リラクゼーションサロンの業務でも重要なのが、顧客管理。顧客管理にはカルテを利用している、というサロンがほとんどでしょう。
お客様の個人情報や施術履歴などの大切な情報の他に、雑談の中で得たちょっとした要望や人柄をメモしている方もいるのではないでしょうか。
そんなカルテ管理ですが、お客様が増えるにつれカルテの数も増えていき、管理の負担が大きくなってしまいがち。リラクゼーションサロンの運営において、悩みの一つになってしまうことも多いです。
そこで今回は、リラクゼーションサロンのカルテに焦点を当て、カルテが必要な理由やカルテの活用法を解説し、電子カルテのメリットも紹介します。
目次
リラクゼーションサロンでカルテが必要な理由とは？
多くのリラクゼーションサロンでは、カルテを利用しています。なぜリラクゼーションサロンでカルテが必要なのか、理由を見ていきましょう。
カルテは、まず初めて来店されたお客様に名前や住所といった個人情報を記載してもらいます。その他に来店日や、なぜ来店されたのかといった理由、どんな施術を行ったのかなど、さまざまな情報を記録しておきます。
お客様が再度来店された際、カルテを確認することで、前回提供した施術などを確認し、新たな要望やお悩みを聞くのに役立ち、よりよいサービスを提供することができるでしょう。
また、前回の施術の効果や経過をうかがうことで、お客様が「私のことを覚えていてくれた」と感じることがあるなど、好印象を与えることにも繋がります。
カルテにはどんな種類があるの？
カルテは、大きく分けると紙に書いて管理する紙カルテと、データで管理する電子カルテの2種類があります。それぞれのカルテについて、詳細を見ていきましょう。
紙カルテ
紙カルテは古くから使われているカルテで、現在でも一般的に広く使われています。お客様に記載してもらいたい項目をあらかじめ紙に印刷しておき、来店されたお客様に書いていただきます。
その他にも、サロン側が記入したい項目を作成しておくことで、都度書き込むことが可能です。
一度テンプレートを作成しておけば、必要な枚数をコピーするだけですぐに使えます。また、お客様に記入いただく際にも用紙とペンをお渡しするだけの手軽さが魅力です。
反面、枚数が増えるにつれて保存場所に困ったり、目的のカルテを探し出すのに時間がかかってしまったりするという悩みも。
そのため、記入した情報をデータ化し、パソコンなどのデータベースに移して管理している、というサロンもあります。
電子カルテ
電子カルテは、初めからデータ作成するカルテです。パソコンやタブレットなどでテンプレートを作成しておき、カルテにお客様情報を入力して、データをオンライン上で管理します。
電子カルテについては、のちほどメリットと注意点を詳しく紹介します。
カルテに必要な項目とは？
カルテを作成する際には、どんな情報が必要なのかを把握しておかなければいけません。ここからは、サロンのカルテに必要な項目のうち、一般的にどんなサロンでも記載している項目の一例を紹介します。
1. お客様の情報｜氏名・住所など
リラクゼーションサロンに限らず、どんなサロンでも欠かせないのが、お客様の情報です。氏名や住所、電話番号など、お客様の個人情報を記入していただきます。
体質やアレルギーなど、施術の際に気をつけたい項目も併せて準備しておきましょう。こういった項目を作成しておくことで、施術のトラブルを未然に防げます。
2. カウンセリング内容｜悩み・健康状態など
悩みや健康状態、生活習慣など、カウンセリングで聞き取った情報を書き込む項目も必要です。この情報をもとに、適切なメニューを提供するため、重要な項目と言えるでしょう。
3. 施術内容｜使用した商材など
どんな施術をしてどの商材を使ったかといった施術に関する情報も、書き込めるようにしておきましょう。もしも次回以降、担当するスタッフが異なった場合、この情報があれば施術内容を把握することができます。
4. 購入情報｜購入履歴など
物販を行っている場合は、どんな商材を購入しているのか、いつ購入したのかなど、購入に関する情報を書き込む項目も必要です。お客様がどんなペースで、どの商品を購入したか把握できます。
購入情報をもとに、「前回の商品はいかがでしたか？」といった質問をすることで新たなサービスを提案したり、再度の購入をすすめたりと、細やかなお声がけを行うことができるようになります。
5. メモ｜施術中の会話内容など
施術中の雑談など、なにげない会話から、ちょっとしたお悩みや要望を聞き出すことができるかもしれません。そういった会話内容なども、書き込めるようにしておきましょう。
仕事や趣味など、サロン外のプライベートについてのお話も、メモしておくことをおすすめします。次回の来店時に話にすると、お客様は「一人ひとりを覚えていてくれているんだ」と感じ、満足度の向上につながる可能性があるからです。
カルテをうまく作成・活用するポイントとは？
カルテは、ただ作成すれば良い、というものではありません。カルテをうまく作成・活用するポイントを見ていきましょう。
カルテを作成する上で押さえておきたいポイントとは
お客様に記入してもらうカルテの場合、まず大切なのは、なるべく簡潔に記入ができるようにしておくことです。たくさんの情報を得る機会ですが、項目が多すぎたり、一つの記入枠が大きすぎたりすると、お客様が回答する意欲をなくしてしまうリスクがあるからです。
チェックボックスや丸をつけてもらうだけのような、選択肢を用意するのもおすすめです。その場合は、「その他」など自由回答の項目も併せて用意しておきましょう。
スタッフが記入する場合は、正確に記入することが大切です。カルテはお客様にサービスを提供する際の、大切な情報。もしもカルテに誤りがあったら、施術の効果が期待できないばかりか、かえってトラブルを招きかねません。
また、他のスタッフが見たときにも内容が把握できるよう、わかりやすく記入するのもポイント。複数のスタッフが一人のお客様の担当をするケースをふまえ、スムーズに情報共有できるようまとめましょう。
