お問い合わせフォームやアンケート、履歴書や申込書など、幅広い種類のフォームを作成できる便利なツールとして知られているGoogleフォーム。しかし、Googleフォームの具体的な作り方について、よくわからないという方もいるのではないでしょうか？
この記事では、Googleフォームの概要やメリット・デメリット、作り方や便利な機能について解説します。Googleフォームを日常の業務に有効活用したいと考えている方は、参考にしてみてください。
目次
Googleフォームとは
Googleフォームとは、Googleが提供するアンケート・フォーム作成サービスです。システムは無料で使用でき、使いやすい操作性が魅力で、アンケートやシフト表、お申し込みフォームなど、豊富なフォームを作成できるのが特徴です。
また、アンケート結果を自動的に収集し、スプレッドシートにもまとめられます。
Googleフォームはどんな場面で活用できる？
Googleフォームは、下記のような幅広い場面で使えます。
- 満足度アンケートを集計する
- 興味関心を引くテスト・クイズ
- イベント参加者向けの参加フォーム
- お得なキャンペーンの申し込みフォーム
- 求人の応募フォーム
- 店舗サービスの予約フォーム
このように、ユーザーのニーズを知るために実施するアンケートや採用時に活用できる求人フォーム、美容サロンなどの予約フォームなど、ユーザーのニーズを知るだけでなく、実際の店舗運営にも活用できるフォームも作成できるのが魅力です。
Googleフォームで店舗の予約受付をする具体的な方法については、以下の記事を参考にしてみてください。
Googleフォームのメリット
Googleフォームを業務で使用するメリットには、操作の簡単さやレスポンシブデザイン、複数人でフォームを共同編集できる点などが挙げられます。この章では、Googleフォームを利用する、具体的なメリットについて確認しましょう。
1.簡単に作れる
Googleフォームの大きなメリットは、簡単にフォームを作成できる点です。豊富なテンプレートの中から目的に沿ったフォームを選び、必要事項を登録します。
フォームの種類を選んで、質問事項と回答の選択肢を登録するだけで、手軽にフォームを作成できるのがメリットだといえるでしょう。
2.スマホの表示にも対応している
Googleフォームで作成したフォームは、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなど、異なるデバイスで表示しても違和感のないデザインに調整されて表示されます。
このように、デバイスによってデザインが柔軟に変化する「レスポンシブデザイン」が特徴で、任意のデバイスでアンケートフォームに回答できるのがメリットです。
3.共同で作業ができる
Googleアカウント同士で一つのフォームを共有し、共同編集することもできます。招待したいGmailアカウントに招待メールを送ることで、簡単に共同編集が可能です。
一つのGoogleフォームをチームで共有しながら作成・確認したい場合に便利です。
また、フォームに権限を設けて、自由に閲覧・編集できないようにするなど、セキュリティを担保できる点もメリットに挙げられるでしょう。
4.回答を自動集計できる
Googleフォームで回答された集計は、棒グラフや円グラフとして、視覚的にわかりやすい形でデータが自動集計される仕組みになっています。
一度公表したアンケートや募集フォームなどを回収して、集計する手間はかからず、リアルタイムでアンケート結果を分析できる点がメリットです。
Googleフォームのデメリット
Googleフォームを業務で活用する際には、デメリットについても知っておくことが大切です。この章では、いくつかのデメリットについてみていきましょう。
1.デザインを大きく変えることができない
Googleフォームのデメリットは、フォームの表題と質問事項・回答の選択肢といったシンプルなフォームが特徴です。ヘッダー部分の写真や色を変更することは可能ですが、もともと用意されているデザインに大きく手を加えることはできません。
こだわったデザインのフォームを作成したい方にとっては、デメリットでしょう。
2.郵便番号による住所の自動入力はできない
Googleフォームには、郵便番号を入力すると、自動的に住所が入力される機能がついていません。
その他のアンケートや応募フォームで、住所の自動入力機能になれているユーザーは、住所をはじめから入力しなければならないことを、面倒に感じることもあるでしょう。
3.問い合わせの対応や管理ができない
Googleフォームでは、アンケートや応募フォーム、予約フォームなどに対するお問い合わせを受けることはできますが、内容に関する解答を返信することはできません。
ユーザーとの信頼関係を築いていくためには、外部のサービスやメールを活用して、お問い合わせをしてくれたユーザーとのコミュニケーションをはかる必要があります。
Googleフォームの基本的な作り方
Googleフォームのメリットとデメリットについて確認したところで、Googleフォームの基本的な作り方について見ていきましょう。希望する形式のフォームを作成できるようになって、日々の業務にGoogleフォームを取り入れてみてはいかがでしょうか？
