今や予約管理システムは、美容サロンから飲食店まで幅広い業種で活用されており、お客様にとっても「ネットで予約できて当たり前」という時代になりました。
しかし、どんなシステムでも良いというわけではありません。自店に合わないシステムを選んでしまうと、せっかく導入しても期待していた効果を得られない可能性があります。
そのような事態を避けるため、本記事では予約管理システムの概要や導入メリットに加え、美容サロンや治療院ならではの「予約機能」についてのチェックポイントを紹介します。
目次
予約管理システムとは
予約管理システムとは、予約の受付やキャンセルなど、予約に関する情報を管理するためのシステムです。美容サロンや治療院、飲食店といった予約のほか、スクールなどのレッスン、イベントやセミナーの予約など、さまざまな業種・場面で活用されています。
システムによっては顧客管理・売上管理などの機能を搭載しているものや、POSシステムとの連携により予約から会計までの業務をスムーズに進められるものもあります。
予約管理システムにはタイプがある？
予約管理システムは大きく2つのタイプに分けられます。ひとつは、さまざまな業種に対応している汎用型、もうひとつは特定の業種での利便性を追及した特化型です。
美容サロンや治療院の場合、スタッフの指名予約などの業界特有のニーズに対応した機能が重要となるため、特化型のシステムをおすすめします。汎用型では対応しきれない細かな調整も、特化型なら対応できるケースも多いです。
予約管理システムの導入メリット
美容サロンや治療院への予約管理システムの導入には、いくつかのメリットがあります。
ここでは主な導入メリットを2つ紹介します。
24時間365日予約が受け付けられる
予約管理システムを導入することで、営業時間に関係なく予約を受け付けられるようになるため、予約の取りこぼし防止につながります。
また、お客様も店舗の営業時間を気にすることなく、いつでも自分のタイミングで予約できるため、顧客満足度アップにもつながるでしょう。
予約管理業務の効率化につながる
予約管理システムの導入により、電話対応や予約内容の入力・調整などの手間が省けます。そのため、サロン業務の効率化と、これまで予約管理にかかっていたスタッフの手間や人件費などのコストカットにもつながるでしょう。
また、システムによってはポータルサイトやSNSからの予約もひとつに集約可能です。複数窓口の予約を集約すれば、ダブルブッキングのリスクも減らせます。
スタッフは接客や施術に集中できるため、サービスの質向上も期待できるでしょう。
予約管理システムを選ぶ際のポイント
予約管理システムを選ぶ際は、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは予約管理システム選定時に、特に注意すべき3つのポイントを紹介します。
自店で必要とする機能は揃っているか
システムを選ぶ際は、機能の多さだけで選ぶのではなく、自店に必要な機能が過不足なく搭載されているかを確認した上で導入を検討しましょう。
業種や営業形態、スタッフ人数などによって、必要となる機能は異なります。
例えば、美容サロンであれば施術履歴の管理、治療院であれば症状の記録など、業界特有の機能が搭載されているかも確認しておきましょう。
お客様もスタッフも使いやすいか
スタッフにとって使いづらいシステムでは業務効率化にはつながりにくく、かえって作業時間が増加してしまう可能性があります。
また、お客様にとって予約画面が分かりにくい場合は、予約途中での離脱につながりかねません。操作が複雑すぎたり入力項目が多すぎたりすると、せっかくの予約機会を逃してしまうリスクもあります。
導入前にトライアル期間やデモ画面を活用し、実際の操作感を確認して、直感的に使えるシステムを選ぶことが大切です。
使い続けて負担のない利用料金か
必要な機能がオプションとなっている可能性があるため、料金プランに含まれる内容は必ずチェックしましょう。その上で、必要な機能をすべて搭載した料金が、経営の負担にならないか、費用対効果も含めて検討することが重要です。
システムによっては集客や売上管理などに役立つ機能を搭載しているケースもあるため、用途ごとに別のシステムを契約するより、まとめて利用した方が結果として安くなる可能性もあります。
また、月額費用だけでなく、初期費用や手数料、サポート費用なども含めた総合的なコストを比較検討しましょう。
美容サロン・治療院に必要な予約機能のチェックポイント
予約管理システムを選ぶ際、美容サロンや治療院では一般的な予約機能だけでは不十分な場合があります。
ここでは、美容サロンや治療院が予約管理システムを導入する際に、必ずチェックしておきたい予約機能のポイントを詳しく解説します。
メニューごとの時間・料金設定
美容サロンや治療院では、施術内容によって所要時間や料金が異なるケースがほとんどです。そのため、メニューごとの施術時間や料金を柔軟に設定できる予約管理システムを選びましょう。
ほかにも、施術メニューを組み合わせたりオプションを追加できたりする機能があると、お客様ごとの単価アップにもつながるためおすすめです。
スタッフ指名機能
