お問い合わせフォームやアンケート、履歴書や申込書など、幅広い種類のフォームを作成できる便利なツールとして知られているGoogleフォーム。しかし、Googleフォームの具体的な作り方について、よくわからないという方もいるのではないでしょうか？
この記事では、Googleフォームの概要やメリット・デメリット、作り方や便利な機能について解説します。Googleフォームを日常の業務に有効活用したいと考えている方は、参考にしてみてください。
目次
Googleフォームとは
Googleフォームとは、Googleが提供するアンケート・フォーム作成サービスです。システムは無料で使用でき、使いやすい操作性が魅力で、アンケートやシフト表、お申し込みフォームなど、豊富なフォームを作成できるのが特徴です。
また、アンケート結果を自動的に収集し、スプレッドシートにもまとめられます。
Googleフォームはどんな場面で活用できる？
Googleフォームは、下記のような幅広い場面で使えます。
- 満足度アンケートを集計する
- 興味関心を引くテスト・クイズ
- イベント参加者向けの参加フォーム
- お得なキャンペーンの申し込みフォーム
- 求人の応募フォーム
- 店舗サービスの予約フォーム
このように、ユーザーのニーズを知るために実施するアンケートや採用時に活用できる求人フォーム、美容サロンなどの予約フォームなど、ユーザーのニーズを知るだけでなく、実際の店舗運営にも活用できるフォームも作成できるのが魅力です。
Googleフォームで店舗の予約受付をする具体的な方法については、以下の記事を参考にしてみてください。
Googleフォームのメリット
Googleフォームを業務で使用するメリットには、操作の簡単さやレスポンシブデザイン、複数人でフォームを共同編集できる点などが挙げられます。この章では、Googleフォームを利用する、具体的なメリットについて確認しましょう。
1.簡単に作れる
Googleフォームの大きなメリットは、簡単にフォームを作成できる点です。豊富なテンプレートの中から目的に沿ったフォームを選び、必要事項を登録します。
フォームの種類を選んで、質問事項と回答の選択肢を登録するだけで、手軽にフォームを作成できるのがメリットだといえるでしょう。
2.スマホの表示にも対応している
Googleフォームで作成したフォームは、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなど、異なるデバイスで表示しても違和感のないデザインに調整されて表示されます。
このように、デバイスによってデザインが柔軟に変化する「レスポンシブデザイン」が特徴で、任意のデバイスでアンケートフォームに回答できるのがメリットです。
3.共同で作業ができる
Googleアカウント同士で一つのフォームを共有し、共同編集することもできます。招待したいGmailアカウントに招待メールを送ることで、簡単に共同編集が可能です。
一つのGoogleフォームをチームで共有しながら作成・確認したい場合に便利です。
また、フォームに権限を設けて、自由に閲覧・編集できないようにするなど、セキュリティを担保できる点もメリットに挙げられるでしょう。
共同編集をするには、まず画面右上にある共有ボタン（人のマーク）をクリックします。次に編集者ビューを「リンクを知っている全員」にして「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」の欄に共有者のGmailアドレスを入力してください。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
4.回答を自動集計できる
Googleフォームで回答された集計は、棒グラフや円グラフとして、視覚的にわかりやすい形でデータが自動集計される仕組みになっています。
一度公表したアンケートや募集フォームなどを回収して、集計する手間はかからず、リアルタイムでアンケート結果を分析できる点がメリットです。
5.基本無料で利用できる
Googleフォームは、Googleアカウントを所持していれば誰でも無料で利用できるツールです。有料のフォーム作成サービスは多々ありますが、Googleフォームは基本的な機能をすべて無償で提供しています。これは特に、中小企業や個人事業主にとって大きなメリットとなるでしょう。
コストを抑えながらも高機能なフォーム作成ツールを使用できるため、導入の敷居が低く、さまざまな用途に活用しやすいのは大きなメリットです。
6.Googleアカウントがなくても回答できる
Googleフォームの利便性をさらに高めているのが、回答者側にGoogleアカウントを要求しない点です。フォームの作成者がGoogleアカウントを持っていれば十分で、回答者はアカウントの有無に関わらず、回答を提出することができます。
これにより、幅広い層からの回答を集めやすくなり、効果を最大化することができるでしょう。なお、設定方法については後ほど詳しく説明します。
Googleフォームのデメリット
Googleフォームを業務で活用する際には、デメリットについても知っておくことが大切です。この章では、いくつかのデメリットについてみていきましょう。
1.デザインを大きく変えることができない
Googleフォームのデメリットは、フォームの表題と質問事項・回答の選択肢といったシンプルなフォームが特徴です。ヘッダー部分の写真や色を変更することは可能ですが、もともと用意されているデザインに大きく手を加えることはできません。
こだわったデザインのフォームを作成したい方にとっては、デメリットでしょう。
2.郵便番号による住所の自動入力はできない
Googleフォームには、郵便番号を入力すると、自動的に住所が入力される機能がついていません。
その他のアンケートや応募フォームで、住所の自動入力機能になれているユーザーは、住所をはじめから入力しなければならないことを、面倒に感じることもあるでしょう。
3.問い合わせの対応や管理ができない