1.Googleアカウントの作成・ログイン
Googleフォームの機能を利用するためには、まずGoogleのアカウントにログインする必要があります。Googleアカウントがない方は、新規登録をしましょう。
Googleアカウントを作成するには、メールアドレスとパスワードを自分で設定します。
2.テンプレートを選択
Googleフォームにログインしたら、作成したいフォームの種類に合わせたテンプレートを選択しましょう。2022年12月現在、17種類のテンプレートを使用可能です。
テンプレートのカテゴリーは「パーソナル」、「仕事」、「教育」の3つに分かれており、下記のようなテンプレートを選べます。
【パーソナル】
- 連絡先情報
- スケジュール管理
- イベント出欠確認
- パーティ招待状
- Tシャツ申込書
- イベント参加申込書
【仕事】
- イベント参加者アンケート
- 注文書
- 就職申込書
- 欠勤願い
- 業務依頼書
- お客様アンケート
【教育】
- 空白のテキスト
- 退室時アンケート
- 評価テスト
- ワークシート
- 受講者アンケート
テンプレートを選んだあとは、文言や冒頭のデザインを微調整できます。
3.バーツを追加し設問や選択肢を作成する
Googleフォームの作成を開始したら、フォームのタイトルや質問事項・回答の選択肢などを設定しましょう。回答の形式は下記のような形式から柔軟に選べます。
- 記述式・・・短文で回答できる
- 段落式・・・複数の段落を使う長文で回答できる
- ラジオボタン・・・二者択一形式で回答できる
- チェックボックス・・・選択肢の中から1つ以上を回答できる
- プルダウン・・・選択肢をプルダウン形式で選択・回答できる
- 均等目盛・・・いくつかの段階から特定の程度について回答できる
- 選択式（グリッド）・・・行と列に分けて回答できる
- チェックボックス（グリッド）・・・項目ごとに1つ以上を回答できる
フォームの用途や知りたい答えに応じて、回答形式を柔軟に選択しましょう。
4.フォームの設定をしたら公開する
Googleフォーム冒頭部のデザインは、フォーム上部にあるタブからパレットで色を変えたり、画像をアップロードして、フォーム冒頭部に掲載したりすることができます。
内容とデザイン作成が一通り終わったら、プレビュー画面で内容とデザインを確認。とくに問題がないようであれば、作成したフォームのURLリンクをWeb上で公開したり、メールで共有したりしましょう。
5.回答を集計する
回答の集計データはフォームの「回答」をクリックすると表示されます。色分けされた棒グラフや円グラフで表示されるので、集計結果は一目瞭然です。アンケート結果を集計・分析して、店舗のマーケティングリサーチなどに活かせます。
その他の便利な機能
Googleフォームには、以上に紹介した以外にも、便利な機能がそなわっています。この章では、Googleフォームの「その他」の機能について見ていきましょう。
チェックできるチェックボックスの数を制限する
複数の選択肢の中から1つ以上の答えを選べる回答形式のチェックボックスですが、チェックできる回答数に「選択できる最低回答数」や「最多回答数」、「回答できる数の指定」のいずれかの制限をかけることもできます。
ユーザーに、特定の数の回答を選んで欲しい場合に便利な設定方法です。
チェックボックスの回答形式で質問事項を決める際に、右下の三つの点のマークをクリックし、「回答の検証」を選ぶことで設定可能です。
自動返信メールを設定する
Googleフォームでは、自動返信メールの設定もできます。設定方法は、Googleフォームの画面から設定する方法、Googleフォームの拡張機能を使う方法、Google App Spciptを使う方法の3種類から選択可能です。
たとえば、Googleフォームの画面から設定するなら、「設定」のタブの「メールアドレスを収集」をオンにすることで、自動返信メールが送信されるようになります。
回答があったときに通知メールを受け取る
Googleフォームに回答があった際に通知メールを受け取るためには、フォームの「回答」タブの右側の3つの点をクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックマークをつけることで設定できます。
Googleフォームでどんな回答を受け取ったのかを、すぐに知りたい場合に便利です。
Googleフォームをアンケートや問い合わせに活用しよう
Googleフォームは、アンケートやサービスの予約受付フォーム、キャンペーン・イベントの参加フォームなど、幅広いニーズに対応したフォームを作成できる便利な機能です。
操作性がカンタンで、一つのフォームを共同編集も可能。集計したアンケート結果は、棒グラフや円グラフでわかりやすく色分けされ、アンケートの分析にも役立ちます。
Googleフォームをうまく活用して、予約受付やお問い合わせ、キャンペーン・イベントへの参加者情報の収集など、店舗業務の円滑化に役立てていきましょう。