施術を担当するスタッフが複数名いる美容サロンや治療院の場合は、スタッフを指名して予約する機能があるかも必ず確認しましょう。特にリピーターのお客様は、特定のスタッフを希望することが多いため、この機能の有無は顧客満足度に大きく影響します。
また、メニューによって、指名できるスタッフの制限をかけられるシステムもあります。特定の技術を持つスタッフのみが対応できるメニューなどがある場合は、導入の際にチェックしてみると良いでしょう。
顧客カルテ連携・管理機能
美容サロンではカラー履歴やアレルギー情報、治療院では症状の経過や治療内容など、お客様ごとの情報をしっかりと管理することで、一人ひとりに合った適切な施術を行うことができます。
予約情報と顧客カルテが連携しているシステムなら、これまでの施術履歴をすぐに確認でき、お客様とのスムーズなコミュニケーションや的確な施術提案につなげられるでしょう。
設備ごとの予約管理
スタッフの人数に対して、施術に使用するベッド・個室・マシンなどの設備の数に制限がある場合は、設備と予約を紐づけて管理できると便利です。スタッフが空いていても、設備がなければ施術はできません。
予約と設備を紐づけることで、手動での調整やダブルブッキングの手間をなくし、効率的な予約管理ができます。特に美容機器を使用するメニューが多いサロンの場合、この機能の有無は必ずチェックすることをおすすめします。
ポータルサイト・SNS等との連携可否
美容サロンや治療院では、ポータルサイト・SNS経由で予約するお客様も多いです。そのため、予約管理システムとポータルサイトやSNSを連携することで、予約内容の転記の手間やダブルブッキングのリスクを減らせます。
ただし、「ポータルサイト・SNSと連携可能」となっている場合でも、対応しているポータルサイトやSNSが予約管理システムごとに異なります。自店で利用しているサイト等に対応しているかはきちんと確認しましょう。
「Googleで予約」との連携可否
Google検索やGoogleマップから直接予約ができる、「Googleで予約」というものがあります。所定の予約システムとの連携により、検索結果に予約ボタンが表示され、お客様を予約にスムーズに誘導できます。
特に新規顧客の獲得には効果的で、Google経由での集客を強化したいサロンには重要な機能となっているため、連携可否は確認しておいた方が良いでしょう。
「Googleで予約」については下記の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
美容サロンや治療院の予約管理なら「リザービア」
美容サロンや治療院への予約管理システム導入なら、大手サロンから個人サロンまでさまざまな導入実績のある「リザービア」がおすすめです。
リザービアは、メニューごとの時間・料金の設定やスタッフ指名予約など、美容サロンや治療院の予約管理に役立つさまざまな機能を搭載しています。
ここでは、リザービアの数ある搭載機能のなかから、特に業務効率化につながるものを3つ紹介します。
予約と設備を連携して管理できる「設備管理」
「設備管理」は、個室や美容機器などの情報と予約を連携して管理できる機能です。複数のスタッフが同じ設備を使用する可能性がある場合でも、手動での調整作業が必要ないように予約を受け付けられます。
設備の使用が同じ時刻に重ならないよう予約を制限できるほか、予約時間のうちの一部を設備の利用時間として設定することも可能です。これにより、設備の空き状況を常に把握でき、効率的な予約管理が実現できます。
また、この機能は施術設備に限らず、駐車場やキッズスペースの管理にも役立てられます。
検索結果から直接予約ができる「Googleで予約」
「Googleで予約」は、Googleの検索結果やマップに予約ボタンが表示できる機能です。お客様が「地域名 美容室」や「近くのマッサージ店」などで検索した際に、検索結果で店名とともに「予約」ボタンが表示され、Google上で直接予約手続きを完了できます。
お客様がGoogle検索やマップ上で店舗を見つけたら、そのまま予約まで完了できるため、特に新規のお客様の流入が期待できるでしょう。
また、予約手数料がかからないため、クーポンサイトからの脱却・手数料削減にもつなげられます。
予約を一元管理できる「クーポンサイト連携」
「クーポンサイト連携」は各種クーポンサイトをはじめ、Google・LINE・電話での予約を一元管理できる機能です。
各媒体の予約が連動するため、ダブルブッキングを防ぐために役立ちます。
また、複数の予約窓口を設置することでお客様の目に触れる機会を増やしつつ、管理の手間を大幅に削減できるため、業務効率化に大きく貢献します。
自店に必要な予約機能があるシステムで業務の効率化につなげよう
美容サロンや治療院に導入する予約管理システムは、予約機能としてスタッフ指名や顧客カルテとの連携などの機能が備わっていると、業務効率化が大きく進みます。
これらの機能を備えたシステムを選ぶことで、予約管理にかかる時間を大幅に短縮し、より多くの時間を接客や施術に集中できるようになるでしょう。
予約管理システム「リザービア」は美容サロンや治療院に特化した豊富な機能を搭載しており、サロン運営の効率化と売上向上をサポートします。
美容サロンや治療院への予約管理システム導入を検討している場合は、ぜひ一度リザービアの機能を確認してみてください。
