマ・ヘアカラー・その他」といったメニューの選択肢などが設けられており、そのままでも使いやすくて便利です。
引用元
テンプレート倉庫
美容室予約管理表｜テンプレート倉庫
フリーテンプレート
出所：フリーテンプレート公式Webサイト
「フリーテンプレート」もテンプレート倉庫と似たようなサービスで、幅広いジャンルに向けたExcelやWordのテンプレートが用意されていることが特徴です。サロンなどの予約管理表に使えるテンプレートは、シンプルな内容でスッキリとまとめられています。
引用元
フリー テンプレート
予約表： 美容室・飲食・サロン・整骨院など｜フリーテンプレート
PDF element
出所：PDF element公式Webサイト
「PDFelement（PDFエレメント）」は、ExcelやWordではなくPDF形式のテンプレートがそろっていることが特徴のサービスです。PDFでダウンロードしますが、編集もできますし、Excel・Word・JPGなど好みの形式に変換することもできます。
予約管理表は非常にシンプルで、上から順番に受付番号や名前を書いていく形式です。編集して使い勝手のよい内容に変えてもかまいません。
引用元
PDFエレメント
PDF 予約管理表テンプレート｜PDFエレメント
予約管理表として使えるアプリ・システムを導入する方法も！メリットを紹介
Excel管理はデータが増えてくると大変になる上、データの共有も難しいです。そこで、店頭・電話・ホームぺージ・SNSなどから受けた予約を管理できる、専用のアプリやシステムを導入する方法もあります。
予約管理表アプリやシステムは、クラウド上で管理されるものが多く、パソコン・スマホ・タブレットなどで使えて便利です。ほかにはどんなメリットがあるのか、以下で見ていきましょう。
1. スマートな予約管理を実現
システムを通じたネット経由の予約の場合、スタッフが対応しなくても、自動で予約の受付や管理ができることは大きなメリット。業務負担を減らしながら楽に予約管理ができます。
これまで予約業務に割いていた時間を別の業務に充てられるため、施術にもより集中でき、サービスの質の向上につなげられるでしょう。
2. 顧客のニーズに対応できる
ネット予約が普及してきて、顧客側も電話よりインターネットで予約したいと考える人が増えています。実際の調査データでも、「過去1年の予約方法」や「サロンの継続理由」などでネット予約が重視されていることがわかるでしょう。
予約管理表システムを導入してネット予約ができるようになると、このような顧客のニーズを満たせるため、予約数の増加にも期待できます。
引用元
美容センサス データブック | ホットペッパービューティーアカデミー
3. 24時間の自動受付管理で機会損失を防げる
営業時間や定休日など関係なく、いつでも予約してもらえることもメリットです。営業時間外だったため予約を受けられなかった、という取りこぼしを防止できます。
顧客側も予約表の空き状況を見て空いているところに予約を入れられるため、希望の日時が空いているかを確認するという無用なやりとりも不要です。
おすすめの予約管理表アプリ・システム
予約管理表アプリ・システムには、前章のようにメリットが多いことがわかりました。しかし、多種多様なシステムがあるので、いくつかおすすめの例を挙げます。特徴をもとに、自店に合うかどうか比較検討してください。
SuperSaaS(スーパーサーズ)
出所：SuperSaaS(スーパーサーズ)公式Webサイト
SuperSaaSは、世界中で190,000以上の企業に利用されている予約管理システムです。多様な業界やシーンで利用できるよう柔軟にカスタマイズでき、リマインドやキャンセル時の通知、キャンセル待ちへの対応、キャンセルポリシーの設定などもできます。
自社サイトへのリンク設置ができるほか、Googleカレンダー・Instagram・zoom・PayPalなどの外部サービスとの連携も可能。店舗に合った方法でうまく活用しましょう。
引用元
SuperSaaS
オンライン予約システム機能紹介 | SuperSaaS
Kalonade（カロネード）
出所：Kalonade（カロネード）公式Webサイト
「Kalonade（カロネード）」は、店舗業務をオールインワンで行えるように開発されたシステム。予約管理・電子カルテ・会計・決済・デジタル診察券・経営分析といったあらゆる業務をまとめて実行できます。
色分けされた予約管理表は見やすく、空き状況の把握も容易です。複数の施術部屋や機材などがある場合、それぞれの設定もできるので、店舗の状況に合わせて利用してください。
引用元
Kalonade（カロネード）
STORES(ストアーズ)予約
出所：STORES(ストアーズ)予約公式Webサイト
「STORES予約」は、予約管理・顧客管理はもちろん、決済や回数券の管理なども行えるシステム。予約管理表では、スタッフごと・時間帯別に予約状況を表示させられます。スタッフ側も顧客側もスマートフォンで操作でき、手軽な点も便利です。
美容室・ネイルサロン・エステ・ヨガ・フィットネス・クリニック・スクールなど多様な業種に対応しており、累計導入は15万以上と非常に人気のサービスです。
引用元
STORES予約
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STORES予約ってどんな予約システム？ 機能や料金、導入するメリットを紹介
美容サロンには「リザービア」もおすすめ
前章でいくつかのシステムを紹介しましたが、美容業界に特化した予約管理システム「リザービア」も検討してみてください。
見やすさ・使いやすさを追求したリザービアは、5,000店以上もの導入実績があり、美容室・ネイルサロン・まつげサロン・エステサロン・整骨院・鍼灸院など、美容サロンや施術院で広く利用されています。
予約台帳でかんたん管理
リザービアの予約台帳（予約管理表）は、シンプルで見やすく、直感的に操作しやすいことが特徴です。空席がわかりやすいのでサッと予約してもらえて、予約状況の確認もかんたんに行えます。
電話や店頭での予約も手軽な操作で反映され、リアルタイムでスムーズに管理することが可能です。
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予約管理表アプリやシステムを活用して業務効率化を図ろう
予約管理表はExcelを利用する方法もありますが、専用のアプリやシステムを使ったほうが効率的で顧客の利便性も上がります。業務負担を減らしつつ営業時間外の取りこぼしも防げて、売上アップにつなげられる可能性もあるので、活用しない手はありません。
多彩なシステムがありますが、ぜひ「リザービア」も選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。サロンや院で使いやすいように設計されており、機械が不安・苦手な人でも操作しやすい仕様です。