Googleフォームでは、アンケートや応募フォーム、予約フォームなどに対するお問い合わせを受けることはできますが、内容に関する解答を返信することはできません。
ユーザーとの信頼関係を築いていくためには、外部のサービスやメールを活用して、お問い合わせをしてくれたユーザーとのコミュニケーションをはかる必要があります。
4.セキュリティ性はあまり高くない
Googleフォームは基本的なセキュリティ機能を提供していますが、高度なセキュリティ対策には限界があります。パスワードの設定こそ可能なものの、複雑なセキュリティ対策はできません。
また、フォームのURLを知っている人なら誰でもアクセスできてしまうため、機密性の高い情報を扱う場合には注意が必要です。
5.一目でGoogleフォームだとわかってしまう
前述したように、デザインを大きく変更することはできません。基本的なカラー変更や画像挿入は可能ですが、大幅なデザイン変更は困難です。
そのため、一目でGoogleフォームを使用していることがわかってしまいます。ブランディングやオリジナリティを重視する企業にとっては、デザインの制限がデメリットとなってしまうでしょう。
6.Googleドライブの容量制限
Googleフォームで収集したデータは、Googleドライブに保存されます。ただし、無料アカウントの場合、容量に15GBの制限があります。
大量のデータを扱う場合や長期的な利用を考えている場合、この容量制限が問題になってしまうかもしれません。
7.回答者もGoogleアカウントが必要なことがある
特定の機能を使用する場合、回答者にもGoogleアカウントが必要になることがあります。たとえば、回答を1人1回に制限する設定や、ファイルのアップロード機能を使用する場合です。
こうした機能を利用する場合、Googleアカウントを持っていない人や、いちいちログインするのが面倒だと感じる人、匿名で回答したい人などからは敬遠されてしまい、回答率が低下する可能性があります。
8.インターネット通信が不可欠
Googleフォームはオンラインツールであるため、フォーム作成者と回答者の両方がインターネット環境になければ、利用することができません。オフライン環境での利用や、インターネット接続が不安定な場所では使用できないことを覚えておきましょう。
特に、野外調査やインターネットアクセスが制限された環境での利用に、制限をかけることになります。
Googleフォームの基本的な作り方
Googleフォームのメリットとデメリットについて確認したところで、Googleフォームの基本的な作り方について見ていきましょう。希望する形式のフォームを作成できるようになって、日々の業務にGoogleフォームを取り入れてみてはいかがでしょうか？
1.Googleアカウントの作成・ログイン
Googleフォームの機能を利用するためには、まずGoogleのアカウントにログインする必要があります。Googleアカウントがない方は、新規登録をしましょう。
Googleアカウントを作成するには、メールアドレスとパスワードを自分で設定します。
まず、Google Forms: オンライン フォーム作成ツールにアクセスします。すると以下のような画面が表示されます。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
Googleアカウントを持っている場合は画面右上の「ログイン」、持っていない場合は下部の「アカウントをお持ちでない場合」の右側にある「登録」をクリックしてください。
あとは、画面の指示に従って必要な項目を入力すれば完了です。
2.テンプレートを選択
Googleフォームにログインしたら、作成したいフォームの種類に合わせたテンプレートを選択しましょう。2022年12月現在、17種類のテンプレートを使用可能です。
テンプレートを選ぶには、まず右上の「テンプレートギャラリー」をクリックします。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
カテゴリーは「個人用」「仕事用」「説明」の3つに分かれており、下記のようなテンプレートを選べます。
【個人用】
- 連絡先情報
- スケジュール確認
- イベント出欠確認
- パーティ招待状
- Tシャツ申込書
- イベント参加申込書
【仕事用】
- イベント参加者アンケート
- 注文書
- 就職申込書
- 欠勤願い
- 業務依頼書
- お客様アンケート
【説明】
- 空白のテキスト
- 退室時アンケート
- 評価テスト
- ワークシート
- 受講者アンケート
テンプレートを選んだあとは、文言や冒頭のデザインを微調整できます。
3.パーツを追加し設問や選択肢を作成する
Googleフォームの作成を開始したら、フォームのタイトルや質問事項・回答の選択肢などを設定しましょう。回答の形式は下記のような形式から柔軟に選べます。
- 記述式（短文）・・・短文で回答できる
- 段落式・・・複数の段落を使う長文で回答できる
- ラジオボタン・・・二者択一形式で回答できる
- チェックボックス・・・選択肢の中から1つ以上を回答できる
- プルダウン・・・選択肢をプルダウン形式で選択・回答できる
- ファイルアップロード・・・回答者の端末にあるファイルを送信してもらう
- 均等目盛・・・いくつかの段階から特定の程度について回答できる
- 評価・・・3～10段階で評価してもらう 星・ハート・いいねのマークが選べる
- 選択式（グリッド）・・・行と列に分けて回答できる
- チェックボックス（グリッド）・・・項目ごとに1つ以上を回答できる
フォームの用途や知りたい答えに応じて、回答形式を柔軟に選択しましょう。
なお、ファイルアップロードは、回答者もGoogleアカウントでログインしていないと利用できないことに注意してください。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
4.フォームの設定をしたら公開する
Googleフォーム冒頭部のデザインは、フォーム上部にあるタブからパレットで色を変えたり、画像をアップロードして、フォーム冒頭部に掲載したりすることができます。