カルテを活用する上で押さえておきたいポイントとは？
カルテの情報の更新はこまめに行い、常に最新の情報にしておきましょう。カルテの情報が古いままだと、お客様に適切なサービスを提供できません。
また、個人情報の漏洩には十分注意しましょう。万が一お客様の大切な個人情報が流出してしまっては、サロンの信用問題に関わります。
電子カルテ導入のメリットと注意点とは？
ここからは、電子カルテを導入するメリットと注意点について詳しく紹介します。
電子カルテ導入のメリットとは？
まず、電子カルテ導入のメリットを見ていきましょう。
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1. 顧客管理がしやすい
一つ目のメリットは、顧客管理がしやすくなることです。データで管理すると検索や管理の手間が削減でき、スタッフの業務負担軽減につながります。オンライン上で一括管理できるため、ソート機能などを利用すれば、集客にも利用しやすいでしょう。
また、紙カルテと比較すると、数が増えても保存場所を取らないため、顧客が増えてもスペースの確保に悩まなくなります。
2. 情報を共有しやすい
二つ目のメリットは、スタッフ間での情報共有がスムーズになることです。複数の端末でカルテを確かめることができるため、情報を共有しやすくなります。同時に何人でも確認できるため、情報を共有するのに場所や時間の制約がなくなるでしょう。
3. ほかのシステムとの連携で業務効率UP
電子カルテ単体でも利便性が上がりますが、ほかのシステムと連携することで、さらなる業務効率アップが狙えます。たとえば、予約システムと連携すれば、予約を受け付けた時点でカルテと予約情報を紐づけることができるようになります。
電子カルテを導入する際の注意点とは？
さまざまなメリットがある電子カルテですが、一方で注意点もあります。
1. コストがかかる
電子カルテは、利用するシステムによっては、初期費用や月額利用料などのコストがかかります。また、ほとんどの電子カルテはインターネット環境が必要です。もしもインターネット環境が整っていない場合、構築から行わなければならないため、費用が増えてしまいます。
どのようなコストが必要なのかは、導入前にしっかりとチェックしておきましょう。
2. システムトラブルが起きる可能性がある
システムにトラブルが起きたり、停電になったり、通信が不安定になると電子カルテが使えなくなってしまう、という注意点もあります。また、トラブルの際にバックアップされていないと、データが失われてしまうリスクも。
オフラインでも一時的にカルテを保存できたり、自動で定期的にバックアップを取ったりなどの機能がある、トラブルに強いものを選ぶのがおすすめです。
顧客管理や集客に力を入れたいならリザービアがおすすめ！
リラクゼーションサロンの運営には、予約システム「リザービア」の導入がおすすめです。リザービアは24時間365日いつでも自動的に予約を受け付けてくれるため、予約対応で施術を中断する必要がありません。また、営業時間外でも予約を受け付けられるため、顧客獲得の機会損失を防ぎます。
そのほかにも、顧客管理や集客を強力にサポートする機能が搭載されています。
A’staff Cloud Smart
リザービアは、POSシステム「A’staff Cloud Smart」との連携ができます。A’staff Cloud Smartとリザービアを併用することで、予約の一元管理だけでなく、電子カルテの管理も一元管理が可能に。
会計管理はもちろん、売上管理や売上集計・分析も可能で、さらに複数店舗間でのデータ共有も可能なため、複数店舗を展開していてもスムーズに情報共有できるようになります。
リザービアからA’staff Cloud Smartへ直接遷移して会計できるので、サロン運営を円滑に進めることができます。
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LINE連携予約
リザービアは、LINEと連携して予約管理も可能です。
LINEユーザー数は2024年3月末時点で9,700万人を超え、スマートフォンユーザーの利用率も86%にのぼります。さらに、幅広い年齢層に利用されているため、サロンのお客様にも利用者数が多いと考えられます。
引用元
LINEヤフー for business：【公式】LINE広告-9,700万人に届く
日常的に利用している人も多いため、心理的な予約ハードルが低く、ネット予約までの離脱を防げるでしょう。
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Googleで予約
リザービアは、Googleビジネスプロフィールと連携することで、「Googleで予約」も利用可能です。GoogleマップやGoogle検索からサロンを検索し、直接予約できるサービスです。
Googleマップの店舗情報は、検索結果でも上位に表示されます。その検索結果に予約導線を作成できるため、予約数の向上が期待できるでしょう。
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リラクゼーションサロンの顧客管理もリザービアにおまかせ！
今回は、リラクゼーションサロンにカルテが必要な理由や、電子カルテのメリットなどを紹介しました。
お客様の情報をまとめるカルテを活用すれば、よりよいサービスを提供できます。紙カルテではかさばってしまったり、目的のカルテを探すのに手間がかかったりといったお悩みをお持ちの方は、電子カルテを導入してみてはいかがでしょうか。
電子カルテと併せて、予約システム「リザービア」を導入すれば、さまざまな業務負担を軽減してスムーズなサロン運営が可能になります。リザービアの導入も、ぜひご検討ください。
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