内容とデザイン作成が一通り終わったら、プレビュー画面で内容とデザインを確認。とくに問題がないようであれば、作成したフォームのURLリンクをWeb上で公開したり、メールで共有したりしましょう。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
5.回答を集計する
回答の集計データはフォームの「回答」をクリックすると表示されます。色分けされた棒グラフや円グラフで表示されるので、集計結果は一目瞭然です。アンケート結果を集計・分析して、店舗のマーケティングリサーチなどに活かせます。
また、スプレッドシートと連携することで、リアルタイムで回答を確認し、即座に集計結果を得ることも可能です。「スプレッドシートにリンク」をクリックすると、簡単にスプレッドシートと連携して集計することができます。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
Googleスプレッドシートで集計することも可能
Googleスプレッドシートとの連携は、以下の手順で行うことができます。
- フォーム編集画面で「回答」タブを選択
- 「スプレッドシートにリンク」ボタンをクリック
- 「新しいスプレッドシートを作成」を選択
- 任意のシート名を入力
- 「作成」ボタンをクリック
出所：Googleフォーム公式Webサイト
完了すると、自動的に集計用のスプレッドシートが作成されます。このスプレッドシートは、フォームの回答が提出されるたびに自動的に更新されるため、常に最新のデータを確認することができます。
出所：Googleスプレッドシート公式Webサイト
さらに、Googleスプレッドシートの豊富な機能を活用することで、グラフ作成や高度なデータ分析も可能です。
その他の便利な機能
Googleフォームには、以上に紹介した以外にも、便利な機能がそなわっています。この章では、Googleフォームの「その他」の機能について見ていきましょう。
チェックできるチェックボックスの数を制限する
複数の選択肢の中から1つ以上の答えを選べる回答形式のチェックボックスですが、チェックできる回答数に「選択できる最低回答数」や「最多回答数」、「回答できる数の指定」のいずれかの制限をかけることもできます。
ユーザーに、特定の数の回答を選んで欲しい場合に便利な設定方法です。
チェックボックスの回答形式で質問事項を決める際に、右下の三つの点のマークをクリックし、「回答の検証」を選ぶことで設定可能です。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
出所：Googleフォーム公式Webサイト
自動返信メールを設定する
Googleフォームでは、自動返信メールの設定もできます。設定方法は、Googleフォームの画面から設定する方法、Googleフォームの拡張機能を使う方法、Google App Spciptを使う方法の3種類から選択可能です。
たとえば、Googleフォームの画面から設定するなら、「設定」のタブの「回答」にある、「メールアドレスを収集」のプルダウンから、自動返信メールの送信内容を設定することができます。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
回答があったときに通知メールを受け取る
Googleフォームに回答があった際に通知メールを受け取るためには、フォームの「回答」タブの右側の3つの点をクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックマークをつけることで設定できます。
Googleフォームでどんな回答を受け取ったのかを、すぐに知りたい場合に便利です。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
Googleフォームの活用例
Googleフォームは、その柔軟性と使いやすさから、さまざまな場面で効果的に活用できるツールです。ビジネスから教育・個人的な用途まで、幅広いシーンで役立つでしょう。
Googleフォームの具体的な活用例について、紹介します。
アンケート
アンケートは、Googleフォームの最も一般的と言える活用方法です。市場調査や顧客満足度調査、店舗評価など、多様な目的で利用できます。
たとえば、
- 製品やサービスに関する顧客の意見収集
- 店舗の接客や商品の評価
- 市場トレンドや消費者ニーズの調査
- 従業員や学生からのフィードバック
上記のようなアンケートを簡単に作成でき、企業や店舗の運営に役立つでしょう。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
イベント・セミナー・キャンペーンなどの申し込み
Googleフォームは、イベントや各種申し込みの管理にも便利なツールです。複数の参加者から同時に申し込みを受け付けられ、かつその情報を自動的にリスト化することができます。
また、回答はリアルタイムで反映されるため、参加者数の変遷の把握も簡単です。Googleスプレッドシートと連携すれば、参加者情報の簡単な集計と管理も容易です。
Googleフォームを活用すれば、セミナー・ワークショップ・キャンペーンなど、各種イベントの申し込みを効率的に管理できるでしょう。
出所：Googleフォーム公式Webサイト
Googleフォームをアンケートや問い合わせに活用しよう
Googleフォームは、アンケートやサービスの予約受付フォーム、キャンペーン・イベントの参加フォームなど、幅広いニーズに対応したフォームを作成できる便利な機能です。
操作性がカンタンで、一つのフォームを共同編集も可能。集計したアンケート結果は、棒グラフや円グラフでわかりやすく色分けされ、アンケートの分析にも役立ちます。
Googleフォームをうまく活用して、予約受付やお問い合わせ、キャンペーン・イベントへの参加者情報の収集など、店舗業務の円滑化に役立てていきましょう。
